Опт і дистрибуція: де ваша роль у нотифікації
Найбільший страх оптовика косметики напередодні 3 серпня 2026 — «мене змусять нотифікувати кожну позицію з мого прайсу». У переважній більшості випадків це не так. Я Людмила Мурашко, головний бухгалтер з 1999 року, нуль штрафів у клієнтів. У цій статті розкладу опт і дистрибуцію косметики так, як це бачить бухгалтер: де закінчуються обовʼязки дистрибʼютора, а де починається повна відповідальність Відповідальної особи.
Загальний контекст — хто подає нотифікацію, що таке PIF і CPSR, які штрафи — я зібрала у головному гайді кластера: «Нотифікація косметики з 3 серпня 2026: повний гайд для бізнесу». Ця стаття — спок саме про оптовий і дистрибуторський бік. Якщо ви завозите товар самі — окремо читайте розбір імпорту косметики.
Хто Відповідальна особа в ланцюгу постачання
Ключ до всієї теми — зрозуміти, що Відповідальна особа (RP) у ланцюгу одна, і це той, хто першим виводить товар на ринок України. Решта ланок ланцюга — звичайні оператори, у яких свої, менші обовʼязки.
| Ланка ланцюга | Чи є Відповідальною особою | Що подає |
|---|---|---|
| Український виробник | Так — він RP | PIF, CPSR, нотифікація |
| Імпортер (завозить з-за кордону) | Так — найчастіше він RP | PIF, нотифікація |
| Дистрибʼютор (перепродає «як є») | Ні | Перевіряє, що товар нотифікований |
| Оптовик / гуртовня | Ні | Зберігає й передає документи далі |
| Роздрібний магазин, салон | Ні | Продає лише нотифікований товар |
Отже, якщо ви берете вже нотифіковану косметику в українського виробника чи імпортера й перепродаєте її далі без змін — ви не Відповідальна особа і нотифікувати нічого не маєте. Це робота тієї ланки, що зайшла на ринок першою.
4 обовʼязки дистрибʼютора, навіть якщо він не RP
«Не Відповідальна особа» не означає «без обовʼязків». У дистрибʼютора, який поширює косметику далі, є чіткий набір із чотирьох речей. За їх невиконання відповідає саме той, хто пустив невідповідний товар по ланцюгу.
- Перевіряти, що товар нотифікований. Перед тим як взяти партію на склад і в прайс, вимагайте від виробника чи імпортера підтвердження нотифікації — з номером запису або посиланням на портал sen-cosmetic.moz.gov.ua. Усне «та все нормально, воно нотифіковане» під час перевірки не рятує.
- Забезпечувати маркування українською. Етикетка має містити українською: склад (INCI), призначення, застереження, термін придатності, дані Відповідальної особи. Якщо товар прийшов із недостатнім маркуванням — це ваша зона ризику як того, хто виставляє його далі.
- Зберігати документацію й передавати її по ланцюгу. Накладні, підтвердження нотифікації, дані RP — усе це ви зберігаєте й передаєте своїм B2B-покупцям (магазинам, салонам). Наступна ланка має отримати від вас документи, які доводять легальність товару.
- Не вводити в обіг ненотифіковане чи невідповідно марковане. Це базове правило. Якщо ви фізично поширили товар без нотифікації — ви порушник, навіть якщо «не знали». Тому пункт 1 (перевірка) і захищає вас: він перетворює «не знав» на «перевірив і мав підтвердження».
Приклад 1: дистрибʼютор узяв партію без підтвердження
Оптовик закупив у нового постачальника партію кремів на 240 000 грн і одразу розписав її по 8 магазинах. Підтвердження нотифікації не вимагав. Під час перевірки виявилось, що 3 позиції не нотифіковані. Результат: штраф рахують за кожну позицію окремо — це три окремі штрафи по 34 000–51 000 грн кожен, разом від 102 000 до 153 000 грн, + окремим рішенням органу — обмежувальні заходи щодо невідповідного товару у всіх 8 точках (втрачена частина партії). Якби оптовик узяв письмове підтвердження по кожному SKU — він би взагалі не взяв ненотифіковані позиції на склад.
Коли дистрибʼютор сам стає Відповідальною особою
Тут проходить найважливіша межа. Дистрибʼютор перестає бути «просто перепродавцем» і стає RP із повним набором обовʼязків у трьох випадках:
- Ви самостійно завозите косметику з-за кордону. Тоді ви — імпортер, а отже й Відповідальна особа для українського ринку. Весь митно-валютний бік розписаний у статті про імпорт косметики.
- Ви продаєте під власним брендом (private label). Навіть якщо фізично крем варить чужий завод — щойно на банці ваша торгова марка, RP стаєте ви.
- Ви розливаєте, фасуєте чи переробляєте під своєю назвою. Будь-яка зміна продукту, упаковки чи маркування під вашим іменем робить вас першою ланкою на ринку.
У всіх трьох випадках на вас лягає повний набір: Відповідальна особа в Україні з КЕП, досьє PIF, звіт безпеки CPSR і власне нотифікація на порталі. Підготовку PIF і CPSR роблять акредитовані лабораторії та оцінювачі безпеки — це не бухгалтерська послуга, і я цього не роблю. Моя зона тут — облік витрат на відповідність (лабораторія, оцінювач, переклади маркування) і коректне закладення їх у собівартість та ціну.
Група єдиного податку для B2B-опту
Тепер суто бухгалтерський, але вирішальний для опту блок. Оптова дистрибуція — це продаж юридичним особам: магазинам, мережам, салонам. Тут живе найпоширеніший міф опту, і його треба зняти першим.
| Параметр | Група 2 | Група 3 (5% без ПДВ) |
|---|---|---|
| Продаж ТОВАРУ юрособам на загальній системі | Дозволено | Дозволено |
| Окремий акт на ПОСЛУГУ юрособі-неплатнику ЄП (доставка, мерчандайзинг, промо) | Заборонено | Дозволено |
| Річний ліміт доходу | 7 211 598 грн | 10 091 049 грн |
| Наймані працівники | до 10 | без обмежень |
| Ставка | до 1 729,40 грн/міс ЄП + 864,70 грн/міс ВЗ | 5% доходу + 1% ВЗ |
| Реєстрація платником ПДВ (кредит з імпортного ПДВ) | Неможлива | Можлива (ставка 3% + ПДВ) |
Справжня пастка інша. Щойно ви виставляєте тому самому ТОВ окремий акт на послугу — доставку, мерчандайзинг, викладку, промо — це вже послуга юрособі-неплатнику ЄП, і це порушення умов 2 групи. Наслідок: ставка ЄП 15% саме на цей дохід (пп. 5 п. 293.4 ПКУ) плюс обовʼязковий перехід на загальну систему з першого числа наступного кварталу (пп. 9 пп. 298.2.3 ПКУ). Детально цю межу «товар vs послуга» я розклала у статті «ФОП 2 групи працює з юрособою — пастка і штраф».
Базовий КВЕД для оптової дистрибуції косметики — 46.45 (оптова торгівля парфумерними та косметичними товарами). Групу обирайте не за міфом «дозволено/заборонено», а за чотирма цифрами: річний ліміт (Г2 — 7 211 598 грн, Г3 — 10 091 049 грн), кількість найманих (Г2 — до 10), ПДВ і власне податок. Точка рівноваги — 43 235 грн доходу на місяць: нижче неї дешевша Група 3 (5% + 1% ВЗ), вище — фіксовані 1 729,40 + 864,70 грн на Групі 2. Але для опту зазвичай перемагає Група 3: вищий ліміт, ПДВ і податковий кредит з імпортного ПДВ, необмежений штат і свобода виставляти супутні послуги. Заяву про зміну групи подають не пізніше ніж за 15 календарних днів до початку кварталу (пп. 298.1.5 ПКУ).
Окремо про ПДВ, бо тут часто плутають: серед ФОП-єдинників платником ПДВ може бути лише 3 група і лише на ставці 3%. Ставка 5% за визначенням означає, що ПДВ уже включено до складу єдиного податку (п. 293.3 ПКУ), тож окремим платником ПДВ такий ФОП не є. На 1 і 2 групах реєстрація платником ПДВ неможлива взагалі — там просто немає ставки, сумісної з ПДВ. Тому «добровільна ПДВ-реєстрація» для єдинника завжди означає одночасний перехід зі ставки 5% на 3% (пп. 4 п. 293.8 ПКУ).
Приклад 2: оптовик на Групі 2 виставив ТОВ акт на послугу
ФОП завів опт косметики на Групі 2 — вабила фіксована ставка. Продаж товару магазинам-ТОВ на загальній системі порушенням не був: товари на 2 групі можна продавати будь-кому. Але за перший квартал він додатково виставив тим самим ТОВ акти на «мерчандайзинг і доставку» на 180 000 грн. Ось це вже послуга юрособі-неплатнику ЄП. Наслідок: ЄП за ставкою 15% саме з цих 180 000 грн = 27 000 грн — і це додатково до фіксованого ЄП, який за ті самі місяці сплачується як завжди (п. 295.1 ПКУ), а не замість нього. Плюс обовʼязковий перехід на загальну систему з 1 числа наступного кварталу. Рішення на майбутнє: якщо ви реально продаєте товар, обмеження кола клієнтів Г2 на вас не поширюється взагалі. Якщо ж доставка чи мерчандайзинг — це справді окрема послуга юрособі на загальній системі, переоформленням документів проблему не вирішити: ДПС оцінює суть операції, а не назву договору. Робочі варіанти — перехід на Групу 3, де таких обмежень щодо контрагента немає, або перегляд предмета договору по суті.
Ведення ФОП 3 групи у мене — від 3 500 грн/місяць базово; партійний облік, оптові залишки й митні операції (якщо ви ще й імпортер) рахуються окремо під ваш обсяг.
Перехідні залишки опту і товарний облік
Для оптовика з великим складом перехід 3 серпня 2026 — це передусім питання обліку. Для косметики, фактично виведеної на ринок до 3 серпня 2026, чинний п. 3 постанови КМУ № 65 строку дореалізації не встановлює. З 13 грудня 2026, коли набирає чинності постанова КМУ № 737, такий залишок дозволяється надавати на ринку до 3 серпня 2030 року. Але довести «старий легальний залишок» можна лише датою у первинці.
| Ситуація на складі | Що доводить дату | Ризик без документів |
|---|---|---|
| Старий залишок (введений в обіг до 3.08.2026) | Датовані видаткові накладні, митні декларації, інвентаризація на дату | Перевірка не відрізнить від нового ненотифікованого |
| Нова партія після 3.08.2026 | Підтвердження нотифікації + первинка | Поширення без нотифікації = штраф 34 000–51 000 грн за кожну позицію |
Без датованих документів перевірка не відрізнить старий залишок від нового ненотифікованого товару — і ви як дистрибʼютор опинитесь у позиції порушника. Тому залишок на 3.08.2026 фіксують інвентаризацією з привʼязкою до накладних і митних декларацій. Для опту це частина звичайного товарного й партійного обліку — рух залишків, собівартість, первинка по всьому ланцюгу постачання. Базу товарного обліку я розписала у статті «Облік товарів у ФОП».
Приклад 3: інвентаризація рятує оптовий залишок
На 3 серпня 2026 у оптовика на складі залишок косметики на 320 000 грн, заведений у червні–липні за датованими накладними. Дистрибʼютор провів інвентаризацію, склав акт із привʼязкою до конкретних накладних і митних декларацій. Через два місяці — перевірка Держлікслужби. Завдяки акту й датам у первинці весь залишок підтверджений як старий легальний — допродаж дозволено, жодного штрафу. Один день інвентаризації проти 34 000–51 000 грн ризику за кожну позицію.
Часті питання
Окремі питання — про підтвердження нотифікації від постачальника, чотири обовʼязки дистрибʼютора, момент перетворення на RP, групу для B2B-опту й перехідний залишок — я винесла у блок «Часті питання» нижче, щоб відповіді легко знаходили й люди, і пошук.