Каждый год ко мне обращаются владельцы шаурмичных и бургерных с одной и той же проблемой: ГНС сняла расходы на уголь или газ как «неподтверждённые», и предпринимателю доначислили налог плюс штраф 10% (25% при доказанном умысле — ст. 123 НКУ). За 27 лет практики я видела этот сценарий десятки раз. Причина всегда одна: топливо для гриля считали мелочью, не оформляли должным образом — и в момент проверки не могли объяснить, на что ушли деньги. В этом материале — полный разбор учёта топлива (угля и баллонного газа) для шаурмы, мангала и гриля: бухгалтерская категория, нормы расхода, документы от поставщика, инвентаризация и 5 ошибок, которые стоят денег.
Почему учёт топлива — отдельная статья для шаурмы/бургерной/тонара
Топливо для гриля — не «мелкие расходы» и не «хозяйственные нужды». Это самостоятельная статья расходов операционной деятельности, у которой своя бухгалтерская логика и отдельные требования к документальному подтверждению. Вот почему её нужно вести отдельно от всего остального:
- Топливо напрямую связано с производством блюд. Без угля или газа нет шаурмы, нет выручки — значит, это прямые расходы операционной деятельности, а не общехозяйственные.
- Объёмы могут быть значительными. При нагрузке 300-400 шаурм в день лоток может расходовать 10-12 баллонов газа в месяц (~12 000-18 000 грн при цене баллона 1 200-1 500 грн). Для ТОВ на общей системе это реальное уменьшение налогооблагаемой прибыли — если правильно оформлено.
- ГНС проверяет «нестандартные» расходы. Если у ФОП Г3 или ТОВ есть крупные расходы на уголь или газ без документов и норм — инспектор задаст вопросы. Ответ «это для мангала» без подтверждающих документов — основание для снятия расхода и штрафа по ст. 123 НКУ в размере 10% от суммы доначисленного налога (25% при доказанном умысле, 50% за повторное умышленное).
- Разные формы налогообложения — разная логика учёта. Для ФОП Г2 и Г3 расходы на топливо не уменьшают налог, но всё равно должны быть документально подтверждены. Для ТОВ на общей системе — уменьшают.
Подробный профиль бухгалтерского учёта в вашем формате — на странице бухгалтер для фастфуда, где разобраны все комбинации КВЕД и системы налогообложения для шаурмичных, бургерных и тонаров.
Если планируете лоток или тонар с нуля — параллельно посмотрите пошаговую инструкцию открытия фастфуда 2026, чтобы сразу заложить разрешительные и учётные процессы.
Бухгалтерская категория: топливо — это субсчёт 203, а не счёт 28
Вот первое, на чём спотыкаются почти все: уголь и газ, которые заведение сжигает в собственном гриле, — это не товар. Счёт 28 «Товары» предназначен только для ценностей, приобретённых для продажи. Топливо для технологических нужд — это производственные запасы, субсчёт 203 «Топливо» счёта 20. Дальше, при списании, оно попадает в расходы — на счёт 23 «Производство», если вы ведёте калькуляцию блюд, или на 91/92/949 в зависимости от направления использования.
Типовая проводка при списании топлива
Стандартная бухгалтерская проводка при списании использованного топлива (после инвентаризации или на основании акта списания):
| Операция | Дебет | Кредит | Пояснение |
|---|---|---|---|
| Оприходование угля/газа от поставщика | 203 (Топливо) | 631 (Поставщики) | На основании накладной или чека ПРРО |
| Оплата поставщику | 631 | 311 / 301 | Расчётный счёт или наличные |
| Списание использованного топлива | 23 (Производство) или 91/92/949 | 203 (Топливо) | На основании акта списания или инвентаризации; счёт расходов выбираете по направлению использования |
| НДС (для ТОВ-плательщиков НДС) | 641 (НДС) | 631 | Входящий НДС возмещается |
Основание — Инструкция о применении Плана счетов (приказ Минфина от 30.11.1999 №291). Характеристика субсчёта 203 (перевод с украинского оригинала): «На субсчёте 203 „Топливо“ (нефтепродукты, твёрдое топливо, смазочные материалы) учитываются наличие и движение топлива, приобретаемого или заготавливаемого для технологических нужд производства, эксплуатации транспортных средств, а также для выработки энергии и отопления зданий». Счёт 28 «Товары» той же Инструкцией предназначен для учёта движения товарно-материальных ценностей, поступивших с целью продажи.
Для ФОП упрощённого учёта — аналог: расходы на топливо записываются в книгу учёта доходов и расходов (для Г3 общая или для ТОВ). Но даже на ФОП Г3 документы обязательны — ГНС может попросить подтвердить расходы при камеральной проверке.
Уголь для мангала: норма ~0,5-1 кг на 10 шаурм
Древесный уголь — основное топливо для мангальных шаурмичных и ресторанов со стейками. В отличие от газа, он даёт характерный аромат дыма, который является частью блюда.
Нормы расхода угля
В Украине нет официально утверждённых норм расхода угля для общественного питания — поэтому предприниматели самостоятельно устанавливают внутренние нормы на основании собственных измерений и фиксируют их в приказе о нормах списания. Типичные эмпирические показатели:
| Тип заведения / гриля | Норма угля | Привязка | Цена при 30-40 грн/кг |
|---|---|---|---|
| Шаурмичная на мангале | 0,5-1 кг | на 10 шаурм | 15-40 грн на 10 шаурм |
| Бургерная на угольном гриле | 0,7-1,2 кг | на 10 бургеров | 21-48 грн на 10 бургеров |
| Стейк-хаус (большие порции) | 1,5-2 кг | на 10 стейков | 45-80 грн на 10 стейков |
| Тонар (шаурма + курица-гриль) | 1-1,5 кг/час | при активном гриле | 30-60 грн/час работы |
Ценовые ориентиры (ориентировочные рыночные цены по состоянию на начало 2026 года, устанавливает поставщик — проверяйте актуальные): древесный уголь — 30-40 грн/кг, мешок 5 кг стоит ~150-200 грн в зависимости от бренда и магазина. Для активного лотка с дневным объёмом 200 шаурм (это 20 десятков) расходы на уголь составляют 0,5-1 кг × 20 = 10-20 кг/день, то есть ~300-800 грн/день, или ~9 000-24 000 грн/мес.
Я советую закладывать в учёт внутренний контрольный порог: если фактические расходы угля отклоняются от нормы более чем на 3% — составляйте акт с причинами (погода, особо крупная партия, новый поставщик). Это не норма закона: единой утверждённой нормы естественных потерь для угля и сжиженного газа в общественном питании не существует, поэтому норматив потерь заведение устанавливает само приказом и подтверждает расчётом. При проверке объяснять придётся любое расхождение — просто чем оно меньше, тем короче объяснение.
Газ баллонный для гриля: аренда баллона + газ
Баллонный газ (пропан-бутан) — наиболее распространённое топливо для газовых грилей, жаровен и пароконвектоматов в фастфуде. Он удобнее угля (не нужен розжиг), но имеет свою учётную специфику.
Структура расходов на газ
Расходы на баллонный газ состоят из двух компонентов:
- Стоимость газа (наполнение). 50-килограммовый баллон стоит ~1 200-1 500 грн — ориентировочная рыночная цена по состоянию на начало 2026 года, устанавливает поставщик. Цену можно проверить на gas.ua или у местных газовых станций.
- Аренда баллона. Если баллон не собственный — арендная плата составляет ориентировочно ~50 грн/мес за баллон (цену устанавливает поставщик, проверяйте актуальную). Некоторые поставщики включают аренду в стоимость наполнения, другие — выставляют отдельно.
Нормы расхода газа для гриля
| Тип оборудования | Норма расхода газа | Привязка | Баллонов 50 кг/мес |
|---|---|---|---|
| Газовый гриль для шаурмы | ~0,5 кг | на 8-10 шаурм | 10-12 баллонов при 300-400 шаурм/день |
| Газовая плита (2-конфорочная) | ~0,1-0,15 кг/час | при активной работе | 3-5 баллонов при 8-час смене |
| Фритюрница газовая | ~0,2-0,3 кг/час | при активной работе | 5-8 баллонов при 8-час смене |
| Пароконвектомат | ~0,15-0,25 кг/час | при активной работе | 4-7 баллонов/мес |
При объёме 300-400 шаурм в день (~10-12 баллонов 50 кг в месяц) ежемесячные расходы на газ составляют примерно: 11 баллонов × 1 350 грн = 14 850 грн/мес плюс аренда баллонов. Это существенная сумма, заслуживающая тщательного документального учёта. Если лоток ещё только выходит на разрешение — порядок процедуры описан в статье про разрешение на лоток, тонар, фуд-трак.
Учёт аренды баллона
Аренда баллона учитывается отдельно от стоимости газа. Если поставщик выставляет их вместе — попросите отдельную строку в накладной. Для ТОВ на общей системе арендная плата относится на счёт 949 — она не является топливом и на субсчёт 203 не попадает. Договор аренды баллонов — обязательный документ, если сумма аренды значительная.
Электроэнергия для холодильников: пропорциональный учёт
Если на лотке или в тонаре есть электрическое оборудование (холодильник для напитков, витрина, электрический гриль), расходы на электроэнергию также являются производственными расходами и должны учитываться отдельно.
Типичные расходы электроэнергии лотка
Для лотка с холодильником (750-1 200 Вт), подсветкой (~100 Вт) и ПРРО (~10 Вт) суммарное потребление составляет примерно:
| Оборудование | Мощность | Часов/сутки | кВт·ч/мес |
|---|---|---|---|
| Холодильная витрина | 200-400 Вт эфф. | 24 | 145-290 |
| Подсветка лотка | 50-150 Вт | 12 | 18-54 |
| ПРРО, планшет | 10-20 Вт | 12 | 4-7 |
| Итого | — | — | ~170-350 кВт·ч/мес |
При тарифе ~6,7 грн/кВт·ч (ориентировочная цена для бизнеса на начало 2026 года — тариф устанавливает ваш поставщик, проверяйте договор) это составляет 1 100-2 350 грн/мес — вполне значительная сумма для небольшого лотка.
Подключение к сети ТРЦ или рынка
Если лоток арендует место в ТРЦ или на рынке, и электричество включено в арендную плату — отдельный учёт не нужен. Но если арендодатель выставляет счёт за электроэнергию отдельно — это самостоятельная статья расходов со счётом 949 (текущие расходы) или 92 (административные расходы) в зависимости от классификации арендодателя в договоре.
Подробнее об открытии лотка и начале работы — в статье как открыть фастфуд шаурма бургер 2026.
Документы от поставщика (накладная, чек, НДС-накладная)
Документальное подтверждение — ключевой аспект учёта топлива. Без него расходы снимут при первой же проверке. В соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности» (ст. 9), каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена первичным документом.
Необходимые документы при покупке топлива
- Расходная накладная — основной первичный документ. Типовой государственной формы расходной накладной не существует: её составляют в свободной форме с обязательными реквизитами первичного документа (ч. 2 ст. 9 ЗУ №996-XIV). Должна содержать: наименование поставщика, дату, название товара (уголь древесный или газ пропан-бутан), количество, цену, сумму. Для ТОВ обязательна; для ФОП — также желательна как основание для расхода.
- Чек ПРРО от поставщика — если поставщик является ФОП или ТОВ, он обязан выдать фискальный чек. Чек подтверждает оплату и вместе с накладной формирует полный пакет.
- НДС-накладная (для ТОВ-плательщиков НДС) — если поставщик является плательщиком НДС, он выписывает НДС-накладную. Она позволяет ТОВ зачесть входящий НДС и уменьшить НДС-обязательства. Регистрируется в Едином реестре НДС-накладных.
- Договор поставки — если вы регулярно покупаете топливо у одного поставщика, рекомендуется заключить рамочный договор. Он подтверждает деловую цель операций и упрощает документооборот.
Что делать, если поставщик — физическое лицо (рыночный продавец)
Покупка угля у «частника» на рынке без каких-либо документов — распространённая практика, но рискованная с точки зрения учёта. В этом случае рекомендуется:
- Попросить хотя бы расписку или товарный чек с подписью продавца.
- Вести внутренний Акт поступления топлива с подписью ФОП или материально ответственного лица.
- Даже при небольших суммах (до 500 грн за раз) приходуйте топливо на субсчёт 203 и списывайте актом — счёт расходов выбираете уже при списании.
Инвентаризация остатков топлива ежемесячно
Инвентаризация топлива — обязательный элемент внутреннего контроля. В соответствии с Положением об инвентаризации активов и обязательств (приказ Минфина от 02.09.2014 №879 — оно заменило старую Инструкцию №69), обязательной является годовая инвентаризация перед составлением годовой отчётности, а частоту остального устанавливает руководитель приказом — для топлива я советую ежемесячно. Важно: Положение №879 распространяется на юридических лиц, поэтому для ФОП инвентаризация по нему не обязательна — это внутренняя управленческая процедура, но именно она даёт основание для акта списания.
Порядок ежемесячной инвентаризации
- В конце месяца (последний рабочий день) — подсчитайте остаток угля (взвесьте) или проверьте показатель веса баллонов газа.
- Сравните с расчётным остатком: начальный остаток + поступления – нормативные расходы = расчётный остаток.
- Оформите Ведомость инвентаризации с подписью ФОП или ответственного лица.
- Если есть расхождение:
- Менее 3% от оборота — в пределах вашего внутреннего контрольного порога, списывается актом. Это ориентир, который вы сами утвердили приказом, а не норма закона.
- Более 3% — нужно письменное объяснение и акт расследования причин (перерасход, неправильные нормы, кража).
- Акт списания топлива — составляется по результатам инвентаризации и является основанием для бухгалтерской проводки Дт 23 (или 91/92/949) Кт 203.
Подробнее о разрешительных документах для открытия лотка — в статье разрешение на лоток тонар фуд-трак 2026.
5 типичных ошибок с учётом топлива
Ошибка 1: Покупают уголь «за наличные» без каких-либо документов
Наиболее распространённая ситуация: владелец шаурмичной едет на рынок, покупает 5 мешков угля за 800 грн — и ничего не оформляет. «Это же мелочь, кто будет проверять?» За 27 лет я видела, как эта «мелочь» становится проблемой при проверке. ГНС спрашивает: «Куда ушли 9 600 грн, списанные на топливо за год?» Если ответа нет — снимают расход и доначисляют штраф 10% по ст. 123 НКУ (25% при доказанном умысле). Решение: хотя бы расписка от продавца или товарный чек — лучше, чем ничего. Идеально — найти поставщика, который выдаёт накладную.
Ошибка 2: Не устанавливают внутренние нормы расхода топлива
Даже если есть документы от поставщика, ГНС может спросить: «Почему у вас расходуется столько угля?» Без утверждённой внутренней нормы объяснить это сложно. Предприниматели думают: «Нормы — это для крупных предприятий». Ошибка. Для фастфуда достаточно одного приказа на 1 страницу: «Норма расхода угля: 0,8 кг на 10 шаурм. Основание: собственный замер от 01.03.2026». Подпись ФОП или директора — и документ готов.
Ошибка 3: Газовый баллон оприходуют вместе с залогом за тару
При покупке первого баллона газа поставщик нередко берёт залог за тару (сам баллон) — ориентировочно 200-500 грн, конкретную сумму устанавливает поставщик. Некоторые предприниматели проводят всю сумму (газ + залог) как расход на топливо. Это ошибка: залог — не расход, а депозит, он отражается на счёте 37 «Расчёты с разными дебиторами». Только стоимость газа приходуется на субсчёт 203 и затем списывается в расходы. При возврате баллона залог возвращается. Если провести залог как расход — у ТОВ завышенные расходы и заниженная прибыль, что является нарушением при проверке.
Ошибка 4: Не ведут учёт аренды баллонов газа
Если баллон арендован — арендная плата (~50 грн/баллон/мес) является самостоятельной статьёй расходов. Часть предпринимателей просто игнорирует эту сумму как «копейки». Но если баллонов 5 и аренда 250 грн/мес — за год это 3 000 грн неподтверждённых расходов. Решение: попросите поставщика выделять аренду отдельной строкой в счёте или заключите отдельный договор аренды. Учитывайте на счёте 949 отдельным аналитическим кодом.
Ошибка 5: Списывают топливо «на год вперёд» или неравномерно крупными партиями
Некоторые предприниматели покупают уголь или газ большими объёмами (например, 20 мешков в начале сезона) и сразу списывают всё на расходы — даже то, что ещё лежит на складе. Это нарушение принципа начисления по Закону о бухгалтерском учёте: расходы признаются в том отчётном месяце, когда они фактически понесены. Топливо, оставшееся на складе, — это остаток на субсчёте 203, а не расход. Списывать можно только то, что фактически использовано — подтверждено инвентаризацией или актом.
Полезные материалы для фастфуда
Учёт топлива — один элемент полной бухгалтерской системы лотка или тонара. Для полного понимания:
- Бухгалтер для фастфуда — нишевой учёт: КВЕДы, ФОП Г2 vs Г3, ПРРО, кассовая дисциплина
- Как открыть фастфуд 2026 — пошаговая инструкция от регистрации ФОП до первой продажи
- Разрешение на лоток, тонар, фуд-трак 2026 — полная процедура получения разрешения
- Товарный учёт — услуга: постановка товарного и материального учёта
- Бухгалтерский календарь — дедлайны ЕН, ЕСВ, ВС и отчётности ФОП в 2026