За 26 років бухгалтерської практики я бачила, як заклади харчування отримували донарахування ПДВ і штрафи за ПКУ ст. 123 через одну просту причину: відсутні або неправильно складені технологічні карти. ДПС перевіряє тех-карти не як технологічний документ — вони цікавлять контролерів як підстава для списання продуктів у витрати. Немає тех-карти → немає первинного документа → немає витрат → донарахування. Ця стаття — повний практичний гід: від структури тех-карти до формули food cost і правил щомісячної інвентаризації. Читайте разом із гідом з відкриття ресторану і сторінкою галузева бухгалтерія ресторану.
Чому тех-карти — основа ресторанної бухгалтерії
Технологічна (калькуляційна) карта — це не просто рецепт. Це первинний обліковий документ, передбачений Постановою КМУ №833 «Про затвердження Правил роботи закладів (підприємств) громадського харчування» та Інструкцією Мінторгу про калькуляцію і облік в закладах громадського харчування. Без цього документа облік у ресторані — це облік «навздогад».
Ось що відбувається без тех-карт з точки зору податкового права. Коли ресторан купує продукти, витрати на їх придбання визнаються витратами лише в момент реалізації готових страв (ПКУ ст. 138.4 для ТОВ на загальній системі). Для підтвердження цього звʼязку потрібен первинний документ, що показує: з яких інгредієнтів зроблена страва, у яких кількостях і які є норми виходу. Саме ці функції виконує тех-карта. Без неї ДПС може кваліфікувати списання продуктів як безпідставне — і донарахувати податкові зобовʼязання плюс штраф 25% першого разу і 50% при повторному порушенні (ПКУ ст. 123).
Крім фіскального аспекту, тех-карти виконують управлінську функцію: вони є основою для автоматичного списання інгредієнтів у POS-системах (Poster, iiko), розрахунку food cost по кожній позиції меню і контролю при щомісячній інвентаризації. Без тех-карт POS не знає, що списати з кожним продажем, — і теоретичний залишок на складі завжди буде помилковим. Якщо ви тільки відкриваєте заклад — починайте з нашого гіду як відкрити ресторан 2026, де описано, коли і як вводити тех-карти у роботу.
Структура тех-карти: інгредієнти, вихід, втрати
Правильно складена тех-карта містить такі обовʼязкові елементи:
- Назва страви і вихід (г). Наприклад: «Салат Цезар з куркою, вихід 310 г». Вихід — це вага готової страви на порцію.
- Перелік інгредієнтів з нормами брутто і нетто. Брутто — вага до первинної обробки (зважується при отриманні або закладці). Нетто — вага після очищення, зачищення і термічної обробки.
- Норми відходів і втрат при обробці. Вираховуються з брутто до нетто. Нормуються Наказом Мінторгу №157 або затверджуються внутрішнім наказом по підприємству.
- Собівартість інгредієнтів на дату калькуляції. Ціна беретьcя з останнього приходу або за середньозваженою ціною.
- Підпис шеф-кухаря і затвердження керівника. Тех-карта без підписів юридично є недійсною як первинний документ.
- Дата складання і номер. При перегляді норм — нова редакція з новою датою, стара зберігається в архіві.
Розберемо на прикладі. Тех-карта на «Куряче філе гриль» (порція 150 г нетто):
| Інгредієнт | Брутто (г) | Відходи (%) | Нетто (г) | Ціна (грн/кг) | Вартість (грн) |
|---|---|---|---|---|---|
| Куряче філе охолоджене | 200 | 25% | 150 | 160 | 24,00 |
| Олія оливкова | 10 | 0% | 10 | 350 | 3,50 |
| Лимонний сік | 15 | 0% | 15 | 80 | 1,20 |
| Часник | 8 | 12% | 7 | 120 | 0,84 |
| Спеції (суміш) | 5 | 0% | 5 | 200 | 1,00 |
| РАЗОМ | 238 | 187 → 150 г готово | 30,54 |
Вихід 150 г після смаження (втрата при тепловій обробці — 20%). Собівартість страви: 30,54 грн. Ціна продажу (наприклад, 180 грн) → food cost = 30,54 ÷ 180 × 100 = 17%. Для страви без гарніру — дуже добре.
Формула food cost і цільові норми (25-35% ресторан, 15-25% бар)
Food cost (фудкост, собівартість сировини) — ключовий показник ефективності закладу харчування. Формула:
Food cost (%) = Собівартість сировини страви ÷ Ціна продажу × 100%
Або на рівні закладу за місяць:
Food cost (%) = (Залишок початок + Приход – Залишок кінець) ÷ Виручка × 100%
Цільові норми food cost залежать від формату закладу. Загальне правило: що вища ціна страви і нижча кількість напоїв — тим вищий допустимий food cost.
| Тип закладу | Цільовий food cost | Чому саме такий |
|---|---|---|
| Ресторан середнього сегменту | 25–35% | Якісна сировина + порції «для людей» + обслуговування |
| Fine dining / авторська кухня | 28–38% | Преміум-інгредієнти, малі порції, висока ціна продажу |
| Бар (алкоголь, коктейлі) | 15–25% | Алкоголь дешевший у виробництві відносно ціни продажу |
| Кавʼярня | 15–20% | Кава і молоко — низька собівартість, висока маржа |
| Фастфуд / quick service | 30–40% | Великий об’єм, низька ціна продажу, мінімальна маржа |
| Стейкхаус | 35–45% | Преміум-мʼясо + великі брутто-втрати при зачищенні |
| Піцерія / паста | 22–30% | Дешеве тісто і соус компенсують дорожчі топінги |
Якщо ваш food cost вище цільового — або ціна продажу занижена, або є втрати (крадіжка, псування, надмірні порції), або тех-карти складені неправильно. Якщо нижче — або ви недооцінили якість порцій, або є систематична помилка у розрахунку собівартості. Окремо враховуйте витрати на персонал — їх повний розклад описано у нашому матеріалі про зарплату офіціантів і чайові 2026.
Детальний розрахунок повних витрат закладу — у послузі товарного обліку для HoReCa і в податковому калькуляторі для оцінки загального навантаження.
Норми списання продуктів (Наказ Мінторгу №157)
Наказ Міністерства торгівлі України №157 «Про затвердження норм природного убутку продовольчих товарів» — це нормативний акт, що визначає допустимі норми втрат продуктів при зберіганні, транспортуванні і обробці. Для ресторанного бухгалтера це критично важливий документ, оскільки саме в його межах списання не оподатковується.
Норми природного убутку за Наказом №157 (основні групи):
| Продукт | Вид втрати | Норма (% від брутто) |
|---|---|---|
| Борошно пшеничне | Природний убуток при зберіганні | 1,5–3,0% (залежно від вологості і терміну) |
| Яловичина охолоджена | Зберігання в холодильнику | 0,5–0,8% на добу |
| Яловичина при варінні | Теплова обробка | 36–40% |
| Яловичина при смаженні | Теплова обробка | 35–40% |
| Свинина при смаженні | Теплова обробка | 30–35% |
| Курятина при смаженні | Теплова обробка | 25–30% |
| Картопля (очищення) | Механічне очищення | 25–40% (залежно від сезону) |
| Морква, буряк (очищення) | Механічне очищення | 20–25% |
| Капуста (зачищення) | Видалення зовнішніх листів | 15–20% |
| Овочі при тепловій обробці | Виварювання, смаження | 8–12% |
| Риба (філе без кісток) | Розбирання і зачищення | 40–55% |
Правило: списання в межах норм Наказу №157 — це нормативні витрати, які відносяться до собівартості і не оподатковуються. Понаднормові втрати потребують акта комісії з поясненням причин. Без акта ДПС може кваліфікувати понаднормові втрати як приховані доходи.
Інтеграція з POS (Poster, iiko): автоматичне списання
Автоматизація списання через POS-систему — це не розкіш, а обовʼязковий елемент сучасного ресторанного обліку. Ручне ведення актів списання для закладу з меню на 50–100 позицій і обігом 5 000–10 000 порцій на місяць нереальне без помилок.
Poster: автоматичне списання за рецептурою
Poster — хмарна POS-система з вбудованим складським обліком і модулем тех-карт. Принцип роботи: кожна тех-карта вводиться один раз (інгредієнти + кількість нетто на порцію), і при кожному продажу система автоматично списує відповідні інгредієнти зі складу. Для бухгалтера це означає:
- Автоматичний акт списання — формується щодня на підставі проданих страв і відповідних тех-карт. Цей акт є первинним документом для ДПС.
- Теоретичний залишок — система завжди показує, скільки кожного інгредієнта мало б залишитися на складі, якщо всі тех-карти коректні.
- Звіт «Відхилення»— порівняння теоретичного і фактичного залишку після інвентаризації. Якщо розбіжність>5% — сигнал до розслідування.
Тарифи Poster 2026: Basic від 700 грн/міс (склад без тех-карт), Optimal від 1 500 грн/міс (повноцінні тех-карти і складський облік), Pro від 2 500 грн/міс (мультиточки і розширена аналітика).
iiko: повний цикл від закупки до продажу
iiko — більш потужна система для ресторанів від 50 місць. Повний цикл обліку: закупка → прихід на склад (з акцизними накладними для алкоголю) → виробництво (списання за тех-картами) → продаж (фіскальний чек через ПРРО). iiko інтегрується з ПРРО, банківськими терміналами, системами бронювання столиків і 1С для фінансового обліку. Для закладів з оборотом понад 500 тис грн/міс iiko забезпечує суттєво більшу прозорість ніж Poster.
| Система | Тех-карти | Авт. списання | Акцизний облік | Ціна/міс | Для кого |
|---|---|---|---|---|---|
| Poster Optimal | Так | Так | Базово | від 1 500 грн | Кафе/ресторан до 100 місць |
| iiko | Так | Так | Повний | від 1 500 грн | Ресторан 50–300 місць |
| iiko мережа | Так | Так | Повний | від 4 500 грн | Мережа закладів |
Детальний огляд систем обліку для закладів харчування — на сторінці бухгалтерія для ресторанів.
Щомісячна інвентаризація проти теоретичних залишків
Щомісячна інвентаризація — обовʼязкова процедура для ресторану. Її мета — порівняти теоретичний залишок продуктів (розрахований за тех-картами і приходними документами) з фактичним залишком на складі і кухні.
Порядок проведення інвентаризації:
- Фіксація залишку на початок місяця — після закриття зміни останнього дня попереднього місяця.
- Протягом місяця — POS автоматично зменшує теоретичний залишок при кожному продажу і збільшує при кожному приході від постачальника.
- Фізичне зважування на кінець місяця — інвентаризаційна комісія (мінімум 3 особи: матвідповідальний, адміністратор, бухгалтер або власник) фізично зважує всі залишки продуктів.
- Порівняння теоретичного і фактичного залишку — різниця у POS-системі.
- Оформлення акта інвентаризації — підписи комісії, дата, залишки.
Для бухгалтерії важливо правильно відобразити результати інвентаризації:
- Нестача в межах норм Наказу №157: Дт 23 «Виробництво» або Дт 91 «Загальновиробничі витрати» Кт 28 «Товари» — ці витрати зменшують базу оподаткування.
- Нестача понад норму без встановленої винної особи: Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» Кт 28 — ці витрати не зменшують базу оподаткування для ФОП на ЄП.
- Нестача з встановленою винною особою: Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» Кт 947 — стягується з винного.
- Надлишок: Дт 28 Кт 719 «Інші доходи операційної діяльності» — включається до доходу.
Що робити якщо food cost >35%
Food cost понад 35% у звичайному ресторані (не стейкхаусі) — це тривожний сигнал. Але перш ніж робити радикальні кроки, потрібно діагностувати причину.
Крок 1: перевірте правильність тех-карт
Найчастіша причина завищеного food cost — помилки в тех-картах: занижена ціна інгредієнтів (застаріла собівартість), завищений вихід (написано 200 г, а кухар кладе 220 г), неврахований коефіцієнт втрат при обробці. Проведіть контрольне зважування — виміряйте реальний вихід кількох страв і порівняйте з тех-картою.
Крок 2: перевірте порції
Якщо тех-карти правильні, але food cost все одно високий — можливо, кухарі систематично закладають більші порції. Виходів три: навчання (стандарти закладки), ваги на кожній станції, або контрольні замовлення (власник замовляє страву і зважує перед гостем або після повернення тарілки).
Крок 3: ревізія ціноутворення
Якщо собівартість зросла (постачальники підняли ціни), але меню не переглядалося — food cost автоматично зростає. Перегляньте меню: підвищення ціни на 10–15% при поясненні якості сировини зазвичай сприймається гостями спокійніше, ніж зменшення порції.
Крок 4: аналіз за групами страв
У будь-якому ресторані є позиції з food cost 15% і позиції з food cost 45%. Загальний food cost 35%+ може бути результатом того, що продаються переважно «дорогі» в собівартості страви. Аналіз продажів (ABC-аналіз меню) покаже, які страви продаються найбільше і яку маржу вони дають. Іноді достатньо переставити акцент у пропозиції — і food cost нормалізується.
Крок 5: виключіть крадіжку
Якщо після всіх перевірок food cost залишається завищеним — проведіть позапланову інвентаризацію і порівняйте з даними POS. Систематична нестача по певних групах продуктів (особливо алкоголь, мʼясо, риба) при коректних тех-картах — ознака крадіжки.
5 типових помилок з тех-картами
1. Застаріла собівартість інгредієнтів
Тех-карта складена у лютому при ціні курятини 120 грн/кг. У травні постачальник підняв до 160 грн/кг, але тех-картку ніхто не оновив. Food cost по курячих стравах у системі показує 18%, реальний — 24%. Рішення: оновлювати ціни інгредієнтів у системі щомісяця або при кожній зміні прайс-листа постачальника.
2. Відсутня норма втрат при тепловій обробці
У тех-картці написано: «Куряче філе — 200 г». Але не вказано, 200 г — це брутто до смаження чи нетто готового? Якщо кухар розуміє це як «покласти 200 г сирого», а клієнт отримує 140–150 г готового — порція занизька. Якщо як «подати 200 г готового» — кухар кладе 270–280 г сирого, і food cost злітає. Завжди вказуйте чітко: брутто сире / нетто сире / нетто готове.
3. Тех-карта тільки на «основні» страви
Власник зробив тех-карти на 20 основних страв, але «забув» про 10 позицій напоїв, 5 видів соусів і 3 десерти. В результаті при інвентаризації — постійна нестача цукру, вершків і какао, яку неможливо пояснити. Тех-карта потрібна на кожну позицію меню без винятку, включаючи напої (навіть лимонад), соуси (навіть кетчуп у порційному пакеті), хліб і гарніри.
4. Відсутність підписів або дати
Технологічна карта без підпису шеф-кухаря і затвердження керівника — не є первинним документом з точки зору ДПС і Держпродспоживслужби. Якщо при перевірці виявлять тех-карти без підписів — їх можуть не прийняти як підтвердження витрат. Підписуйте кожну тех-карту при складанні і кожну нову редакцію.
5. Тех-карти «для перевірки», не для роботи
Найшкідливіша практика: тех-карти складені «щоб були», а кухарі готують «на вічко». В результаті теоретичний food cost 28%, фактичний 38–40%, і ніхто не розуміє чому. Рішення: тех-карти мають бути робочим інструментом — роздруковані на кожній станції, введені в POS-систему і реально виконуватись кухарями. Власник або шеф-кухар перевіряє відповідність мінімум раз на тиждень.
Детальну консультацію з питань ресторанного обліку замовляйте через сторінку галузі. Актуальні ставки ЄСВ і дедлайни — у гіді з алкогольних ліцензій і на сторінці бухгалтерія для ресторану 2026.