Щороку до мене звертаються власники шаурменних і бургерних з однією і тією ж проблемою: ДПС зняла витрати на вугілля або газ як «непідтверджені», і підприємцю донарахували податок плюс штраф 25%. За 26 років практики я бачила цей сценарій десятки разів. Причина завжди одна: паливо для гриля вважали дрібницею, не оформляли належним чином — і в момент перевірки не могли пояснити, на що пішли кошти. У цьому матеріалі — повний розбір обліку палива (вугілля та балонного газу) для шаурми, мангалу і гриля: бухгалтерська категорія, норми витрат, документи від постачальника, інвентаризація і 5 помилок, які коштують грошей.
Чому облік палива — окрема стаття для шаурми/бургерної/тонара
Паливо для гриля — не «дрібні витрати» і не «господарські потреби». Це самостійна стаття витрат операційної діяльності, яка має окрему бухгалтерську логіку і окремі вимоги до документального підтвердження. Ось чому її потрібно вести окремо від усього іншого:
- Паливо прямо пов’язане з виробництвом страв. Без вугілля або газу немає шаурми, немає виторгу — отже, це прямі витрати операційної діяльності, а не загальногосподарські.
- Обсяги можуть бути значними. При завантаженні 300-400 шаурм на день лоток може витрачати 10-12 балонів газу на місяць (~1 200-1 800 грн). Для ТОВ на загальній системі це реальне зменшення оподатковуваного прибутку — якщо правильно оформлено.
- ДПС перевіряє «незвичні» витрати. Якщо у ФОП Г3 або ТОВ є великі витрати на вугілля або газ без документів і норм — інспектор задасть питання. Відповідь «це для мангалу» без підтверджувальних документів — підстава для зняття витрати і штрафу за ст. 123 ПКУ у розмірі 25% від суми донарахованого податку.
- Різні форми оподаткування — різна логіка обліку. Для ФОП Г2 і Г3 витрати на паливо не зменшують податок, але все одно мають бути документально підтверджені. Для ТОВ на загальній системі — зменшують.
Детальний профіль бухгалтерського обліку у вашому форматі — на сторінці бухгалтер для фастфуду, де розібрані всі КВЕД-комбінації та системи оподаткування для шаурменних, бургерних і тонарів.
Якщо плануєте лоток або тонар з нуля — паралельно перегляньте покрокову інструкцію відкриття фастфуду 2026, щоб одразу заклади дозвільні і дозвільно-облікові процеси.
Бухгалтерська категорія: поточні витрати (Дт 949 Кт 28)
Паливо для гриля класифікується як поточні витрати операційної діяльності — і відображається на рахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності». Це стандартне місце для витрат, пов’язаних з основною діяльністю, але які не є прямою собівартістю продукції у вузькому сенсі.
Типова проводка при списанні палива
Стандартна бухгалтерська проводка при списанні використаного палива (після інвентаризації або на підставі акту списання):
| Операція | Дебет | Кредит | Пояснення |
|---|---|---|---|
| Оприбуткування вугілля/газу від постачальника | 28 (Товари) | 631 (Постачальники) | На підставі накладної або чека ПРРО |
| Сплата постачальнику | 631 | 311 / 301 | Розрахунковий рахунок або готівка |
| Списання використаного палива | 949 (Витрати) | 28 (Товари) | На підставі акту списання або інвентаризації |
| ПДВ (для ТОВ-платників ПДВ) | 641 (ПДВ) | 631 | Вхідний ПДВ відшкодовується |
Відповідно до Інструкції про застосування плану рахунків №291 (Наказ Мінфіну від 30.11.1999 №291), рахунок 28 «Товари» використовується для обліку матеріальних цінностей, придбаних для подальшого продажу або використання у виробничій діяльності. Паливо для гриля — типовий приклад такого використання.
Для ФОП спрощеного обліку — аналог: витрати палива записуються у книгу обліку доходів і витрат (для Г3 загальна або для ТОВ). Але навіть на ФОП Г3 документи обов’язкові — ДПС може попросити підтвердити витрати при камеральній перевірці.
Вугілля для мангалу: норма ~0,5-1 кг на 10 шаурм
Деревне вугілля — основне паливо для мангальних шаурменних і ресторанів зі стейками. На відміну від газу, воно дає характерний аромат диму, який є частиною страви.
Норми витрат вугілля
В Україні немає офіційно затверджених норм витрат вугілля для громадського харчування — тому підприємці самостійно встановлюють внутрішні норми на підставі власних вимірювань і фіксують їх у наказі про норми списання. Типові емпіричні показники:
| Тип закладу / гриля | Норма вугілля | Прив’язка | Ціна при 30-40 грн/кг |
|---|---|---|---|
| Шаурменна на мангалі | 0,5-1 кг | на 10 шаурм | 15-40 грн на 10 шаурм |
| Бургерна на вугільному грилі | 0,7-1,2 кг | на 10 бургерів | 21-48 грн на 10 бургерів |
| Стейк-хаус (великі порції) | 1,5-2 кг | на 10 стейків | 45-80 грн на 10 стейків |
| Тонар (шаурма + курча-гриль) | 1-1,5 кг/год | при активному грилі | 30-60 грн/год роботи |
Цінові орієнтири: деревне вугілля — 25-40 грн/кг, мішок 5 кг коштує ~120-200 грн залежно від бренду і магазину. Для активного лотка з денним обсягом 200 шаурм витрати на вугілля складають ~1-2 кг × 20 = 20-40 грн/день, або ~600-1 200 грн/міс.
Якщо фактичні витрати вугілля перевищують норму більш ніж на 3% — потрібне пояснення (акт з причинами: погода, особливо велика партія, нові постачальники). Розбіжність менше 3% вважається нормою і не потребує пояснень.
Газ балонний для гриля: оренда балона + газ
Балонний газ (пропан-бутан) — найпоширеніше паливо для газових грилів, жаровень і пароконвектоматів у фастфуді. Він зручніший за вугілля (не потрібен розпал), але має свою облікову специфіку.
Структура витрат на газ
Витрати на балонний газ складаються з двох компонентів:
- Вартість газу (наповнення). 50-кілограмовий балон коштує ~1 200-1 500 грн на 2026 рік. Ціну можна перевірити на gas.ua або у місцевих газових станціях.
- Оренда балона. Якщо балон не власний — орендна плата становить ~50 грн/міс за балон. Деякі постачальники включають оренду у вартість наповнення, інші — виставляють окремо.
Норми витрат газу для гриля
| Тип обладнання | Норма витрат газу | Прив’язка | Балонів 50 кг/міс |
|---|---|---|---|
| Газовий гриль для шаурми | ~0,5 кг | на 8-10 шаурм | 10-12 балонів при 300-400 шаурм/день |
| Газова плита (2-конфорна) | ~0,1-0,15 кг/год | при активній роботі | 3-5 балонів при 8-год зміні |
| Фритюрниця газова | ~0,2-0,3 кг/год | при активній роботі | 5-8 балонів при 8-год зміні |
| Пароконвектомат | ~0,15-0,25 кг/год | при активній роботі | 4-7 балонів/міс |
При обсязі 300-400 шаурм на день (~10-12 балонів 50 кг на місяць) місячні витрати на газ становлять приблизно: 11 балонів × 1 350 грн = 14 850 грн/міс плюс оренда балонів. Це суттєва сума, яка заслуговує на ретельний документальний облік. Якщо лоток ще тільки виходить на дозвіл — порядок процедури описано у статті про дозвіл на лоток, тонар, фуд-трак.
Облік оренди балона
Оренда балона обліковується окремо від вартості газу. Якщо постачальник виставляє їх разом — попросіть окремий рядок у накладній. Для ТОВ на загальній системі орендна плата відноситься на рахунок 949 так само, як і вартість газу. Договір оренди балонів — обов’язковий документ, якщо сума оренди значна.
Електроенергія для холодильників: пропорційний облік
Якщо на лотку або у тонарі є електричне обладнання (холодильник для напоїв, вітрина, електричний гриль), витрати на електроенергію також є виробничими витратами і мають обліковуватися окремо.
Типові витрати електроенергії лотка
Для лотка з холодильником (750-1 200 Вт), підсвіткою (~100 Вт) і ПРРО (~10 Вт) сумарне споживання становить приблизно:
| Обладнання | Потужність | Годин/добу | кВт·год/міс |
|---|---|---|---|
| Холодильна вітрина | 200-400 Вт ефект. | 24 | 145-290 |
| Підсвітка лотка | 50-150 Вт | 12 | 18-54 |
| ПРРО, планшет | 10-20 Вт | 12 | 4-7 |
| Разом | — | — | ~150-300 кВт·год/міс |
При тарифі ~6,7 грн/кВт·год (2026) це становить 1 000-2 000 грн/міс — цілком значна сума для малого лотка.
Підключення до мережі ТРЦ або ринку
Якщо лоток орендує місце в ТРЦ або на ринку, і електрика включена в орендну плату — окремий облік не потрібен. Але якщо орендодавець виставляє рахунок за електрику окремо — це самостійна стаття витрат з рахунком 949 (поточні витрати) або 92 (адміністративні витрати) залежно від класифікації орендодавця у договорі.
Детальніше про відкриття лотка і початок роботи — у статті як відкрити фастфуд шаурма бургер 2026.
Документи від постачальника (накладна, чек, ПДВ-накладна)
Документальне підтвердження — ключовий аспект обліку палива. Без нього витрати знімуть при першій же перевірці. Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» (ст. 9), кожна господарська операція має бути підтверджена первинним документом.
Необхідні документи при купівлі палива
- Видаткова накладна (форма М-11 або вільна форма постачальника) — основний первинний документ. Має містити: назву постачальника, дату, найменування товару (вугілля деревне або газ пропан-бутан), кількість, ціну, суму. Для ТОВ обов’язкова; для ФОП — також бажана як підстава для витрати.
- Чек ПРРО від постачальника — якщо постачальник є ФОП або ТОВ, він зобов’язаний видати фіскальний чек. Чек підтверджує оплату і разом з накладною формує повний пакет.
- ПДВ-накладна (для ТОВ-платників ПДВ) — якщо постачальник є платником ПДВ, він виписує ПДВ-накладну. Вона дозволяє ТОВ зарахувати вхідний ПДВ і зменшити ПДВ-зобов’язання. Реєструється в Єдиному реєстрі ПДВ-накладних.
- Договір поставки — якщо ви регулярно купуєте паливо у одного постачальника, рекомендується укласти рамковий договір. Він підтверджує ділову мету операцій і спрощує документообіг.
Що робити, якщо постачальник — фізична особа (ринковий продавець)
Купівля вугілля у «приватника» на ринку без будь-яких документів — поширена практика, але ризикована з погляду обліку. У цьому разі рекомендується:
- Попросити хоча б розписку або товарний чек з підписом продавця.
- Вести внутрішній Акт надходження палива з підписом ФОП або матеріально відповідальної особи.
- Якщо суми невеликі (до 500 грн разово) — рахунок 949 і акт списання достатні.
Інвентаризація залишків палива щомісяця
Інвентаризація палива — обов’язковий елемент внутрішнього контролю. Відповідно до Інструкції з інвентаризації №69 (Наказ Мінфіну від 11.08.1994 №69), матеріальні цінності підлягають інвентаризації не рідше одного разу на рік, а для цінностей з малою вартістю одиниці — рекомендується щомісяця.
Порядок щомісячної інвентаризації
- Наприкінці місяця (останній робочий день) — підрахуйте залишок вугілля (зважте) або перевірте показник ваги балонів газу.
- Порівняйте з розрахунковим залишком: початковий залишок + надходження – нормативні витрати = розрахунковий залишок.
- Оформіть Відомість інвентаризації з підписом ФОП або відповідальної особи.
- Якщо є розбіжність:
- Менше 3% від обороту — в межах норми, списується актом на «природні втрати».
- Більше 3% — потрібне письмове пояснення і акт розслідування причин (перевитрата, неправильні норми, крадіжка).
- Акт списання палива — складається за результатами інвентаризації і є підставою для бухгалтерської проводки Дт 949 Кт 28.
Детальніше про дозвільні документи для відкриття лотка — у статті дозвіл на лоток тонар фуд-трак 2026.
5 типових помилок з обліком палива
Помилка 1: Купують вугілля «за готівку» без будь-яких документів
Найпоширеніша ситуація: власник шаурменної їде на ринок, купує 5 мішків вугілля за 800 грн — і нічого не оформлює. «Це ж дрібниця, хто буде перевіряти?» За 26 років я бачила, як ця «дрібниця» стає проблемою при перевірці. ДПС запитує: «Куди пішли 9 600 грн, списані на паливо за рік?» Якщо відповіді немає — знімають витрату і донараховують 25% штраф за ст. 123 ПКУ. Рішення: хоча б розписка від продавця або товарний чек — краще, ніж нічого. Ідеально — знайти постачальника, який видає накладну.
Помилка 2: Не встановлюють внутрішні норми витрат палива
Навіть якщо є документи від постачальника, ДПС може запитати: «Чому у вас витрачається стільки вугілля?» Без затвердженої внутрішньої норми пояснити це складно. Підприємці думають: «Норми — це для великих підприємств». Помилка. Для фастфуду достатньо одного наказу на 1 сторінку: «Норма витрат вугілля: 0,8 кг на 10 шаурм. Підстава: власний замір від 01.03.2026». Підпис ФОП або директора — і документ готовий.
Помилка 3: Газовий балон оприбутковують разом із заставою за тару
При купівлі першого балона газу постачальник нерідко бере заставу за тару (сам балон) — 200-500 грн. Деякі підприємці проводять всю суму (газ + застава) як витрату на паливо. Це помилка: застава — не витрата, а депозит, він відображається на рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами». Тільки вартість газу відноситься на 949. При поверненні балона застава повертається. Якщо провести заставу як витрату — у ТОВ завищені витрати і занижений прибуток, що є порушенням при перевірці.
Помилка 4: Не ведуть облік оренди балонів газу
Якщо балон орендований — орендна плата (~50 грн/балон/міс) є самостійною статтею витрат. Частина підприємців просто ігнорує цю суму як «копійку». Але якщо балонів 5 і оренда 250 грн/міс — за рік це 3 000 грн непідтверджених витрат. Рішення: попросіть постачальника виділяти оренду окремим рядком у рахунку або укласти окремий договір оренди. Обліковуйте на рахунку 949 окремим аналітичним кодом.
Помилка 5: Списують паливо «на рік уперед» або нерівномірно великими партіями
Деякі підприємці купують вугілля або газ у великих обсягах (наприклад, 20 мішків на початку сезону) і одразу списують все на витрати — навіть те, що ще лежить на складі. Це порушення принципу нарахування за Законом про бухгалтерський облік: витрати визнаються в тому звітному місяці, коли вони фактично понесені. Паливо, що залишилося на складі, — це залишок на рахунку 28, а не витрата. Списувати можна лише те, що фактично використано — підтверджено інвентаризацією або актом.
Корисні матеріали для фастфуду
Облік палива — один елемент повної бухгалтерської системи лотка або тонара. Для повного розуміння:
- Бухгалтер для фастфуду — нішевий облік: КВЕДи, ФОП Г2 vs Г3, ПРРО, касова дисципліна
- Як відкрити фастфуд 2026 — покрокова інструкція від реєстрації ФОП до першого продажу
- Дозвіл на лоток, тонар, фуд-трак 2026 — повна процедура отримання дозволу
- Товарний облік — послуга: постановка товарного і матеріального обліку
- Бухгалтерський календар — дедлайни ЄП, ЄСВ, ВЗ і звітності ФОП у 2026