Весільний і event-кейтеринг — це не лише смачна їжа і красива сервіровка. Це юридичні відносини між трьома сторонами: вами (принципал-виконавець), event-агенцією (комерційний агент) і кінцевим клієнтом (молодята або замовник корпоративу). І саме ці відносини найчастіше оформлюються з помилками, які потім виливаються в переплату єдиного податку, конфлікти щодо комісій і навіть претензії від споживачів за зіпсовану подію. Я веду бухгалтерію для кейтерингерів з 1999 року — і в цій статті розберу всі вузлові точки агентських договорів.
Дві моделі: прямий клієнт vs агенція-посередник
Перш ніж говорити про типові пастки, важливо зрозуміти, яку бізнес-модель ви використовуєте. У кейтерингу існують дві принципово різні схеми залучення клієнтів на весілля й events:
| Критерій | Прямий клієнт | Агенція-посередник |
|---|---|---|
| Хто підписує договір з молодятами | Ви (кейтер) | Агенція (від свого імені або від вашого) |
| Хто виставляє первинку гостям | Ви (акт + рахунок) | Агенція або ви — залежить від договору |
| Комісія | Відсутня | 20–30% від суми події |
| Виторг для ЄП | Повна сума події | Повна сума події (не нетто!) |
| Комісія у вашому обліку | — | Видаток на маркетингові/посередницькі послуги |
| Ризик претензій від споживача | Прямий | Прямий і через агенцію |
| Правова база | ЦКУ ст. 901–907 (послуги) | ЦКУ ст. 295–302 (агентство) |
Головна помилка, яку я бачу раз за разом: кейтерингер думає, що якщо агенція бере 25% комісії, то його дохід — це вже нетто-сума (тобто сума за мінусом комісії). Але за ПКУ ст. 292.1, для ФОП на єдиному податку доходом є кошти, що фактично надійшли на рахунок. Якщо клієнт заплатив 100 000 грн, а агенція перерахувала вам 75 000 грн — ваш дохід для ЄП все одно може бути 100 000 грн, якщо договір оформлено неправильно.
Детальну специфіку обліку кейтерингового бізнесу — читайте на нашій сторінці бухгалтер для кейтерингу. Про відкриття кейтерингу з нуля — у статті як відкрити кейтеринг у 2026 році.
Договір агентського обслуговування (ЦКУ ст. 295)
Відносини між кейтерингером і event-агенцією регулюються ЦКУ ст. 295–302 «Договір комерційного посередництва (агентський договір)». Ключові поняття:
- Принципал — ви (кейтерингова компанія або ФОП-кейтер), що надає послугу і уповноважує агента діяти від вашого імені або від свого імені, але у ваших інтересах.
- Комерційний агент — event-агенція, що за винагороду (комісію) здійснює посередницьку діяльність: знаходить клієнтів, зводить їх з вами, бере участь у переговорах, оформлює угоди.
- Агентська угода — договір між принципалом і агентом, що фіксує: права і обов’язки сторін, порядок розрахунку комісії, порядок звітності агента, строки та умови оплати.
За ЦКУ ст. 297, агент зобов’язаний надавати звіт принципалу про виконану роботу — це важливо для підтвердження витрат на комісію у вашому обліку. Без агентського звіту — видатки на комісію можуть бути не визнані.
Комісія агенції 20–30%: облікова логіка
Комісія event-агенції — типово 20–30% від загальної суми події. Але це не означає, що ваш дохід зменшується автоматично. Все залежить від структури грошового потоку і правильності первинки.
Правильна облікова логіка
Відповідно до Закону про бухгалтерський облік ст. 4 і принципу превалювання сутності над формою, облік має відображати реальний економічний зміст операцій. Для кейтерингера, що працює через агенцію, правильна логіка:
- Виторг (дохід) — повна вартість кейтерингової послуги, яку оплачує кінцевий клієнт (молодята). Наприклад, 120 000 грн за весілля.
- Видаток — комісія агенції (наприклад, 25% = 30 000 грн) — це витрати на маркетингові та/або посередницькі послуги.
- Реальний прибуток — 90 000 грн (120 000 – 30 000).
Для ТОВ-платника ПДВ ситуація ідентична: виторг — повна сума без ПДВ, комісія — у витрати, і відповідно формується база для нарахування ПДВ (ПКУ ст. 188.1 — база оподаткування ПДВ не менша за ціну придбання або собівартість). Як коректно обліковувати посуд і обладнання, що використовується на цих заходах — у статті про облік посуду в кейтерингу 2026.
Хто виставляє чек гостям — ви чи агенція?
Питання про те, хто видає фіскальний чек (або акт виконаних робіт) гостям весілля — одне з найчастіших у кейтерингерів, що працюють з агенціями. Відповідь залежить від моделі договору.
Два варіанти і їх наслідки
| Модель | Хто виставляє акт гостям | Хто видає чек | Хто подає ПДВ-накладну (якщо ТОВ) |
|---|---|---|---|
| Агент від свого імені | Агенція (від свого імені) | Агенція (свій ПРРО) | Агенція реєструє свою накладну клієнту; ви реєструєте накладну агенції |
| Агент від вашого імені | Ви (кейтер) | Ви (ваш ПРРО) | Ви реєструєте ПДВ-накладну клієнту на повну суму |
Незалежно від моделі: ви (кейтер-принципал) завжди виставляєте акт виконаних робіт — але вже на адресу агенції, а не кінцевого клієнта. Агенція, у свою чергу, виставляє вам комісійний рахунок-фактуру (або акт агентських послуг) на суму своєї комісії. Саме цей документ є підставою для відображення комісії у ваших витратах.
Аванс від агенції до події — коли визнавати дохід
Весільні замовлення зазвичай бронюються за 3–6 місяців до події. Агенція може перерахувати вам аванс одразу після бронювання — за кілька місяців до самого весілля. Коли визнавати цей аванс доходом?
Для ФОП на ЄП (касовий метод)
Відповідь однозначна: аванс визнається доходом на дату його отримання (надходження коштів на рахунок або в касу). Це касовий метод, встановлений ПКУ ст. 292.1: доходом ФОП на спрощеній системі є всі кошти, що надійшли протягом звітного кварталу.
Практичний наслідок: якщо агенція перерахувала аванс 50 000 грн у лютому (за весілля у червні), ви включаєте ці 50 000 грн у дохід I кварталу і сплачуєте ЄП з них вже у квітні. Не чекайте червня.
Для ТОВ-платника ПДВ
При отриманні авансу від агенції ТОВ-платник ПДВ зобов’язаний виписати податкову накладну на суму авансу і зареєструвати її в ЄРПН протягом 15 календарних днів (ПКУ ст. 201). Якщо аванс надійшов 10 лютого, накладна має бути зареєстрована не пізніше 25 лютого. Порушення строку реєстрації — штраф 2–40% від суми ПДВ (ПКУ ст. 120¹).
Витрати на додаткові послуги (декор, звук): чи через вас чи окремо
На великих весіллях і events кейтерингер часом «бере під крило» і декор, і звукове обладнання, і флористику — все, щоб зробити «послугу під ключ». Але з бухгалтерської точки зору це може бути значно складніше, ніж здається.
Два варіанти і їх ризики
Варіант А: Декор і звук — через вас (ви залучаєте субпідрядників). Ви підписуєте з декоратором і звукорежисером договори підряду, оплачуєте їхні послуги і включаєте вартість у загальний рахунок клієнту. Юридично ви стаєте генеральним підрядником для кінцевого клієнта. Ризики:
- Якщо декоратор підвів — ваша відповідальність перед клієнтом (Закон «Про захист прав споживачів» ст. 4).
- Вся сума (кейтеринг + декор + звук) входить у ваш виторг — навіть якщо ви лише «перекладаєте» гроші субпідрядникам.
- Якщо ви ФОП Г3 5% — ви не можете видати ПДВ-накладну, але клієнт може її вимагати на всю суму.
Варіант Б: Декор і звук — окремо, на стороні агенції або клієнта. Ви надаєте лише кейтерингову послугу, а декор і звук замовляє сама агенція або безпосередньо клієнт у відповідних підрядників. Рекомендований варіант:
- Ваш КВЕД — 56.21 (кейтеринг). Декор — це не ваш профіль.
- Менша відповідальність — ви не несете відповідальності за флориста, якого не контролюєте.
- Менший виторг — ваша база ЄП відповідає реальній кейтеринговій послузі.
Детальні консультації щодо договірної структури — у статті корпоративні замовлення з ПДВ для кейтерингу. Актуальні терміни звітності — у бухгалтерському календарі 2026.
Відповідальність за зіпсовану подію (закон про захист споживачів)
Весілля — не просто контракт, це подія з високими емоційними ставками. Якщо щось пішло не так — молодята можуть вимагати компенсацію. Хто відповідає?
Закон «Про захист прав споживачів» ст. 4
За Законом «Про захист прав споживачів» ст. 4, споживач (молодята) має право на належну якість послуг і відшкодування шкоди, заподіяної внаслідок недоліків послуги. Відповідальність несе той, хто безпосередньо надав послугу — тобто ви, кейтер.
Навіть якщо молодята підписали договір з агенцією, а не з вами напряму, агенція може «перенаправити» претензію на вас у порядку регресу, якщо недолік стався саме через якість кейтерингу.
Ситуації, де виникає відповідальність кейтера
- Харчове отруєння гостей — це найсерйозніший ризик. Відповідальність за якість харчових продуктів лежить на виробнику/постачальнику готових страв. Навіть якщо отруєння сталося через «зовнішній фактор» (поганий холодильник у залі) — доведіть, що не ваші продукти.
- Меню, що не відповідає замовленому — клієнт замовив 5 позицій, ви подали 3. Договір дає право на відшкодування різниці або повернення частини передоплати.
- Запізнення на подачу страв — якщо затримка суттєво вплинула на хід події, це підстава для зменшення оплати або компенсації.
- Пошкодження майна залу — якщо ваші кухарі або персонал пошкодив майно орендованого залу, відповідальність — на вас.
Скасування події з боку клієнта — аванс
Молодята скасовують весілля — ситуація рідкісна, але можлива. Що робити з отриманим авансом?
Для ФОП на ЄП (касовий метод): аванс вже включений у дохід кварталу, коли надійшов. Якщо повертаєте аванс — зменшуєте дохід на суму повернення в тому кварталі, коли фактично повернули кошти (ПКУ ст. 292.1 — повернення коштів покупцю зменшує дохід).
Для ТОВ-платника ПДВ: при поверненні авансу складається розрахунок коригування до ПДВ-накладної (РК до ПН), зареєстрований в ЄРПН. Доход визнається або сторнується відповідно до облікової політики. Для розуміння стартового контексту бізнесу — читайте як відкрити кейтеринг у 2026 році.
Важливо: договір із замовником має чітко регулювати умови повернення авансу при скасуванні, інакше виникають суперечки щодо розміру компенсації. Стандартна практика для весільного кейтерингу:
- Скасування за >3 місяці до події — повернення 80–90% авансу.
- Скасування за 1–3 місяці — повернення 50% (часткова компенсація понесених витрат на закупівлі та бронювання персоналу).
- Скасування менш ніж за 30 днів — аванс не повертається (всі витрати понесені).
5 типових пасток у договорах з event-агенціями
За 26+ років практики я бачила договори між кейтерингерами і агенціями найрізноманітнішого ступеня «небезпечності». Ось п’ять найчастіших пасток, на які потрапляють кейтерери:
Пастка 1: Відсутнє визначення «принципал–агент»
Договір називається «про надання послуг з організації харчування», але не встановлює, чи є агенція агентом у юридичному сенсі (ЦКУ ст. 295). Без цього визначення комісія агенції не має документального підтвердження як «посередницькі послуги», а відображається як «оплата за щось незрозуміле». ДПС може перекваліфікувати такий платіж і донарахувати ЄП.
Рішення: у договорі явно вказати: «Сторони домовились, що Агенція діє як комерційний агент Принципала (Виконавця) відповідно до ЦКУ ст. 295, надаючи послуги пошуку і залучення клієнтів для Принципала за винагороду (комісійні)».
Пастка 2: Нечіткий порядок розрахунку комісії
Договір містить «агентська винагорода — 25% від вартості замовлення», але не уточнює: від якої суми (до ПДВ чи після? до повернень чи після? від загальної суми події чи лише від кейтерингової частини?). На практиці це призводить до суперечок на суму 5 000–15 000 грн за одне весілля.
Рішення: «Агентська винагорода становить 25% від суми договору з кінцевим клієнтом, що включає виключно кейтерингові послуги, без урахування ПДВ, після остаточного підписання акта виконаних робіт».
Пастка 3: Аванс агенції без зазначення, чиї гроші
Агенція перераховує вам аванс за майбутнє весілля — але у платіжці написано «передоплата за послуги», без уточнення, що це кошти кінцевого клієнта. Якщо потім весілля скасовується і молодята вимагають повернення — юридично незрозуміло, хто кому що повертає.
Рішення: у договорі з агенцією і в платіжках завжди вказуйте: «аванс від імені клієнта [ПІБ або назва] за кейтерингове обслуговування заходу [дата]».
Пастка 4: Відсутня відповідальність агенції за «зірвані» бронювання
Агенція забронювала вас на весілля, ви відмовили трьом іншим клієнтам на ту дату, але за місяць агенція повідомляє, що клієнт відмовився. Ніякої компенсації договором не передбачено. Ви залишаєтеся без замовлення і без компенсації витрат на «утримання доступності».
Рішення: «У разі скасування замовлення менш ніж за [N] днів до події з ініціативи Агенції або Клієнта — Агенція сплачує Принципалу компенсацію в розмірі [X%] від вартості замовлення».
Пастка 5: Ніякого агентського звіту
Агент зобов’язаний надавати принципалу звіт про виконану роботу (ЦКУ ст. 297). Без звіту ваш видаток на комісію — документально не підтверджений. Якщо ДПС перевірятиме ваші витрати — без звіту агента видаток може бути знятий. Для ФОП Г3 на ЄП це не критично (ЄП нараховується на виторг незалежно від витрат), але для ТОВ або ФОП на загальній системі — суттєво.
Рішення: вимагайте від агенції щомісячний або пост-подієвий звіт агента — хоча б у довільній формі (лист, email), де зазначені: список залучених клієнтів за звітний період, сума укладених угод, розрахунок винагороди. Зберігайте ці звіти як первинку.