Прострочили 180 днів ЗЕД — що робити (фікс за 5 кроків)

Ви відкрили email від банку і побачили: «Шановний клієнте, термін розрахунків за контрактом №X від ___ становить 180 днів. Прострочка ___ днів. Прохання надати пояснення». Або вже отримали лист від ДПС про порушення валютного режиму. Видихайте. Це лагодиться, але швидко. У вас є 3-10 днів, щоб діяти, і ця стаття — про те, як зробити це правильно.

Я Людмила Мурашко, бухгалтер з 1999 року. За 26 років я не раз витягувала клієнтів з 180-денних прострочок. Хороша новина: у 80% випадків штрафу можна уникнути взагалі, якщо діяти швидко. Розповідаю покроково.

Що таке правило 180 днів і звідки воно

Правило встановлене Постановою НБУ №5 від 14.05.2019 (зі змінами) і Законом «Про валюту і валютні операції». Суть: при експорті товарів/послуг гроші від нерезидента мають надійти на ваш рахунок в українському банку протягом 180 календарних днів від дати акта/інвойсу/відвантаження. При імпорті — товар має надійти або кошти повернутися протягом 180 днів від оплати.

За кожен день прострочки нараховується штраф 0,3% від суминесвоєчасно зарахованих коштів, але не більше 100% суми контракту. Тобто на 333-й день після інвойсу штраф вже дорівнює сумі самого інвойсу. Жорстко.

Крок 1 (день 1): перевірте факти — чи реально прострочка

Перш ніж панікувати, переконайтеся, що банк не помилився. Часті ситуації, коли прострочка тільки на папері:

• Гроші вже зайшли, але не той рахунок або в дорозі по SWIFT 3-5 днів. Перевірте онлайн-банкінг + транзитний рахунок 2603/2604.
• Дата інвойсу/акта неправильно записана у банку. Якщо ви здали інвойс від 1 січня, а реально послуги надані до 1 лютого — попросіть банк виправити дату початку 180-денного відліку.
• Контракт передбачає поетапну оплату, і термін рахується від кожного етапу окремо, а не від першого інвойсу.
• Зустрічна вимога/залік вже погашена (за Постановою НБУ №18 з 2025 року заліки дозволено).

Крок 2 (дні 2-3): зустрічна вимога, залік або реструктуризація

Якщо гроші реально не зайдуть у строк, у вас 4 робочих варіанти:

Варіант A: залік зустрічних вимог (Постанова НБУ №18, з 2025)

Якщо у вас є зустрічна заборгованість перед тим самим нерезидентом (наприклад, він надавав вам послугу або повертає аванс) — однорідні вимоги з настаним строком можна зарахувати. Підписуєте акт заліку, подаєте до банку, він знімає контракт з нагляду. Деталі — у моїй статті «Заліки за договорами ЗЕД».

Варіант Б: продовження строку через додаткову угоду

З клієнтом підписуєте додаткову угоду до контракту з новим терміном оплати, надсилаєте до банку. Але це не зупиняє автоматично180-денний відлік — банк може вимагати рішення НБУ або суду. Працює краще, коли причина — об'єктивна (банкрутство клієнта, форс-мажор з документами).

Варіант В: розірвання контракту і повернення товару/відновлення статусу

Для імпорту — товар повертається постачальнику, гроші повертаються вам, контракт закривається. Для експорту — досить рідко, бо послугу вже надано.

Варіант Г: визнати прострочку і мінімізувати штраф

Якщо нічого з вищеперерахованого не виходить — фіксуєте мінімальний штраф (10 днів = 3%) і платите. Краще 3%, ніж 30%.

Крок 3 (дні 4-7): робота з банком і ДПС

Банк виступає валютним наглядачем, але штраф нараховує ДПС за поданням банку. Ваш план дій:

1. Підготуйте письмові пояснення банку: причина прострочки, вжиті заходи (листи клієнту, претензії, додаткові угоди).
2. Додайте докази: листування з нерезидентом, копії додаткових угод, акти заліку.
3. Якщо банк передасть інформацію в ДПС — у вас є 10 днів з моменту отримання повідомлення подати свої пояснення/заперечення.
4. Якщо ДПС вже виставила вимогу — у вас 30 днів на адміноскарження (через Електронний кабінет платника), потім — суд.

Крок 4 (дні 8-10): сплата штрафу, якщо неминуче

Штраф за порушення валютного режиму сплачується на спеціальний КБК ДПС — 21081100 «Адміністративні штрафи та інші санкції» (код стабільний з 2011 року, Наказ Мінфіну №11). Перед сплатою звіряйте реквізити у платіжному повідомленні ДПС вашого регіону на tax.gov.ua. Сплачуєте з основного гривневого рахунку ФОП.

Після сплати банк знімає контракт з валютного нагляду. Якщо штраф ви оскаржуєте — все одно сплачуйте у визначений строк, інакше нарахується пеня. У разі позитивного рішення суду — повернуть.

Крок 5 (далі): профілактика — щоб більше ніколи

Я завжди ставлю клієнтам два нагадування на кожен інвойс:

• За 30 днів до дедлайну — лист клієнту з нагадуванням про оплату.
• За 14 днів — другий лист, паралельно готую заздалегідь додаткову угоду, акт заліку або претензію.
• За 7 днів — фіналізуємо план дій: переговори, продовження, залік або визнання прострочки.

У 2025-2026 НБУ полегшив життя зустрічними вимогами — користуйтеся цим. Якщо ви часто маєте взаєморозрахунки з одним і тим самим клієнтом — пропишіть у контракті право заліку. Усе інше — переходити на швидші системи розрахунків (SWIFT gpi приходить за 1-2 дні, SEPA Instant — за хвилини).

Поширені питання

Чи можу я уникнути штрафу повністю?

Так, якщо вкластися в 180 днів через залік, додаткову угоду з документально обґрунтованим продовженням, або об'єктивний форс-мажор (документ Торгово-промислової палати). У 80% моїх випадків — уникали повністю.

Чи зніме банк нагляд, якщо я закрию ФОП?

Ні. Зобов'язання залишається, штрафи нараховуватимуться на фізособу. Закриття ФОП — не вихід, а спосіб погіршити ситуацію.

Чи можна сплатити штраф у розстрочку?

Так, ДПС надає розстрочку на 12 місяців за заявою (форма у Електронному кабінеті) при належному обґрунтуванні (важкий фінансовий стан, форс-мажор).

Що буде з ЄП 5% від цієї суми?

Якщо гроші все ж зайшли (нехай із прострочкою) — це ваш дохід ФОП, оподатковуйте 5%. Якщо не зайшли і ніколи не зайдуть — це не дохід, ЄП не нараховуємо.

Куди звертатися, якщо я в паніці?

До бухгалтера, який веде ЗЕД. Більше про мої послуги — у статті «Бухгалтер ЗЕД для ІТ ФОП» або безпосередньо у Telegram +380976271351.