Я Людмила, бухгалтер с 27 годами практики (с 1999-го). За последние пять лет через меня прошли сотни ФОП-айтишников, дизайнеров, копирайтеров и консультантов, которые работают с иностранными клиентами. Самая частая ошибка на старте — человек получает первый платёж из-за границы и начинает паниковать: «а что мне выставить клиенту, акт или счёт-фактуру, на каком языке, в какой валюте, где указывать ИНН?». Спокойно. В 2026 году правильный документ — это Invoice (инвойс). Он заменяет и акт, и счёт-фактуру. В этой инструкции я покажу 5 шагов, полный шаблон и реальные цифры из моего еженедельного опыта. Если вы ещё не определились с группой или валютным счётом — начните с гида ВЭД для ФОП: группа, счёт, контракт, 180 дней.
Что такое инвойс и чем он отличается от счёта-фактуры
В Украине внутри страны мы привыкли к двум документам: счёт на оплату (выставляется до оплаты, не первичный) и акт выполненных работ (подтверждает факт оказания услуги, первичный). В международной практике оба документа сливаются в один — Invoice.
- Invoice — финальный счёт-акт, выставляется после оказания услуги или частично во время этапа. Он и просит оплату, и подтверждает факт выполнения работ.
- Pro Forma Invoice — предварительный счёт (аналог нашего «счёта на оплату»). Используется, когда клиент хочет внести предоплату или провести платёж через комплаенс банка до фактического оказания услуги.
- Service Agreement / Contract — рамочный договор, отдельный документ. Не путайте с инвойсом: договор заключается один раз в год или на проект, а инвойс выписывается на каждый платёж.
Шаг 1: обязательные реквизиты инвойса
Стандарта украинской «формы инвойса» нет — это международная практика. Но есть набор реквизитов, без которых ваш банк откажется зачислить валюту, а клиент не сможет отразить расход в своей бухгалтерии.
| Реквизит | Как указывать | Зачем |
|---|---|---|
| Invoice No | INV-2026-001 (сквозная нумерация) | Для отчётности и повторного списания |
| Issue Date | 26 May 2026 или 2026-05-26 | Стартовая дата для 180-дневного правила |
| Seller (Исполнитель) | Individual Entrepreneur Lyudmyla Murashko | Юридическое название ФОП на английском |
| Tax ID / VAT No | ИНН из 10 цифр | Подтверждение резидентства Украины |
| Address | Юр.адрес на украинском + транслитерация | Комплаенс банка отправителя |
| Buyer (Заказчик) | Полное название компании/физлица, адрес | Основание для валютного контроля |
| Contract reference | Service Agreement #5 dated 12 Feb 2026 | Привязка к рамочному договору |
| Description of services | «Frontend development services, May 2026, 80 hours» | Основание для освобождения от НДС (экспорт услуг) |
| Currency & amount | USD 3 200,00 (Three thousand two hundred US Dollars) | Сумма цифрами + прописью |
| Bank details | Beneficiary, IBAN, SWIFT/BIC, Bank address | Куда отправлять перевод |
| Payment terms | Within 14 calendar days from invoice date | Фиксирует дедлайн для клиента и 180-дневное правило |
| Signature | Подпись + ФИО ФОП (печать опционально) | Без печати тоже принимают — главное подпись |
Как писать название ФОП на английском
Правильная форма — «Individual Entrepreneur [Имя Фамилия]». Не «Private Entrepreneur» (это украинский калькированный вариант), не «Sole Proprietor» (это американский термин). Транслитерацию имени берите из загранпаспорта — это тот же формат, который банк видит в SWIFT-переводе. Расхождение между паспортом и инвойсом — стоп-сигнал для комплаенса.
Шаг 2: формат, язык и нумерация
Инвойс — это PDF. Не Word, не Excel, не изображение. PDF — это фиксированный документ, который банк может присоединить к операции, клиент сохраняет в бухгалтерии, а вы — в архиве ВЭД.
Язык
- Английский — универсальный вариант. Работает с клиентами в США, ЕС, Канаде, Австралии, Сингапуре, Великобритании.
- Двуязычный (UA/EN) — удобен, если вы планируете показывать документ во время проверки ГНС. Уменьшает запрос «предоставьте перевод».
- Польский/немецкий — только если клиент сам об этом попросил. Обычно европейские компании принимают англоязычные инвойсы без проблем.
Нумерация
Сквозная, без пропусков, с префиксом года. Формат, который я советую клиентам: INV-2026-001, INV-2026-002 и т.д. Если у вас несколько валют — не делайте отдельных счётчиков для USD и EUR, ведёт к путанице при сверке с банком. Один сквозной журнал — проще.
INV-2026-001_AcmeCorp_3200USD.pdf. Через год во время подготовки декларации или ответа на запрос ГНС найдёте нужный за 10 секунд.Шаг 3: курс НБУ для отчётности
Инвойс вы выставляете в валюте — USD, EUR, GBP. Но декларацию ЕН вы подаёте в гривнах. Вопрос: какой курс брать?
Ответ из п. 292.5 и п. 292.6 НКУ и разъяснений ГНС: официальный курс НБУ на дату, когда банк зачислил валюту с распределительного счёта на ваш текущий валютный счёт. Не на дату выставления инвойса. Не на дату поступления на распределительный счёт. Не на дату продажи валюты. Распределительный счёт — это не ваш счёт: по Положению НБУ №5 это отдельный аналитический счёт балансового счёта 2603 «Распределительные счета субъектов хозяйствования» в плане счетов самого банка, транзитное звено до подачи вами документов по операции. Пока деньги там — «поступления средств плательщику» в понимании п. 292.6 НКУ ещё не произошло. Банк обязан зачислить валюту на ваш текущий счёт без вашего поручения не позднее следующего банковского дня (пп. 1 п. 52 Положения №5). ГНС подтверждает это прямо: письмо ГНС Украины от 16.10.2025 № 1140/2/99-00-21-03-02-02, ЗІР кат. 107.01.03. Обязательной продажи валютной выручки нет с 20 июня 2019 года (постановление Правления НБУ от 18.06.2019 №78), и во время военного положения её не возобновляли — но распределительный счёт как технический этап остаётся.
Пример расчёта
Вы выставили инвойс 5 мая 2026 на 3 200 USD. Клиент оплатил 15 мая. Валюта зашла на распределительный счёт банка 15 мая, а 16 мая банк зачислил её на ваш текущий валютный счёт. Доход считаем за 16 мая.
- Курс НБУ на 16 мая 2026 (допустим): 41,80 грн за 1 USD
- Гривневый эквивалент дохода: 3 200 × 41,80 = 133 760 грн
- ЕН 5%: 133 760 × 0,05 = 6 688 грн
- ВС 1%: 133 760 × 0,01 = 1 337,60 грн
Именно эта гривневая сумма 133 760 грн идёт в книгу учёта доходов и в декларацию за Q2 2026. Подача декларации — до 10 августа 2026, уплата — до 19 августа 2026.
Шаг 4: способ оплаты — Payoneer, Wise, Stripe
Иностранный клиент почти никогда не будет платить SWIFT-переводом напрямую на ваш украинский IBAN — это долго (3-7 дней), дорого (комиссия 25-50 USD), и их банки часто блокируют платёж в страну с повышенным риском. Стандартная схема 2026: посредник + вывод на ФОП-счёт.
| Платёжная система | Комиссия от клиента | Комиссия вывода в Украину | Скорость | Лимиты | Подходит для |
|---|---|---|---|---|---|
| Payoneer Business | 0% (от плательщика); 3% карта | 1,5% или фиксированно $1,50 (SWIFT) | 1-3 дня | До $50 000 без верификации | IT, фриланс, маркетплейсы |
| Wise Business | 0,4-1% (по курсу mid-market) | 0,3-0,6% | 1-2 дня (порой часы) | До €100 000 в месяц после KYC | Европейские клиенты, мульти-валюта |
| Stripe (через Atlas/UK Ltd) | 1,4% + 0,20 EUR (EU); 2,9% + $0,30 (US) | Через отдельное юрлицо | 2-7 дней | Без ограничений | SaaS, e-commerce с картами |
| SWIFT напрямую на ФОП-IBAN | $25-50 (от клиента) | 0% | 3-7 дней | Без ограничений | Крупные B2B-контракты > $10k |
Для большинства IT-фрилансеров моя рекомендация: Payoneer Business для американских платформ (Upwork, Fiverr) и Wise Business для прямых европейских клиентов. Оба позволяют получить «локальные» реквизиты (US ACH, EU IBAN, GB sort code) — клиент переводит деньги как на местный счёт, а вы потом выводите в Украину на ФОП-валютный.
Шаг 5: 180-дневное правило НБУ — как не нарушить
Это самый критичный пункт. Валютный надзор НБУ обязывает: оплата за услуги/товары ВЭД должна поступить в течение 180 дней. Для экспорта услуг отсчёт идёт «со дня оформления… акта, счёта (инвойса) либо иного документа, удостоверяющего их предоставление» (ч. 2 ст. 13 Закона №2473-VIII), для экспорта товаров — со дня таможенного оформления, для импорта — со дня оплаты. Лимит 180 дней введён Постановлением НБУ №18 на период военного положения; базовый срок (365 дней) установлен Постановлением НБУ №5.
Спорно здесь одно слово — «оформление». Позиция А (доминантная): это дата, проставленная в самом документе как дата составления. Позиция Б (встречается у банков): дата последней подписи сторон, поскольку до подписания документ не «оформлен в письменной форме». Разница критична, если акт составлен 30 июня, а нерезидент подписал 15 июля, — согласуйте эту дату с вашим банком письменно до первой отправки.
Если не уложились — банк снимает операцию с валютного надзора и передаёт информацию налоговому органу, а ГНС по результатам проверки начисляет пеню: 0,3% за каждый день просрочки от суммы неполученных средств, и общий размер пени не может превысить саму эту сумму (ч. 5 ст. 13 Закона №2473-VIII). Юридически это не штраф, хотя ищут эту санкцию именно так. На контракте 5 000 USD просрочка в 60 дней = 5 000 × 0,003 × 60 = 900 USD пени (≈ 37 600 грн).
Как избежать нарушения
- Прописывайте Payment terms в договоре — например, «within 30 calendar days». Это юридический пресс для клиента.
- Следите за дедлайном. На день инвойса ставьте напоминание в календаре на «day 150» — если к тому времени деньги не зашли, время искать решение.
- Дополнительное соглашение 180 дней НЕ продлевает. Amendment об оплате «через 365 дней» — законный гражданско-правовой документ, но предельный срок он не сдвигает: ч. 2 ст. 13 Закона №2473-VIII требует зачислить средства «в сроки, указанные в договорах, но не позднее срока… установленных Национальным банком Украины». Договорный срок может быть только короче предельного. Отсчёт идёт от даты инвойса/акта, а не от даты платежа по контракту, поэтому от пени 0,3%/день Amendment не спасает.
- Что реально останавливает или продлевает срок. Иск в суд или МКАС — срок и пеня останавливаются со дня принятия заявления к рассмотрению (ч. 7 ст. 13; если в иске откажут, пеню доначислят и за период остановки). Форс-мажор — нужна справка уполномоченного органа страны, где расположен ваш контрагент (ч. 6 ст. 13). Заключение Минэкономики (ч. 4 ст. 13, Порядок КМУ №104) — единственный механизм продления, но только по закрытому перечню операций (производственная кооперация, консигнация, строительство, тендерная поставка, гарантийное обслуживание, сложные технические изделия, спецтовары, газ); экспорта IT-услуг в перечне нет. Незначительная сумма — если незавершённые расчёты меньше 400 000 грн, предельные сроки не применяются (п. 14-3 постановления НБУ №18), кроме дробления.
- Зачёт встречных требований — НЕ работает для валютного надзора. По п. 14-6 Постановления НБУ №18 (действует с 06.09.2022) банк не вправе завершить надзор на основании акта зачёта, поэтому 180 дней он не закрывает и пеня начисляется. Детали — в валютном гиде ВЭД.
Образец инвойса — полный шаблон 2026
Вот текст, который вы можете скопировать в любой редактор (Google Docs / Word) и экспортировать в PDF:
Invoice No: INV-2026-001
Issue Date: 26 May 2026
Due Date: 09 June 2026 (14 calendar days)
SELLER / VYKONAVETS:
Individual Entrepreneur Lyudmyla Murashko
Tax ID (ИНН): 1234567890
Address: Kyiv, Ukraine, Hrushevskoho St. 1, 01001
Email: lb.murashko@gmail.com
BUYER / ZAMOVNYK:
Acme Corporation LLC
EIN: 12-3456789
Address: 350 5th Ave, New York, NY 10118, USA
Contract reference: Service Agreement #5 dated 12 February 2026
Description of services:
Frontend development services (React, TypeScript), period: 01-31 May 2026, 80 hours @ USD 40,00/hour
Subtotal: USD 3 200,00
VAT: 0% (export of services, outside the scope of Ukrainian VAT)
TOTAL: USD 3 200,00 (Three thousand two hundred US Dollars 00/100)
BANK DETAILS:
Beneficiary: Individual Entrepreneur Lyudmyla Murashko
IBAN: UA213223130000026007000000000
Bank: JSC «PrivatBank», Kyiv, Ukraine
SWIFT/BIC: PBANUA2X
Payment terms: Bank transfer within 14 calendar days from invoice date. Bank charges of the remitter — on the sender.
Signature: _______________ Lyudmyla Murashko
Ошибки, которые я видела за 27 лет практики
- Дата инвойса > дата зачисления. ФОП выставил инвойс 28 июня, деньги зашли 2 июля. Он поставил доход в Q2 по курсу 28 июня. Правильно — Q3 по курсу 2 июля. ГНС доначислила ВС на курсовую разницу.
- Сумма прописью не совпадает с цифрами. 3 200,00 цифрами и «Three thousand two hundred fifty» прописью. Банк отправителя заблокировал платёж до уточнения.
- Отсутствует номер договора. Banks of EU/US часто требуют reference на Service Agreement. Без него — дополнительный комплаенс на 5-10 рабочих дней.
- Инвойс на имя физлица вместо ФОП. Платёж зашёл на личный счёт — всё, это личный доход, 18% НДФЛ + 5% ВС, без права на ЕН 5%. Видела случаи потери 13% от суммы «из-за копипасты».
- Услуги описаны одним словом «consulting». ГНС во время проверки запросила детализацию — клиентка полдня вспоминала, что именно консультировала в мае 2025-го. Всегда — конкретное описание: «React frontend development, 80 hours, project Acme MVP».
- Печать с русским текстом. Старые ФОП-печати из 2010-х порой имели кириллический текст с русскими буквами. Это не блокирует платёж, но раздражает иностранных клиентов. Замените на латиницу или вообще без печати — для ФОП печать не обязательна с 2018 года.
Если вы только начинаете с иностранными клиентами — почитайте декларационный гид Upwork-ФОП, полный валютный контроль в гиде ВЭД, и обязательно — контроль ВЭД-операций 2026. Календарь дедлайнов — в налоговом календаре.