Перейти к основному
UA·RU+38 098 175-15-06Telegram
ОТРАСЛЬ

Бухгалтер для кофейни и мини-кафе — РРО, алкоголь, кадры под ключ

Бариста, поставки зерна, винная карта, ПРРО с фискализацией каждого латте — я знаю каждый шаг без сюрпризов от ГНС. без сюрпризов.

Сопровождениеот от 3 500 грн/месили HoReCa-пакет от 25 000 грн/мес
Запуск с нуля5–15 рабочих днейцена по договорённости — каждый кейс индивидуален
Первая консультация30 мин бесплатнодалее по результату
01 · Кому подходит

Кому подходит

Классические кофейни с посадочными местами

Классические кофейни с посадочными местами

Take-away кофейни и кофемобили

Take-away кофейни и кофемобили

Мини-кафе с кофейней и выпечкой

Мини-кафе с кофейней и выпечкой

Спешелти кофейни с обжаркой зерна

Спешелти кофейни с обжаркой зерна

02 · Специфика ниши

Про эту специализацию

Кофейня — это бизнес с тремя «красными» темами одновременно: обязательный РРО с 2022 года, потенциально лицензия на алкоголь (вино, игристое, ликёры) и кадры бариста с МЗП 8 647 грн. Ошибка в любой из них — штраф от 17 до 86 тыс. грн. Я веду учёт для кофеен от 2-3 столиков до сети 5 точек — знаю, как легально работать с минимальной налоговой нагрузкой.

Кофейня в 2026 году — это бизнес под минимум тремя регуляторами: ГНС (РРО и ЕН), Госпродпотребслужба (лицензия на алкоголь и санитарные нормы) и Гоструда (оформление бариста). Ошибка в любой точке — штраф. РРО обязателен с 2022 года, лицензия на алкоголь стоит 12 970,50 грн/год (3 242,63 грн/квартал, платёж поквартальный), за неоформленного бариста — 86 470 грн (10 МЗП). Я веду учёт для кофеен с 2018 года: настраиваю ПРРО Checkbox с интеграцией Poster, готовлю документы на алкогольную лицензию, оформляю кадры и веду полный документооборот. За всё время ни одного клиента не зацепила проверка Госпродпотребслужбы или Гоструда.

Можно ли продавать вино без лицензии на алкоголь?

Нет. Любая продажа алкоголя (вино, игристое, ликёры в кофе) требует лицензии. Стоимость — 12 970,50 грн/год (3 242,63 грн/квартал, платёж поквартальный). Без лицензии — штраф 25 941 грн (3 МЗП) и изъятие товара.

РРО — отдельный чек на каждый латте?

Да. Каждый расчёт с клиентом (наличные или карта) = фискальный чек ПРРО. Интегрирую Checkbox с POS-системой кафе (Poster, Posterall) — чек формируется автоматически из рецептуры.

Бариста на стажировке без зарплаты — это законно?

Нет. Любой работник в вашем штате (даже «на пробу 3 дня») должен быть оформлен с МЗП. За неоформленного — 86 470 грн штрафа.

Поставщик зерна не даёт налоговую накладную — что делать?

На Г3 (5%) без НДС — это некритично. На Г3 (3% с НДС) — это потеря входящего НДС. На ООО — обязательно искать НДС-поставщиков.

03 · КВЭДы

КВЭДы для вашей отрасли

Правильный КВЭД — основа легальной деятельности. Если в выписке из ЕГР отсутствует нужный код, вы фактически оказываете услуги, на которые не зарегистрированы.

КодНазвание и применениеРекомендация
56.10

Деятельность ресторанов, предоставление услуг мобильного питания

Основной КВЭД для кофейни с посадочными местами и кофемобиля. Разрешает продажу напитков, выпечки, лёгких блюд.

 Основной
56.30

Обслуживание напитками

Отдельный КВЭД для баров и кофеен с акцентом на напитки (в том числе алкогольные). Нужен при продаже вина/коктейлей.

 Основной
47.11

Розничная торговля в неспециализированных магазинах продуктами

Если параллельно продаёте зерно/чай в упаковке take-away как товары.

дополнительный
47.81

Розничная торговля с лотков продуктами

Для кофемобилей и ярмарочных точек.

дополнительный
10.83

Производство чая и кофе

Если обжариваете зерно сами (микроростер) и продаёте другим заведениям.

дополнительный
04 · Группа ЕН

Какую группу единого налога выбрать

Выбор группы — самое влиятельное решение для ваших налогов. Ошибка обходится в 10–40% лишних платежей в месяц.

Г2 — фиксированный платёж

НЕ подходит кофейне с алкоголем. Возможно для безалкогольной take-away.

4 496,44 грн/мес

  • Фиксированная сумма
  • До 10 наёмных
  • Запрещена продажа алкоголя на Г1-2
  • Запрещён корпоратив (кейтеринг)
  • Лимит 7 211 598 грн/год
Рекомендую

Г3 — 5%

Классическая кофейня с алкоголем или без, с оборотом до 10 млн/год.

5% + 1 902,34 ЕСВ + 1% ВС

  • Разрешён алкоголь с лицензией
  • Корпоративы без ограничений
  • Лимит 10 091 049 грн/год
  • Не возвращается входящий НДС — переплата при высоких НДС-расходах

ООО на ЕН 3% с НДС

Сеть 3+ точек или кофейня в ТРЦ с НДС-арендой.

3% + 20% НДС отдельно (минус входящий)

  • Возвращается входящий НДС (аренда, поставки)
  • Можно несколько учредителей и дивиденды
  • Нет личной ответственности
  • Месячная декларация по НДС
  • Дивиденды 9% НДФЛ + 5% ВС
05 · РРО и лицензии

РРО и лицензирование

ПРРО обязателен — интегрирую с Poster POS

Каждый расчёт с клиентом (наличные, карта, Apple Pay) = фискальный чек ПРРО. Интеграция Checkbox с Poster позволяет формировать чек автоматически с рецептурой каждого напитка. Штраф за работу без ПРРО — 100% от суммы операции в первый раз, 150% повторно.

Исключение: Исключений для заведений питания нет.

Лицензия на алкоголь — 12 970,50 грн/год (3 242,63 грн/квартал)

Любая продажа алкогольных напитков (вино, игристое, ликёры, виски) требует лицензии Госпродпотребслужбы. Стоимость 12 970,50 грн/год (3 242,63 грн/квартал, платёж поквартальный), срок получения 10 рабочих дней. Без лицензии — штраф 25 941 грн (3 МЗП) и изъятие товара. Без алкоголя — лицензия не нужна.

Стоимость

12 970,50 грн/год (3 242,63 грн/квартал)

Срок

10 рабочих дней

Орган

Госпродпотребслужба

06 · Налоги

Сколько налогов — реальные примеры

Расчёты по актуальным ставкам 2026: МЗП 8 647 грн, ЕСВ 1 902,34 грн, ВС 864,70 грн.

Кофейня take-away без алкоголя — Г3 (5%)

Доход: 300 000 грн/мес

Единый налог (5%)15 000,00 грн
ЕСВ1 902,34 грн
Военный сбор (1%)3 000,00 грн
Зарплатные налоги 2 бариста (МЗП)~11 000 грн
Итого в месяц30 902,34 грн
Эффективная ставка10,30%

Без алкоголя, 2 бариста-наёмных на МЗП, ПРРО Checkbox + Poster.

Кофейня с вином в ТРЦ — ООО ЕН 3% с НДС

Доход: 600 000 грн/мес

Единый налог (3%)18 000,00 грн
НДС 20% с продаж120 000,00 грн
НДС к возврату (аренда+поставки)−65 000,00 грн
Зарплатные налоги 4 бариста~28 000 грн
Алкогольная лицензия (12 970,50/12)~1 081 грн
Итого в месяц102 081 грн
Эффективная ставка17,01%

Аренда в ТРЦ 80 000 грн/мес с НДС, поставщики на НДС — возврат 65 тыс/мес.

07 · Типичные ошибки

Типичные ошибки и как их избежать

Это реальные ситуации, с которыми предприниматели этой отрасли обращаются ко мне на восстановление учёта.

Ошибка

Продажа вина без алкогольной лицензии

Последствие

Штраф 25 941 грн (3 МЗП) + изъятие товара + запрет деятельности до получения лицензии.

Как избежать

Или полный отказ от алкоголя, или получение лицензии за 10 рабочих дней. Готовлю документы.

Ошибка

Бариста «на стажировке» без оформления

Последствие

Проверка Гоструда — 86 470 грн штрафа за каждого.

Как избежать

Любой работник в штате — трудовой договор с МЗП 8 647 грн с первого дня.

Ошибка

ПРРО не интегрирован с Poster — чеки пробивают вручную

Последствие

Непереданный чек = 1 020 грн штрафа. При 150 чеков/день — 153 000 грн/сутки теоретического штрафа.

Как избежать

Интеграция Checkbox с Poster через API. Чек формируется автоматически из рецептуры.

Ошибка

Кофейня на Г2 продаёт алкоголь

Последствие

Запрет ЕН Г1-2 для торговли алкоголем — переход на общую систему принудительно + штраф.

Как избежать

С алкоголем — только Г3 (5%) или ООО. Г2 без алкоголя.

Ошибка

Наличные с выручки не сдаются в банк, остаётся свыше 50 000 грн/день

Последствие

Нарушение лимита НБУ — штраф 25% от суммы превышения.

Как избежать

Веду учёт ежедневной наличной выручки. Инкассация в банк при приближении к лимиту.

Что изменилось в 2026 для вашей отрасли

Слежу за всеми изменениями и вовремя адаптирую учёт клиентов.

С 1 января 2026

МЗП 8 647 грн

Зарплата бариста — минимум 8 647 грн + ~5 460 грн зарплатных налогов = ~14 107 грн затрат на одного.

С 2027

НДС для ФЛП свыше 1 млн грн

Большинство кофеен с выручкой 100 000+ грн/мес попадут под НДС. Готовлю переход на ООО или регистрацию плательщиком НДС заранее.

• · Реальные кейсы

Реальные кейсы из практики

Анонимизированные истории клиентов — без имён и скринов, но с конкретными шагами, сроками и стоимостью.

Реальный кейс

Кафе на 30 мест в Киевской области — запустили за 5 рабочих дней

Кафе с кухней и отелем. Владелец пришёл с идеей — через неделю работал, принимал гостей и пробивал чеки через ПРРО. Сделали легально с первой гривны: два ФЛП, лицензия на алкоголь, ПРРО с Poster, форма 20-ОПП.

Тип заведения

Кафе с кухней + отель

Размер

30 посадочных мест

Регион

Киевская область

КВЭДы

56.10 + 56.30 + гостиничный

Структура

ФЛП общая (алкоголь) + ФЛП Г3 (кухня + отель)

Длительность

5 рабочих дней

Стоимость услуг

25 000 грн

  1. Составили технологические карты на все позиции меню
  2. Внесли меню и данные с тех карт в Poster POS
  3. Внесли приход продуктов и напитков на склад
  4. Оформили лицензию на алкоголь и настроили квартальные платежи
  5. Зарегистрировали ключи ЭЦП в ГНС и запустили ПРРО Checkbox
  6. Подали форму 20-ОПП — уведомление об объектах налогообложения
  7. Запустили заведение — первый фискальный чек на 5-й рабочий день

Что не входилоКлиент отдельно оплачивал подписку Poster POS и ключи ЭЦП — это фиксированные расходы заведения, которые не зависят от бухгалтера. Остальное (тех карты, лицензия, регистрации, настройка, форма 20-ОПП) — всё включено в 25 000 грн.

Самый сложный этапСамый сложный этап — технологические карты. Владельцы обычно не умеют составлять их правильно или просто ленятся. Без корректных тех карт Poster не посчитает себестоимость, а вы не увидите настоящий food cost. Если беретесь сами — закладывайте 2 дня именно на этот шаг.

Кейс

Ресторан во время войны — восстановили учёт с нуля

Достался ресторан, где бухгалтерия фактически не велась. Потенциальные штрафы могли быть очень большими. Восстановили учёт полностью, сняли все риски, заведение продолжает спокойно работать.

Состояние на старте

Учёт практически отсутствовал

Риск

Большие потенциальные доначисления и штрафы

Результат

Все риски устранены, проверки ГНС не зацепили

08 · Услуги

Что входит в работу

Регистрация ФЛП Г3 или ООО с КВЭД 56.10, 56.30
Лицензия на алкоголь — подготовка документов
Интеграция ПРРО Checkbox с POS Poster
Кадровый учёт бариста — трудовые договоры, графики
Учёт списания продуктов, инвентаризация
Месячная отчётность, квартальные декларации

Связанные услуги

ФЛП — единый налог

Вся отчётность для ФЛП 1, 2 и 3 группы — без стресса, дедлайнов и штрафов. Вы занимаетесь бизнесом, я — документами.

Подробнее →

Рестораны и кафе

Бухгалтерия для ресторанов и кафе — от открытия с нуля до ежедневного учёта с учётом специфики HoReCa.

Подробнее →

Настройка РРО / ПРРО с нуля

Подключаем РРО или ПРРО с нуля — регистрация в ГНС, настройка программы, интеграция с эквайрингом и обучение кассира. Готово за 1-3 дня.

Подробнее →
Партнёры
09 · FAQ

Часто задаваемые вопросы

Какая группа ЕН для кофейни?

Г3 5% — в 90% случаев. Г2 не подходит, если вы продаёте алкоголь (запрещено на Г1-2 с 2021 года). ООО на ЕН 3% с НДС — для сети или при аренде в ТРЦ с НДС-договором.

Нужна ли лицензия на алкоголь?

Да, если продаёте любой алкоголь: вино, игристое, шампанское, ликёры, виски-кофе. Лицензия стоит 12 970,50 грн/год (3 242,63 грн/квартал). Выдаётся Госпродпотребслужбой за 10 рабочих дней. Я готовлю документы.

РРО обязателен с первого дня?

Да. С 2022 года любое заведение питания с наличными или карточными расчётами = ПРРО с первого чека. ПРРО Checkbox — 0 грн установки.

Как оформить бариста?

Трудовой договор с МЗП 8 647 грн. Зарплатные налоги на одного: ЕСВ 22% + ВС 5% + НДФЛ 18% = ~14 100 грн общих затрат на бариста с МЗП. Если платите больше — больше и налогов.

Учёт молока, зерна, сиропов — как вести?

На Г3 без НДС — упрощённый товарный учёт (поступление + списание). На ООО — полноценный с карточками складского учёта. Я веду через Poster (POS) — он автоматически списывает продукты по рецептуре каждого напитка.

Сколько стоит ведение кофейни у вас?

От 3 500 грн/мес для соло-кофейни с 1-2 бариста и без алкоголя. От 7 500 грн/мес для кофейни с алкоголем и 3+ работниками. От 15 000 грн/мес для сети 3+ точек. Первая консультация бесплатна.

Что будет, если ГНС проведёт контрольную закупку без ПРРО?

Кофейня — самый частый объект контрольных закупок в HoReCa. Инспектор приходит как обычный клиент, покупает кофе + круассан за 150 грн, ждёт фискальный чек. Если чека нет — протокол на месте. Штраф за работу без ПРРО — 100% от суммы операции первый раз, 150% повторно (Закон №265). При обороте 80 000 грн/мес за год неоформленных продаж доначисление выходит 960 000 грн штрафа. Если ФЛП вообще не зарегистрировано — дополнительно 86 470 грн (10 МЗП) за незарегистрированный доход + 18% НДФЛ + 5% ВС за весь период + штраф 25% (первый раз) или 50% (повторно). За неоформленного бариста — ещё 86 470 грн. ФЛП Г3 (5%) + ПРРО Checkbox (бесплатно) + официальный бариста на МЗП — это 8 000–14 000 грн/мес налогов и полная легальная защита. Контрольную закупку проходим без единого шанса для протокола.

10 · Ещё

Что ещё посмотреть

Другие отрасли

Бухгалтер для IT-фрилансера и IT-компании

Иностранные клиенты, валюта, сложные договора — и при этом нулевые проблемы с ГН…

Бухгалтер для врача и частной клиники

Лицензия МОЗ, РРО, пациенты-юридические лица, страховые компании — медицинская п…

Бухгалтер для интернет-магазина и маркетплейса

Rozetka, Prom, Instagram-магазин или собственный сайт — продаёте онлайн? Я знаю …

11 · Углубить

Углубить тему

КАК ЭТО РАБОТАЕТ

Покажу процесс работы от первого звонка до закрытого месяца

5 шагов, снимающих вопрос «что будет после контакта?»

Поговорить

Первый разговор — без обязательств. Рассказываете о бизнесе, я говорю, как могу помочь.

Написать в Telegram
+38 098 175-15-06lb.murashko@gmail.com

пн–пт · 09:00–18:00 · Киев

Отвечаю в рабочее время, в тот же день.

Людмила Мурашко
27+ лет опыта0 штрафов с 1999

Написать или позвонить

Расскажите о бизнесе — отвечу сегодня.

Відповідаю того ж дня.