Товарный и складской учёт для ФОП и ТОВ — онлайн бухгалтер

ФОП 2 группы не обязан вести бухгалтерский учёт в полном объёме. Типовая форма Книги учёта доходов отменена с 01.01.2021 — учёт доходов ведётся в произвольной форме (бумажной или электронной) с помесячным отражением полученных доходов (п. 296.1 НКУ), расходы на 2 группе не учитываются вообще. Товарный учёт нужен для понимания реальной прибыли и для правильного оприходования при проверке.

По закону — не реже 1 раза в год перед составлением годовой финотчётности. Но для ресторанов и торговли рекомендую раз в месяц или квартал — это помогает выявлять недостачи вовремя.

Для чистых услуг (консультации, репетиторство, услуги салона красоты без продажи косметики, IT-услуги) — товарный учёт как таковой НЕ нужен. Книга учёта доходов — обязательна (для Г1 и Г2) или книга доходов и расходов (для Г3). Если вы ФОП Г2 и наряду с услугами продаёте товар (например, парикмахер продаёт шампуни клиентам) — то по товарам уже нужен минимальный учёт: оприходование по накладной от поставщика, списание при продаже через ПРРО. Иначе при проверке ГНС может дописать товар в "неоформленный доход" с налогом + штрафом 10%. Я настрою простой товарный модуль в 1С или Excel — если у вас небольшая номенклатура (10–50 позиций), этого хватит.

Зависит от размера и специфики. Для небольшой торговли (1 точка, до 200 SKU) — 1С Бухгалтерия Украины или облачный BAS Малый бизнес (от 500 грн/мес). Для ресторанов и кафе — Б-52 (специфика HoReCa, технологические карты) или Poster POS с учётом. Для оптовой торговли — 1С Управление торговлей. Для дропшиппинга и онлайн — интеграция 1С с Rozetka/Prom (делаю настройку). Excel — подходит ТОЛЬКО для очень малых ФОП до 50 позиций без НДС и РРО — дальше становится бомбой замедленного действия. В Vchasno удобно вести акты и первичку, интегрируется с 1С. Подбираю стек под ваш бизнес — чтобы не платить 5 000 грн/мес за ПО, которое вам не нужно.

Кассовый учёт — это когда доход признаётся не по дате отгрузки товара, а по дате получения денег (а расход — по дате их уплаты). Для ФОП на ЕН кассовый метод обязателен ВСЕГДА — без исключений. То есть доход = поступление на счёт или наличные, независимо от того, когда товар отгружен. Для ТОВ на общей системе — по умолчанию метод начисления (доход по дате акта/расходной), но есть исключения. Это важно для ВЭД: если клиент-нерезидент заплатил в декабре 2025, а акт подписали в январе 2026 — для ФОП это доход 2025 года (по дате денег). Ошибка здесь = неправильная декларация = доначисление. Смотрю по вашей ситуации индивидуально.

По закону — не реже 1 раза в год перед годовой финотчётностью (срок до 31 декабря). Для торговли и ресторанов я делаю ежемесячно или ежеквартально — иначе недостачи и "усушки" превращаются в серьёзные деньги незаметно. Алгоритм: 1) приказ руководителя об инвентаризации (дата, состав комиссии из 3+ человек, объект инвентаризации), 2) физический пересчёт с оформлением инвентаризационных описей по форме инв-3, 3) сверка факт vs учёт на дату инвентаризации, 4) выявление недостач/излишков, 5) решение руководителя — недостача в пределах естественной убыли (0,1–2% от оборота) списывается на расходы; сверх нормы — на материально ответственное лицо или с удержанием НДФЛ 18%. Документы храним 3 года. Для производства и опта — ещё обязательно при смене материально ответственного.