Как я работаю с HoReCa-клиентом — шаг за шагом

Бесплатно. Разговор о вашей ситуации — без обещаний и без давления.

Вы пишете в Telegram, Viber или через форму на сайте. Я отвечаю в тот же день, в будни — обычно в течение 2-3 часов. Первый разговор — 30 минут: вы рассказываете о заведении (ресторан, кофейня, бар, кейтеринг, отель), форме собственности (ФЛП Г1-Г3 или ООО), состоянии учёта, текущих болях. Я слушаю и задаю вопросы — про ПРРО, лицензии, кадры, ВЭД, предыдущие проверки. В конце говорю, что вижу, что тревожит, что останется вопросом до более глубокого обзора. Если решение работать вместе приходит за этот разговор — переходим к договору. Если нет — ничего не навязываю. Иногда лучший совет — оставить текущего бухгалтера, потому что у вас всё хорошо. Я не пытаюсь "купить клиента": такой подход вредит и мне, и вам.

Административно-консультационные услуги. Понятная структура, без хитрого мелкого шрифта.

Договор заключаю в формате предоставления административно-консультационных услуг — это корректная юридическая конструкция для моей формы деятельности (КВЭД 62.01, программирование), используемая десятилетиями для подобных долгосрочных сервисов. В договоре чётко прописаны: перечень услуг, которые я предоставляю; перечень того, что я НЕ предоставляю (защита в судах, представительство в ГНС от вашего имени, юридическая ответственность за решения по оптимизации — это отдельные юристы); ежемесячная стоимость фиксированной суммой; что происходит при досрочном расторжении с обеих сторон; конфиденциальность. Подписываем в течение недели с момента первого контакта. Если у вас есть знакомый адвокат, который хочет просмотреть — без проблем. Первая оплата делается в момент начала работы (не до подписания).

Вы даёте рабочий доступ. Ваши данные остаются вашими — можете отозвать в любой момент.

Самый сложный этап — первая неделя работы. Я получаю рабочий доступ к инструментам, с которыми вы уже работаете или которые нужно настроить. Это доступ к учётной системе (Медок или 1С), к системе документооборота (Vchasno), к ПРРО (Checkbox для рестораторов, Vchasno.Касса для небольших кофеен), к Дии (кабинет ФЛП/ООО), к банк-клиенту на чтение, к POS-системе на чтение (Poster, iiko, Syrve). Ни один из этих доступов не "продаётся" мне — это рабочие аккаунты, остающиеся в вашей собственности. Вы можете изменить пароли за 5 минут в любой момент. Все данные — ваши. Я не сохраняю копии на собственных носителях, не передаю третьим сторонам. Если когда-нибудь решите поработать с другим бухгалтером — даю полную передачу документов и доступов за неделю, без задержек и без скандалов.

• Медок или 1С — учётная система
• Vchasno — документооборот, акты, счета
• Checkbox / Vchasno.Касса — ПРРО
• Дия — кабинет ФЛП/ООО
• POS — Poster, iiko, Syrve (на чтение)

Проверка состояния. Исправление накопленных ошибок. Запуск нормального цикла.

Первый месяц всегда дороже по времени, чем ежемесячный цикл — нужно понять, с чем имеем дело. Я прохожу учёт за последние 6-12 месяцев: смотрю, как вели первичные документы, правильно ли списывали, соответствует ли декларированная выручка фактической, все ли акты и счета оформлены, корректно ли начисляли ЗП. Если нахожу ошибки — фиксирую их во внутреннем отчёте для вас (без эмоций, без обвинений предыдущего бухгалтера, с конкретными рекомендациями). Если ошибки создают налоговый риск — обсуждаем вместе, делаем ли корректировки, в каком объёме и когда. Параллельно запускается нормальный месячный цикл: ежедневная обработка новых первичных документов, недельные чек-ины с вами в Telegram, подготовка деклараций до конца месяца.

Закрытие месяца до 15-го. ГНС-отчётность — в сроки. Сюрпризов нет.

Со второго месяца цикл становится рутинным. До 15 числа каждого месяца я закрываю предыдущий — это означает согласованные остатки, полная первичка, начисленная ЗП, готовые акты и счета. До 19 числа подаю всю ГНС-отчётность (единый налог, ЕСВ, ВС). Квартальная отчётность (4ДФ, декларация по НДС при необходимости) подаётся в течение 40 дней с конца квартала. Раз в неделю — короткий чек-ин в Telegram: что сделала, что жду от вас, есть ли вопросы. Если приходит письмо от ГНС, уведомление о проверке, или появляется срочный риск (например, порог НДС приближается) — я сообщаю вам в тот же день, вместе обсуждаем варианты. Каждый год в январе — пересмотр КВЭД, группы ФЛП, лимитов, плана по налогам на новый год. Никаких сюрпризов в марте-апреле от формы 4ДФ или декларации за год.

Составляем технологические карты на каждую позицию: вес брутто/нетто, выход порции, себестоимость. Без них невозможно считать food cost и обосновать себестоимость при проверке.

Заводим меню, цены, столы, права кассиров в POS (Постер — самый распространённый в нашей практике). Подключаем интеграцию POS↔ПРРО через ключ/токен. Это работа, которую делим: я как бухгалтер отвечаю за легальную регистрацию ПРРО, вы или POS-настройщик — за заведение меню и обучение официантов.

Подаём в ГНС форму 20-ОПП — уведомление об объектах налогообложения. Для HoReCa это адрес заведения + каждая кассовая точка (бар, зал, терраса). Без 20-ОПП лицензию на алкоголь не выдадут.

Каждому кассиру ПРРО нужна своя квалифицированная электронная подпись. Помогаем получить КЭП через АЦСК (часто это Дия, Приват) и привязать к ПРРО.

Если в меню есть алкоголь — подаём заявление J/F1303406 через Электронный кабинет ГНС. Срок рассмотрения — 10 рабочих дней. Конкретные цифры 2026 на лицензию — в [словаре](/ru/slovnyk/alkoholna-litsenziya/). Проверяем до подачи, что зарплаты наёмным соответствуют требованию 2 МЗП (17 294 грн) для алкогольной точки.