Як я працюю з HoReCa-клієнтом — крок за кроком

Безкоштовно. Розмова про вашу ситуацію — без обіцянок і без тиску.

Ви пишете в Telegram, Viber або через форму на сайті. Я відповідаю того ж дня, у будні — зазвичай протягом 2-3 годин. Перша розмова — 30 хвилин: ви розповідаєте про заклад (ресторан, кав'ярня, бар, кейтеринг, готель), форму власності (ФОП Г1-Г3 або ТОВ), стан обліку, поточні болі. Я слухаю і ставлю питання — про ПРРО, ліцензії, кадри, ЗЕД, попередні перевірки. Наприкінці кажу, що бачу, що тривожить, що залишиться питанням до глибшого огляду. Якщо рішення співпрацювати приходить за цю розмову — переходимо до договору. Якщо ні — нічого не нав'язую. Іноді найкраща порада — залишити поточного бухгалтера, бо у вас все добре. Я не намагаюся "купити клієнта": такий підхід шкодить і мені, і вам.

Адміністративно-консультаційні послуги. Зрозуміла структура, без хитрого дрібного шрифту.

Договір укладаю у форматі надання адміністративно-консультаційних послуг — це коректна юридична конструкція для моєї форми діяльності (КВЕД 62.01, програмування), що використовується десятиліттями для подібних довгострокових сервісів. У договорі чітко прописані: перелік послуг, які я надаю; перелік того, що я НЕ надаю (захист у судах, представництво у ДПС від вашого імені, юридична відповідальність за рішення про оптимізацію — це окремі юристи); щомісячна вартість фіксованою сумою; що відбувається при достроковому розірванні з обох сторін; конфіденційність. Підписуємо протягом тижня з моменту першого контакту. Якщо у вас є знайомий адвокат, який хоче переглянути — без проблем. Перша оплата робиться у момент початку роботи (не до підписання).

Ви даєте робочий доступ. Ваші дані залишаються вашими — можете відкликати у будь-який момент.

Найскладніший етап — перший тиждень роботи. Я отримую робочий доступ до інструментів, з якими ви вже працюєте або які потрібно налаштувати. Це доступ до облікової системи (Медок або 1С), до системи документообігу (Vchasno), до ПРРО (Checkbox для рестораторів, Vchasno.Каса для невеликих кав'ярень), до Дії (кабінет ФОП/ТОВ), до банк-клієнта на читання, до POS-системи на читання (Poster, iiko, Syrve). Жоден з цих доступів не "продається" мені — це робочі акаунти, що залишаються у вашій власності. Ви можете змінити паролі за 5 хвилин у будь-який момент. Усі дані — ваші. Я не зберігаю копії на власних носіях, не передаю третім сторонам. Якщо колись вирішите попрацювати з іншим бухгалтером — даю ціле передавання документів і доступів за тиждень, без затримок і без скандалів.

• Медок або 1С — облікова система
• Vchasno — документообіг, акти, рахунки
• Checkbox / Vchasno.Каса — ПРРО
• Дія — кабінет ФОП/ТОВ
• POS — Poster, iiko, Syrve (на читання)

Перевірка стану. Виправлення накопичених помилок. Запуск нормального циклу.

Перший місяць завжди дорожчий за часом, ніж щомісячний цикл — потрібно зрозуміти, з чим маємо справу. Я проходжу облік за останні 6-12 місяців: дивлюся, як вели первинні документи, чи правильно списували, чи відповідає декларована виручка фактичній, чи всі акти і рахунки оформлені, чи коректно нараховували ЗП. Якщо знаходжу помилки — фіксую їх у внутрішньому звіті для вас (без емоцій, без звинувачень попереднього бухгалтера, з конкретними рекомендаціями). Якщо помилки створюють податковий ризик — обговорюємо разом, чи робимо коригування, в якому об'ємі і коли. Паралельно запускається нормальний місячний цикл: щоденне опрацювання нових первинних документів, тижневі чек-іни з вами у Telegram, підготовка декларацій до кінця місяця.

Закриття місяця до 15-го. ДПС-звітність — у строки. Сюрпризів немає.

З другого місяця цикл стає рутинним. До 15 числа кожного місяця я закриваю попередній — це означає узгоджені залишки, повна первинка, нарахована ЗП, готові акти і рахунки. До 19 числа подаю всю ДПС-звітність (єдиний податок, ЄСВ, ВЗ). Квартальна звітність (4ДФ, декларація з ПДВ при потребі) подається до 40 днів з кінця кварталу. Раз на тиждень — короткий чек-ін у Telegram: що зробила, що чекаю від вас, чи є питання. Якщо приходить лист від ДПС, повідомлення про перевірку, чи з'являється терміновий ризик (наприклад, поріг ПДВ наближається) — я повідомляю вам того ж дня, разом обговорюємо варіанти. Щороку в січні — перегляд КВЕД, групи ФОП, лімітів, плану по податках на новий рік. Жодних сюрпризів у березні-квітні від форми 4ДФ або декларації за рік.

Складаємо технологічні карти на кожну позицію: вага брутто/нетто, вихід порції, собівартість. Без них неможливо рахувати food cost і обґрунтувати собівартість при перевірці.

Заводимо меню, ціни, столи, права кассирів у POS (Postгер — найпоширеніший у нашій практиці). Підключаємо інтеграцію POS↔ПРРО через ключ/токен. Це робота, яку поділяємо: я як бухгалтер відповідаю за легальну реєстрацію ПРРО, ви або POS-настройщик — за заведення меню і навчання офіціантів.

Подаємо в ДПС форму 20-ОПП — повідомлення про об'єкти оподаткування. Для HoReCa це адреса закладу + кожна кассова точка (бар, зал, тераса). Без 20-ОПП ліцензію на алкоголь не видадуть.

Кожний касир ПРРО потребує свого кваліфікованого електронного підпису. Допомагаємо отримати КЕП через АЦСК (часто це Дія, Приват) і прив'язати до ПРРО.

Якщо у меню є алкоголь — подаємо заявку J/F1303406 через Електронний кабінет ДПС. Термін розгляду — 10 робочих днів. Конкретні цифри 2026 на ліцензію — у [словнику](/slovnyk/alkoholna-litsenziya/). Перевіряємо до подачі, що зарплати найманим відповідають вимозі 2 МЗП (17 294 грн) для алкогольної точки.