Кейтеринг — це єдиний харчовий бізнес, де каса буквально «їде» разом з вами: смартфон у кишені шефа, весільний зал за містом, 200 гостей, з яких 30 хочуть доплатити готівкою «за ще один шашлик». Закон №265/95-ВР не робить винятків для виїзного обслуговування — ПРРО обовʼязковий там, де є готівка або картка. Але є нюанси, які дозволяють корпоративним B2B-замовленням взагалі обходитись без каси. Я веду бухгалтерію кейтерингових компаній з 1999 року — від соло-шефа з одним весіллям на тиждень до B2B-команд, що обслуговують корпоративні заходи на 300 осіб. Нижче — повна практична інструкція з ПРРО для виїзного кейтерингу 2026.
Специфіка кейтерингу: виїздний характер послуги
Кейтеринг за КВЕД 56.21 (постачання готових страв для подій) відрізняється від стаціонарного ресторану однією ключовою рисою: кожен захід — нова локація, нові клієнти, нові розрахунки. Там де ресторан має стаціонарну касу на стійці, кейтерингер привозить касу з собою. Це породжує три специфічні регуляторні ситуації:
- Нестабільний інтернет. Заміський котедж, відкрите поле, підвальний банкетний зал — 4G може підвести. ПРРО має мати офлайн-режим.
- Різні типи клієнтів на одному заході. Корпоратив компанії, де основне замовлення сплачує юрособа безготівково, але окремі гості доплачують готівкою — змішана ситуація з різними касовими вимогами.
- Ненормований час завершення. Весілля закінчується о 02:00, а закон вимагає щоденно створювати фіскальний звітний чек (Z-звіт) — п. 9 ст. 3 ЗУ №265/95-ВР. Технічно це одна «зміна» ПРРО.
Сезонність кейтерингу також впливає на касове навантаження: травень–вересень дають 60% річного обігу, грудень — ще 20%. У сезонні місяці ПРРО використовується інтенсивно, взимку може не відкриватись тижнями. Це не проблема — ПРРО не вимагає мінімальної активності. Але важливо перевірити перед першим весіллям сезону, що ключ КЕП не протермінований і застосунок оновлений.
| Формат кейтерингу | Типовий клієнт | ПРРО потрібен? | Альтернатива |
|---|---|---|---|
| Весільний кейтеринг | Фізособи (наречені, гості) | Так — готівка/картка | Попередня повна безготівкова оплата (рідко) |
| Корпоратив (B2B, юрособа) | Компанія (ТОВ) або ФОП | Ні — якщо виключно безготівковий розрахунок | Рахунок-фактура + акт виконаних робіт |
| Корпоратив (змішаний) | Компанія + гості з готівкою | Так — для готівкової частини | Немає — ПРРО обовʼязковий |
| Шеф-на-виїзді (B2C) | Фізособи | Так | Повна оплата переказом з рахунку клієнта (без готівки й карток) |
| Lunch-box офісам (B2B, безготівка) | Юрособи | Ні | Рахунок-фактура + акт щотижня/щомісяця |
Детальніше про формати кейтерингу і їх регуляторне навантаження — на сторінці бухгалтер для кейтерингу. Про вибір КВЕД читайте у статті КВЕД 56.21 кейтеринг — специфіка 2026. Якщо ви ще тільки відкриваєте кейтеринг — читайте спочатку як відкрити кейтеринг у 2026 році.
Закон №265/95-ВР: коли ПРРО обовʼязковий vs виняток
Базова норма — ст. 3 Закону №265/95-ВР: суб'єкти господарювання, що здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, зобов'язані проводити розрахункові операції через реєстратори розрахункових операцій.
Ст. 9 того ж закону містить перелік винятків, де РРО не обовʼязковий. Для кейтерингу релевантний один виняток:
Три сценарії і їх касові наслідки
Сценарій 1: Весілля, замовник — фізособа, оплата готівкою або карткою на заході. ПРРО обовʼязковий за ст. 3. Штраф за відсутність — 100% вартості проданих з порушенням послуг за перше порушення, 150% — за кожне наступне (п. 1 ст. 17).
Сценарій 2: Корпоратив, замовник — ТОВ «Альфа», оплата виключно банківським переказом з рахунку ТОВ. ПРРО не потрібен. Документи: рахунок-фактура + акт виконаних робіт (+ ПДВ-накладна якщо ви платник ПДВ). Повний пакет первинки для юрособи — у статті про корпоративні замовлення з ПДВ для кейтерингу.
Сценарій 3: Корпоратив, замовник — ТОВ «Альфа» (основна сума безготівково), але в ході заходу 5 гостей доплачують готівкою по 400 грн за додаткові страви. ПРРО обовʼязковий для готівкової частини (2 000 грн). Основна сума — без ПРРО, додаткові готівкові платежі — через ПРРО.
Безготівковий B2B: рахунок-фактура без ПРРО
Якщо ваш кейтеринг орієнтований на корпоративний сегмент і клієнти — виключно юрособи або ФОП, що розраховуються з поточного рахунку, — ПРРО вам не потрібен взагалі. Це суттєва перевага B2B-кейтерингу з точки зору адміністративного навантаження.
Мінімальний пакет документів для B2B без ПРРО
- Договір на надання кейтерингових послуг. Укладається до заходу. Прописуйте: обсяг (кількість гостей, меню або принцип складення меню), дата і місце проведення, вартість, умови оплати (переказ до заходу або протягом X днів після).
- Рахунок-фактура (інвойс). Виставляється до або на початку заходу. Підстава для здійснення платежу клієнтом.
- Акт виконаних робіт. Підписується обома сторонами після заходу. Підтверджує, що послугу надано в повному обсязі. Без підписаного акту у вас немає підтвердженого доходу і юридичного захисту при спорах.
- ПДВ-податкова накладна (якщо ви платник ПДВ). Реєструється в ЄРПН до 5 числа наступного місяця, якщо складена з 1 по 15 число, і до 18 числа наступного місяця, якщо складена з 16 по останнє число (п. 89 підрозд. 2 розд. XX ПКУ).
Для ФОП Г3 5% (без ПДВ) пакет обмежується рахунком-фактурою + актом. Для ФОП Г3 3%+ПДВ або ТОВ ЄП 3%+ПДВ — додається ПДВ-накладна.
Зверніть увагу: якщо клієнт — фізична особа-підприємець, але він обирає розплатитись карткою (а не банківським переказом з рахунку) — це розрахунок карткою, і ПРРО потрібен. Безготівковий B2B без ПРРО — це лише оплата банківським переказом між рахунками.
Чисто готівковий B2C (свято, весілля): ПРРО обовʼязковий
Весільний і приватний кейтеринг для фізичних осіб — основна зона, де ПРРО абсолютно обовʼязковий. Тут немає жодного виключення: якщо фізособа платить вам хоча б 1 гривню готівкою або карткою — потрібен фіскальний чек.
Типові ситуації B2C
- Наречені роблять передоплату готівкою при бронюванні. При отриманні авансу — одразу пробиваєте чек на суму авансу. Чек містить суму, дату, найменування (наприклад, «кейтерингові послуги, передоплата 50%»).
- Залишок сплачується на заході. Другий чек на залишкову суму. Якщо весілля 80 000 грн, аванс 40 000 грн — два чеки: 40 000 і 40 000 грн.
- Гості дарують «конверт» і частина йде на ваш рахунок. Якщо наречені передають вам готівку від гостей — це ваш дохід від надання послуги. Чек обовʼязковий.
- Оплата через LiqPay/Monobank-посилання. Це картковий розрахунок — ПРРО обовʼязковий. Деякі системи (Checkbox) можуть інтегруватися з платіжними сервісами і автоматично формувати чек при надходженні коштів.
Корисно знати: за моїм досвідом Держпраця і ДПС проводять спільні рейди на весільних майданчиках, особливо в сезон (травень–вересень) — це практика, а не норма. На місці складається акт фактичної перевірки. Сама фінансова санкція накладається пізніше — податковим повідомленням-рішенням за рішенням контролюючого органу (ст. 17 ЗУ №265/95-ВР), і до цього ви маєте 10 робочих днів на заперечення до акта (п. 86.7 ПКУ). Відсутність ПРРО + відсутність оформлених працівників = подвійний штраф. Якщо ви ще тільки відкриваєте бізнес — почніть з покрокового стартового чек-листа кейтерингу 2026.
Мобільна Checkbox на смартфоні — налаштування
Checkbox — найпопулярніше ПРРО-рішення для кейтерингу завдяки офлайн-режиму, простому інтерфейсу і безкоштовному базовому тарифу. Ось покрокова інструкція налаштування з нуля.
Крок 1: Реєстрація ПРРО в ДПС
Через Електронний кабінет ДПС (cabinet.tax.gov.ua) розділ «РРО/ПРРО». Реєструєте господарську одиницю — місце проведення розрахунків. Для виїзного кейтерингу пишіть «виїзне обслуговування» або «виїзний кейтеринг». Отримуєте унікальний фіскальний номер ПРРО. Процедура безкоштовна, займає 1–3 робочих дні.
Крок 2: Встановлення і авторизація Checkbox
Завантажуйте застосунок з офіційного сайту checkbox.ua або з App Store/Google Play. Авторизація відбувається через КЕП (кваліфікований електронний підпис). Ключ КЕП може зберігатися на флешці або у хмарному сховищі (наприклад, Хмарний підпис від Приватбанку або ДіЯ.Підпис). Хмарний КЕП зручніший для мобільного використання — не потрібна фізична флешка.
Крок 3: Внесення номенклатури
Для кейтерингу достатньо кількох позицій: «Кейтерингові послуги», «Оренда обладнання», «Додаткові страви». Не потрібно вносити кожну страву окремо — послуга може бути описана загальним найменуванням з відповідною ставкою ПДВ.
Крок 4: Офлайн-режим — критично важливо
В налаштуваннях Checkbox активуйте офлайн-режим. У цьому режимі:
- Чеки зберігаються локально на пристрої.
- Клієнту видається чек з позначкою «офлайн» (він дійсний).
- Після відновлення інтернету всі чеки автоматично надсилаються до ДПС і стають зареєстрованими.
Крок 5: Інтеграція з POS-терміналом
Якщо приймаєте оплату карткою через портативний POS-термінал (Monobank Acquiring, Приватбанк, iBox) — підключіть його до Checkbox. Після оплати карткою термінал автоматично надсилає сигнал до Checkbox і формується фіскальний чек без ручних дій. Це важливо на великих заходах, де потрібна швидкість.
Необхідне обладнання для виїзного ПРРО
- Смартфон (iOS або Android) з встановленим Checkbox.
- Power bank від 20 000 mAh — заряд на весь день роботи.
- Мобільний інтернет від двох операторів (SIM-карти двох операторів або роутер) — резервний зв'язок.
- Портативний принтер чеків (опціонально) — якщо клієнти хочуть паперовий чек.
Z-звіт після кожної події
Z-звіт — це аналог «закриття зміни» для ПРРО. Формується після завершення розрахункових операцій на заході. Вимога п. 9 ст. 3 Закону №265/95-ВР: суб'єкт господарювання зобов'язаний щоденно створювати фіскальні звітні чеки (Z-звіти) і забезпечувати їх зберігання.
Правила формування Z-звіту для кейтерингу
- Після кожного заходу. Якщо ви проводите весілля в суботу і корпоратив у вівторок — два окремих Z-звіти, кожен після свого заходу.
- Якщо кілька заходів в один день — можна закрити зміну після кожного або один раз наприкінці дня.
- Строк — щоденно (п. 9 ст. 3 ЗУ №265/95-ВР). На практиці більшість ПРРО закривають зміну автоматично приблизно через добу після відкриття — це особливість програмного рішення, а не окрема норма закону.
- Зберігайте Z-звіти. Вони є частиною первинної документації і можуть бути запитані при перевірці ДПС. В Checkbox вони зберігаються в особистому кабінеті автоматично.
Технічно формування Z-звіту в Checkbox — одна кнопка «Закрити зміну». Займає 5 секунд. У Z-звіті відображаються: загальна сума розрахунків, кількість чеків, суми готівки і безготівки, підсумок за ПДВ-ставками.
Корпоративні замовлення з ПДВ — облік окремо від ПРРО
Якщо ви платник ПДВ (ФОП Г3 3%+ПДВ або ТОВ ЄП 3%+ПДВ), корпоративні замовлення вимагають не лише правильного ПРРО-рішення, а й окремого ПДВ-обліку. Важливо: ПРРО і ПДВ-накладна — це два різних документи для різних цілей.
| Документ | Мета | Коли обовʼязковий | Термін |
|---|---|---|---|
| Фіскальний чек ПРРО | Підтвердження розрахункової операції для клієнта | Готівка або картка | В момент розрахунку |
| Акт виконаних робіт | Підтвердження надання послуги | Завжди (B2B і B2C) | Після завершення заходу |
| ПДВ-податкова накладна | ПДВ-облік клієнта (право на податковий кредит) | Ви — платник ПДВ + клієнт вимагає | ПН за 1–15 число — до 5 числа наступного місяця; за 16–останнє — до 18 числа |
| Видаткова накладна | Передача товарів (посуд в оренду, торт на замовлення) | Якщо передаєте матеріальні цінності | В момент передачі |
Як правильно виставляти ПДВ-накладну для кейтерингу
База оподаткування ПДВ за ст. 188.1 ПКУ — договірна вартість послуги, але не нижче звичайних цін. Ставка — 20% (загальна для послуг харчування). Алгоритм:
- Отримали аванс або надали послугу (перша подія за ст. 187.1 ПКУ) — дата виникнення ПДВ-зобовʼязань.
- Реєструєте ПН в ЄРПН через Медок, Vchasno або кабінет ДПС: до 5 числа наступного місяця (ПН за 1–15 число) або до 18 числа наступного місяця (ПН за 16–останнє число).
- Клієнт знаходить накладну в ЄРПН за вашим ІПН і включає до свого ПДВ-кредиту.
Якщо клієнт — ФОП Г3 5% (без ПДВ), ПДВ-накладна йому не потрібна, але ПДВ-зобовʼязання у вас все одно виникають (ви зареєстровані платником ПДВ і зобовʼязані нарахувати ПДВ незалежно від того, чи клієнт хоче накладну).
Актуальний графік подачі ПДВ-декларації і термінів сплати — у бухгалтерському календарі 2026.
5 типових помилок з ПРРО у кейтерингу
За роки практики я бачила одні й ті самі помилки. Ось пʼять найдорожчих — і як їх уникнути.
Помилка 1: «Безготівковий розрахунок через Monobank-посилання — це B2B без ПРРО»
Помилкове переконання. Оплата за посиланням LiqPay, Monobank, Wayforpay — це картковий розрахунок, навіть якщо ви не бачите фізичної картки. Це підпадає під Закон №265/95-ВР точно так само, як оплата через термінал. Виняток без ПРРО діє лише для банківського переказу з поточного рахунку (інтернет-банкінг, платіжне доручення). Якщо фізособа платить по QR-коду або посиланню — ПРРО обовʼязковий. Рішення: Checkbox підтримує інтеграцію з Monobank Acquiring — чек формується автоматично при оплаті по посиланню.
Помилка 2: Одна зміна на весь сезон без Z-звіту
«Я відкрив зміну в травні і не закривав до жовтня». П. 9 ст. 3 Закону №265/95-ВР вимагає щоденно створювати фіскальний звітний чек (Z-звіт) і зберігати його. Відсутність Z-звітів за кількамісячний період — порушення, яке легко виявляється при перевірці ДПС через аналіз даних ПРРО. Щодо санкції позиції розходяться. Домінуюча: окремої фінансової санкції саме за нестворення Z-звіту в чинній редакції ст. 17 немає — п. 4 ст. 17 виключено Законом №569-VIII; ДПС застосовує адмінштраф за ст. 155-1 КУпАП: 2–5 нмдг = 34–85 грн на особу, яка проводить розрахункові операції, і 5–10 нмдг = 85–170 грн на посадову особу (повторно протягом року — 85–170 і 170–340 грн). Альтернативна: під час перевірки відсутність Z-звітів можуть кваліфікувати як доказ непроведення розрахунків через ПРРО і застосувати 100%/150% за п. 1 ст. 17 — саме тому Z-звіти обовʼязково зберігайте. Рішення: після кожного заходу або кожного дня з розрахунками — завжди формуйте Z-звіт. Навіть якщо на заході не було жодного чека (захід скасовано) — відкрийте і відразу закрийте зміну, щоб не було «підвислих» змін.
Помилка 3: ПРРО без офлайн-режиму на заміській локації
Клієнт сплачує 50 000 грн за весілля на заміській базі відпочинку. 4G немає. Checkbox не може підключитися до сервера ДПС. Чек не пробивається. Штраф 50 000 грн. Ця ситуація повністю уникається ввімкненим офлайн-режимом. Перевіряйте його наявність перед кожним виїздом — в меню Checkbox є індикатор активності офлайн-режиму.
Помилка 4: Прострочена реєстрація ПДВ-накладної
Отримали аванс 15 березня — ПН належало зареєструвати до 5 квітня. Зареєстрували 25 квітня — 20 днів прострочення, тобто штраф 5% від суми ПДВ у накладній (п. 90 підрозд. 2 розд. XX ПКУ: до 15 к. дн. — 2%, 16–30 — 5%, 31–60 — 10%, 61–365 — 15%, 366 і більше — 25%). Якщо аванс 60 000 грн, ПДВ у ньому 10 000 грн — штраф 500 грн. Рішення: ставте нагадування на 5 і 18 число кожного місяця. Я також пропоную своїм клієнтам-кейтерингерам систему щотижневого звірення ПН — жодна накладна не прострочена.
Помилка 5: Відсутній акт виконаних робіт при B2B без ПРРО
«Нам ПРРО не потрібен, клієнт платить безготівково» — правильно. Але без підписаного акту виконаних робіт ваш дохід документально не підтверджений. Якщо клієнт запізнюється з оплатою або відмовляється платити — у вас немає юридичного доказу того, що послугу було надано. Рахунок-фактура це пропозиція, а не підтвердження факту. Акт = підтвердження факту. Ніколи не відпускайте клієнта з B2B-заходу без підписаного акту.