Я Людмила, бухгалтер з 27 років практики (з 1999-го). За останні п'ять років через мене пройшли сотні ФОП-айтішників, дизайнерів, копірайтерів і консультантів, які працюють з іноземними клієнтами. Найчастіша помилка на старті — людина отримує перший платіж із-за кордону і починає панікувати: «а що мені виставити клієнту, акт чи рахунок-фактуру, на якій мові, в якій валюті, де вказувати ІПН?». Спокійно. У 2026 році правильний документ — це Invoice (інвойс). Він замінює і акт, і рахунок-фактуру. У цій інструкції я покажу 5 кроків, повний шаблон і реальні цифри з мого щотижневого досвіду. Якщо ви ще не визначилися з групою чи валютним рахунком — почніть із гіда ЗЕД для ФОП: група, рахунок, контракт, 180 днів.
Що таке інвойс і чим він відрізняється від рахунка-фактури
В Україні всередині країни ми звикли до двох документів: рахунок на оплату (виставляється до оплати, не первинний) і акт виконаних робіт (підтверджує факт надання послуги, первинний). У міжнародній практиці обидва документи зливаються в один — Invoice.
- Invoice — фінальний рахунок-акт, виставляється після надання послуги або частково під час етапу. Він і просить оплату, і підтверджує факт виконання робіт.
- Pro Forma Invoice — попередній рахунок (аналог нашого «рахунка на оплату»). Використовується, коли клієнт хоче внести передоплату або провести платіж через комплаєнс банку до фактичного надання послуги.
- Service Agreement / Contract — рамковий договір, окремий документ. Не плутайте з інвойсом: договір укладається один раз на рік або на проєкт, а інвойс виписується на кожен платіж.
Крок 1: обов'язкові реквізити інвойса
Стандарту української «форми інвойса» немає — це міжнародна практика. Але є набір реквізитів, без яких ваш банк відмовиться зарахувати валюту, а клієнт не зможе відобразити витрату в своїй бухгалтерії.
| Реквізит | Як вказувати | Навіщо |
|---|---|---|
| Invoice No | INV-2026-001 (наскрізна нумерація) | Для звітності і повторного списання |
| Issue Date | 26 May 2026 або 2026-05-26 | Стартова дата для 180-денного правила |
| Seller (Виконавець) | Individual Entrepreneur Lyudmyla Murashko | Юридична назва ФОП англійською |
| Tax ID / VAT No | ІПН з 10 цифр | Підтвердження резидентства України |
| Address | Юр.адреса українською + транслітерацією | Комплаєнс банку відправника |
| Buyer (Замовник) | Повна назва компанії/фізособи, адреса | Підстава для валютного контролю |
| Contract reference | Service Agreement #5 dated 12 Feb 2026 | Прив'язка до рамкового договору |
| Description of services | «Frontend development services, May 2026, 80 hours» | Підстава для звільнення від ПДВ (експорт послуг) |
| Currency & amount | USD 3 200,00 (Three thousand two hundred US Dollars) | Сума цифрами + прописом |
| Bank details | Beneficiary, IBAN, SWIFT/BIC, Bank address | Куди надсилати переказ |
| Payment terms | Within 14 calendar days from invoice date | Фіксує дедлайн для клієнта і 180-денне правило |
| Signature | Підпис + ПІБ ФОП (печатка опціонально) | Без печатки теж приймають — головне підпис |
Як писати назву ФОП англійською
Правильна форма — «Individual Entrepreneur [Ім'я Прізвище]». Не «Private Entrepreneur» (це український калькований варіант), не «Sole Proprietor» (це американський термін). Транслітерацію імені беріть з закордонного паспорта — це той же формат, що банк бачить у SWIFT-переказі. Розбіжність між паспортом і інвойсом — стоп-сигнал для комплаєнсу.
Крок 2: формат, мова і нумерація
Інвойс — це PDF. Не Word, не Excel, не зображення. PDF — це фіксований документ, який банк може приєднати до операції, клієнт зберігає в бухгалтерії, а ви — в архіві ЗЕД.
Мова
- Англійська — універсальний варіант. Працює з клієнтами в США, ЄС, Канаді, Австралії, Сінгапурі, Великій Британії.
- Двомовний (UA/EN) — зручний, якщо ви плануєте показувати документ під час перевірки ДПС. Зменшує запит «надайте переклад».
- Польською/німецькою — лише якщо клієнт сам про це попросив. Зазвичай європейські компанії приймають англомовні інвойси без проблем.
Нумерація
Наскрізна, без пропусків, з префіксом року. Формат, який я раджу клієнтам: INV-2026-001, INV-2026-002 і т.д. Якщо у вас кілька валют — не робіть окремих лічильників для USD і EUR, веде до плутанини при звірці з банком. Один наскрізний журнал — простіше.
INV-2026-001_AcmeCorp_3200USD.pdf. Через рік під час підготовки декларації або відповіді на запит ДПС знаходите потрібний за 10 секунд.Крок 3: курс НБУ для звітності
Інвойс ви виставляєте в валюті — USD, EUR, GBP. Але декларацію ЄП ви подаєте в гривнях. Питання: який курс брати?
Відповідь з п. 292.5 і п. 292.6 ПКУ та роз'яснень ДПС: офіційний курс НБУ на дату, коли банк зарахував валюту з розподільчого рахунку на ваш поточний валютний рахунок. Не на дату виставлення інвойса. Не на дату надходження на розподільчий рахунок. Не на дату продажу валюти. Розподільчий рахунок — це не ваш рахунок: за Положенням НБУ №5 це окремий аналітичний рахунок балансового рахунку 2603 «Розподільчі рахунки суб'єктів господарювання» у плані рахунків самого банку, транзитна ланка до подання вами документів за операцією. Поки гроші там — «надходження коштів платнику» в розумінні п. 292.6 ПКУ ще не сталося. Банк зобов'язаний зарахувати валюту на ваш поточний рахунок без вашого доручення не пізніше наступного банківського дня (пп. 1 п. 52 Положення №5). ДПС підтверджує це прямо: лист ДПС України від 16.10.2025 № 1140/2/99-00-21-03-02-02, ЗІР кат. 107.01.03. Обов'язкового продажу валютної виручки немає з 20 червня 2019 року (постанова Правління НБУ від 18.06.2019 №78), і під час воєнного стану його не відновлювали — але розподільчий рахунок як технічний етап залишається.
Приклад розрахунку
Ви виставили інвойс 5 травня 2026 на 3 200 USD. Клієнт оплатив 15 травня. Валюта зайшла на розподільчий рахунок банку 15 травня, а 16 травня банк зарахував її на ваш поточний валютний рахунок. Дохід рахуємо за 16 травня.
- Курс НБУ на 16 травня 2026 (припустимо): 41,80 грн за 1 USD
- Гривневий еквівалент доходу: 3 200 × 41,80 = 133 760 грн
- ЄП 5%: 133 760 × 0,05 = 6 688 грн
- ВЗ 1%: 133 760 × 0,01 = 1 337,60 грн
Саме ця гривнева сума 133 760 грн іде в книгу обліку доходів і в декларацію за Q2 2026. Подача декларації — до 10 серпня 2026, сплата — до 19 серпня 2026.
Крок 4: спосіб оплати — Payoneer, Wise, Stripe
Іноземний клієнт майже ніколи не платитиме SWIFT-переказом напряму на ваш український IBAN — це довго (3-7 днів), дорого (комісія 25-50 USD), і їх банки часто блокують платіж у країну з підвищеним ризиком. Стандартна схема 2026: посередник + виведення на ФОП-рахунок.
| Платіжна система | Комісія від клієнта | Комісія виведення в Україну | Швидкість | Ліміти | Підходить для |
|---|---|---|---|---|---|
| Payoneer Business | 0% (від платника); 3% картка | 1,5% або фіксовано $1,50 (SWIFT) | 1-3 дні | До $50 000 без верифікації | IT, фріланс, маркетплейси |
| Wise Business | 0,4-1% (за курсом mid-market) | 0,3-0,6% | 1-2 дні (часом години) | До €100 000 на місяць після KYC | Європейські клієнти, мульти-валюта |
| Stripe (через Atlas/UK Ltd) | 1,4% + 0,20 EUR (EU); 2,9% + $0,30 (US) | Через окрему юрособу | 2-7 днів | Без обмежень | SaaS, e-commerce з картами |
| SWIFT напряму на ФОП-IBAN | $25-50 (від клієнта) | 0% | 3-7 днів | Без обмежень | Великі B2B-контракти > $10k |
Для більшості IT-фрілансерів моя рекомендація: Payoneer Business для американських платформ (Upwork, Fiverr) і Wise Business для прямих європейських клієнтів. Обидва дозволяють отримати «локальні» реквізити (US ACH, EU IBAN, GB sort code) — клієнт переказує гроші як на місцевий рахунок, а ви потім виводите в Україну на ФОП-валютний.
Крок 5: 180-денне правило НБУ — як не порушити
Це найкритичніший пункт. НБУ Постанова №18 (воєнний стан) зобов'язує: оплата за послуги/товари ЗЕД має надійти протягом 180 днів. Для експорту послуг відлік іде «з дня оформлення… акта, рахунка (інвойсу) або іншого документа, що засвідчує їх надання» (ч. 2 ст. 13 Закону №2473-VIII), для експорту товарів — з дня митного оформлення, для імпорту — з дня оплати.
Спірне тут одне слово — «оформлення». Позиція А (домінантна): це дата, проставлена в самому документі як дата складання. Позиція Б (трапляється у банках): дата останнього підпису сторін, бо до підписання документ не «оформлений у письмовій формі». Різниця критична, якщо акт складено 30 червня, а нерезидент підписав 15 липня, — тож узгодьте цю дату з вашим банком письмово до першої відправки.
Якщо не вклалися — банк знімає операцію з валютного нагляду і передає інформацію податковому органу, а ДПС за результатами перевірки нараховує пеню: 0,3% за кожний день прострочення від суми неодержаних коштів, і загальний розмір пені не може перевищити саму цю суму (ч. 5 ст. 13 Закону №2473-VIII). Юридично це не штраф, хоча шукають цю санкцію саме так. На контракті 5 000 USD прострочення в 60 днів = 5 000 × 0,003 × 60 = 900 USD пені (≈ 37 600 грн).
Як уникнути порушення
- Прописуйте Payment terms у договорі — наприклад, «within 30 calendar days». Це юридичний прес для клієнта.
- Слідкуйте за дедлайном. На день інвойса ставте нагадування в календарі на «day 150» — якщо до того часу гроші не зайшли, час шукати рішення.
- Додаткова угода 180 днів НЕ подовжує. Amendment про оплату «через 365 днів» — законний цивільно-правовий документ, але граничний строк він не пересуває: ч. 2 ст. 13 Закону №2473-VIII вимагає зарахувати кошти «у строки, зазначені в договорах, але не пізніше строку… встановлених Національним банком України». Договірний строк може бути тільки коротшим за граничний. Відлік іде від дати інвойса/акта, а не від дати платежу за контрактом, тож від пені 0,3%/день Amendment не рятує.
- Що реально зупиняє або подовжує строк. Позов до суду чи МКАС — строк і пеня зупиняються з дня прийняття заяви до розгляду (ч. 7 ст. 13; якщо в позові відмовлять, пеню донарахують і за період зупинення). Форс-мажор — потрібна довідка уповноваженого органу країни, де розташований ваш контрагент (ч. 6 ст. 13). Висновок Мінекономіки (ч. 4 ст. 13, Порядок КМУ №104) — єдиний механізм подовження, але лише за закритим переліком операцій (виробнича кооперація, консигнація, будівництво, тендерна поставка, гарантійне обслуговування, складні технічні вироби, спецтовари, газ); експорту IT-послуг у переліку немає. Незначна сума — якщо незавершені розрахунки менші за 400 000 грн, граничні строки не застосовуються (п. 14-3 постанови НБУ №18), крім дроблення.
- Зарахування зустрічних вимог — НЕ працює для валютного нагляду. За п. 14-6 Постанови НБУ №18 (діє з 06.09.2022) банк не має права завершити нагляд на підставі акта заліку, тож 180 днів він не закриває і пеня нараховується. Деталі — у валютному гіді ЗЕД.
Зразок інвойса — повний шаблон 2026
Ось текст, який ви можете скопіювати в будь-який редактор (Google Docs / Word) і експортувати в PDF:
Invoice No: INV-2026-001
Issue Date: 26 May 2026
Due Date: 09 June 2026 (14 calendar days)
SELLER / VYKONAVETS:
Individual Entrepreneur Lyudmyla Murashko
Tax ID (ІПН): 1234567890
Address: Kyiv, Ukraine, Hrushevskoho St. 1, 01001
Email: lb.murashko@gmail.com
BUYER / ZAMOVNYK:
Acme Corporation LLC
EIN: 12-3456789
Address: 350 5th Ave, New York, NY 10118, USA
Contract reference: Service Agreement #5 dated 12 February 2026
Description of services:
Frontend development services (React, TypeScript), period: 01-31 May 2026, 80 hours @ USD 40,00/hour
Subtotal: USD 3 200,00
VAT: 0% (export of services, outside the scope of Ukrainian VAT)
TOTAL: USD 3 200,00 (Three thousand two hundred US Dollars 00/100)
BANK DETAILS:
Beneficiary: Individual Entrepreneur Lyudmyla Murashko
IBAN: UA213223130000026007000000000
Bank: JSC «PrivatBank», Kyiv, Ukraine
SWIFT/BIC: PBANUA2X
Payment terms: Bank transfer within 14 calendar days from invoice date. Bank charges of the remitter — on the sender.
Signature: _______________ Lyudmyla Murashko
Помилки, які я бачила за 27 років практики
- Дата інвойса > дата зарахування. ФОП виставив інвойс 28 червня, гроші зайшли 2 липня. Він поставив дохід у Q2 за курсом 28 червня. Правильно — Q3 за курсом 2 липня. ДПС донарахувала ВЗ на курсову різницю.
- Сума прописом не співпадає з цифрами. 3 200,00 цифрами і «Three thousand two hundred fifty» прописом. Банк відправника заблокував платіж до уточнення.
- Відсутній номер договору. Banks of EU/US часто вимагають reference на Service Agreement. Без нього — додатковий комплаєнс на 5-10 робочих днів.
- Інвойс на ім'я фізособи замість ФОП. Платіж зайшов на особистий рахунок — все, це особистий дохід, 18% ПДФО + 5% ВЗ, без права на ЄП 5%. Бачила випадки втрати 13% від суми «через копіпасту».
- Послуги описані одним словом «consulting». ДПС під час перевірки запросила деталізацію — клієнтка пів дня згадувала, що саме консультувала в травні 2025-го. Завжди — конкретний опис: «React frontend development, 80 hours, project Acme MVP».
- Печатка з російським текстом. Старі ФОП-печатки з 2010-х часом мали кириличний текст із російськими літерами. Це не блокує платіж, але дратує іноземних клієнтів. Замініть на латиницю або взагалі без печатки — для ФОП печатка не обов'язкова з 2018 року.
Якщо ви тільки починаєте з іноземними клієнтами — почитайте деклараційний гід Upwork-ФОП, повний валютний контроль у гіді ЗЕД, і обов'язково — контроль ЗЕД-операцій 2026. Календар дедлайнів — у податковому календарі.