Нарахування зарплати та кадровий облік — для ФОП і ТОВ

Ні, якщо у вас немає найманих працівників — кадровий облік не потрібен. Але якщо є хоч один — весь пакет документів, повідомлення ДПС і щомісячна звітність обов'язкові.

Залежить від ситуації: трудовий договір, ЦПД або підприємницький договір між ФОП. Кожен варіант має свої податкові та правові наслідки. Проконсультую і підберу оптимальний варіант для вашої ситуації.

Розклад по МЗП 8 647 грн на повну ставку: ПДФО 18% = 1 556,46 грн (утримується з працівника, КБК 11010100), військовий збір 5% = 432,35 грн (утримується з працівника, КБК 11011000), ЄСВ 22% = 1 902,34 грн (за рахунок роботодавця, КБК 71010000, не може бути менше — це мінімум). Тобто з нарахованих 8 647 грн працівник на руки отримує 6 658,19 грн, а вам як роботодавцю операція коштує 8 647 + 1 902,34 = 10 549,34 грн. Я веду розрахунки по 50+ зарплатних відомостях щомісяця — порахувати точно вашу ситуацію зручно тут: /calculator/.

Зарплатний облік тарифікується додатково до основного тарифу за ФОП/ТОВ: один найманий працівник — від 1 500 грн/міс, команда 5–15 осіб — від 25 000 грн/міс, більше 15 — за домовленістю. Разове оформлення працівників (до 5 осіб) — від 4 000 грн. Сюди входить: нарахування зарплати, утримання ПДФО і ВЗ, нарахування ЄСВ, лікарняні і відпускні, повідомлення ДПС про прийом/звільнення (обов'язково ДО першого дня роботи!), квартальний об'єднаний звіт з 4ДФ, кадрові накази, штатний розпис. Точну цифру під ваш штат кажу після 30-хвилинної розмови.

Об'єднаний звіт із додатком 4ДФ (нарахування ПДФО і ВЗ) і додатком Д1 (ЄСВ) подається щоквартально — протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу (у 2026 це до 11 травня, 10 серпня, 9 листопада і 9 лютого 2027). Штраф за неподачу — 1 020 грн перший раз, далі 2 040 грн. Якщо в звіті помилка (не той РНОКПП працівника, неправильна сума) — штраф 1 020 грн за кожну помилку. Я подаю звіти за 7–10 днів до дедлайну, щоб встигнути виправити, якщо ДПС поверне з зауваженням. Дивіться /calculator/penalty/ — порахуєте конкретно для свого випадку.

Сплата ЄСВ за найманих — до 20-го числа місяця, наступного за звітним. Прострочка тягне: пеня 0,1% від суми за кожен день затримки (через 30 днів — це вже 3% від суми, через рік — 36,5%), штраф 20% від суми боргу при прострочці більше 30 днів. Приклад: затримали ЄСВ 1 902,34 грн на 60 днів — пеня 114 грн + штраф 380 грн = 494 грн "просто так". Окремо: якщо ЄСВ не сплачено, у працівника не йде страховий стаж, і він може подати скаргу в Держпраця — це вже інша гра. Я ставлю автонагадування і контролюю сплату до 18-го числа, щоб був запас. Порахувати штраф для вашого випадку: /calculator/penalty/.

Передача справ для зарплати робиться поетапно, щоб працівники не пропустили виплату. Алгоритм: 1) експрес-аудит — дивлюсь штатний розпис, табелі, останні відомості, чи правильно нарахований ПДФО 18%, ВЗ 5%, ЄСВ 22% від МЗП 8 647 грн (мінімум 1 902,34 грн на людину); 2) попередній бухгалтер передає бази (1С/Medoc), накази, картки робітників, доступ до Кабінету ДПС; 3) узгодження з картками ДПС — чи немає прихованих боргів за об'єднаним звітом або 4ДФ; 4) перший місяць ведення в паралель — щоб виключити ризик пропустити виплату або повідомлення про прийом. 3–5 робочих днів, і всі ваші співробітники отримують зарплату вчасно через нову систему. Розрахувати свою зарплатну ситуацію: /calculator/.

На повній ставці — ні. Мінімальна зарплата у 2026 році — 8 647 грн/міс, і нарахування на повну ставку не може бути меншим. Навіть якщо працівник реально відпрацював менше, за повну зайнятість ви зобов'язані нарахувати щонайменше 8 647 грн. Виняток — неповна ставка (0,5, 0,25): тоді зарплата пропорційна, але ЄСВ на основному місці роботи за повний відпрацьований місяць усе одно рахується від повної мінімалки. Оплата «в конверті» нижче мінімалки = штраф за ст. 265 КЗпП. Я стежу, щоб ваші нарахування відповідали мінімальним вимогам і ви не потрапили під санкції Держпраці.

Головна пастка: ЄСВ 22% рахується від фактичної зарплати, АЛЕ на основному місці роботи і за умови, що працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць (або відпрацював усі робочі дні за графіком), не може бути меншим за мінімальний — 1 902,34 грн/міс (22% від мінімалки 8 647 грн, ч. 5 ст. 8 Закону №2464). Приклад: працівник на 0,5 ставки з окладом 4 323,50 грн. ЄСВ від цієї суми = 951,17 грн, що менше мінімуму, отже доплачуєте ЄСВ до 1 902,34 грн коштом роботодавця. ПДФО 18% і ВЗ 5% при цьому утримуються з фактичних 4 323,50 грн (778,23 + 216,18 грн). Виняток — якщо це не основне місце роботи: тоді ЄСВ рахується від фактичної зарплати без доведення до мінімуму. Знаю всі ці нюанси і рахую правильно.

З 01.07.2026 змінилися банківські рахунки (IBAN) для військового збору — підстава Закон №4908-IX від 10.06.2026. Це стосується і ВЗ, утриманого із зарплати найманих (КБК 11011000 — сам код не змінився). Якщо після 1 липня перерахувати ВЗ на старий рахунок, платіж НЕ зарахується, повернеться як «нез'ясоване надходження», і у вас з'явиться недоїмка + штраф. ПДФО (КБК 11010100) платиться як і раніше. Актуальні реквізити ВЗ беруться ЛИШЕ з Електронного кабінету, розділ «Рахунки для сплати платежів» — вони індивідуальні за регіоном. Я оновила платіжні реквізити всім клієнтам-роботодавцям ще до 1 липня, щоб жодна зарплатна виплата не «зависла».