Товарний та складський облік для ФОП і ТОВ — онлайн бухгалтер

ФОП 2 групи не зобов'язаний вести бухгалтерський облік у повному обсязі, але книга обліку доходів (і витрат) є обов'язковою. Товарний облік потрібен для розуміння реального прибутку і для правильного оприбуткування при перевірці.

За законом — не рідше 1 разу на рік перед складанням річної фінзвітності. Але для ресторанів і торгівлі рекомендую раз на місяць або квартал — це допомагає виявляти нестачі вчасно.

Для чистих послуг (консультації, репетиторство, послуги салону краси без продажу косметики, IT-послуги) — товарний облік як такий НЕ потрібен. Книга обліку доходів — обов'язкова (для 1 і 2 групи) або книга доходів і витрат (для 3 групи). Якщо ви ФОП 2 групи і поряд з послугами продаєте товар (наприклад, перукар продає шампуні клієнтам) — то по товарах вже потрібен мінімальний облік: оприбуткування за накладною від постачальника, списання при продажу через ПРРО. Інакше при перевірці ДПС може дописати товар у "неоформлений дохід" з податком + штрафом 25%. Я налаштую простий товарний модуль у 1С або Excel — якщо у вас невелика номенклатура (10–50 позицій), цього вистачить.

Залежить від розміру і специфіки. Для маленької торгівлі (1 точка, до 200 SKU) — 1С Бухгалтерія Україна або хмарний BAS Малий бізнес (від 500 грн/міс). Для ресторанів і кафе — Б-52 (специфіка HoReCa, технологічні карти) або Poster POS з обліком. Для оптової торгівлі — 1С Управління торгівлею. Для дропшипінгу і онлайн — інтеграція 1С з Розеткою/Пром (роблю налаштування). Excel — підходить ТІЛЬКИ для дуже малих ФОП до 50 позицій без ПДВ і РРО — далі стає бомбою сповільненої дії. У Vchasno зручно вести акти й первинку, інтегрується з 1С. Підбираю стек під ваш бізнес — щоб не платити 5 000 грн/міс за софт, який вам не потрібен.

Касовий облік — це коли дохід визнається не за датою відвантаження товару, а за датою отримання грошей (а витрата — за датою їх сплати). Для ФОП на ЄП касовий метод обов'язковий ЗАВЖДИ — без винятків. Тобто доход = надходження на рахунок або готівка, незалежно від того, коли товар відвантажений. Для ТОВ на загальній системі — за замовчуванням метод нарахування (дохід за датою акту/видаткової), але є винятки. Це важливо для ЗЕД: якщо клієнт-нерезидент заплатив у грудні 2025, а акт підписали в січні 2026 — для ФОП це дохід 2025 року (за датою грошей). Помилка тут = неправильна декларація = донарахування. Дивлюсь по вашій ситуації індивідуально.

За законом — не рідше 1 разу на рік перед річною фінзвітністю (термін до 31 грудня). Для торгівлі і ресторанів я роблю щомісячно або щоквартально — інакше нестачі і "усушки" перетворюються на серйозні гроші непомітно. Алгоритм: 1) наказ керівника про інвентаризацію (дата, склад комісії з 3+ осіб, об'єкт інвентаризації), 2) фізичний перерахунок з оформленням інвентаризаційних описів за формою інв-3, 3) звіряння факт vs облік на дату інвентаризації, 4) виявлення нестач/надлишків, 5) рішення керівника — нестача в межах природного убутку (0,1–2% від обороту) списується на витрати; понад норму — на матеріально відповідальну особу або з утриманням ПДФО 18%. Документи зберігаємо 3 роки. Для виробництва й опту — ще обов'язково при зміні матеріально відповідального.