Корпоративний кейтеринг — це не просто смачна їжа, доставлена вчасно. Це ще й повноцінний B2B-документообіг, без якого замовник або не може прийняти ваші послуги у витрати, або виплачує вам оплату лише після того, як ваша бухгалтерія «закриє» угоду коректно. За 26 років роботи з виїзним харчуванням я бачила, як кейтерингери втрачали великі корпоративні контракти — не через погану кухню, а через неможливість видати ПДВ-накладну або через акт без обов'язкових реквізитів, повернутий замовником. Ця стаття — практичний гід по кожному документу B2B-ланцюжка для кейтерингу у 2026 році.
B2B-кейтеринг: чому документи важливіші за виручку
Більшість кейтерингерів-початківців думають, що корпоративний клієнт — це просто більший бюджет. Насправді він ще й суворіший до документів: кожна витрата у бухгалтерії замовника має бути підкріплена первинкою. Без правильно оформленого пакету документів:
- бухгалтерія замовника не зможе прийняти витрати до обліку;
- платник ПДВ не отримає податковий кредит (якщо ви не виставили ПДВ-накладну);
- при перевірці ДПС операція може бути визнана «безтоварною» — донарахування і штрафи замовнику, а репутаційні збитки вам;
- у разі спору про оплату — ваша позиція юридично слабша.
Повний пакет B2B-документів для кейтерингу складається з чотирьох елементів. Саме вони — основа вашого корпоративного портфелю:
| Документ | Хто складає | Коли | Дедлайн / норма |
|---|---|---|---|
| Договір на надання послуг | Кейтерингер (виконавець) | До заходу | ЦКУ ст. 901 — до першого платежу |
| Акт виконаних робіт | Кейтерингер (виконавець) | Після заходу | Закон про бухоблік ст. 9 — у день події або наступного дня |
| Видаткова накладна | Кейтерингер (постачальник) | При передачі матцінностей | Форма М-11 або довільна — на момент передачі |
| Податкова накладна (ПДВ) | Тільки платник ПДВ | Після першої події (аванс або акт) | ПКУ ст. 201 — протягом 15 кал. днів |
Детальніше про загальну специфіку кейтерингового бізнесу та системи оподаткування — на нашій сторінці бухгалтер для кейтерингу. Якщо ви ще тільки відкриваєте кейтеринг — читайте спочатку як відкрити кейтеринг у 2026 році.
ФОП Г3 без ПДВ vs ТОВ ЄП 3%+ПДВ — вибір під клієнта
Перш ніж переходити до документів — ключове питання: чи є ви платником ПДВ? Від цього залежить, чи можете ви взагалі виставити ПДВ-накладну корпоративному клієнту.
| Критерій | ФОП Г3 5% (без ПДВ) | ФОП Г3 3%+ПДВ | ТОВ ЄП 3%+ПДВ |
|---|---|---|---|
| ПДВ-накладна корпоративному клієнту | Неможливо | Обовʼязково (якщо клієнт платник ПДВ — вимагатиме) | Обовʼязково |
| Ставка ЄП | 5% від обороту | 3% від обороту + ПДВ 20% | 3% від обороту + ПДВ 20% |
| Реєстрація ПДВ в ЄРПН | Не потрібна | Щомісяця / щокварталу | Щомісяця |
| Ліміт обороту | до 10 091 049 грн/рік | до 10 091 049 грн/рік | до 10 091 049 грн/рік |
| Особиста відповідальність | Є | Є | Лише до статутного капіталу |
| Ідеальний клієнт | Весілля, приватні заходи, фізособи | B2B-корпоративи серед платників ПДВ | Великий B2B, кілька засновників |
З 2027 року запроваджується обовʼязкова реєстрація платником ПДВ при перевищенні обороту 1 млн грн. Активний кейтерингер з місячним оборотом 100–150 тис грн досягає цього порогу за 7–10 місяців. Краще підготуватися заздалегідь і зробити перехід на ПДВ стратегічно, а не примусово. Якщо ви на старті — спочатку прочитайте як відкрити кейтеринг у 2026 році.
Договір на надання послуг кейтерингу
Договір на надання послуг — правова основа кожного B2B-замовлення. Його регулює ЦКУ ст. 901: за цим договором виконавець зобов'язується за завданням замовника надати послугу, а замовник — оплатити її. Для кейтерингу це не абстракція — це захист при будь-якому спорі.
Обовʼязкові умови договору кейтерингу
- Сторони. Повні реквізити: найменування (або ПІБ ФОП), ІПН/ЄДРПОУ, адреса, банківський рахунок. Для ФОП — «Фізична особа-підприємець [ПІБ], ІПН [номер], [адреса реєстрації]».
- Предмет. Чітко опишіть послугу: «Надання послуг кейтерингового обслуговування заходу [назва/тип], кількість осіб [N], локація [адреса], дата [ДД.ММ.РРРР], меню: відповідно до Додатку №1». Не пишіть розмито «послуги харчування» — ДПС може поставити під сумнів конкретність операції.
- Ціна. Загальна сума договору, порядок формування (фіксована або за кількістю осіб × вартість на особу), чи включає ПДВ (якщо ви платник) або «без ПДВ (виконавець не є платником ПДВ)».
- Строки та порядок оплати. Аванс X% (дата або умова), залишок — протягом [N] банківських днів після підписання акта. Для захисту: «у разі неотримання залишку оплати протягом [N] днів виконавець має право нараховувати пеню 0,1% на день від суми заборгованості».
- Порядок приймання послуг. Акт виконаних робіт підписується сторонами у день заходу або протягом [N] днів після. Якщо замовник не підписав і не надав мотивовані заперечення — акт вважається підписаним.
- Відповідальність сторін. Штраф за відмову від замовлення менше ніж за [N] днів, відповідальність за пошкодження орендного обладнання.
Акт виконаних робіт — обовʼязкові реквізити
Акт виконаних робіт (АВР) — первинний документ, що підтверджує факт надання послуги. Без нього витрати замовника в обліку не підтверджені. Вимоги до первинних документів визначені ст. 9 Закону про бухоблік.
7 обовʼязкових реквізитів АВР (ст. 9 Закону про бухоблік)
- Назва документа — «Акт виконаних робіт» або «Акт надання послуг».
- Дата складання — дата підписання (день заходу або наступний день).
- Найменування підприємства (сторони) — повні реквізити виконавця та замовника.
- Зміст господарської операції — опис послуги: «Надання послуг кейтерингового обслуговування заходу [назва/тип], [дата], [локація], [кількість осіб]».
- Обсяг операції — кількісна характеристика: кількість годин обслуговування або кількість осіб.
- Вартісний вимір — сума в гривнях, окремо «у т.ч. ПДВ 20%» (якщо ви платник) або «ПДВ не нараховується».
- Підписи відповідальних осіб — виконавець і замовник, посади (для ТОВ — директор або уповноважена особа за дорученням), печатки (за наявності).
Видаткова накладна на спожиту їжу (з ПДВ якщо платник)
Видаткова накладна — документ для передачі матеріальних цінностей від постачальника до замовника. У кейтерингу вона потрібна не завжди — тільки тоді, коли є фізична передача товарів, а не виключно надання послуги.
Коли потрібна видаткова накладна в кейтерингу
- Фуршетне постачання: ви доставляєте готові страви для самостійного розподілу замовником (компанія роздає їжу співробітникам без вашого обслуговування) — це передача товарів, потрібна накладна.
- Торт або кондитерські вироби «на вивіз»: замовник забирає торт після вечірки — видаткова накладна на конкретне найменування, кількість, суму.
- Корпоративні набори харчування: набори для подарунків або «take-away» — кожен набір у накладній.
Коли видаткова накладна не потрібна
Якщо ваша послуга — це «приготування і обслуговування гостей на місці», і всі страви споживаються під час заходу без передачі замовнику — видаткова накладна не потрібна. Достатньо акта виконаних робіт. Стандартний корпоратив (фуршет або банкет де все зʼїдається і залишки не передаються) — тільки АВР. Чому при виборі форми важливий правильний КВЕД — детально у статті про КВЕД 56.21 і специфіку кейтерингу.
| Ситуація | Потрібна ВН? | Потрібен АВР? | Потрібна ПДВ-накладна? |
|---|---|---|---|
| Корпоратив — їжа споживається на місці | Ні | Так | Так (якщо платник ПДВ) |
| Фуршет — ящики їжі для роздачі | Так | Так (за сервіс) | Так (якщо платник ПДВ) |
| Торт «на вивіз» | Так | Ні (або об'єднати в АВР) | Так (якщо платник ПДВ) |
| Lunch-box постачання офісу щотижня | Так (на кожну поставку) | Або щомісячний зведений АВР | Так (якщо платник ПДВ) |
Актуальні терміни сплати ПДВ та подачі декларацій — у бухгалтерському календарі 2026.
Податкова накладна в ЄРПН для платника ПДВ
Якщо ви зареєстровані платником ПДВ — реєстрація ПДВ-накладної (податкової накладної, ПН) в ЄРПН є обовʼязком, а не правом. Підстава — ПКУ ст. 201.
Реквізити ПДВ-накладної (ПКУ ст. 201)
- Порядковий номер накладної (уникальний у межах облікового реєстру продавця).
- Дата складання — дата першої події (аванс або акт — що раніше).
- Повна назва постачальника і отримувача, їх ІПН/ЄДРПОУ.
- Опис послуги / товару.
- Обсяг постачання (в одиницях, якщо послуга — «послуга, 1 послуга»).
- Ціна без ПДВ і сума ПДВ 20%.
- Загальна сума з ПДВ.
- Код ставки ПДВ: «20» для стандартної ставки.
Терміни реєстрації і штрафи
За ПКУ ст. 201 ПДВ-накладна реєструється в ЄРПН не пізніше 15 календарних днів після дати складання. Штраф за нереєстрацію або прострочення — 1 020 грн за кожну накладну (ст. 1201 ПКУ). При систематичних порушеннях — штраф зростає до 50% від суми ПДВ у накладній.
| Порушення | Штраф (ПКУ ст. 1201) |
|---|---|
| Прострочення реєстрації до 15 днів | 10% від суми ПДВ у накладній |
| Прострочення від 15 до 30 днів | 20% від суми ПДВ |
| Прострочення від 31 до 60 днів | 30% від суми ПДВ |
| Прострочення понад 60 днів | 40% від суми ПДВ |
| Нереєстрація взагалі | 50% від суми ПДВ |
Для реєстрації ПН в ЄРПН кейтерингери здебільшого використовують програму Medoc, Vchasno або веб-портал ДПС. Кожна ПН підписується КЕП (кваліфікованим електронним підписом). Консультацію щодо налаштування — пишіть у Telegram +380981751506. Повний спектр послуг з податкового обліку — на сторінці податкова звітність.
Авансові платежі та закриття попередньої оплати
Авансова (передоплатна) модель — норма для кейтерингу. Клієнт бронює дату, вносить 30–50% авансу, решту сплачує після заходу. Кожен крок цього ланцюжка має своє бухгалтерське і ПДВ-вимірювання.
Бухгалтерія авансових платежів для ФОП на ЄП
Для ФОП на єдиному податку (Г3) дохід визнається касовим методом — за датою фактичного надходження коштів (п. 292.1 ПКУ). Тому:
- Аванс 50% отримано сьогодні → дохід сьогодні. Включається в декларацію ЄП за поточний квартал.
- Залишок 50% отримано після заходу → дохід у момент надходження. Якщо аванс у вересні, захід і залишок у жовтні — доходи в різних кварталах.
- Аванс повернуто через скасування → дохід сторнується (відображається зі знаком мінус у кварталі повернення).
ПДВ-накладна при авансових платежах
Для платника ПДВ правило першої події (ПКУ ст. 187.1) означає:
- Отримали аванс → на дату авансу складаєте ПН на суму авансу (включаючи ПДВ 20%). Реєструєте в ЄРПН протягом 15 кал. днів.
- Захід відбувся, підписали акт → якщо аванс 100% покрив суму — жодних додаткових ПН не потрібно. Якщо аванс частковий (50%), і залишок надійшов після акта → ПН на залишок на дату другого платежу (або акта — залежно від хронології).
- Сума за актом менша за аванс → складаєте розрахунок коригування (РК) до першої ПН на суму різниці (зі знаком «–»). РК також реєструється в ЄРПН.
5 типових помилок при оформленні B2B-кейтерингу
За роки роботи з кейтерингерами я бачила однакові помилки знову і знову. Кожна з них або втрачений клієнт, або донарахування від ДПС:
Помилка 1: ФОП-5% намагається видати ПДВ-накладну
ФОП Г3 на 5% не є платником ПДВ і не має права складати ПДВ-накладні. Іноді кейтерингери помилково виставляють «рахунок з ПДВ» (додають ПДВ до суми), не будучи зареєстрованими платниками. Це підроблення документа і порушення ПКУ. Якщо ДПС виявить — штраф і скасування ЄП.
Рішення: або перейдіть на 3%+ПДВ, або чітко вказуйте в рахунку «ПДВ не нараховується, виконавець не є платником ПДВ».
Помилка 2: Прострочення реєстрації ПН в ЄРПН
Найпоширеніша помилка платників ПДВ — забули зареєструвати ПН протягом 15 днів. Кейтерингер отримав аванс 80 000 грн на корпоратив, і через завантаженість сезону зареєстрував ПН через 25 днів. Штраф за ст. 1201 ПКУ — 20% від суми ПДВ у накладній = 20% × 13 333 грн = 2 667 грн. За один випадок.
Рішення: налаштуйте нагадування в телефоні — «реєстрація ПН» на 10-й і 14-й дні після кожного платежу або акта. Або доручіть бухгалтеру — це і є частина нашої роботи.
Помилка 3: Акт без обовʼязкових реквізитів
Акт виданий, але бухгалтерія замовника повернула через відсутність ЄДРПОУ виконавця або розмитий опис послуги («послуги харчування» замість «кейтерингове обслуговування корпоративного заходу ТОВ Х від 15.05.2026, 40 осіб»). Акт без обовʼязкових реквізитів (ст. 9 Закону про бухоблік) не є первинним документом.
Рішення: використовуйте готовий шаблон АВР з усіма реквізитами. Я надаю своїм клієнтам готовий Word-шаблон — пишіть у Telegram +380981751506.
Помилка 4: Аванс не включений у дохід кварталу отримання
ФОП Г3 отримав аванс 50% у вересні, а захід (і акт) — у жовтні. В декларації ЄП за III квартал аванс «забули», включили весь дохід у IV квартал. ДПС при перевірці донараховує ЄП за III квартал + штраф 25% + пеня.
Рішення: авансовий платіж = дохід кварталу його надходження. Незалежно від дати заходу.
Помилка 5: Договір без ціни або умов оплати
Корпоративний клієнт підписав «договір» на одному аркуші де написано тільки «кейтерингові послуги для заходу 20 квітня 2026». Без суми, авансу, умов повернення. Клієнт скасував замовлення за тиждень — компенсувати збитки нема на підставі чого.
Рішення: договір без ціни і умов оплати — не договір для цілей захисту вашого бізнесу. Мінімум: сума, аванс %, умови скасування. Я переглядаю договори на предмет захисту інтересів кейтерингера — деталі на сторінці послуг.
Весь спектр послуг з ведення звітності та ПДВ-декларацій — на сторінці податкова звітність. Дедлайни реєстрації ПН і сплати ПДВ — у бухгалтерському календарі 2026. Про КВЕД 56.21 і специфіку кейтерингу читайте у статті КВЕД 56.21 кейтеринг — специфіка 2026.