Зарплата и кадры

Нет, если у вас нет наёмных работников — кадровый учёт не нужен. Но если есть хотя бы один — весь пакет документов, уведомление ГНС и ежемесячная отчётность обязательны.

Зависит от ситуации: трудовой договор, ГПД или предпринимательский договор между ФЛП. Каждый вариант имеет свои налоговые и правовые последствия. Проконсультирую и подберу оптимальный вариант для вашей ситуации.

Расклад по МЗП 8 647 грн на полную ставку: НДФЛ 18% = 1 556,46 грн (удерживается с работника, КБК 11010100), военный сбор 5% = 432,35 грн (удерживается с работника, КБК 11011000), ЕСВ 22% = 1 902,34 грн (за счёт работодателя, КБК 71010000, не может быть меньше — это минимум). То есть из начисленных 8 647 грн работник на руки получает 6 658,19 грн, а вам как работодателю операция обходится 8 647 + 1 902,34 = 10 549,34 грн. Я веду расчёты по 50+ зарплатным ведомостям ежемесячно — рассчитать точно вашу ситуацию удобно здесь: /calculator/.

Базовый тариф: до 5 наёмных — 300–500 грн/мес дополнительно к основному тарифу за ФЛП/ООО. 6–10 наёмных — 800–1 000 грн/мес. 11–20 — 1 200–1 500 грн/мес. 20+ — по договорённости. Сюда входит: начисление зарплаты, удержание НДФЛ и ВС, начисление ЕСВ, больничные и отпускные, уведомление ГНС о приёме/увольнении (обязательно ДО первого дня работы!), квартальный объединённый отчёт с 4ДФ, кадровые приказы, штатное расписание. Для сравнения: бухгалтерская фирма за 5 наёмных возьмёт 1 800–2 500 грн/мес плюс отдельную плату за каждый приказ.

Объединённый отчёт с приложением 4ДФ (начисление НДФЛ и ВС) и приложением Д1 (ЕСВ) подаётся ежеквартально — до 40 дней после окончания квартала (то есть до 10 мая, 10 августа, 10 ноября, 10 февраля). Штраф за неподачу — 1 020 грн первый раз, далее 2 040 грн. Если в отчёте ошибка (не тот РНОКПП работника, неправильная сумма) — штраф 1 020 грн за каждую ошибку. Я подаю отчёты за 7–10 дней до дедлайна, чтобы успеть исправить, если ГНС вернёт с замечанием. Смотрите /calculator/penalty/ — посчитаете конкретно для своего случая.

Уплата ЕСВ за наёмных — до 20-го числа месяца, следующего за отчётным. Просрочка влечёт: пеня 0,1% от суммы за каждый день задержки (через 30 дней — это уже 3% от суммы, через год — 36,5%), штраф 20% от суммы долга при просрочке более 30 дней. Пример: задержали ЕСВ 1 902,34 грн на 60 дней — пеня 114 грн + штраф 380 грн = 494 грн "просто так". Отдельно: если ЕСВ не уплачен, у работника не идёт страховой стаж, и он может подать жалобу в Гоструд — это уже другая история. Я ставлю автонапоминания и контролирую уплату до 18-го числа, чтобы был запас. Рассчитать штраф для вашего случая: /calculator/penalty/.

Передача дел по зарплате делается поэтапно, чтобы работники не пропустили выплату. Алгоритм: 1) экспресс-аудит — смотрю штатное расписание, табели, последние ведомости, правильно ли начислен НДФЛ 18%, ВС 5%, ЕСВ 22% от МЗП 8 647 грн (минимум 1 902,34 грн на человека); 2) предыдущий бухгалтер передаёт базы (1С/Medoc), приказы, карточки работников, доступ к Кабинету ГНС; 3) сверка с карточками ГНС — нет ли скрытых долгов по объединённому отчёту или 4ДФ; 4) первый месяц ведения в параллель — чтобы исключить риск пропустить выплату или уведомление о приёме. 3–5 рабочих дней, и все ваши сотрудники получают зарплату вовремя через новую систему. Рассчитать свою зарплатную ситуацию: /calculator/.

На полной ставке — нет. Минимальная зарплата в 2026 году — 8 647 грн/мес, и начисление на полную ставку не может быть меньше. Даже если работник реально отработал меньше, за полную занятость вы обязаны начислить не менее 8 647 грн. Исключение — неполная ставка (0,5, 0,25): тогда зарплата пропорциональна, но ЕСВ всё равно считается от полной минималки. Оплата «в конверте» ниже минималки = штраф по ст. 265 КЗоТ. Я слежу, чтобы ваши начисления соответствовали минимальным требованиям и вы не попали под санкции Гоструда.

Главная ловушка: ЕСВ 22% считается от фактической зарплаты, НО не может быть меньше минимального — 1 902,34 грн/мес (22% от минималки 8 647 грн). Пример: работник на 0,5 ставки с окладом 4 323,50 грн. ЕСВ от этой суммы = 951,17 грн, что меньше минимума, значит доплачиваете ЕСВ до 1 902,34 грн за счёт работодателя. НДФЛ 18% и ВС 5% при этом удерживаются с фактических 4 323,50 грн (778,23 + 216,18 грн). Исключение — если это не основное место работы: тогда ЕСВ считается от фактической зарплаты без доведения до минимума. Знаю все эти нюансы и считаю правильно.

С 01.07.2026 изменились банковские счета (IBAN) для военного сбора — основание Закон №4908-IX от 10.06.2026. Это касается и ВС, удержанного с зарплаты наёмных (КБК 11011000 — сам код не изменился). Если после 1 июля перечислить ВС на старый счёт, платёж НЕ зачислится, вернётся как «невыясненное поступление», и у вас появится недоимка + штраф. НДФЛ (КБК 11010100) платится как и раньше. Актуальные реквизиты ВС берутся ТОЛЬКО из Электронного кабинета, раздел «Счета для уплаты платежей» — они индивидуальны по региону. Я обновила платёжные реквизиты всем клиентам-работодателям ещё до 1 июля, чтобы ни одна зарплатная выплата не «зависла».