Декларація з ПДВ та реєстрація накладних — бухгалтер онлайн

При перевищенні обсягу оподатковуваних операцій 1 000 000 грн за останні 12 місяців — реєстрація обов'язкова. Також можна зареєструватися добровільно, якщо ваші клієнти — платники ПДВ і вам важливо давати їм ПК.

Протягом 5 робочих днів потрібно подати пояснення та таблицю даних платника. Якщо правильно підготувати документи і обґрунтування, блокування знімають. Я маю практику успішного розблокування накладних.

Чотири ставки: 20% — стандартна, на більшість товарів і послуг (продукти, одяг, IT-послуги в Україні, оренда). 14% — на постачання сільгосппродукції (зернові, технічні культури). 7% — лікарські засоби, медичні вироби, які зареєстровані МОЗ; також послуги з культури і туризму внутрішнього. 0% — експорт товарів за межі України, міжнародні перевезення, послуги обробки давальницької сировини. Найчастіша помилка — застосувати 0% до експорту послуг (IT-фрілансу за кордон) — це неправильно, послуги нерезидентам поза митною територією це не "експорт", а "поза об'єктом ПДВ" з іншим механізмом. Розписую для кожної операції індивідуально.

Декларація ПДВ — щомісяця, до 20-го числа місяця, наступного за звітним. Сплата ПДВ — протягом 10 календарних днів після граничної дати подання. Тобто за січень 2026: декларація до 20 лютого, сплата до 2 березня (бо 28 лютого — субота). Штраф за неподачу — 340 грн перше порушення, 1 020 грн повторне. Плюс якщо є податок до сплати — 10% за прострочення 30+ днів. Окремо штрафують за нереєстрацію вхідних/вихідних накладних у ЄРПН: 2–50% від суми ПДВ залежно від днів прострочки (детально на /calculator/penalty/). Я відстежую ваші накладні в ЄРПН щодня — реєстрація йде у термін 15 днів від дати ПН.

Залежить від клієнтів. ЗА реєстрацію: ваші покупці-юрособи на загальній системі люблять ПДВ-постачальників, бо отримують ПК і зменшують свій ПДВ до сплати; ви можете повертати ПДВ з імпорту обладнання; нульова ставка на експорт дає право на бюджетне відшкодування. ПРОТИ: щомісячна декларація замість квартальної, бухгалтерія дорожча (від 20 000 грн/міс), ризик блокування накладних у ЄРПН, потрібно стежити за лімітом реєстрації (∑Накл). Правило великого пальця: якщо 70%+ ваших клієнтів — платники ПДВ, реєструйтесь добровільно ще ДО 1 млн обороту. Якщо клієнти — фізособи або єдиноподатники без ПДВ, не лізьте без необхідності.

Це болюча тема 2026 року. Якщо ДПС включила вашого постачальника в категорію "ризикових платників" або визнала операцію "нереальною", вам можуть зняти ПК. Захист: 1) первинка ОБОВ'ЯЗКОВО — договір, видаткова, ТТН або акт, оплата через банк, листування; 2) фізична можливість постачальника виконати — у нього мали бути склад, працівники, ресурси; 3) ділова мета — навіщо вам ця операція. Якщо ПК зняли — оскаржуємо через адмінсудову процедуру (15 днів на ОУ ДПС, потім суд). Маю практику виграних справ. Перед укладанням великого контракту я перевіряю контрагента в ЄДР і "Опендатабот" — це 5 хвилин, але рятує від десятків тисяч штрафу.

ПДВ-облік — додаток від 20 000 грн/міс до базового обслуговування ФОП/ТОВ. Що входить: реєстрація вхідних і вихідних накладних у ЄРПН протягом 15 днів (а не на 14-й як у деяких "експертів"), щомісячна декларація з ПДВ до 20-го числа, контроль ліміту реєстрації, узгодження ПЗ і ПК, перевірка ризиковості ваших контрагентів, розблокування заблокованих ПН (за домовленістю). Перехід від іншого бухгалтера: експрес-аудит — дивлюся, чи всі ПН зареєстровані, чи немає розривів між декларацією і ЄРПН, чи правильно ведеться ∑Накл. Часто знаходжу від 500 до 5 000 грн зекономлених на штрафах ДО того, як ДПС написала запит. Передача справ — 3–5 днів, працюю на Medoc і вашій 1С.

ПДВ до сплати = податкове зобов'язання (ПЗ, 20% з ваших продажів) мінус податковий кредит (ПК, 20% з ваших покупок у платників ПДВ). Приклад: за місяць ви продали товару на 600 000 грн з ПДВ — це 100 000 грн ПЗ (600 000 ÷ 6). Купили товару й послуг на 360 000 грн з ПДВ — це 60 000 грн ПК. До сплати в бюджет: 100 000 − 60 000 = 40 000 грн ПДВ (КБК 14060100). Якщо ПК більший за ПЗ — виникає від'ємне значення, яке переноситься на наступний місяць або йде на бюджетне відшкодування. Головний ризик — «зависання» ПК через незареєстровані постачальником накладні. Я щомісяця звіряю ваш ПК з ЄРПН, щоб ви не переплатили.

Це формула системи електронного адміністрування ПДВ: щоб зареєструвати вихідну накладну, на вашому «ПДВ-рахунку» має бути достатній ліміт (∑Накл). Ліміт зростає, коли ви отримуєте зареєстровані вхідні накладні від постачальників або поповнюєте електронний ПДВ-рахунок грошима, і зменшується, коли реєструєте свої вихідні. Найчастіша ситуація: ви продали товар раніше, ніж постачальник зареєстрував вам вхідну накладну — ліміту не вистачає, і система не пускає реєстрацію. Рішення: поповнити ПДВ-рахунок з поточного або дочекатися вхідних реєстрацій. Я контролюю ваш ∑Накл щодня і попереджаю, коли він близький до нуля, щоб ви не зірвали реєстрацію в останній день строку.

Добровільне анулювання можливе, якщо за останні 12 місяців обсяг оподатковуваних операцій став меншим за 1 000 000 грн і ви пробули платником ПДВ щонайменше 12 місяців. Подаєте заяву за формою 3-ПДВ через Електронний кабінет. Але є пастка: при анулюванні треба нарахувати «умовний продаж» — ПДВ 20% на залишки товарів і необоротних активів, за якими раніше був податковий кредит. Приклад: залишок товару балансовою вартістю 100 000 грн — при анулюванні донараховуєте 20 000 грн ПДВ до сплати. Тому анулювання треба прораховувати заздалегідь. Я рахую «вартість виходу» з ПДВ і кажу, коли це справді вигідно.