Просрочили 180 дней ВЭД — что делать (фикс за 5 шагов)

Вы открыли email от банка и увидели: «Уважаемый клиент, срок расчётов по контракту №X от ___ составляет 180 дней. Просрочка ___ дней. Просим предоставить пояснения». Или уже получили письмо от ГНС о нарушении валютного режима. Выдохните. Это чинится, но быстро. У вас есть 3-10 дней, чтобы действовать, и эта статья — о том, как сделать это правильно.

Я Людмила Мурашко, бухгалтер с 1999 года. За 26 лет я не раз вытаскивала клиентов из 180-дневных просрочек. Хорошая новость: в 80% случаев штрафа можно избежать вообще, если действовать быстро. Рассказываю пошагово.

Что такое правило 180 дней и откуда оно

Правило установлено Постановлением НБУ №5 от 14.05.2019 (с изменениями) и Законом «О валюте и валютных операциях». Суть: при экспорте товаров/услуг деньги от нерезидента должны поступить на ваш счёт в украинском банке в течение 180 календарных дней от даты акта/инвойса/отгрузки. При импорте — товар должен поступить или средства вернуться в течение 180 дней от оплаты.

За каждый день просрочки начисляется штраф 0,3% от суммы несвоевременно зачисленных средств, но не более 100% суммы контракта. То есть на 333-й день после инвойса штраф уже равен сумме самого инвойса. Жёстко.

Шаг 1 (день 1): проверьте факты — реальна ли просрочка

Прежде чем паниковать, убедитесь, что банк не ошибся. Частые ситуации, когда просрочка только на бумаге:

• Деньги уже пришли, но не на тот счёт или в дороге по SWIFT 3-5 дней. Проверьте онлайн-банкинг + транзитный счёт 2603/2604.
• Дата инвойса/акта неправильно записана в банке. Если вы сдали инвойс от 1 января, а реально услуги оказаны до 1 февраля — попросите банк исправить дату начала 180-дневного отсчёта.
• Контракт предусматривает поэтапную оплату, и срок считается от каждого этапа отдельно, а не от первого инвойса.
• Встречное требование/зачёт уже погашено (по Постановлению НБУ №18 с 2025 года зачёты разрешены).

Шаг 2 (дни 2-3): встречное требование, зачёт или реструктуризация

Если деньги реально не придут в срок, у вас 4 рабочих варианта:

Вариант A: зачёт встречных требований (Постановление НБУ №18, с 2025)

Если у вас есть встречная задолженность перед тем же нерезидентом (например, он оказывал вам услугу или возвращает аванс) — однородные требования с наступившим сроком можно зачесть. Подписываете акт зачёта, подаёте в банк, он снимает контракт с надзора. Детали — в моей статье «Зачёты по договорам ВЭД».

Вариант Б: продление срока через дополнительное соглашение

С клиентом подписываете дополнительное соглашение к контракту с новым сроком оплаты, отправляете в банк. Но это не останавливает автоматически 180-дневный отсчёт — банк может потребовать решение НБУ или суда. Работает лучше, когда причина — объективная (банкротство клиента, форс-мажор с документами).

Вариант В: расторжение контракта и возврат товара/восстановление статуса

Для импорта — товар возвращается поставщику, деньги возвращаются вам, контракт закрывается. Для экспорта — довольно редко, потому что услуга уже оказана.

Вариант Г: признать просрочку и минимизировать штраф

Если ничего из вышеперечисленного не выходит — фиксируете минимальный штраф (10 дней = 3%) и платите. Лучше 3%, чем 30%.

Шаг 3 (дни 4-7): работа с банком и ГНС

Банк выступает валютным надзорным органом, но штраф начисляет ГНС по представлению банка. Ваш план действий:

1. Подготовьте письменные пояснения банку: причина просрочки, принятые меры (письма клиенту, претензии, дополнительные соглашения).
2. Добавьте доказательства: переписка с нерезидентом, копии дополнительных соглашений, акты зачёта.
3. Если банк передаст информацию в ГНС — у вас есть 10 дней с момента получения уведомления подать свои пояснения/возражения.
4. Если ГНС уже выставила требование — у вас 30 дней на админобжалование (через Электронный кабинет плательщика), затем — суд.

Шаг 4 (дни 8-10): уплата штрафа, если неизбежно

Штраф за нарушение валютного режима уплачивается на специальный КБК ГНС — 21081100 «Административные штрафы и другие санкции» (код стабилен с 2011 года, Приказ Минфина №11). Перед уплатой сверяйте реквизиты в платёжном уведомлении ГНС вашего региона на tax.gov.ua. Уплачиваете с основного гривневого счёта ФЛП.

После уплаты банк снимает контракт с валютного надзора. Если штраф вы обжалуете — всё равно уплачивайте в установленный срок, иначе начислится пеня. В случае положительного решения суда — вернут.

Шаг 5 (дальше): профилактика — чтобы больше никогда

Я всегда ставлю клиентам два напоминания на каждый инвойс:

• За 30 дней до дедлайна — письмо клиенту с напоминанием об оплате.
• За 14 дней — второе письмо, параллельно готовлю заранее дополнительное соглашение, акт зачёта или претензию.
• За 7 дней — финализируем план действий: переговоры, продление, зачёт или признание просрочки.

В 2025-2026 НБУ облегчил жизнь встречными требованиями — пользуйтесь этим. Если вы часто имеете взаиморасчёты с одним и тем же клиентом — пропишите в контракте право зачёта. Всё остальное — переходить на более быстрые системы расчётов (SWIFT gpi приходит за 1-2 дня, SEPA Instant — за минуты).

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я избежать штрафа полностью?

Да, если уложиться в 180 дней через зачёт, дополнительное соглашение с документально обоснованным продлением, или объективный форс-мажор (документ Торгово-промышленной палаты). В 80% моих случаев — избегали полностью.

Снимет ли банк надзор, если я закрою ФЛП?

Нет. Обязательство остаётся, штрафы будут начисляться на физлицо. Закрытие ФЛП — не выход, а способ ухудшить ситуацию.

Можно ли уплатить штраф в рассрочку?

Да, ГНС предоставляет рассрочку на 12 месяцев по заявлению (форма в Электронном кабинете) при надлежащем обосновании (тяжёлое финансовое состояние, форс-мажор).

Что будет с ЕН 5% от этой суммы?

Если деньги всё же пришли (пусть и с просрочкой) — это ваш доход ФЛП, облагаете 5%. Если не пришли и никогда не придут — это не доход, ЕН не начисляем.

Куда обращаться, если я в панике?

К бухгалтеру, который ведёт ВЭД. Больше о моих услугах — в статье «Бухгалтер ВЭД для IT ФЛП» или напрямую в Telegram +380976271351.