ФОП с наёмным работником — это уже не просто «я и моё дело». Как только вы подписываете первый трудовой договор, вы становитесь работодателем со всеми обязательствами перед государством: начисляете зарплату, уплачиваете налоги, подаёте отчётность. Хорошая новость — это вполне реально даже без юридического образования. Плохая — штрафы за ошибки здесь значительно больше, чем для ФОП без работников.
В этой статье объясним пошагово: что меняется, когда вы нанимаете человека, сколько это реально стоит, какую отчётность сдавать и как не получить штраф во время проверки.
Сколько работников можно иметь на каждой группе ЕН?
Не все группы единого налога позволяют нанимать людей. Вот чёткая таблица:
| Группа ЕН | Разрешён найм? | Лимит работников | Примечание |
|---|---|---|---|
| Группа 1 | ❌ Нет | 0 | Только личный труд |
| Группа 2 | ✅ Да | До 10 человек | Учитываются все одновременно занятые |
| Группа 3 | ✅ Да | Без ограничений | Лимит только по доходу (10 091 049 грн/год в 2026) |
| Общая система | ✅ Да | Без ограничений | Но НДС при >1 млн грн дохода |
Как официально принять работника: 5 шагов?
Приём на работу — это не просто договорённость «ты выходишь в понедельник». По закону нужно пройти несколько обязательных шагов:
- Заключить трудовой договор. Это письменный документ, где указаны должность, оклад, режим работы и срок. Может быть бессрочным или срочным (например, на время декрета другого работника). Документ подписывают обе стороны.
- Издать приказ о приёме на работу. Это внутренний документ ФОП. Даже если у вас нет отдела кадров — приказ нужен. Хранится вместе с договором. Приказ идёт раньше уведомления в ГНС, и это не вопрос удобства: ч. 3 ст. 24 КЗоТ прямо говорит, что «работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением работодателя, и уведомления … о принятии работника на работу». Практическая причина та же: в форме уведомления указываются номер и дата приказа, поэтому подать его раньше приказа технически невозможно.
- Подать уведомление в ГНС. Это обязательно! Уведомление подаётся до начала работы работника по заключённому трудовому договору (постановление КМУ от 17.06.2015 №413) — через Кабинет плательщика или через бухгалтера, по форме согласно приложению 1 к этому постановлению. Требования «за один день заранее» норма не содержит: можно подать и в тот же день, но до момента, когда человек фактически приступил к работе. Если приказ издан, а уведомление не подано или подано с опозданием — это «нарушение других требований законодательства о труде»: 8 647 грн (1 минимальная зарплата) за каждое такое нарушение (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Если же нет ни приказа, ни уведомления, а человек уже работает — Гоструда квалифицирует это как фактический допуск без оформления: 86 470 грн; для юрлиц и ФОП — плательщиков ЕН 1–3 групп абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗоТ предусматривает за этот состав именно предупреждение (это самостоятельная санкция, а не льгота «за первое нарушение»), а за повторное в течение двух лет нарушение действует абз. 3 ч. 2 ст. 265 — 259 410 грн, и предупреждения там уже нет.
- Ознакомить с правилами охраны труда. Подпись под журналом инструктажа — обязательна. Во время инспекции Гоструда это первое, что проверяют.
- Открыть личное дело (папку с документами: копия паспорта, ИНН, трудовая книжка или сведения о ней).
Сколько на самом деле стоит один работник: все налоги?
Минимальная зарплата в 2026 году — 8 647 грн. Это сумма «грязными» (до удержания налогов), ниже которой ФОП платить не может. Но реальные расходы работодателя больше: от начисленной зарплаты дальше считаются все налоги и взносы. Разберём на конкретном примере:
| Что платим | Кто платит | Ставка | Сумма (при зарплате 15 000 грн) |
|---|---|---|---|
| НДФЛ (налог с доходов физических лиц) | Удерживаем из зарплаты работника | 18% | 2 700 грн |
| Военный сбор (ВС) | Удерживаем из зарплаты работника | 5% | 750 грн |
| ЕСВ (единый социальный взнос) | Платит работодатель сверху | 22% | 3 300 грн |
| Итого расходов работодателя | 18 300 грн | ||
| Работник получает на руки | 11 550 грн |
Какую отчётность сдавать за наёмных работников?
Наличие хотя бы одного наёмного работника сразу увеличивает количество отчётов:
| Отчёт | Куда подавать | Когда | Что содержит |
|---|---|---|---|
| Уведомление о приёме работника на работу (приложение 1 к постановлению КМУ №413) | ГНС | До начала работы по трудовому договору | ФИО, ИНН, дата начала работы |
| Объединённая отчётность (НДФЛ + ВС + ЕСВ) | ГНС | Ежеквартально, до 40-го дня после квартала | Все начисления и удержания по каждому работнику |
| Расчётные листки | Работнику | Ежемесячно при выплате зарплаты | Начисления, удержания, выплата |
Как работают отпуск и больничный у ФОП?
Отпуск. Каждый работник имеет право на 24 календарных дня ежегодного оплачиваемого отпуска. ФОП рассчитывает и выплачивает отпускные самостоятельно. Формула: среднедневной заработок × количество дней отпуска. Выплатить нужно не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.
Больничный (первые 5 дней). Первые 5 дней болезни оплачивает работодатель — то есть вы как ФОП. Начиная с 6-го дня — за счёт Пенсионного фонда Украины (ПФУ), который с 2023 года администрирует выплаты по больничным вместо ликвидированного Фонда соцстрахования. Процент оплаты зависит от стажа: до 3 лет — 50% среднего заработка, 3–5 лет — 60%, 5–8 лет — 70%, более 8 лет — 100%.
Какие штрафы Гоструда — чего бояться?
В 2026 году действует мораторий на плановые и (с исключениями) внеплановые меры государственного надзора — постановление КМУ от 13.03.2022 №303. Но Гоструда это не останавливает: ст. 16 Закона №2136-IX прямо разрешает внеплановую проверку по заявлению работника или профсоюза, в том числе по неоформленным трудовым отношениям. То есть риск приходит не «по графику», а от жалобы. Самые большие штрафы — именно за неофициальное трудоустройство:
- Неоформленный работник (фактический допуск без трудового договора): 86 470 грн (10 МЗП) за каждого, абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗоТ; для юрлиц и ФОП — плательщиков ЕН 1–3 групп тот же абзац предусматривает вместо штрафа предупреждение — это самостоятельная санкция, а не льгота «за первое нарушение»; за повторное в течение двух лет нарушение действует абз. 3 ч. 2 ст. 265 — 259 410 грн (30 МЗП), и предупреждения там уже нет. На ФОП на общей системе и на плательщиков ЕН 4 группы предупреждение не распространяется
- Зарплата ниже МЗП при полной ставке: 17 294 грн (2 МЗП) за каждого работника
- Несвоевременная выплата зарплаты более одного месяца: 25 941 грн (3 МЗП)
- Нарушение режима труда (сверхурочные без разрешения) и другие нарушения трудового законодательства: 8 647 грн (1 МЗП) за каждое нарушение
- Неподача или несвоевременная подача уведомления в ГНС (когда приказ издан и зарплата начисляется): 8 647 грн (1 МЗП), абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗоТ