Бухгалтер для ресторану: чому HoReCa потребує спеціаліста, а не звичайного бухгалтера

Бухгалтер для ресторану — це профільний фахівець з HoReCa, який веде облік продуктів, технологічних карт, РРО і найманих працівників кафе, бару чи піцерії. Без знання специфіки галузі стандартний бухгалтер пропустить багато важливого.

Ресторан, кафе, бар, піцерія, кофейня, доставка їжі — всі ці бізнеси об'єднані під терміном HoReCa (Hotel, Restaurant, Catering). З точки зору бухгалтерії це одна з найскладніших галузей: тут одночасно є і роздрібна торгівля, і виробництво, і послуги, і наймані працівники, і специфічний облік продуктів. Жоден бухгалтер без досвіду в HoReCa не впорається так само добре, як спеціаліст з практикою саме в цій галузі.

У цій статті пояснимо: яку систему оподаткування обирати для ресторану, що таке технологічна карта і навіщо вона бухгалтеру, та чому РРО в ресторані — це не просто касовий апарат.

Яку систему оподаткування обирати ресторану?

КВЕД для HoReCa: 56.10 vs 56.30 vs 56.21 vs 47.81 vs 47.11

КВЕД — це не формальність. Від обраного коду залежить, чи можна вам сидіти на спрощеній системі взагалі (ст. 291.5 ПКУ містить перелік заборонених видів діяльності), яка ліцензія потрібна, яка ставка туристичного збору застосовується, чи має право ваш заклад працювати вночі. Ресторан майже завжди реєструє кілька КВЕДів одночасно: основний — за форматом головної діяльності, додаткові — під супутні продажі (вино на виніс, кейтеринг, продаж замороженої піци через супермаркет). Нижче — детальне порівняння найрозповсюдженіших кодів у HoReCa.

Класична помилка — обрати лише 56.10 і потім почати возити готові страви на корпоративи. Якщо ДПС під час перевірки побачить виставлені рахунки з призначенням «кейтеринг» — а в реєстрі ФОП такого КВЕДу немає — це фіксується як ведення діяльності поза дозволеними видами і тягне за собою донарахування податку за відповідною ставкою (15% для ФОП-спрощенців згідно з п. 293.4 ПКУ) плюс штраф. Тому при реєстрації я завжди раджу додавати «з запасом»: 56.10 + 56.21 + 56.30 + 47.81 + 47.24 — це покриває 95% сценаріїв, що виникають у HoReCa протягом перших двох років. Детальніше про вибір кодів саме для ресторанного формату читайте у розборі КВЕД 56.10 vs 56.30 і матеріалі про КВЕД для піцерії.

ФОП Г1 / Г2 / Г3 чи ТОВ — детальний розбір для HoReCa

У вступному порівнянні вище я показала «верхній рівень» вибору. Тепер — детальніше, з конкретними сумами податків 2026 року, обмеженнями за ст. 291 ПКУ та реальними сценаріями, коли який варіант працює, а коли — обертається донарахуваннями.

Зверніть увагу: ст. 291.5 ПКУ прямо забороняє ФОП Групи 1 займатися ресторанним господарством із продажем підакцизних товарів (алкоголь). А Г2 — забороняє надавати послуги юридичним особам і ФОП на загальній/Г3, які не є платниками ЄП. Тобто якщо ваш «маленький ресторан» з часом отримає корпоративне замовлення на банкет від місцевого заводу — Г2 вже не підходить, і треба переходити на Г3, інакше ризикуєте втратою спрощеної системи на 12 наступних місяців.

Приклад розрахунку — ресторан з оборотом 600 000 грн/міс:на ФОП Г3 (5%) ви платите 5% × 600 000 = 30 000 грн/міс єдиного податку, плюс 1 902,34 грн ЄСВ, плюс податки з зарплати 8 кухарів і 6 офіціантів. Якщо це ТОВ на 3% + ПДВ — це 18 000 грн ЄП + ПДВ-зобов'язання (різниця між вихідним і вхідним ПДВ), яке в ресторані з добрим товарообліком може бути 30-60 тис. грн/міс. Разом виходить дорожче, ніж ФОП Г3, АЛЕ ТОВ дозволяє оптимізувати ПДВ через закупівлю в постачальників-платників ПДВ і повертати «вхідний» ПДВ — для мережевих закладів це часто вигідніше. Розбір переходу — у матеріалі про перехід ФОП на ТОВ для ресторану.

Чи потрібен РРО в р — есторані: що це і чому не можна обійтись?

РРО — реєстратор розрахункових операцій. Простіше кажучи: фіскальний касовий апарат (або програмний ПРРО на планшеті/смартфоні). Кожна оплата від клієнта — готівкою, карткою або QR-кодом — повинна проходити через РРО і формувати фіскальний чек.

Чому в ресторані без РРО не обійтись:

• Ресторан — це торгівля та громадське харчування. ФОП на ЄП Г2 і Г3 з цією діяльністю зобов'язані застосовувати РРО.
• Готівкові розрахунки без фіскального чека — штраф 100% суми розрахункупри першому порушенні і 150% при повторному.
• Програмний ПРРО (наприклад, «Poster POS», «Checkbox», «iBox») — дешевша альтернатива фізичному апарату. Від 0 до 500 грн/місяць залежно від провайдера.

Юридична основа — Закон №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (зі змінами 2024-2026 рр.) і Постанова КМУ №1893 щодо порядку реєстрації ПРРО. Заклад громадського харчування входить до переліку, який не може скористатися винятком «низького обороту до 220 МЗП» — для ресторану РРО/ПРРО потрібен незалежно від обороту з першого дня. Детальніше — у розборі ПРРО для ресторану з кас-зонами і матеріалі про ПРРО для нічного бару.

ПРРО-платформи: Checkbox / Vchasno / iiko / Poster

Програмний РРО — це не «один продукт від держави». Це ринок із 5-7 серйозними гравцями. Вибір платформи впливає не тільки на ціну, але й на: швидкість пробиття чека (критично у пікові години), інтеграцію з кухонним екраном (KDS), можливість синхронізації з 1С/BAS/Vchasno, облік кас-зон (банкетний зал = окрема каса, бар = окрема каса, тераса = окрема каса), імпорт меню, облік чайових. Нижче — фактична матриця станом на 2026 рік.

Моя робоча рекомендація: для одного закладу до 60 посадкових місць і обороту до 600 000 грн/міс — Poster POS + Checkbox як фіскальний шар. Для повносервісного ресторану з кейтерингом і доставкою — iiko або Syrve. Для мережі 3+ закладів з єдиним складом і єдиною картою лояльності — iiko з ENTERPRISE-тарифом. Бар із нічним графіком — окремий кейс, де важлива швидкість пробиття: див. матеріал про ПРРО для нічного бару. Dark kitchen без зали має свою специфіку — про неї детальніше у статті про ПРРО для dark kitchen.

Алкогольна ліцензія: вартість, строки і регіональні нюанси 2026

Якщо ваш заклад продає алкоголь у будь-якій формі — від келиха вина за вечерею до пляшки віскі на виніс — потрібна ліцензія на роздрібну торгівлю алкогольними напоямизгідно з Законом №3817-IX «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального». Вартість ліцензії — це не разовий платіж: вона сплачується щоквартально, і її розмір залежить від типу діяльності (розлив на місці чи продаж у пляшках) і місця розташування (місто чи село).

Зверніть увагу на принциповий момент: ліцензія прив'язана до кожного ПРРО. Якщо у вашому ресторані три каси (бар, основна каса, банкетний зал) — і всі продають алкоголь — це три окремі ліцензії, тобто ~9 727,89 грн/квартал, ~38 911,56 грн/рік тільки на алкогольний дозвіл. Це найчастіший «сюрприз» для власників, які перший раз відкривають заклад.

Штраф за продаж алкоголю без ліцензії: 200% вартості проданого товару, але не менше 25 941 грн (3 МЗП), плюс конфіскація товару. Окремий штраф 25 941 грн (3 МЗП) — за продаж неповнолітнім (контрольні закупки ДПС фіксуються щомісяця в кожному обласному центрі). Детально про ліцензії для ресторану — у розборі ліцензії на алкоголь для ресторану, для бару — у матеріалі про ліцензії бару (горілка/пиво/крафт), окремо для крафтового пива і сидру — у розборі крафтової ліцензії.

Що таке технологічна карта — навіщо вона бухгалтеру?

Технологічна карта (ТК) — це рецептура страви з точними нормами витрати інгредієнтів. Наприклад: «Борщ (300 мл) — буряк 80 г, капуста 60 г, морква 40 г...».

Бухгалтеру ТК потрібна для:

• Калькуляції собівартості. На основі ТК і цін закупівлі бухгалтер розраховує, скільки реально коштує приготувати одну порцію. Це основа для ціноутворення.
• Списання продуктів. Якщо продали 50 порцій борщу — зі складу повинно списатись відповідна кількість буряку, капусти і т.д. Без ТК це зробити неможливо.
• Виявлення розкрадань. Якщо фактичний залишок продуктів на складі менший за розрахунковий (за кількістю проданих порцій × ТК) — є або розкрадання, або пересортиця.

ТК — це не просто папірець для бухгалтера. Це юридично значимий внутрішній документ, який бере участь у двох незалежних процесах: списанні з товарного обліку (інакше ДПС під час перевірки запитає, на якій підставі ви списали 80 кг буряку, і якщо документа нема — це безпідставне зменшення оподаткованого доходу) і контролі норм природного бою сировини (Наказ Мінторгу №157 «Про затвердження норм втрат сировини при виробництві продукції громадського харчування»). Норми Мінторгу — це орієнтир, від якого має правó відхилятися ваше підприємство, але кожне відхилення треба оформити внутрішнім наказом і обґрунтувати. Детальніше про ТК для піцерії — у розборі food cost для піци, для випічки — у матеріалі про ТК для випічки.

Food cost — бенчмарки за форматами і формула розрахунку

Food cost — це частка вартості продуктів у вартості готової страви. Формула проста: собівартість продуктів ÷ ціна продажу × 100%. Складність — у тому, що «правильного» food cost не існує: він залежить від формату закладу. Бар, кафе, ресторан, преміум-ресторан — у кожного свій діапазон. Якщо ваш бар працює з food cost 35% — у вас вже від'ємна маржа, бо при таких цінах прибутку немає. А якщо ваш преміум-ресторан тримає food cost 25% — або у вас геніальний шеф, або є проблема з якістю продуктів.

Як рахувати food cost конкретної страви.Беремо ТК «Бургер класичний»: булочка (12 грн закупівля) + котлета 150 г (вартість м'ясного фаршу 320 грн/кг × 0,15 = 48 грн) + сир чедер 30 г (480 грн/кг × 0,03 = 14,40 грн) + помідор, цибуля, листя салату (~6 грн) + соус (~3 грн) = 83,40 грн собівартість продуктів. Якщо в меню ціна 280 грн, то food cost = 83,40 / 280 = 29,8%. Це норма для бургерної формату «середній сегмент». Якщо ціна 220 грн — food cost вже 37,9%, що вище за бенчмарк. Або підвищуйте ціну, або шукайте дешевшого постачальника фаршу, або зменшуйте порцію.

Як проводити інвентаризацію — як і коли проводити?

Інвентаризація — це фізичний підрахунок залишків на складі та звіряння з обліковими даними. У ресторані рекомендується проводити:

• Щодня (мінімум щотижня): облік бару — алкоголь і напої
• Щотижня: кухня — продукти, напівфабрикати
• Щомісяця: повна інвентаризація всього складу
• Раз на рік: інвентаризація основних засобів (обладнання, меблі)

Без регулярної інвентаризації ресторан втрачає в середньому 5–15% товарообороту на розкраданнях і пересортиці — це реальні цифри з галузевої практики.

Окрема історія — інвентаризація алкоголю. Бар фізично перераховує залишки кожну зміну: старший бармен здає касу і пляшки, новий приймає під підпис у журналі. Це не примха — це єдиний спосіб локалізувати «лік» (недолив, перелив, «угощення друзів»). У повносервісному ресторані щотижнева перевірка алкоголю на барі — мінімум. У клубі чи коктейль-барі — щозмінна. Детальний регламент — у матеріалі про інвентаризацію алкоголю. Списання при бої посуду чи пересортиці регулюється Наказом Мінторгу №157 — це той самий документ, який задає норми природного бою сировини, але має розділ і про небитий посуд (за роком експлуатації — до 5% бою на квартал).

У чому особливості нарахування зарплати в ресторані?

У ресторані часто змішані форми оплати праці:

• Оклад + чайові. Чайові, отримані через безготівковий розрахунок (карткою), є доходом ФОП і оподатковуються. Готівкові чайові — теоретично теж, але на практиці складно проконтролювати. Не рекомендуємо ігнорувати питання: ДПС може запитати про джерело надходжень.
• Погодинна оплата. Для офіціантів і барменів часто використовують почасову оплату. Потрібно вести табель обліку робочого часу.
• Позмінна робота. При роботі в нічний час (22:00–06:00) доплата — мінімум 20% до годинної ставки. При роботі у вихідні — мінімум подвійна ставка.

Окремий випадок — офіціант на чайових без офіційної зарплати. Це найпоширеніша схема, яку власники намагаються «оптимізувати». Але ст. 265 КЗпП прямо каже: за неоформленого працівника штраф 86 470 грн (10 МЗП) за кожного виявленого, плюс донарахування ЄСВ, ПДФО, ВЗ за весь період роботи. Інспекція з праці вміє знаходити неоформлених через елементарні методи: моніторинг соцмереж (фото з закладу), контрольні відвідування в час пік, скарги колишніх працівників. Один такий випадок коштує ресторану більше, ніж рік офіційної зарплати всього персоналу. Альтернатива легальна — це ФОП Г2 для офіціанта (де офіціант сам є ФОПом і ви платите йому як підряднику за послуги обслуговування), або ГПД (договір цивільно-правового характеру). Розбір трьох форматів — у матеріалі про зарплату офіціантів і чайові, для кур'єрів доставки — у розборі форматів для кур'єрів.

Чайові — окрема історія 2026 року. З 2023-го діє Закон №3219-IX (так званий «закон про чайові»), який звільняє чайові, отримані безпосередньо клієнтом і передані офіціанту, від оподаткування. Але це працює лише тоді, коли чайові передаються готівкою або через окремий «чайовий» додаток (Tipsy, Tipnetwork) без проходження через основну касу ресторану. Якщо чайові пройшли через РРО ресторану — це вже дохід ресторану, з якого треба утримати податок і потім видати офіціанту. На практиці більшість мережевих закладів переходять на сервіси, які роблять чайові прямою P2P-транзакцією від гостя до офіціанта.

Найманий шеф-кухар як ФОП.Поширена практика: шеф-кухар (особливо в стартапі чи невеликому ресторані) реєструється як ФОП Г2 і працює з власником за договором підряду. Це легально, якщо: договір не імітує трудові відносини (немає графіка роботи з 9 до 18, немає підпорядкування правилам внутрішнього розпорядку), оплата прив'язана до результату (запуск меню, проведення банкету), а не до часу. Якщо інспекція з праці бачить, що «ФОП-шеф» працює у вас 5 днів на тиждень з 10:00 до 22:00 — перекваліфікація відносин у трудові гарантована. Подробиці — у матеріалі про шеф-кухаря як ФОП.

Матриця штрафів — реальні цифри 2026

У ресторанному бізнесі ціна помилки висока і зростає швидко: МЗП 2026 — 8 647 грн, а більшість штрафів прив'язана до МЗП (1 МЗП, 2 МЗП, 3 МЗП, 10 МЗП). Нижче — повна матриця типових штрафів, з якими стикається власник HoReCa-закладу, з посиланнями на нормативку, щоб у разі суперечки із інспектором можна було перевірити пункт прямо на zakon.rada.gov.ua.

Подивіться уважно: тільки сума штрафів за неоформленого працівника і продажу алкоголю без ліцензії — це понад 100 000 грн з одної перевірки. Тому економія на бухгалтері «1 000 грн на місяць» при потенційному ризику 100 000 грн з кожної перевірки — це не економія, а неусвідомлений кредит у держави під 100% річних. Контрольні закупки ДПС у HoReCa — окрема тема, див. матеріал про контрольну закупку у фастфуді.

Нормативна база — статті ПКУ, закони, постанови

Це короткий довідник з посиланнями, який я раджу зберегти на видному місці. Коли інспектор ДПС посилається на «якийсь там пункт», власник має право відкрити zakon.rada.gov.ua, ввести номер і прочитати дослівно. Більшість «гарячих» суперечок між підприємцем та інспектором вирішується саме так: «А ось у самому пункті написано інакше».

27 років нуль штрафів — що це означає на практиці

Я (Людмила) веду бухгалтерію з 1999 року — 27 років без жодного штрафу за податковими або трудовими порушеннями у клієнтів. Це не везіння і не «зв'язки». Це методологія, яка складається з 4 принципів. Ось як вона працює саме у HoReCa.

• Принцип 1: кожен документ — перед операцією, а не після. Накладна від постачальника прийшла без дати? Не приймаємо товар. Алкоголь привезли без ТТН і сертифіката якості? Не списуємо в облік. Звучить нудно — але саме це закриває 80% претензій ДПС ще до того, як інспектор зайде.
• Принцип 2: внутрішні накази — для нестандартних рішень. Списали 5 кг риби, бо привезли несвіжу? Складаємо акт по нормі бою з мотивацією і підписами комісії. Зменшили норму інгредієнта в ТК нижче за норму Мінторгу? Видаємо наказ з обґрунтуванням. Кожен «нестандарт» оформлюється паперово того ж дня.
• Принцип 3: щоквартальна звірка з ДПС через електронний кабінет. Не «раз на рік», не «при перевірці» — а 4 рази на рік: перед декларацією я особисто перевіряю стан платника, заборгованість, кореспонденцію, аркуш узгодження. Будь-яка дрібниця (нараховано 328 грн пені, прийшов запит з ДПС) — закривається за добу.
• Принцип 4: алкогольна ліцензія — в календарі за 30 днів до закінчення. 90% «прострочених ліцензій» — це не злий умисел, це забутий нагадувач. Я веду календар по всіх клієнтах і пишу за місяць: «у вас закінчується ліцензія 15 числа, оплачуйте до 10-го». Завжди.

За 27 років через мене пройшли понад 200 закладів HoReCa різних форматів: від міні-кафе в Подільському районі Києва до мережі з 7 ресторанів у трьох обласних центрах. Жодного штрафу — це означає, що жоден власник за цей період не отримав постанови ДПС про донарахування, акта Держпраці про неоформленого працівника, або відмови в продовженні ліцензії. Я не обіцяю «безризикову» бухгалтерію — ризики в HoReCa завжди є. Я обіцяю систему, яка ці ризики мінімізує до контрольованих.

Скільки коштує бухгалтер для ресторану?

FAQ — часті питання власників ресторанів

Чи можна відкрити кафе на ФОП Групи 2, якщо планую кейтеринг для офісів?

Технічно — ні. ФОП Г2 згідно з ст. 291.5 ПКУне може надавати послуги юридичним особам і ФОП на загальній системі, які не є платниками єдиного податку. Корпоративний офіс — це майже завжди ТОВ або ФОП на загальній, тобто Г2 для таких клієнтів закрита. Як тільки ви виставите перший рахунок офісу за обід «з доставкою» — це порушення умов перебування на Г2, і ДПС має право перевести вас на загальну систему «заднім числом» з 12-місячним обмеженням повернення на ЄП. На практиці я завжди раджу ресторанам, які планують хоч який-небудь B2B, реєструватися одразу на Г3 (5% без ПДВ) — 5% від обороту в межах 10 091 049 грн/рік цілком прийнятна ставка, без ризиків. Якщо обороти ростуть і з'являється стабільний B2B з вхідним ПДВ — переходимо на ТОВ з ПДВ. Алгоритм такого переходу — у матеріалі про перехід ФОП на ТОВ для ресторану.

Який КВЕД ставити основним, якщо ресторан і кейтеринг паралельно?

Основний КВЕД ставимо за головною часткою обороту: якщо 80% доходу від зали — основний 56.10, додаткові 56.21 (кейтеринг), 56.30 (бар, якщо є). Якщо 60-70% доходу від виїзного обслуговування — основний 56.21, додатковий 56.10. Це не «формальність»: за основним КВЕДом податкова статистика рахує середні показники галузі (середній чек, дохід на 1 м² площі), і нетипові відхилення можуть стати підставою для камеральної перевірки. Зміна основного КВЕДу пізніше можлива — для ФОП через «Дію» за 1-2 робочих дні, для ТОВ через держреєстратора. Детально — у розборі КВЕД 56.10 vs 56.30 для ресторану.

Бухгалтер сказав, що готівка вище 50 000 грн з фізособою — це нормально, бо у ресторані. Це так?

Ні, бухгалтер помиляється. Постанова НБУ №148 чітко встановлює денний ліміт 50 000 грн готівкою з фізичною особою-споживачем по всіх операціях за день, незалежно від галузі. У ресторані це актуально для двох випадків: великий банкет, який клієнт оплачує готівкою (наприклад, 80 000 грн за весілля з 60 гостями), і покупка великої партії продуктів у дрібного приватного постачальника. Перший випадок вирішується або поділом на 2 дні (40+40), або переходом на безготівкову оплату (картка / IBAN). Другий — переходом постачальника на безготівковий розрахунок. Штраф за порушення — 25% від суми перевищення (перший раз), 50% (повторно). У 2026 році ДПС посилила контроль за готівковим обігом саме у HoReCa.

Чи треба окремий ПРРО для кейтерингу і виїзних бенкетів?

Так. Кас-зона має фізичне місце, прив'язане до адреси у Реєстрі. Якщо ваш ресторан має ПРРО за основною адресою на Хрещатику, а ви виїхали з банкетом до клієнта в офіс на Печерську — пробивати чек на «головному» ПРРО неправомірно (інша адреса проведення). Потрібен мобільний ПРРО (Checkbox на планшеті, Poster Mobile) з реєстрацією окремої кас-зони «виїзне обслуговування». Це додатково ~290-590 грн/міс. Якщо у вас є алкоголь — кожен такий мобільний ПРРО потребує окремої алкогольної ліцензії, але! Закон №3817-IX дозволяє оформити «виїзну» ліцензію для конкретного заходу — це варіант для одноразових банкетів. Детальніше — у матеріалі про ПРРО для виїзного обслуговування.

Glovo і Bolt Food забирають 30% — як це врахувати в обліку?

Це принципово важливе питання, бо помилка тут — це або заниження доходу (штраф 10%, а за умисне — 25-50%), або переплата податку. У вашому обліку дохід — це повна сума замовлення (100%), а комісія Glovo/Bolt — це окрема витрата.Тобто якщо гість заплатив через Glovo 500 грн, а Glovo перерахував вам 350 грн (комісія 30%), ваш дохід — 500 грн, а 150 грн — це послуга агрегатора, яку ви замовили. На ЄП Г3 (5%) ви платите єдиний податок з 500 грн (= 25 грн), а не з 350. Алгоритм бухобліку: договір з Glovo передбачає, що Glovo діє як платіжний агент і агент-комісіонер; виписки агрегатора зі звітом за період (зазвичай тиждень) є первинним документом, на основі якого ви визнаєте дохід і витрати. Якщо Glovo чи Bolt — нерезидент, додатково з'являється питання утримання ПДВ як податковим агентом (актуально для ТОВ-платників ПДВ). Розбір — у матеріалі про облік комісій Glovo і Bolt Food.

Що з ПДВ після порогу 1 млн грн обороту?

Чинний поріг обов'язкової реєстрації платником ПДВ для ФОП — 1 000 000 грн обороту за останні 12 календарних місяців. Підвищення порогу до 4 000 000 грн з 2027 року передбачене поки що лише законопроєктом Мінфіну (ще не ухвалений, параметри можуть змінитися). У 2026-му це означає: як тільки ваш скользний 12-місячний оборот переходить 1 млн грн, у вас є 10 календарних днів на подання заяви про реєстрацію платником ПДВ. Пропустили — штраф плюс автоматичне нарахування ПДВ «заднім числом» з місяця, наступного за тим, у якому ви досягли порогу. Для ресторану це момент перегляду стратегії: або переходити на Г3 з ПДВ (3% ЄП + 20% ПДВ), або реструктурувати бізнес у ТОВ. Я раджу починати обговорення цього питання, коли ваш оборот досягає 800 000 грн/рік — щоб мати 2-3 місяці на спокійне рішення.

Скільки часу бухгалтер реально витрачає на ресторан з оборотом 500 тис./міс?

За моєю практикою: 12-18 годин на місяць. Розбивка: 4-6 год — первинка (накладні, ТТН, акти, звіти ПРРО, виписки), 2-3 год — нарахування зарплати і ЄСВ за 8-12 найманих, 2 год — звірка складу і food cost, 1-2 год — алкогольна звітність (форма 1-РС), 1-2 год — комунікація з вами, 1-2 год — квартальні декларації (у місяці звітності). Якщо хтось обіцяє вам «вести ресторан за 4 години на місяць» — або ви платите за фіктивну роботу, або бухгалтер закриває очі на половину операцій. Реальний обсяг роботи з HoReCa завжди вищий, ніж у звичайного ФОПа-фрілансера, бо первинки фізично більше і вона різноманітніша.

Що буде, якщо я не оформлю частину офіціантів і ДПС про це дізнається?

Найгірший сценарій: інспекція праці робить контрольний візит у годину пік, фіксує 4 офіціантів у залі. Перевіряє трудові договори і реєстр найманих — оформлено 2 з 4. Складається акт за ст. 265 КЗпП: 86 470 грн × 2 = 172 940 грн штрафу. Плюс ДПС донараховує ЄСВ (1 902,34 грн/міс × 12 міс × 2 особи = 45 656 грн), ПДФО (приблизно 18% від «прихованого» фонду оплати праці), ВЗ (5%), пеня. Загалом одна перевірка з двома неоформленими — 250-300 тис. грн прямих платежів плюс закриття закладу на 1-2 тижні на час оформлення документів. Це сума, за яку ви могли б 3 роки тримати штатного бухгалтера. Не варто. Альтернативи легальні: офіційний трудовий договір з мінімальною ставкою + офіційні чайові (Закон №3219-IX), або ФОП Г2 для офіціанта з договором підряду (за реальної автономності виконавця).

У мене готель з рестораном — це один заклад чи два для ДПС?

Це два самостійних КВЕДи у структурі одного бізнесу. КВЕД 55.10 (готель) живе за своїми правилами: туристичний збір з гостя за ст. 268 ПКУ (43,24-86,47 грн/доба за ціною місцевої ради), окрема статистика заселення. КВЕД 56.10 (ресторан при готелі) — це громадське харчування зі своєю алкогольною ліцензією, ПРРО, технологічними картами. Юридично можна тримати все на одному ФОП Г3 або на одному ТОВ, але облік ведеться окремо: окремий ПРРО, окрема каса, окрема звітність по обороту. Багато готелів роблять помилку, коли «обіди для гостей за 0 грн» проганяють через один загальний дохід — це створює проблему з обліком собівартості ресторану. Правильно: ресторан виставляє «внутрішній рахунок» готелю за послуги харчування, а готель включає це у вартість послуги «з харчуванням». Подробиці — у матеріалі про подвійний облік готель+ресторан.

Чи зобов'язана піцерія використовувати ТТН для томатів і сиру?

Так. Згідно з ст. 44 і 138 ПКУ усі витрати, які зменшують оподатковуваний дохід, мають бути підтверджені первинними документами — для товарів це накладна постачальника і ТТН (товарно-транспортна накладна), якщо товар фізично перевозиться. Якщо постачальник привозить вам сир без ТТН — у вас немає права списати цей сир на витрати, отже він юридично «прийшов із повітря», що для платника ПДВ — підстава для невизнання податкового кредиту, для всіх інших — потенційна підстава для перевірки. Винятки: дрібні одноразові закупки на ринку від фізособи (до 50 000 грн/день) — оформлюються актом закупки у фізособи з його паспортними даними і ідентифікаційним кодом. Це робоча схема, але в межах ліміту НБУ.

Поняття «нічна зміна» — з якої години вважати і скільки доплачувати?

За ст. 54 КЗпП нічним вважається час з 22:00 до 06:00. Робота в нічний час оплачується у підвищеному розмірі — мінімум 20% від тарифної (годинної) ставки за кожну нічну годину. Для бару, який працює до 4 ранку: 6 годин (22:00-04:00) × 20% надбавки = додаткова витрата на зарплату. Якщо в бару також працюють вихідними (субота-неділя) — за ст. 72 КЗпП робота у вихідні оплачується подвійно. У звичайному ресторані, який закривається о 23:00, нічна зміна торкається лише прибиральниць і охорони. Для бара ж — це основна модель оплати праці. Детальніше — у матеріалі про ПРРО і облік нічної зміни в барі.

Чи можна вести ресторан без бухгалтера на стороні, силами власника?

Технічно — так. Юридично власник ФОП завжди є відповідальною особою за облік. Практично — ні, якщо ви не маєте профільної бухгалтерської освіти і не готові витрачати 15-20 годин на тиждень на облік. Я бачила десятки кейсів, коли власник «економив» на бухгалтері перший рік, а потім отримував один штраф, який перекривав 3-річну економію. Особливо це стосується ресторанів з алкоголем (де помилка в звіті форми 1-РС — це блокування ліцензії) і з найманим персоналом більше 3 осіб (де помилка в зарплатних нарахуваннях — це штраф за ст. 265 КЗпП). У форматі міні-кав'ярні без алкоголю і без найманих — так, перший рік можна вести самостійно, якщо чітко розумієте свою систему оподаткування. Як тільки з'являється алкоголь або наймані — потрібен спеціаліст. Кейс запуску закладу за 7 днів — у розборі запуску піцерії з доставкою.

Як рахувати туристичний збір у готелі-ресторані?

Туристичний збір регулюється ст. 268 ПКУ. Розмір — від 0,5% до 5% від однієї мінімальної заробітної плати на місяць (МЗП 2026 = 8 647 грн) за одну добу проживання, конкретна ставка встановлюється рішенням місцевої ради. На практиці у 2026 році це: для громадян України — 0,5% × 8 647 = 43,235 грн/добу (округлюється до 43,24 грн), для іноземців — 1% × 8 647 = 86,47 грн/добу. Збір сплачує гість, готель є податковим агентом: утримує суму, акумулює і перераховує до місцевого бюджету щоквартально. Виставляється окремим рядком у рахунку: «Туристичний збір — 43,24 × 2 ночі = 86,48 грн». Не плутати з ПДВ чи ЄП — це окремий платіж до місцевого бюджету за окремим КБК. Детальніше — у матеріалі про туристичний збір 2026.

Куди звертатися, якщо отримав запит ДПС у себе на email?

По-перше — не ігнорувати. Запит ДПС має термін відповіді: зазвичай 10-15 робочих днів, у запиті чітко вказано. Прострочення відповіді = штраф 1 020 грн (за ст. 121 ПКУ) і у деяких випадках арешт рахунків. По-друге — уважно прочитати: що саме запитують. 80% запитів ДПС у HoReCa стосуються трьох тем: 1) розходження доходу за РРО і за виписками банку, 2) розходження в звіті 1-РС (алкоголь) і в товарному обліку, 3) виплати найманим без сплати ЄСВ/ПДФО. По-третє — піднімаємо первинку за відповідний період і готуємо письмову відповідь з копіями документів. У 90% випадків питання закривається на цьому етапі. У 10% — призначається камеральна або документальна перевірка. Якщо у вас немає досвіду відповіді на запити ДПС — це той момент, коли треба зателефонувати бухгалтеру (а краще одразу — мати такого на договорі).

Куди далі — окрема сторінка для вашого формату

Кожна ніша HoReCa має свою специфіку: КВЕДи, ліцензії, ПРРО-налаштування, food cost, кадри. Я зібрала окремі сторінки для девʼяти найпоширеніших форматів — оберіть свій:

• Кавʼярня та міні-кафе — бариста, ПРРО Checkbox, інтеграція з Poster
• Повносервісний ресторан — офіціанти на чайових, кас-зони, алкогольна ліцензія
• Бар, паб, крафт-заклад — нічна зміна, інвентаризація алкоголю, ліцензії
• Піцерія — Glovo/Bolt, food cost для піци, курʼєри
• Кейтеринг — КВЕД 56.21, виїзне обслуговування, B2B з ПДВ
• Пекарня і кондитерська — КВЕД 10.71, ритейл, торти на замовлення
• Фастфуд, шаурма, бургер — дозвіл на лоток, контрольна закупка ДПС
• Доставка та dark kitchen — Glovo/Bolt комісії, курʼєри в 3 форматах
• Готель і хостел — туристичний збір, Booking, валюта

Не знаєте, до якої категорії віднести свій формат? Напишіть у Telegram — за один дзвінок розберемося і підкажу оптимальну структуру. Перші 30 хвилин консультації безкоштовні.

Глибокі розбори по типах закладів

Якщо ви вже знаєте свій формат і хочете відразу зануритися в специфіку — ось добірка матеріалів, які я раджу прочитати перед запуском чи перед зміною стратегії:

• Ресторан: як відкрити ресторан у 2026, зарплата офіціантів і чайові
• Бар і паб: як відкрити бар-паб, бар у клубі vs окремий заклад, бар з кухнею в одному закладі
• Піцерія: як відкрити піцерію, франшиза піцерії: облік роялті, ПРРО піцерії: інтеграція Glovo/Bolt
• Кейтеринг: як відкрити кейтеринг, корпоративні замовлення з ПДВ, договори з event-агенціями, облік посуду як основних засобів
• Пекарня: як відкрити пекарню-кондитерську, реалізація випічки через АТБ/Сільпо, замовлення на свята: кейтеринг від пекарні, сертифікат на хлібо-булочні
• Фастфуд: як відкрити фастфуд: шаурма, бургер, ПРРО для take-away без зали, дозвіл на лоток, тонар, фуд-трак, фастфуд у ТРЦ vs стріт-фуд, облік палива: вугілля і газ для грилю
• Dark kitchen і доставка: як відкрити dark kitchen для Glovo, кур'єри піцерії: ФОП vs ГПД vs трудовий, облік упаковки і контейнерів, мульти-локація dark kitchen без дроблення, чайові кур'єрам: оподаткування
• Готель і хостел: як відкрити готель-хостел, КВЕД 55.10 / 55.20 / 55.30, Booking і Airbnb: комісії та валюта, сезонна зайнятість персоналу готелю, кейс запуску міні-готелю за 14 днів
• Спеціальні теми: КВЕД 56.21: специфіка кейтерингу, КВЕД пекарні: 10.71 vs 56.10 vs 47.24, КВЕД 56.10 / 47.81 для стріт-фуду, ПРРО у пекарні: товари vs послуги