За 27 років бухгалтерської практики я бачила, як заклади харчування отримували донарахування ПДВ і штрафи за ПКУ ст. 123 через одну просту причину: відсутні або неправильно складені технологічні карти. ДПС перевіряє тех-карти не як технологічний документ — вони цікавлять контролерів як підстава для списання продуктів у витрати. Немає тех-карти → немає первинного документа → немає витрат → донарахування. Ця стаття — повний практичний гід: від структури тех-карти до формули food cost і правил щомісячної інвентаризації. Читайте разом із гідом з відкриття ресторану і сторінкою галузева бухгалтерія ресторану.
Чому тех-карти — основа ресторанної бухгалтерії
Технологічна (калькуляційна) карта — це не просто рецепт. Це первинний обліковий документ. Вимогу забезпечити кухарів і кондитерів технологічною документацією на робочих місцях встановлюють п. 2.2–2.3 Правил роботи закладів (підприємств) ресторанного господарства (наказ Мінекономіки від 24.07.2002 № 219). Без цього документа облік у ресторані — це облік «навздогад».
Ось що відбувається без тех-карт з точки зору податкового права. Коли ресторан купує продукти, витрати на їх придбання визнаються витратами лише в момент реалізації готових страв — за правилами бухобліку, від якого рахується обʼєкт оподаткування (пп. 134.1.1 ПКУ), а показники звітності мають бути підтверджені первинними документами (п. 44.1, 44.2 ПКУ). Для підтвердження цього звʼязку потрібен первинний документ, що показує: з яких інгредієнтів зроблена страва, у яких кількостях і які є норми виходу. Саме ці функції виконує тех-карта. Без неї ДПС може кваліфікувати списання продуктів як безпідставне — і донарахувати податкові зобовʼязання плюс штраф 10% (звичайне заниження; 25% за умисне, 50% повторне умисне; ПКУ ст. 123).
Крім фіскального аспекту, тех-карти виконують управлінську функцію: вони є основою для автоматичного списання інгредієнтів у POS-системах (Poster, iiko), розрахунку food cost по кожній позиції меню і контролю при щомісячній інвентаризації. Без тех-карт POS не знає, що списати з кожним продажем, — і теоретичний залишок на складі завжди буде помилковим. Якщо ви тільки відкриваєте заклад — починайте з нашого гіду як відкрити ресторан 2026, де описано, коли і як вводити тех-карти у роботу.
Структура тех-карти: інгредієнти, вихід, втрати
Правильно складена тех-карта містить такі обовʼязкові елементи:
- Назва страви і вихід (г). Наприклад: «Салат Цезар з куркою, вихід 310 г». Вихід — це вага готової страви на порцію.
- Перелік інгредієнтів з нормами брутто і нетто. Брутто — вага до первинної обробки (зважується при отриманні або закладці). Нетто — вага після очищення, зачищення і термічної обробки.
- Норми відходів і втрат при обробці. Вираховуються з брутто до нетто. Нормуються збірниками рецептур і затверджуються внутрішнім наказом по підприємству за контрольною проробкою — наказ Мінторгу СРСР № 88 нормує лише природний убуток при зберіганні у торгівлі.
- Собівартість інгредієнтів на дату калькуляції. Ціна беретьcя з останнього приходу або за середньозваженою ціною.
- Підпис шеф-кухаря і затвердження керівника. Тех-карта без підписів юридично є недійсною як первинний документ.
- Дата складання і номер. При перегляді норм — нова редакція з новою датою, стара зберігається в архіві.
Розберемо на прикладі. Тех-карта на «Куряче філе гриль» (порція 150 г нетто):
| Інгредієнт | Брутто (г) | Відходи (%) | Нетто (г) | Ціна (грн/кг) | Вартість (грн) |
|---|---|---|---|---|---|
| Куряче філе охолоджене | 200 | 25% | 150 | 160 | 24,00 |
| Олія оливкова | 10 | 0% | 10 | 350 | 3,50 |
| Лимонний сік | 15 | 0% | 15 | 80 | 1,20 |
| Часник | 8 | 12% | 7 | 120 | 0,84 |
| Спеції (суміш) | 5 | 0% | 5 | 200 | 1,00 |
| РАЗОМ | 238 | 187 → 150 г готово | 30,54 |
Вихід 150 г після смаження (втрата при тепловій обробці — 20%). Собівартість страви: 30,54 грн. Ціна продажу (наприклад, 180 грн) → food cost = 30,54 ÷ 180 × 100 = 17%. Для страви без гарніру — дуже добре.
Формула food cost і цільові норми (25-35% ресторан, 15-25% бар)
Food cost (фудкост, собівартість сировини) — ключовий показник ефективності закладу харчування. Формула:
Food cost (%) = Собівартість сировини страви ÷ Ціна продажу × 100%
Або на рівні закладу за місяць:
Food cost (%) = (Залишок початок + Приход – Залишок кінець) ÷ Виручка × 100%
Цільові значення food cost залежать від формату закладу. Одразу застереження: це управлінські орієнтири з практики, а не нормативи — держава food cost не нормує, і жодна норма таких відсотків не встановлює. Загальне правило: що вища ціна страви і нижча кількість напоїв — тим вищий допустимий food cost.
| Тип закладу | Цільовий food cost | Чому саме такий |
|---|---|---|
| Ресторан середнього сегменту | 25–35% | Якісна сировина + порції «для людей» + обслуговування |
| Fine dining / авторська кухня | 28–38% | Преміум-інгредієнти, малі порції, висока ціна продажу |
| Бар (алкоголь, коктейлі) | 15–25% | Алкоголь дешевший у виробництві відносно ціни продажу |
| Кавʼярня | 15–20% | Кава і молоко — низька собівартість, висока маржа |
| Фастфуд / quick service | 30–40% | Великий об’єм, низька ціна продажу, мінімальна маржа |
| Стейкхаус | 35–45% | Преміум-мʼясо + великі брутто-втрати при зачищенні |
| Піцерія / паста | 22–30% | Дешеве тісто і соус компенсують дорожчі топінги |
Якщо ваш food cost вище цільового — або ціна продажу занижена, або є втрати (крадіжка, псування, надмірні порції), або тех-карти складені неправильно. Якщо нижче — або ви недооцінили якість порцій, або є систематична помилка у розрахунку собівартості. Окремо враховуйте витрати на персонал — їх повний розклад описано у нашому матеріалі про зарплату офіціантів і чайові 2026.
Детальний розрахунок повних витрат закладу — у послузі товарного обліку для HoReCa і в податковому калькуляторі для оцінки загального навантаження.
Норми списання продуктів: дві різні підстави
Наказ Мінторгу СРСР від 02.04.1987 № 88 «Про затвердження норм природного убутку продовольчих товарів у торгівлі та інструкцій з їх застосування» нормує лише природний убуток при зберіганні і реалізації (в Україні застосовується за Постановою ВР від 12.09.1991 № 1545-XII). Інструкція до нього прямо говорить про втрати «при зберіганні товарів у підсобному приміщенні та на прилавках» — відходи і втрати при холодній та тепловій обробці цей наказ не покриває. Вони визначаються збірниками рецептур і вашими тех картами, а якщо норми на конкретну сировину немає — власним наказом по підприємству на підставі контрольної проробки і акта технолога.
Орієнтовні норми, якими користуються заклади (звертайте увагу на колонку «вид втрати» — це і є вододіл між двома підставами):
| Продукт | Вид втрати | Норма (% від брутто) |
|---|---|---|
| Борошно пшеничне | Природний убуток при зберіганні (наказ № 88) | 0,14–0,23% (бакалійна група, залежно від групи закладу і клімзони) |
| Яловичина охолоджена | Зберігання в холодильнику (власна норма за контрольною проробкою) | 0,5–0,8% на добу |
| Яловичина при варінні | Теплова обробка | 36–40% |
| Яловичина при смаженні | Теплова обробка | 35–40% |
| Свинина при смаженні | Теплова обробка | 30–35% |
| Курятина при смаженні | Теплова обробка | 25–30% |
| Картопля (очищення) | Механічне очищення | 25–40% (залежно від сезону) |
| Морква, буряк (очищення) | Механічне очищення | 20–25% |
| Капуста (зачищення) | Видалення зовнішніх листів | 15–20% |
| Овочі при тепловій обробці | Виварювання, смаження | 8–12% |
| Риба (філе без кісток) | Розбирання і зачищення | 40–55% |
Правило: списання в межах затверджених норм — це нормативні витрати, які відносяться до собівартості і не оподатковуються. Понаднормові втрати потребують акта комісії з поясненням причин. Норми, за якою понаднормове списання автоматично ставало б чиїмось доходом, у ПКУ немає — реальні наслідки інші: матеріальна відповідальність працівника в межах середнього місячного заробітку (ст. 130, 132, п. 1 ст. 133 КЗпП; повна — лише у випадках, перелічених у ст. 134 КЗпП, зокрема за договором про повну матвідповідальність або коли дії працівника мають ознаки злочину), компенсуюче податкове зобовʼязання з ПДВ для платників ПДВ (п. 198.5 ПКУ) і невизнання витрат для закладу на загальній системі. Без акта ви залишаєтесь без підстави для списання взагалі — саме це, а не міфічний «прихований дохід», ДПС і знімає при перевірці.
Інтеграція з POS (Poster, iiko): автоматичне списання
Автоматизація списання через POS-систему — це не розкіш, а обовʼязковий елемент сучасного ресторанного обліку. Ручне ведення актів списання для закладу з меню на 50–100 позицій і обігом 5 000–10 000 порцій на місяць нереальне без помилок.
Poster: автоматичне списання за рецептурою
Poster — хмарна POS-система з вбудованим складським обліком і модулем тех-карт. Принцип роботи: кожна тех-карта вводиться один раз (інгредієнти + кількість нетто на порцію), і при кожному продажу система автоматично списує відповідні інгредієнти зі складу. Для бухгалтера це означає:
- Автоматичний акт списання — формується щодня на підставі проданих страв і відповідних тех-карт. Цей акт є первинним документом для ДПС.
- Теоретичний залишок — система завжди показує, скільки кожного інгредієнта мало б залишитися на складі, якщо всі тех-карти коректні.
- Звіт «Відхилення»— порівняння теоретичного і фактичного залишку після інвентаризації. Якщо розбіжність>5% — сигнал до розслідування.
Тарифні плани Poster відрізняються функціоналом: базовий дає складський облік без тех-карт, середній — повноцінні тех-карти і складський облік, старший — мультиточки і розширену аналітику. Конкретні ціни це комерційні умови приватного вендора, які змінюються без анонсу, — дивіться актуальний прайс на сайті сервісу.
iiko: повний цикл від закупки до продажу
iiko — більш потужна система для ресторанів від 50 місць. Повний цикл обліку: закупка → прихід на склад (з окремим обліком підакцизного алкоголю) → виробництво (списання за тех-картами) → продаж (фіскальний чек через ПРРО). iiko інтегрується з ПРРО, банківськими терміналами, системами бронювання столиків і 1С для фінансового обліку. Для закладів з оборотом понад 500 тис грн/міс iiko забезпечує суттєво більшу прозорість ніж Poster.
| Система | Тех-карти | Авт. списання | Акцизний облік | Для кого |
|---|---|---|---|---|
| Poster (середній тариф) | Так | Так | Базово | Кафе/ресторан до 100 місць |
| iiko | Так | Так | Повний | Ресторан 50–300 місць |
| iiko мережа | Так | Так | Повний | Мережа закладів |
Детальний огляд систем обліку для закладів харчування — на сторінці бухгалтерія для ресторанів.
Щомісячна інвентаризація проти теоретичних залишків
Щомісячна інвентаризація — обовʼязкова процедура для ресторану. Її мета — порівняти теоретичний залишок продуктів (розрахований за тех-картами і приходними документами) з фактичним залишком на складі і кухні.
Порядок проведення інвентаризації:
- Фіксація залишку на початок місяця — після закриття зміни останнього дня попереднього місяця.
- Протягом місяця — POS автоматично зменшує теоретичний залишок при кожному продажу і збільшує при кожному приході від постачальника.
- Фізичне зважування на кінець місяця — інвентаризаційна комісія (мінімум 3 особи: матвідповідальний, адміністратор, бухгалтер або власник) фізично зважує всі залишки продуктів.
- Порівняння теоретичного і фактичного залишку — різниця у POS-системі.
- Оформлення акта інвентаризації — підписи комісії, дата, залишки.
Для бухгалтерії важливо правильно відобразити результати інвентаризації. Одразу головне розмежування: усі проводки нижче і будь-який їх вплив на базу оподаткування стосуються ЮРОСОБИ на загальній системі— платника податку на прибуток. Для платника єдиного податку об’єктом є дохід (п. 292.1 ПКУ): списані нестачі, псування і собівартість базу ЄП не зменшують взагалі, а поняття собівартості для нього податкового значення не має.
- Нестача в межах затверджених норм: Дт 23 «Виробництво» або Дт 91 «Загальновиробничі витрати» Кт 28 «Товари» — у юрособи на загальній системі ці витрати зменшують базу оподаткування податком на прибуток.
- Нестача понад норму без встановленої винної особи: Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» Кт 28. На єдиному податку такі втрати базу не зменшують у принципі: у ФОП і ТОВ на ЄП база оподаткування — це дохід, а не «дохід мінус витрати».
- Нестача з встановленою винною особою: Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» Кт 947 — стягується з винного.
- Надлишок: Дт 28 Кт 719 «Інші доходи операційної діяльності» — включається до доходу.
Що робити якщо food cost >35%
Food cost понад 35% у звичайному ресторані (не стейкхаусі) — це тривожний сигнал. Але перш ніж робити радикальні кроки, потрібно діагностувати причину.
Крок 1: перевірте правильність тех-карт
Найчастіша причина завищеного food cost — помилки в тех-картах: занижена ціна інгредієнтів (застаріла собівартість), завищений вихід (написано 200 г, а кухар кладе 220 г), неврахований коефіцієнт втрат при обробці. Проведіть контрольне зважування — виміряйте реальний вихід кількох страв і порівняйте з тех-картою.
Крок 2: перевірте порції
Якщо тех-карти правильні, але food cost все одно високий — можливо, кухарі систематично закладають більші порції. Виходів три: навчання (стандарти закладки), ваги на кожній станції, або контрольні замовлення (власник замовляє страву і зважує перед гостем або після повернення тарілки).
Крок 3: ревізія ціноутворення
Якщо собівартість зросла (постачальники підняли ціни), але меню не переглядалося — food cost автоматично зростає. Перегляньте меню: підвищення ціни на 10–15% при поясненні якості сировини зазвичай сприймається гостями спокійніше, ніж зменшення порції.
Крок 4: аналіз за групами страв
У будь-якому ресторані є позиції з food cost 15% і позиції з food cost 45%. Загальний food cost 35%+ може бути результатом того, що продаються переважно «дорогі» в собівартості страви. Аналіз продажів (ABC-аналіз меню) покаже, які страви продаються найбільше і яку маржу вони дають. Іноді достатньо переставити акцент у пропозиції — і food cost нормалізується.
Крок 5: виключіть крадіжку
Якщо після всіх перевірок food cost залишається завищеним — проведіть позапланову інвентаризацію і порівняйте з даними POS. Систематична нестача по певних групах продуктів (особливо алкоголь, мʼясо, риба) при коректних тех-картах — ознака крадіжки.
5 типових помилок з тех-картами
1. Застаріла собівартість інгредієнтів
Тех-карта складена у лютому при ціні курятини 120 грн/кг. У травні постачальник підняв до 160 грн/кг, але тех-картку ніхто не оновив. Food cost по курячих стравах у системі показує 18%, реальний — 24%. Рішення: оновлювати ціни інгредієнтів у системі щомісяця або при кожній зміні прайс-листа постачальника.
2. Відсутня норма втрат при тепловій обробці
У тех-картці написано: «Куряче філе — 200 г». Але не вказано, 200 г — це брутто до смаження чи нетто готового? Якщо кухар розуміє це як «покласти 200 г сирого», а клієнт отримує 140–150 г готового — порція занизька. Якщо як «подати 200 г готового» — кухар кладе 270–280 г сирого, і food cost злітає. Завжди вказуйте чітко: брутто сире / нетто сире / нетто готове.
3. Тех-карта тільки на «основні» страви
Власник зробив тех-карти на 20 основних страв, але «забув» про 10 позицій напоїв, 5 видів соусів і 3 десерти. В результаті при інвентаризації — постійна нестача цукру, вершків і какао, яку неможливо пояснити. Тех-карта потрібна на кожну позицію меню без винятку, включаючи напої (навіть лимонад), соуси (навіть кетчуп у порційному пакеті), хліб і гарніри.
4. Відсутність підписів або дати
Технологічна карта без підпису шеф-кухаря і затвердження керівника — не є первинним документом з точки зору ДПС і Держпродспоживслужби. Якщо при перевірці виявлять тех-карти без підписів — їх можуть не прийняти як підтвердження витрат. Підписуйте кожну тех-карту при складанні і кожну нову редакцію.
5. Тех-карти «для перевірки», не для роботи
Найшкідливіша практика: тех-карти складені «щоб були», а кухарі готують «на вічко». В результаті теоретичний food cost 28%, фактичний 38–40%, і ніхто не розуміє чому. Рішення: тех-карти мають бути робочим інструментом — роздруковані на кожній станції, введені в POS-систему і реально виконуватись кухарями. Власник або шеф-кухар перевіряє відповідність мінімум раз на тиждень.
Детальну консультацію з питань ресторанного обліку замовляйте через сторінку галузі. Що потрібно для алкогольної ліцензії в ресторані — у гіді з алкогольних ліцензій і на сторінці бухгалтерія для ресторану 2026.