Бухгалтер для ресторана — РРО, лицензии, кадры, полный цикл

Для большинства ресторанов оптимальна ФЛП Г3 5% — разрешён алкоголь с лицензией, нет ограничений на кейтеринг, лимит 10 091 049 грн/год. Г1 и Г2 запрещают торговлю алкоголем с 2021 года — для ресторана с лицензией они неприменимы. ООО на ЕН 3% с НДС имеет смысл при аренде в ТРЦ (возврат входящего НДС с аренды) или при нескольких учредителях. Если оборот приближается к 1 млн грн/год уже сейчас — с 2027 года обязательна регистрация плательщиком НДС. Я помогаю выбрать структуру под конкретный объём и формат ресторана до открытия.

Лицензия на розничную торговлю алкогольными напитками выдаётся Госпродпотребслужбой. Стоимость в городе — ~3 242,63 грн/квартал за один РРО (~12 970 грн/год). Если в ресторане два РРО (основной зал + бар) — платите за каждый. Срок получения — 10 рабочих дней. Потребуется: заявление, выписка из ЕГР, документы на помещение, копия свидетельства о РРО/ПРРО. Без лицензии: штраф 17 294 грн (2 МЗП) + изъятие всего алкоголя. Я готовлю пакет документов и напоминаю о ежеквартальных платежах — просрочка сбора аннулирует лицензию автоматически.

Закон требует отдельный ПРРО на каждую кассовую зону: основной зал, летняя терраса, бар — это три разных ПРРО. ПРРО Checkbox (0 грн установки) интегрируется с Poster, iiko и Syrve через API: официант закрывает стол в POS, фискальный чек формируется автоматически. Штраф за работу без ПРРО — 100% от суммы операции первый раз, 150% повторно (Закон №265). Для ресторана с ежедневной выручкой 50 000 грн это 50 000 грн за один день без фискализации. Я настраиваю ПРРО, провожу инструктаж персонала, сопровождаю первый рабочий день.

Технологическая карта — это документ с точным весом каждого ингредиента блюда до и после тепловой обработки, выходом порции и себестоимостью. Без тех-карт нет корректного списания продуктов, нет food cost, нет инвентаризации. Формула: food cost % = (себестоимость продуктов на порцию / цена продажи) × 100%. Целевой диапазон для ресторана 25–35%, для бара 15–25%. В Poster/iiko тех-карта привязана к позиции меню: каждый проданный стейк автоматически списывает 280 г говядины, 20 г масла и специи со склада. Я помогаю составить тех-карты, ввести их в систему и настроить автоматическое списание.

Каждый официант — трудовой договор с МЗП 8 647 грн. Зарплатные налоги на одного официанта с МЗП: ЕСВ 22% + ВС 5% + НДФЛ 18% = ~14 100 грн общих затрат. За неоформленного официанта — 86 470 грн штрафа (10 МЗП). Чаевые оформляем одним из двух легальных способов: (1) service charge — фиксированная надбавка (обычно 10%) отдельной строкой в счёте, проводится через РРО и распределяется персоналу с удержанием НДФЛ/ВС; (2) добровольные чаевые с QR-кодом — клиент платит на карту официанта напрямую (не через кассу ресторана), официант самостоятельно декларирует как доход ФЛП Г3. Вариант «в конверт» создаёт налоговые риски на всю сумму за весь период.

Рестораны — в топе объектов контрольных закупок ГНС и проверок Гоструда. Моя подготовка включает: (1) ПРРО: проверяю корректность фискализации каждой зоны, Z-отчёты за последние 90 дней, отсутствие «пустых» смен; (2) Алкогольная лицензия: оригинал на объекте, все квартальные платежи проведены, РРО в лицензии совпадает с фактическим; (3) Кадры: трудовые договоры, форма 30-ТМ/ТД на каждого сотрудника в штате, в т.ч. совместители и стажёры; (4) Тех-карты: наличие на каждую позицию меню, подписаны руководителем; (5) Товарный учёт: накладные на весь товар, акты списания, инвентаризационные ведомости. Я готовлю эти документы заранее и присутствую при проверке.

Три основных триггера для перехода: (1) оборот приближается к 10 091 049 грн/год — лимит ЕН Г3; (2) в бизнес входит партнёр-соучредитель — ФЛП не позволяет делить бизнес юридически; (3) аренда в ТРЦ с НДС-договором — ООО на ЕН 3% с НДС возвращает входящий НДС с аренды и поставок, снижая реальную налоговую нагрузку. Процедура: регистрация ООО в ЕГР (5 раб. дней), открытие счёта, перевод алкогольной лицензии (она выдаётся на субъект хозяйствования, нужно переоформление), переподключение ПРРО к новому субъекту. Параллельно ФЛП работает до окончания переходного периода. Я координирую все этапы без остановки ресторана.

Переход ресторана сложнее, чем переход обычного ФЛП — нужно передать не только декларации, но и ПРРО, алкогольную лицензию, базу тех-карт, историю инвентаризаций и кадровые документы. Мой порядок действий: (1) Запрашиваю у прежнего бухгалтера полный архив: декларации ЕН, книгу учёта, акты инвентаризаций, кадровые документы, настройки ПРРО; (2) Аудит за 3 последних месяца — проверяю корректность фискализации, ежеквартальных платежей по лицензии, начислений зарплаты; (3) Передача ПРРО: меняю ключ ЭЦП, переподключаю кассы, проверяю Z-отчёты; (4) Со следующего месяца веду в штатном режиме. Ресторан ни одного дня не работает без бухгалтера — передача происходит параллельно с текущей работой заведения.