Кейтеринг — це один із небагатьох бізнесів, де можна стартувати соло з мінімальним капіталом і дійти до команди з 10 осіб за один весільний сезон. Але саме через цю швидкість зростання і сезонність тут найбільше регуляторних пасток: неправильний КВЕД, відсутній ПРРО на виїзді, B2B-клієнт, що вимагає ПДВ-накладну, яку ви не можете видати. Я веду бухгалтерію для кейтерингових компаній з 1999 року — від соло-шефа на весіллях до B2B-команд, що обслуговують корпоративні їдальні великих компаній. Нижче — повна інструкція, як відкрити кейтеринг у 2026 правильно.
Ніша: весільний, корпоративний, lunch-box, шеф-на-виїзді
Перш ніж реєструвати ФОП і купувати обладнання — визначте формат. Від нього залежить система оподаткування, потреба у ПРРО, клієнтська база і сезонність. У кейтерингу існує чотири принципово різні формати з різним регуляторним навантаженням:
| Формат | Клієнти | Сезонність | ПРРО | ПДВ |
|---|---|---|---|---|
| Весільний кейтеринг | Фізособи (наречені) | Травень–вересень 60% обороту | Обовʼязковий (готівка/картка) | Зазвичай не потрібен (В2С) |
| Корпоративний кейтеринг | Юрособи, ФОП | Грудень 20%, рівномірно решту | Не потрібен при безготівковому розрахунку | Потрібен для більшості клієнтів |
| Lunch-box доставка офісам | Юрособи, частково фізособи | Рівномірно весь рік | При готівковому розрахунку | Для B2B-клієнтів |
| Шеф-на-виїзді | Фізособи, невеликі події | Весь рік нерівномірно | Обовʼязковий | Рідко потрібен |
Якщо стартуєте з весільного кейтерингу — найпростіша модель: ФОП Г3, 5%, КВЕД 56.21, мобільний ПРРО на смартфоні. Якщо відразу цілитесь у корпоративний B2B — вам потрібна реєстрація платника ПДВ або ТОВ. Це два принципово різних старти. Детальніше про КВЕД 56.21 і специфіку кейтерингу — у наступному матеріалі.
ФОП Г3 vs ТОВ — що обрати залежно від клієнтів
Головний критерій вибору форми — хто ваші клієнти і чи вимагатимуть вони ПДВ-накладну.
| Критерій | ФОП Г3 — 5% (без ПДВ) | ФОП Г3 — 3% + ПДВ | ТОВ ЄП 3% + ПДВ |
|---|---|---|---|
| Ліміт обороту | до 10 091 049 грн/рік | до 10 091 049 грн/рік | до 10 091 049 грн/рік |
| Ставка ЄП | 5% від обороту | 3% від обороту | 3% від обороту |
| ПДВ-накладна | Неможливо | Можна | Можна |
| Особиста відповідальність | Є | Є | Немає (до статутного капіталу) |
| Складність обліку | Мінімальна | Середня (ПДВ-декларація щомісяця) | Вища (ПДВ + бухоблік + дивіденди) |
| Коли обирати | Весілля, приватні заходи, соло-старт | Є корпоративні клієнти з ПДВ, оборот зростає | Кілька засновників, великий B2B, планується інвестор |
Коли ФОП-5% не вистачить
Два сценарії, коли ФОП Г3 без ПДВ стає гальмом:
- Корпоративний клієнт вимагає ПДВ-накладну. Ви не можете видати — і втрачаєте контракт. Типова ситуація: велика компанія хоче обслуговування корпоративу на 300 000 грн, але в бухгалтерії кажуть «тільки з ПДВ-документами». ФОП без ПДВ цей контракт не може взяти.
- Оборот перевищить ПДВ-поріг. З 2027 поріг реєстрації платником ПДВ — 1 млн грн. Активний кейтерингер з оборотом 150–200 тис грн/міс перетинає цей поріг за 5–7 місяців. Краще готуватися заздалегідь.
Детальний аналіз облікових нюансів для кейтерингу — на нашій сторінці бухгалтер для кейтерингу. Якщо паралельно ведете ресторан або кафе — читайте також бухгалтерські послуги для HoReCa.
КВЕД 56.21 — специфіка і чому він відрізняється від 56.10
Помилка з КВЕДом — одна з найпоширеніших на старті кейтерингу. Часто реєструють КВЕД 56.10 («Діяльність ресторанів, надання послуг мобільного харчування») замість правильного 56.21. Різниця критична:
| КВЕД | Що охоплює | Де готується їжа | Де подається |
|---|---|---|---|
| 56.10 | Ресторан, кафе, кавʼярня — стаціонарний заклад | Власна кухня | Власний зал |
| 56.21 | Кейтеринг — постачання готових страв для заходів | Власна кухня або на місці | Локація клієнта (зал, офіс, вулиця) |
| 56.29 | Інше обслуговування харчуванням (корпоративні їдальні, лікарні, школи) | Власна кухня або на місці | Локація клієнта (їдальня організації) |
Яку комбінацію КВЕДів реєструвати
- Чистий кейтеринг (виїзд без власного залу): реєструйте 56.21 як основний + 56.29 додатково.
- Ресторан + кейтеринг на виїзді: реєструйте 56.10 і 56.21 — обидва потрібні.
- Шеф-на-виїзді (готує на місці): 56.21 — достатньо.
- Lunch-box для офісів: 56.21 як основний + 47.24 якщо продаєте готові вироби як товар.
При перевірці ДПС зіставляє задекларовані КВЕДи з фактичною діяльністю. Якщо зафіксують невідповідність — ризик анулювання єдиного податку і перерахунку на загальну систему за весь перевіряємий період.
Мобільна ПРРО для виїзного обслуговування
Виїзний кейтеринг — це ПРРО на колесах. Кожен захід, де є готівковий або картковий розрахунок з клієнтом (фізособою або юрособою через термінал/готівку), потребує фіскального чека.
Два сценарії розрахунку і що потрібно в кожному
| Сценарій розрахунку | ПРРО потрібен? | Документи |
|---|---|---|
| Клієнт-фізособа платить готівкою або карткою на заході | Так | Фіскальний чек через ПРРО + Z-звіт після заходу |
| Клієнт-юрособа (компанія) платить банківським переказом | Ні | Рахунок-фактура + акт виконаних робіт |
| Клієнт-фізособа платить передоплатою на рахунок | Нюансово | При отриманні коштів — фіскальний чек (або повернення) |
Як налаштувати мобільний ПРРО — покрокова інструкція
- Реєстрація в ДПС. Через Електронний кабінет ДПС або Дію — реєструєте господарську одиницю (тобто місце проведення розрахунків — «виїзне обслуговування»). Безкоштовно.
- Вибір ПРРО-рішення. Безкоштовний варіант від ДПС («ПРРО від ДПС») або платні сервіси: Checkbox (від 0 грн базовий план), Poster, checkbox.ua. Для кейтерингу Checkbox — найпопулярніше рішення завдяки офлайн-режиму.
- Офлайн-режим критично важливий. На заміській локації зʼєднання з інтернетом може бути нестабільним. Checkbox зберігає чеки локально і синхронізує при підключенні. Без офлайн-режиму — ризик технічної відмови в пік заходу.
- Z-звіт після кожного заходу. Аналог закриття зміни. Якщо проводите кілька заходів на тиждень — Z-звіт після кожного. Якщо один на день — в кінці дня.
- Інтеграція з терміналом. Якщо приймаєте оплату карткою через портативний POS-термінал (Monobank, Приватбанк) — підключіть його до ПРРО, щоб чек виходив автоматично.
Корпоративні замовлення з ПДВ — документообіг
B2B-кейтеринг для корпоративних клієнтів — найприбутковіший сегмент, але вимагає повного пакету документів. Більшість компаній має бухгалтерів, які відповідають за правильне відображення витрат у своєму обліку, і без ПДВ-накладної від вас вони просто не можуть взяти корпоративне замовлення.
Повний пакет документів для юрособи
- Договір на надання кейтерингових послуг — укладається до заходу. Зазначте обсяг, локацію, кількість гостей, меню, вартість, умови оплати.
- Рахунок-фактура (інвойс) — виставляється до або на початку заходу. Підстава для передоплати або постоплати.
- Акт виконаних робіт — підписується після заходу обома сторонами. Підтверджує, що послуга надана.
- Видаткова накладна — якщо передаєте продукти, страви або матеріали як товар (наприклад, торт на замовлення).
- ПДВ-податкова накладна — реєструється в ЄРПН (Єдиному реєстрі податкових накладних) протягом 15 календарних днів після події. Клієнт відображає її у своєму ПДВ-обліку для отримання податкового кредиту.
Якщо ви ФОП Г3 (5%) без реєстрації платником ПДВ — ПДВ-накладну видати неможливо. Для клієнтів, що вимагають ПДВ-документи, потрібно або зареєструватися платником ПДВ (ФОП Г3 — 3%+ПДВ), або перейти на ТОВ. Повний розбір документообігу — у статті про корпоративні замовлення з ПДВ для кейтерингу.
Агентські договори з event-агентствами — прихована пастка
Типова схема: event-агентство зводить вас з клієнтом і бере 20–30% комісії. Але якщо договір неправильно оформлений — ви можете отримати повну суму і заплатити ЄП з усього обороту, хоча реально заробили менше.
Правильна схема: або агентський договір (агентство — ваш представник, перераховує вам суму вже за вирахуванням комісії), або чітке відображення комісії в первинці (окремий рядок у рахунку або акті). Я перевіряю структуру договорів до підписання — пишіть у Telegram +380981751506.
Для розуміння повного спектру послуг по обліку кейтерингу — дивіться сторінку бухгалтер для кейтерингу. Актуальні терміни подачі звітів і сплати податків — у бухгалтерському календарі.
Облік посуду на оренду — ОЗ чи поточні витрати
Кейтерингер зазвичай має значну кількість матеріальних активів: посуд, скатертини, шатри, мангали, обладнання. Правильна класифікація кожного — критична для коректного балансу і уникнення донарахувань.
Критерій класифікації з 2026 року
З 1 січня 2026 поріг малоцінних необоротних активів (МНМА) — 6 700 грн за одиницю. Правила:
- Менше 6 700 грн за одиницю — поточні витрати. Одразу відносяться на витрати в момент придбання. Прикладина: тарілки по 120 грн, бокали по 80 грн, скатертини по 400 грн.
- Від 6 700 грн за одиницю — основний засіб (ОЗ). Треба: заводська картка ОЗ, унікальний інвентарний номер, амортизація за строком корисного використання. Приклади: мангал за 12 000 грн, шатро за 35 000 грн, холодильник для зберігання страв за 18 000 грн.
| Актив | Орієнтовна ціна | Класифікація 2026 | Облік |
|---|---|---|---|
| Набір тарілок (50 шт. × 120 грн) | 6 000 грн (набір) | Поточні витрати | Одразу у витрати |
| Мангал | 12 000–25 000 грн | ОЗ | Карточка ОЗ + амортизація 5 років |
| Шатро (тент) | 20 000–80 000 грн | ОЗ | Карточка ОЗ + амортизація 5–10 років |
| Скатертини (20 шт. × 350 грн) | 7 000 грн (набір) | Поточні витрати | Одразу у витрати |
| Переносний холодильник-рефрижератор | 15 000–45 000 грн | ОЗ | Карточка ОЗ + амортизація 5–7 років |
Посуд, що здається в оренду клієнтам
Якщо посуд або обладнання здається в оренду як окрема послуга — це активи, що генерують дохід. Навіть якщо вартість одного предмету менша за 6 700 грн, але весь набір є орендним активом — рекомендується вести реєстр орендного майна з інвентарними номерами. Це спрощує контроль залишків і захищає при перевірці.
Пошкодження орендного посуду клієнтом — окреме питання. Пропишіть в договорі відповідальність: або депозит (з поверненням після перевірки), або прейскурант на відшкодування за кожен предмет. Без договірного врегулювання — стягнути складно.
Сезонність кейтерингу — планування cash flow
Кейтеринг — один з найбільш сезонних видів бізнесу в HoReCa. Якщо у ресторані сезон помʼякшується постійним потоком відвідувачів, кейтерингер в грудні може робити x5 до лютого, а в лютому сидіти без замовлень.
Типовий розподіл обороту кейтерингера по місяцях
| Місяць | % від річного обороту | Що відбувається |
|---|---|---|
| Січень–лютий | ~4% | «Мертвий сезон» — мінімум заходів |
| Березень–квітень | ~6% | Поступове пожвавлення |
| Травень–червень | ~20% | Старт весільного сезону, перші великі замовлення |
| Липень–серпень | ~22% | Пік весіль — максимальне навантаження |
| Вересень | ~18% | Завершення весільного сезону, корпоративи починаються |
| Жовтень–листопад | ~10% | Корпоративи, День міста, тематичні заходи |
| Грудень | ~20% | Корпоративи — другий пік (новорічні банкети) |
Стратегія cash flow: що робити в сезон, щоб пережити зиму
- Резервний фонд. У сезонні місяці (травень–вересень, грудень) відкладати не менше 15–20% від прибутку на резервний рахунок. Мета — накопичити на 3–4 місяці операційних витрат: ЄСВ, зарплата помічників, оренда кухні (якщо є), утримання обладнання.
- Відстрочка постачальників. Переговори з постачальниками продуктів про відстрочку платежів на 30–45 днів у «мертвий» сезон. У вас є торговий досвід і хороша платіжна дисципліна — більшість постачальників йдуть назустріч.
- Диверсифікація доходу. Lunch-box для офісів — рівномірний дохід весь рік. Кулінарні майстер-класи — можна проводити взимку. Корпоративні new year parties — замовляти в листопаді-грудні з передоплатою.
- Передоплати. Для весільних замовлень — стандарт 30–50% передоплати при бронюванні (зазвичай за 3–6 місяців до весілля). Це забезпечує позитивний cash flow навіть у позасезон.
5 типових помилок кейтерингерів на старті
За роки роботи з виїзним харчуванням я бачила одні й ті самі помилки знову і знову. Ось пʼять найдорожчих:
Помилка 1: КВЕД 56.10 замість 56.21
При реєстрації обрали «ресторан» (56.10), бо він загальніший. Але при першій же перевірці ДПС фіксує: заклад без стаціонарного залу, виїзне обслуговування — невідповідність задекларованому КВЕДу. Ризик: анулювання єдиного податку, перерахунок на загальну систему за весь перевіряємий період плюс штраф.
Рішення: перевірте свої КВЕДи зараз. Якщо 56.10 є, а 56.21 немає — подайте заяву на зміну через Дію або ЦНАПу.
Помилка 2: Відсутній ПРРО на виїзді
«Клієнт заплатив готівкою, я написала розписку — цього достатньо». Ні. Розписка — не фіскальний документ. Штраф за перший випадок — 100% від суми операції. Мобільний ПРРО Checkbox безкоштовний у базовому тарифі.
Помилка 3: Агентська комісія без відображення в первинці
Агентство взяло 25% комісії від замовлення на 200 000 грн. Ви отримали 200 000 грн і заплатили ЄП 5% від усієї суми — 10 000 грн. Але реально ваш дохід — 150 000 грн, ЄП мало бути 7 500 грн. Переплата 2 500 грн на одному замовленні, за рік — 30 000–50 000 грн зайвих податків.
Рішення: агентський договір або окремий рядок у рахунку «комісія агентства X%», щоб підстава відрахування потрапила в первинку.
Помилка 4: Посуд і обладнання від 6 700 грн одразу у витрати
Купили мангал за 14 000 грн і холодильник за 20 000 грн — списали повністю у витрати першого місяця. Проблема виникне при перевірці: ОЗ не поставлені на баланс, амортизація не нарахована, баланс некоректний. Донарахування можливе.
Рішення: кожен предмет від 6 700 грн — окрема картка ОЗ з інвентарним номером і розрахунком амортизації. Я веду реєстр обладнання для своїх клієнтів-кейтерингерів.
Помилка 5: Шеф «допомагає» без оформлення
Запросили знайомого шефа на кілька весіль «по-дружньому». Держпраці зафіксували систематичне залучення однієї людини без оформлення — штраф 86 470 грн (10 МЗП) плюс донарахування ПДФО і ЄСВ за весь прихований дохід шефа.
Рішення: регулярний шеф — ФОП Г3 з договором підряду. Разова допомога — ЦПД з утриманням ПДФО 18% + ВЗ 5%. Витрати на легальне оформлення в рази менші за штраф.
Наступні кроки
Відкрити кейтеринг правильно — не складніше, ніж будь-який інший малий бізнес. Головне — зробити це у правильному порядку:
- Визначте нішу (весілля, корпоративи, lunch-box, шеф-на-виїзді) — від неї залежить форма.
- Зареєструйте ФОП Г3 або ТОВ з КВЕД 56.21 (і 56.29 за потреби).
- Підключіть мобільний ПРРО (Checkbox) до першого заходу.
- Для B2B-клієнтів — вирішіть питання ПДВ заздалегідь (чи реєструватися платником).
- Побудуйте cash-flow план на рік з урахуванням сезонності.
- Оформляйте шефів і помічників офіційно з першого дня.
Актуальні терміни звітів і сплати податків для ФОП і ТОВ — у бухгалтерському календарі 2026. Зорієнтуватися з вартістю бухгалтерського супроводу допоможе калькулятор вартості бухгалтера.