РЕАЛЬНА СИТУАЦІЯ

Відкрили папки після старого бухгалтера — і стало страшно

Незданні звіти, пропущені ЄСВ, відсутні первинні документи... Це більш поширена ситуація, ніж ви думаєте. І вона вирішувана.

Як перевірка ДПС розкрила 2 роки помилок попереднього бухгалтера

Ірина — власниця невеликого ТОВ на загальній системі, торгівля косметикою оптом. Протягом 2021–2022 років її обслуговувала бухгалтер Надія — за рекомендацією знайомих. "Щось здавала, щомісяця платили" — більше Ірина не знала деталей.

На початку 2023 Надія раптово "захворіла" і перестала виходити на зв'язок. Ірина знайшла нового бухгалтера — і той відмовився взяти справу без попереднього аудиту.

Аудит показав: за 2022 рік у ТОВ були відсутні первинні документи на ~₴340 000 оборотних операцій. Декларація з ПДВ за квітень 2022 містила помилку — ПДВ занижений на ₴18 400. Звіт 4ДФ за серпень не подавався взагалі (а у Ірини з серпня був найманий менеджер).

ДПС у жовтні 2023 надіслала запит з вимогою пояснень. До цього моменту Ірина вже мала нового бухгалтера — і ми разом пройшли через процедуру: уточнюючі декларації, доплата ПДВ ₴18 400 + штраф 3% (₴552), подача запізнілого 4ДФ + штраф 340 грн, підготовка письмових пояснень для ДПС.

Загальна сума виправлення — ~₴21 000 (замість ~₴50 000+, якби ДПС сама це виявила при перевірці і нарахувала 25% штраф + пеню за весь час).

Ірина врятувала ситуацію тим, що виправила все добровільно і вчасно. Але могла б не допустити її взагалі.

штраф при добровільному виправленні (замість 25% від ДПС)

₴21 000

загальна вартість виправлення 2 років помилок

₴50 000+

потенційна сума якби ДПС знайшла перша

2 міс

строк відновлення обліку за 2 роки для ТОВ

Де допущено помилку

Ірина не мала доступу до власного облікового кабінету та документів
Не було жодної щомісячної звірки чи підтвердження про подачу звітів
Первинні документи не зберігались або не передавались замовнику
Підписання договору з бухгалтером без прописаної відповідальності

Як це вирішується

Починаємо з аудиту: що є, чого немає, де помилки — конкретний звіт
Виправляємо через уточнюючі декларації з мінімальним штрафом (3%, не 25%)
Всі документи і підтвердження — у вас, не тільки у мене
Після відновлення налаштовуємо правильний облік з нуля — більше ніяких "сюрпризів"

“Хаос в обліку не виник за один день — і виправляється не за один день. Але виправляється завжди. Головне — зробити це до того, як прийде перевірка.”

— Людмила Мурашко, бухгалтер з 26-річним досвідом