Перейти до основного
UA·RU+38 098 175-15-06Telegram
ГАЛУЗЬ

Бухгалтер для кав’ярні і міні-кафе — РРО, алкоголь, кадри під ключ

Бариста, постачання зерна, винна карта, ПРРО з фіскалізацією кожного латте — я знаю кожен крок без сюрпризів від ДПС. без сюрпризів.

Супровідвід від 3 500 грн/місабо HoReCa-пакет від 25 000 грн/міс
Запуск з нуля5–15 робочих днівціна за домовленістю — кожен кейс індивідуальний
Перша консультація30 хв безкоштовнодалі за результатом
01 · Кому підходить

Кому підходить

Класичні кав’ярні з посадковими місцями

Класичні кав’ярні з посадковими місцями

Take-away кав’ярні і кавомобілі

Take-away кав’ярні і кавомобілі

Міні-кафе з кав’ярнею і випічкою

Міні-кафе з кав’ярнею і випічкою

Спешелті кав’ярні з обсмаженням зерна

Спешелті кав’ярні з обсмаженням зерна

02 · Специфіка ніші

Про цю спеціалізацію

Кав’ярня — це бізнес із трьома "червоними" темами одночасно: обов’язковий РРО з 2022 року, потенційно ліцензія на алкоголь (вино, ігристе, лікери) і кадри бариста з МЗП 8 647 грн. Помилка в будь-якій з них — штраф від 17 до 86 тис. грн. Я веду облік для кав’ярень з 2-3 столиків до мережі 5 точок — знаю, як легально працювати з мінімальним податковим навантаженням.

Кав’ярня у 2026 році — це бізнес під щонайменше трьома регуляторами: ДПС (РРО і ЄП), Держпродспоживслужба (ліцензія на алкоголь і санітарні норми) і Держпраці (оформлення бариста). Помилка в будь-якій точці — штраф. РРО обов’язковий з 2022 року, ліцензія на алкоголь коштує 12 970,50 грн/рік (3 242,63 грн/квартал, платіж поквартальний), за неоформленого бариста — 86 470 грн (10 МЗП). Я веду облік для кав’ярень з 2018 року: налаштовую ПРРО Checkbox з інтеграцією Poster, готую документи на алкогольну ліцензію, оформляю кадри і веду повний документообіг. За весь час жодного клієнта не зачепила перевірка Держпродспоживслужби або Держпраці.

Чи можна продавати вино без ліцензії на алкоголь?

Ні. Будь-який продаж алкоголю (вино, ігристе, лікери в каві) вимагає ліцензії. Вартість — 12 970,50 грн/рік (3 242,63 грн/квартал, платіж поквартальний). Без ліцензії — штраф 25 941 грн (3 МЗП) і вилучення товару.

РРО — окремий чек на кожен латте?

Так. Кожен розрахунок з клієнтом (готівка або картка) = фіскальний чек ПРРО. Інтегрую Checkbox з POS-системою кафе (Poster, Posterall) — чек формується автоматично з рецептури.

Бариста на стажуванні без зарплати — це законно?

Ні. Будь-який працівник у вашому штаті (навіть "на пробу 3 дні") має бути оформлений з МЗП. За неоформленого — 86 470 грн штрафу.

Постачальник зерна не дає податкову накладну — що робити?

На Г3 (5%) без ПДВ — це некритично. На Г3 (3% з ПДВ) — це втрата вхідного ПДВ. На ТОВ — обов’язково шукати ПДВ-постачальників.

03 · КВЕДи

КВЕДи для вашої галузі

Правильний КВЕД — основа легальної діяльності. Нижче — основні КВЕДи, які реєструю клієнтам цієї галузі.

КодНазва і застосуванняРекомендація
56.10

Діяльність ресторанів, надання послуг мобільного харчування

Основний КВЕД для кав’ярні з посадковими місцями і кавомобіля. Дозволяє продаж напоїв, випічки, легких страв.

 Основний
56.30

Обслуговування напоями

Окремий КВЕД для барів і кав’ярень з акцентом на напої (зокрема алкогольні). Потрібен при продажу вина/коктейлів.

 Основний
47.11

Роздрібна торгівля в неспеціалізованих магазинах продуктами

Якщо паралельно продаєте зерно/чай у пакуванні take-away як товари.

додатковий
47.81

Роздрібна торгівля з лотків продуктами

Для кавомобілів і ярмаркових точок.

додатковий
10.83

Виробництво чаю та кави

Якщо обсмажуєте зерно самі (мікроростер) і продаєте іншим закладам.

додатковий
04 · Група ЄП

Яку групу єдиного податку обрати

Вибір групи — найвпливовіше рішення для ваших податків. Помилка обходиться у 10–40% зайвих сплат щомісяця.

Г2 — фіксований платіж

НЕ підходить кав’ярні з алкоголем. Можливо для безалкогольної take-away.

4 496,44 грн/міс

  • Фіксована сума
  • До 10 найманих
  • Заборонено продаж алкоголю на Г1-2
  • Заборонено корпоратив (кейтеринг)
  • Ліміт 7 211 598 грн/рік
Рекомендую

Г3 — 5%

Класична кав’ярня з алкоголем або без, з обігом до 10 млн/рік.

5% + 1 902,34 ЄСВ + 1% ВЗ

  • Дозволено алкоголь з ліцензією
  • Корпоративи без обмежень
  • Ліміт 10 091 049 грн/рік
  • Не повертається вхідний ПДВ — переплата при високих ПДВ-витратах

ТОВ на ЄП 3% з ПДВ

Мережа 3+ точок або кав’ярня в ТРЦ з ПДВ-орендою.

3% + 20% ПДВ окремо (мінус вхідний)

  • Повертається вхідний ПДВ (оренда, поставки)
  • Можна кілька засновників і дивіденди
  • Немає особистої відповідальності
  • Місячна декларація з ПДВ
  • Дивіденди 9% ПДФО + 5% ВЗ
05 · РРО та ліцензії

РРО та ліцензування

ПРРО обов’язковий — інтегрую з Poster POS

Кожен розрахунок з клієнтом (готівка, картка, Apple Pay) = фіскальний чек ПРРО. Інтеграція Checkbox з Poster дозволяє формувати чек автоматично з рецептурою кожного напою. Штраф за роботу без ПРРО — 100% від суми операції перший раз, 150% повторно.

Виняток: Винятків для закладів харчування немає.

Ліцензія на алкоголь — 12 970,50 грн/рік (3 242,63 грн/квартал)

Будь-який продаж алкогольних напоїв (вино, ігристе, лікери, віскі) вимагає ліцензії Держпродспоживслужби. Вартість 12 970,50 грн/рік (3 242,63 грн/квартал, платіж поквартальний), термін отримання 10 робочих днів. Без ліцензії — штраф 25 941 грн (3 МЗП) і вилучення товару. Без алкоголю — ліцензія не потрібна.

Вартість

12 970,50 грн/рік (3 242,63 грн/квартал)

Строк

10 робочих днів

Орган

Держпродспоживслужба

06 · Податки

Скільки податків — реальні приклади

Розрахунки за актуальними ставками 2026: МЗП 8 647 грн, ЄСВ 1 902,34 грн, ВЗ 864,70 грн.

Кав’ярня take-away без алкоголю — Г3 (5%)

Дохід: 300 000 грн/міс

Єдиний податок (5%)15 000,00 грн
ЄСВ1 902,34 грн
Військовий збір (1%)3 000,00 грн
Зарплатні податки 2 бариста (МЗП)~11 000 грн
Разом на місяць30 902,34 грн
Ефективна ставка10,30%

Без алкоголю, 2 бариста-найманих на МЗП, ПРРО Checkbox + Poster.

Кав’ярня з вином у ТРЦ — ТОВ ЄП 3% з ПДВ

Дохід: 600 000 грн/міс

Єдиний податок (3%)18 000,00 грн
ПДВ 20% з продажу120 000,00 грн
ПДВ до повернення (оренда+постачання)−65 000,00 грн
Зарплатні податки 4 бариста~28 000 грн
Алкогольна ліцензія (12 970,50/12)~1 081 грн
Разом на місяць102 081 грн
Ефективна ставка17,01%

Оренда в ТРЦ 80 000 грн/міс з ПДВ, постачальники на ПДВ — повернення 65 тис/міс.

07 · Типові помилки

Типові помилки і як їх уникнути

Це справжні ситуації, з якими підприємці цієї галузі звертаються до мене на відновлення обліку.

Помилка

Продаж вина без алкогольної ліцензії

Наслідок

Штраф 25 941 грн (3 МЗП) + вилучення товару + заборона діяльності до отримання ліцензії.

Як уникнути

Або повна відмова від алкоголю, або отримання ліцензії за 10 робочих днів. Готую документи.

Помилка

Бариста "на стажуванні" без оформлення

Наслідок

Перевірка Держпраці — 86 470 грн штрафу за кожного.

Як уникнути

Будь-який працівник у штаті — трудовий договір з МЗП 8 647 грн з першого дня.

Помилка

ПРРО не інтегрований з Poster — чеки пробивають вручну

Наслідок

Непереданий чек = 1 020 грн штрафу. При 150 чеків/день — 153 000 грн/добу теоретичного штрафу.

Як уникнути

Інтеграція Checkbox з Poster через API. Чек формується автоматично з рецептурою.

Помилка

Кав’ярня на Г2 продає алкоголь

Наслідок

Заборона ЄП Г1-2 для торгівлі алкоголем — перехід на загальну систему примусово + штраф.

Як уникнути

З алкоголем — тільки Г3 (5%) або ТОВ. Г2 без алкоголю.

Помилка

Готівка з виторгу не здається в банк, залишається понад 50 000 грн/день

Наслідок

Порушення ліміту НБУ — штраф 25% від суми перевищення.

Як уникнути

Веду облік щоденного готівкового виторгу. Інкасація в банк при наближенні до ліміту.

Що змінилось у 2026 для вашої галузі

Слідкую за всіма змінами і вчасно адаптую облік клієнтів.

З 1 січня 2026

МЗП 8 647 грн

Зарплата бариста — мінімум 8 647 грн + ~5 460 грн зарплатних податків = ~14 107 грн витрат на одного.

З 2027

ПДВ для ФОП понад 1 млн грн

Більшість кав’ярень з виторгом 100 000+ грн/міс впадуть під ПДВ. Готую перехід на ТОВ або реєстрацію платником ПДВ заздалегідь.

• · Реальні кейси

Реальні кейси з практики

Анонімізовані історії клієнтів — без імен і скрінів, але з конкретними кроками, термінами і вартістю.

Реальний кейс

Кафе на 30 місць у Київській області — запустили за 5 робочих днів

Кафе з кухнею і готелем. Власник прийшов з ідеєю — за тиждень працював, приймав гостей і пробивав чеки через ПРРО. Зробили легально з першої гривні: дві ФОП, ліцензія на алкоголь, ПРРО з Poster, форма 20-ОПП.

Тип закладу

Кафе з кухнею + готель

Розмір

30 посадкових місць

Регіон

Київська область

КВЕДи

56.10 + 56.30 + готельний

Структура

ФОП загальна (алкоголь) + ФОП Г3 (кухня + готель)

Тривалість

5 робочих днів

Вартість послуг

25 000 грн

  1. Склали технологічні карти на всі позиції меню
  2. Внесли меню і дані з тех карт у Poster POS
  3. Внесли прихід продуктів і напоїв на склад
  4. Оформили ліцензію на алкоголь і налаштували квартальні платежі
  5. Зареєстрували ключі ЕЦП у ДПС та запустили ПРРО Checkbox
  6. Подали форму 20-ОПП — повідомлення про об’єкти оподаткування
  7. Запустили заклад — перший фіскальний чек на 5-й робочий день

Що не входилоКлієнт окремо оплачував підписку Poster POS і ключі ЕЦП — це фіксовані витрати закладу, що не залежать від бухгалтера. Решта (тех карти, ліцензія, реєстрації, налаштування, форма 20-ОПП) — все включено у 25 000 грн.

Найскладніший етапНайскладніший етап — технологічні карти. Власники зазвичай не вміють складати їх правильно або просто лінуються. Без коректних тех карт Poster не порахує собівартість, а ви не побачите справжній food cost. Якщо беретесь самі — закладайте 2 дні саме на цей крок.

Кейс

Ресторан під час війни — відновили облік з нуля

Дістався ресторан, де бухгалтерія фактично не велася. Потенційні штрафи могли бути дуже великі. Відновили облік повністю, зняли всі ризики, заклад продовжує спокійно працювати.

Стан на старті

Облік практично відсутній

Ризик

Великі потенційні донарахування і штрафи

Результат

Усі ризики усунуто, ДПС-перевірок не зачепили

08 · Послуги

Що входить у роботу

Реєстрація ФОП Г3 або ТОВ з КВЕД 56.10, 56.30
Ліцензія на алкоголь — підготовка документів
Інтеграція ПРРО Checkbox з POS Poster
Кадровий облік бариста — трудові договори, графіки
Облік списання продуктів, інвентаризація
Місячна звітність, квартальні декларації

Пов’язані послуги

Бухгалтер для ФОП на єдиному податку — онлайн по всій Україні

Вся звітність для ФОП 1, 2 і 3 групи — без стресу, дедлайнів і штрафів. Ви займаєтесь бізнесом, я — паперами.

Детальніше →

Бухгалтер для ресторану і кафе — HoReCa облік онлайн

Бухгалтерія для ресторанів та кафе — від відкриття з нуля до щоденного обліку з урахуванням специфіки HoReCa.

Детальніше →

Налаштування РРО та ПРРО з нуля — Checkbox і Vchasno за день

Підключаємо РРО або ПРРО з нуля — реєстрація в ДПС, налаштування програми, інтеграція з еквайрингом і навчання касира. Готово за 1-3 дні.

Детальніше →
Партнери
09 · FAQ

Часті запитання

Яка група ЄП для кав’ярні?

Г3 5% — у 90% випадків. Г2 не підходить, якщо ви продаєте алкоголь (заборонено на Г1-2 з 2021 року). ТОВ на ЄП 3% з ПДВ — для мережі або при оренді в ТРЦ із ПДВ-договором.

Чи треба ліцензія на алкоголь?

Так, якщо продаєте будь-який алкоголь: вино, ігристе, шампанське, лікери, віскі-кава. Ліцензія коштує 12 970,50 грн/рік (3 242,63 грн/квартал). Видається Держпродспоживслужбою за 10 робочих днів. Я готую документи.

РРО обов’язковий від першого дня?

Так. З 2022 року будь-який заклад харчування з готівковими або картковими розрахунками = ПРРО з першого чека. ПРРО Checkbox — 0 грн встановлення.

Як оформити бариста?

Трудовий договір з МЗП 8 647 грн. Зарплатні податки на одного: ЄСВ 22% + ВЗ 5% + ПДФО 18% = ~14 100 грн загальних витрат на бариста з МЗП. Якщо платите більше — більше і податків.

Облік молока, зерна, сиропів — як вести?

На Г3 без ПДВ — спрощений товарний облік (надходження + списання). На ТОВ — повноцінний з картками складського обліку. Я веду через Poster (POS) — він автоматично списує продукти за рецептурою кожного напою.

Скільки коштує ведення кав’ярні у вас?

Від 3 500 грн/міс для соло-кав’ярні з 1-2 бариста і без алкоголю. Від 7 500 грн/міс для кав’ярні з алкоголем і 3+ працівниками. Від 15 000 грн/міс для мережі 3+ точок. Перша консультація безкоштовна.

Що буде, якщо ДПС проведе контрольну закупку без ПРРО?

Кав'ярня — найчастіший об'єкт контрольних закупок у HoReCa. Інспектор приходить як звичайний клієнт, купує каву + круасан за 150 грн, чекає фіскальний чек. Якщо чека немає — протокол на місці. Штраф за роботу без ПРРО — 100% від суми операції перший раз, 150% повторно (Закон №265). На обороті 80 000 грн/міс за рік неоформлених продажів донарахування виходить 960 000 грн штрафу. Якщо взагалі ФОП не зареєстровано — додатково 86 470 грн (10 МЗП) за неоформлений дохід + 18% ПДФО + 5% ВЗ за весь період + штраф 25% за умисне заниження (ст.123.2), 50% — за повторне умисне (10% — якщо умисел не доведено). За неоформленого бариста — ще 86 470 грн. ФОП Г3 (5%) + ПРРО Checkbox (безкоштовно) + офіційний бариста на МЗП — це 8 000–14 000 грн/міс податків і повний легальний захист. Контрольну закупку проходимо без жодного шансу для протоколу.

10 · Ще

Що ще подивитися

Інші галузі

Бухгалтер для IT-фрілансера та IT-компанії

Іноземні клієнти, валюта, складні договори — і при цьому нульові проблеми з ДПС.…

Бухгалтер для лікаря та приватної клініки

Ліцензія МОЗ, РРО, пацієнти-юридичні особи, страхові компанії — медична практика…

Бухгалтер для інтернет-магазину та маркетплейсу

Rozetka, Prom, Instagram-магазин або власний сайт — продаєте онлайн? Я знаю всі …

Корисні статті

Зарплата та кадри

ФОП з найманим працівником: облік, зарплата, звітність у 2026 році

19 березня 2026 · 8 хв

Читати →
Галузева специфіка

Бухгалтер для ресторану: чому HoReCa потребує спеціаліста, а не звичайного бухгалтера

5 квітня 2026 · 28 хв

Читати →
Поради підприємцям

РРО vs ПРРО 2026: що обрати ФОП — детальне порівняння і таблиця

6 травня 2026 · 9 хв

Читати →
11 · Поглибити

Поглибити тему

ЯК ЦЕ ПРАЦЮЄ

Покажу процес роботи від першого дзвінка до закритого місяця

5 кроків, що знімають питання «що буде після контакту?»

Поговорити

Перша розмова — без зобов'язань. Розповідаєте про бізнес, я кажу, як можу допомогти.

Написати в Telegram
+38 098 175-15-06lb.murashko@gmail.com

пн–пт · 09:00–18:00 · Київ

Відповідаю в робочий час, того ж дня.

Людмила Мурашко
27+ років досвіду0 штрафів з 1999

Написати або зателефонувати

Розкажіть про бізнес — відповім сьогодні.

Відповідаю того ж дня.