Опт і дистрибуція: де ваша роль у нотифікації
Найбільший страх оптовика косметики напередодні 3 серпня 2026 — «мене змусять нотифікувати кожну позицію з мого прайсу». У переважній більшості випадків це не так. Я Людмила Мурашко, головний бухгалтер з 1999 року, нуль штрафів у клієнтів. У цій статті розкладу опт і дистрибуцію косметики так, як це бачить бухгалтер: де закінчуються обовʼязки дистрибʼютора, а де починається повна відповідальність Відповідальної особи.
Загальний контекст — хто подає нотифікацію, що таке PIF і CPSR, які штрафи — я зібрала у головному гайді кластера: «Нотифікація косметики з 3 серпня 2026: повний гайд для бізнесу». Ця стаття — спок саме про оптовий і дистрибуторський бік. Якщо ви завозите товар самі — окремо читайте розбір імпорту косметики.
Хто Відповідальна особа в ланцюгу постачання
Ключ до всієї теми — зрозуміти, що Відповідальна особа (RP) у ланцюгу одна, і це той, хто першим виводить товар на ринок України. Решта ланок ланцюга — звичайні оператори, у яких свої, менші обовʼязки.
| Ланка ланцюга | Чи є Відповідальною особою | Що подає |
|---|---|---|
| Український виробник | Так — він RP | PIF, CPSR, нотифікація |
| Імпортер (завозить з-за кордону) | Так — найчастіше він RP | PIF, нотифікація |
| Дистрибʼютор (перепродає «як є») | Ні | Перевіряє, що товар нотифікований |
| Оптовик / гуртовня | Ні | Зберігає й передає документи далі |
| Роздрібний магазин, салон | Ні | Продає лише нотифікований товар |
Отже, якщо ви берете вже нотифіковану косметику в українського виробника чи імпортера й перепродаєте її далі без змін — ви не Відповідальна особа і нотифікувати нічого не маєте. Це робота тієї ланки, що зайшла на ринок першою.
4 обовʼязки дистрибʼютора, навіть якщо він не RP
«Не Відповідальна особа» не означає «без обовʼязків». У дистрибʼютора, який поширює косметику далі, є чіткий набір із чотирьох речей. За їх невиконання відповідає саме той, хто пустив невідповідний товар по ланцюгу.
- Перевіряти, що товар нотифікований. Перед тим як взяти партію на склад і в прайс, вимагайте від виробника чи імпортера підтвердження нотифікації — з номером запису або посиланням на портал cosmetic.moz.gov.ua. Усне «та все нормально, воно нотифіковане» під час перевірки не рятує.
- Забезпечувати маркування українською. Етикетка має містити українською: склад (INCI), призначення, застереження, термін придатності, дані Відповідальної особи. Якщо товар прийшов із недостатнім маркуванням — це ваша зона ризику як того, хто виставляє його далі.
- Зберігати документацію й передавати її по ланцюгу. Накладні, підтвердження нотифікації, дані RP — усе це ви зберігаєте й передаєте своїм B2B-покупцям (магазинам, салонам). Наступна ланка має отримати від вас документи, які доводять легальність товару.
- Не вводити в обіг ненотифіковане чи невідповідно марковане. Це базове правило. Якщо ви фізично поширили товар без нотифікації — ви порушник, навіть якщо «не знали». Тому пункт 1 (перевірка) і захищає вас: він перетворює «не знав» на «перевірив і мав підтвердження».
Приклад 1: дистрибʼютор узяв партію без підтвердження
Оптовик закупив у нового постачальника партію кремів на 240 000 грн і одразу розписав її по 8 магазинах. Підтвердження нотифікації не вимагав. Під час перевірки виявилось, що 3 позиції не нотифіковані. Результат: штраф 51 000 грн + вилучення невідповідного товару з усіх 8 точок (втрачена частина партії). Якби оптовик узяв письмове підтвердження по кожному SKU — він би взагалі не взяв ненотифіковані позиції на склад.
Коли дистрибʼютор сам стає Відповідальною особою
Тут проходить найважливіша межа. Дистрибʼютор перестає бути «просто перепродавцем» і стає RP із повним набором обовʼязків у трьох випадках:
- Ви самостійно завозите косметику з-за кордону. Тоді ви — імпортер, а отже й Відповідальна особа для українського ринку. Весь митно-валютний бік розписаний у статті про імпорт косметики.
- Ви продаєте під власним брендом (private label). Навіть якщо фізично крем варить чужий завод — щойно на банці ваша торгова марка, RP стаєте ви.
- Ви розливаєте, фасуєте чи переробляєте під своєю назвою. Будь-яка зміна продукту, упаковки чи маркування під вашим іменем робить вас першою ланкою на ринку.
У всіх трьох випадках на вас лягає повний набір: Відповідальна особа в Україні з КЕП, досьє PIF, звіт безпеки CPSR і власне нотифікація на порталі. Підготовку PIF і CPSR роблять акредитовані лабораторії та оцінювачі безпеки — це не бухгалтерська послуга, і я цього не роблю. Моя зона тут — облік витрат на відповідність (лабораторія, оцінювач, переклади маркування) і коректне закладення їх у собівартість та ціну.
Група єдиного податку для B2B-опту
Тепер суто бухгалтерський, але вирішальний для опту блок. Оптова дистрибуція — це продаж юридичним особам: магазинам, мережам, салонам. І це одразу диктує групу єдиного податку.
| Параметр | Група 2 | Група 3 (5% без ПДВ) |
|---|---|---|
| Продаж юрособам — неплатникам ЄП | Заборонено | Дозволено |
| Підходить для B2B-опту | Ні | Так |
| Ставка | фіксована | 5% з обороту |
| Ризик при опті юрособам | Втрата ЄП + штраф | — |
Базовий КВЕД для оптової дистрибуції косметики — 46.45 (оптова торгівля парфумерними та косметичними товарами). Для опту юрособам — це Група 3. За великих оборотів або заради податкового кредиту з імпортного ПДВ окремо рахуємо реєстрацію платником ПДВ.
Приклад 2: оптовик помилково сидів на Групі 2
ФОП завів опт косметики на Групі 2 (вабила нижча фіксована ставка) і виставляв рахунки магазинам-ТОВ на загальній системі. У першому ж кварталі — 6 продажів юрособам на 180 000 грн. Наслідок: примусове переведення на загальну систему з 1 числа наступного кварталу + штраф. Якби з самого старту була Група 3, продаж тим самим магазинам був би абсолютно легальним.
Ведення ФОП 3 групи у мене — від 3 500 грн/місяць базово; партійний облік, оптові залишки й митні операції (якщо ви ще й імпортер) рахуються окремо під ваш обсяг.
Перехідні залишки опту і товарний облік
Для оптовика з великим складом перехід 3 серпня 2026 — це передусім питання обліку. Косметику, фактично виведену на ринок до 3 серпня 2026, дозволяється допродавати до кінця терміну придатності. Але довести «старий легальний залишок» можна лише датою у первинці.
| Ситуація на складі | Що доводить дату | Ризик без документів |
|---|---|---|
| Старий залишок (введений в обіг до 3.08.2026) | Датовані видаткові, накладні, інвентаризація на дату | Перевірка не відрізнить від нового ненотифікованого |
| Нова партія після 3.08.2026 | Підтвердження нотифікації + первинка | Поширення без нотифікації = штраф 51 000 грн |
Без датованих документів перевірка не відрізнить старий залишок від нового ненотифікованого товару — і ви як дистрибʼютор опинитесь у позиції порушника. Тому залишок на 3.08.2026 фіксують інвентаризацією з привʼязкою до накладних і митних декларацій. Для опту це частина звичайного товарного й партійного обліку — рух залишків, собівартість, первинка по всьому ланцюгу постачання. Базу товарного обліку я розписала у статті «Облік товарів у ФОП».
Приклад 3: інвентаризація рятує оптовий залишок
На 3 серпня 2026 у оптовика на складі залишок косметики на 320 000 грн, заведений у червні–липні за датованими накладними. Дистрибʼютор провів інвентаризацію, склав акт із привʼязкою до конкретних накладних і митних декларацій. Через два місяці — перевірка Держлікслужби. Завдяки акту й датам у первинці весь залишок підтверджений як старий легальний — допродаж дозволено, жодного штрафу. Один день інвентаризації проти 51 000 грн ризику.
Часті питання
Окремі питання — про підтвердження нотифікації від постачальника, чотири обовʼязки дистрибʼютора, момент перетворення на RP, групу для B2B-опту й перехідний залишок — я винесла у блок «Часті питання» нижче, щоб відповіді легко знаходили й люди, і пошук.