Бухгалтер для ресторану — РРО, ліцензії, кадри, повний цикл

Для більшості ресторанів оптимальна ФОП Г3 5% — дозволено алкоголь з ліцензією, немає обмежень на кейтеринг, ліміт 10 091 049 грн/рік. Г1 і Г2 забороняють торгівлю алкоголем з 2021 року — для ресторану з ліцензією вони непридатні. ТОВ на ЄП 3% з ПДВ має сенс при оренді в ТРЦ (повернення вхідного ПДВ з оренди) або при кількох засновниках. Якщо оборот наближається до 1 млн грн/рік уже зараз — з 2027 року обов'язкова реєстрація платником ПДВ. Я допомагаю обрати структуру під конкретний обсяг і формат ресторану до відкриття.

Ліцензія на роздрібну торгівлю алкогольними напоями видається Держпродспоживслужбою. Вартість у місті — ~3 242,63 грн/квартал за один РРО (~12 970 грн/рік). Якщо в ресторані два РРО (основний зал + бар) — платите за кожен. Термін отримання — 10 робочих днів. Потрібно: заява, виписка з ЄДР, документи на приміщення, копія свідоцтва про РРО/ПРРО. Без ліцензії: штраф 17 294 грн (2 МЗП) + вилучення всього алкоголю. Я готую пакет документів і нагадую про щоквартальні платежі — прострочення збору анулює ліцензію автоматично.

Закон вимагає окремий ПРРО на кожну касову зону: основний зал, літня тераса, бар — це три різних ПРРО. ПРРО Checkbox (0 грн встановлення) інтегрується з Poster, iiko та Syrve через API: офіціант закриває стіл у POS, фіскальний чек формується автоматично. Штраф за роботу без ПРРО — 100% від суми операції перший раз, 150% повторно (Закон №265). Для ресторану з щоденною виручкою 50 000 грн — це 50 000 грн за один день без фіскалізації. Я налаштовую ПРРО, проводжу інструктаж персоналу, супроводжую перший робочий день.

Технологічна карта — це документ з точною вагою кожного інгредієнта страви до і після теплової обробки, виходом порції та собівартістю. Без тех-карт немає коректного списання продуктів, немає food cost, немає інвентаризації. Формула: food cost % = (собівартість продуктів на порцію / ціна продажу) × 100%. Цільовий діапазон для ресторану 25–35%, для бару 15–25%. У Poster/iiko тех-карта прив'язана до позиції меню: кожен проданий стейк автоматично списує 280 г яловичини, 20 г масла і спеції зі складу. Я допомагаю скласти тех-карти, ввести їх у систему і налаштувати автоматичне списання.

Кожен офіціант — трудовий договір з МЗП 8 647 грн. Зарплатні податки на одного офіціанта з МЗП: ЄСВ 22% + ВЗ 5% + ПДФО 18% = ~14 100 грн загальних витрат. За неоформленого офіціанта — 86 470 грн штрафу (10 МЗП). Чайові оформляємо одним з двох легальних способів: (1) service charge — фіксована надбавка (зазвичай 10%) окремим рядком у рахунку, проводиться через РРО і розподіляється персоналу з утриманням ПДФО/ВЗ; (2) добровільні чайові з QR-кодом — клієнт платить на картку офіціанта напряму (не через касу ресторану), офіціант самостійно декларує як дохід ФОП Г3. Варіант «в конверт» створює податкові ризики на всю суму за весь період.

Ресторани — у топі об'єктів контрольних закупок ДПС і перевірок Держпраці. Моя підготовка включає: (1) ПРРО: перевіряю коректність фіскалізації кожної зони, Z-звіти за останні 90 днів, відсутність «порожніх» змін; (2) Алкогольна ліцензія: оригінал на об'єкті, всі квартальні платежі проведені, РРО в ліцензії збігається з фактичним; (3) Кадри: трудові договори, повідомлення про прийняття на кожного працівника в штаті, в т.ч. сумісники та стажери; (4) Тех-карти: наявність на кожну позицію меню, підписані керівником; (5) Товарний облік: накладні на весь товар, акти списання, інвентаризаційні відомості. Я готую ці документи заздалегідь і присутній при перевірці.

Три основні тригери для переходу: (1) оборот наближається до 10 091 049 грн/рік — ліміт ЄП Г3; (2) у бізнес входить партнер-співзасновник — ФОП не дозволяє ділити бізнес юридично; (3) оренда в ТРЦ з ПДВ-договором — ТОВ на ЄП 3% з ПДВ повертає вхідний ПДВ з оренди і поставок, знижуючи реальне податкове навантаження. Процедура: реєстрація ТОВ у ЄДР (5 роб. днів), відкриття рахунку, переведення алкогольної ліцензії (вона видається на суб'єкта господарювання, потрібне переоформлення), підключення ПРРО до нового суб'єкта. Паралельно ФОП працює до закінчення перехідного періоду. Я координую всі етапи без зупинки ресторану.

Перехід ресторану складніший, ніж перехід звичайного ФОП — потрібно передати не тільки декларації, а й ПРРО, алкогольну ліцензію, базу тех-карт, історію інвентаризацій і кадрові документи. Мій порядок дій: (1) Запитую у попереднього бухгалтера повний архів: декларації ЄП, книгу обліку, акти інвентаризацій, кадрові документи, налаштування ПРРО; (2) Аудит за 3 останніх місяці — перевіряю коректність фіскалізації, щоквартальних платежів за ліцензією, нарахувань зарплати; (3) Передача ПРРО: змінюю ключ ЕЦП, перепідключаю каси, перевіряю Z-звіти; (4) З наступного місяця веду в штатному режимі. Ресторан жодного дня не працює без бухгалтера — передача відбувається паралельно з поточною роботою закладу.