Бухгалтер для ресторана — РРО, лицензии, кадры, полный цикл

Для большинства ресторанов оптимальна ФОП Г3 5% — разрешён алкоголь с лицензией, нет ограничений на кейтеринг, лимит 10 091 049 грн/год. Г1 и Г2 не «запрещены для алкоголя» полностью: пп. 3 пп. 291.5.1 п. 291.5 ст. 291 НКУ выводит из-под запрета розничную продажу пива, сидра, перри (без добавления спирта) и столовых вин физическими лицами, поэтому пивной формат на Г2 законен при наличии лицензии. Крепкий алкоголь и коктейли — только на общей системе; ТОВ на едином налоге подакцизные товары продавать не вправе вообще — для ресторана с лицензией они неприменимы. ТОВ на ЕН 3% с НДС имеет смысл при аренде в ТРЦ (возврат входящего НДС с аренды) или при нескольких учредителях. Если оборот приближается к 1 млн грн/год уже сейчас — с 2027 года обязательна регистрация плательщиком НДС. Я помогаю выбрать структуру под конкретный объём и формат ресторана до открытия.

Лицензия на розничную торговлю алкогольными напитками выдаётся ГНС по месту торговли (Закон №3817-IX). Стоимость в городе — 3 242,63 грн/квартал за каждый РРО/ПРРО (12 970,50 грн/год). Если в ресторане два РРО (основной зал + бар) — платите за каждый. Срок рассмотрения заявления — 10 рабочих дней (п. 2 ч. 7 ст. 43). Потребуется: заявление, выписка из ЕГР, документы на помещение, копия свидетельства о РРО/ПРРО. Без лицензии: 200 % стоимости реализованных товаров, но не менее 3 МЗП = 25 941 грн (п. 13 ч. 2 ст. 73); конфискации напитков эта норма не предусматривает. Платёж авансовый — до начала каждого следующего квартала (ч. 1 ст. 54); просрочка не аннулирует лицензию автоматически, а даёт ГНС основание принять решение о прекращении её действия (ст. 46). Я готовлю пакет документов и напоминаю о квартальных платежах заранее.

На каждое рабочее место кассира нужен свой зарегистрированный ПРРО с отдельным фискальным номером (порядок регистрации ПРРО — приказ Минфина от 23.06.2020 №317; прямой нормы «ПРРО на кассовую зону» в Законе №265/95-ВР нет): основной зал, летняя терраса, бар с отдельными кассами — это три разных ПРРО. ПРРО Checkbox (0 грн установки) интегрируется с Poster, iiko и Syrve через API: официант закрывает стол в POS, фискальный чек формируется автоматически. Штраф за работу без ПРРО — 100% от суммы операции первый раз, 150% повторно (Закон №265). Для ресторана с ежедневной выручкой 50 000 грн это 50 000 грн за один день без фискализации. Я настраиваю ПРРО, провожу инструктаж персонала, сопровождаю первый рабочий день.

Технологическая карта — это документ с точным весом каждого ингредиента блюда до и после тепловой обработки, выходом порции и себестоимостью. Без тех-карт нет корректного списания продуктов, нет food cost, нет инвентаризации. Формула: food cost % = (себестоимость продуктов на порцию / цена продажи) × 100%. Целевой диапазон для ресторана 25–35%, для бара 15–25%. В Poster/iiko тех-карта привязана к позиции меню: каждый проданный стейк автоматически списывает 280 г говядины, 20 г масла и специи со склада. Я помогаю составить тех-карты, ввести их в систему и настроить автоматическое списание.

Каждый официант — трудовой договор с МЗП 8 647 грн. Зарплатные налоги на одного официанта с МЗП: ЕСВ 22% + ВС 5% + НДФЛ 18% = ~14 100 грн общих затрат. За неоформленного официанта — 86 470 грн штрафа (10 МЗП; для единщиков Г1–Г3 за первое нарушение — предупреждение). Чаевые оформляем одним из двух легальных способов: (1) service charge — фиксированная надбавка (обычно 10%) отдельной строкой в счёте, проводится через РРО и распределяется персоналу с удержанием НДФЛ/ВС; (2) добровольные чаевые с QR-кодом — клиент платит на карту официанта напрямую (не через кассу ресторана), официант самостоятельно декларирует как доход ФОП Г3. Вариант «в конверт» создаёт налоговые риски на всю сумму за весь период.

Рестораны — в топе объектов контрольных закупок ГНС и проверок Гоструда. Моя подготовка включает: (1) ПРРО: проверяю корректность фискализации каждой зоны, Z-отчёты за последние 90 дней, отсутствие «пустых» смен; (2) Алкогольная лицензия: оригинал на объекте, все квартальные платежи проведены, РРО в лицензии совпадает с фактическим; (3) Кадры: трудовые договоры, форма 30-ТМ/ТД на каждого сотрудника в штате, в т.ч. совместители и стажёры; (4) Тех-карты: наличие на каждую позицию меню, подписаны руководителем; (5) Товарный учёт: накладные на весь товар, акты списания, инвентаризационные ведомости. Я готовлю эти документы заранее и присутствую при проверке.

Три основных триггера для перехода: (1) оборот приближается к 10 091 049 грн/год — лимит ЕН Г3; (2) в бизнес входит партнёр-соучредитель — ФОП не позволяет делить бизнес юридически; (3) аренда в ТРЦ с НДС-договором — ТОВ на ЕН 3% с НДС возвращает входящий НДС с аренды и поставок, снижая реальную налоговую нагрузку. Процедура: регистрация ТОВ в ЕГР (5 раб. дней), открытие счёта, перевод алкогольной лицензии (она выдаётся на субъект хозяйствования, нужно переоформление), переподключение ПРРО к новому субъекту. Параллельно ФОП работает до окончания переходного периода. Я координирую все этапы без остановки ресторана.

Переход ресторана сложнее, чем переход обычного ФОП — нужно передать не только декларации, но и ПРРО, алкогольную лицензию, базу тех-карт, историю инвентаризаций и кадровые документы. Мой порядок действий: (1) Запрашиваю у прежнего бухгалтера полный архив: декларации ЕН, книгу учёта, акты инвентаризаций, кадровые документы, настройки ПРРО; (2) Аудит за 3 последних месяца — проверяю корректность фискализации, ежеквартальных платежей по лицензии, начислений зарплаты; (3) Передача ПРРО: меняю ключ ЭЦП, переподключаю кассы, проверяю Z-отчёты; (4) Со следующего месяца веду в штатном режиме. Ресторан ни одного дня не работает без бухгалтера — передача происходит параллельно с текущей работой заведения.