Посуд і обладнання — це одна з найбільших статей капітальних вкладень для кейтерингера. Набір тарілок на 100 гостей, бокали, столові прибори, підноси, термоконтейнери — і це ще до шатер, мангалів та холодильників. Але саме облік цього майна найчастіше ведеться неправильно: одні списують все в поточні витрати, не замислюючись, інші, навпаки, ставлять на баланс кожну тарілку. Я веду бухгалтерію для кейтерингерів з 1999 року і точно знаю, де ховаються ризики. У 2026 році порогова сума змінилась — це гарна нагода перевірити свій облік і виправити помилки до перевірки.
Чому облік посуду — окрема задача кейтерингу
На відміну від ресторану чи кафе, де посуд переважно стоїть на місці і зношується поступово, кейтерингер постійно транспортує майно — до місця проведення заходу і назад. Кожна поїздка — це ризик бою, пошкодження, втрати. Клієнт або його гості можуть щось розбити. Орендований посуд треба повернути в незміненому стані або відшкодувати вартість. Все це породжує унікальну облікову ситуацію, якої немає у стаціонарних закладах.
Крім того, КВЕД 56.21 (кейтеринг) передбачає постійне відновлення матеріальної бази. Кейтерингер щосезону докуповує і списує посуд — інтенсивніше, ніж будь-який ресторан. Тому правильна класифікація кожного предмета (поточні витрати чи основний засіб) безпосередньо впливає на фінансовий результат, базу оподаткування і коректність балансу.
Детальніше про загальну специфіку кейтерингового бізнесу та реєстрацію — на нашій сторінці бухгалтер для кейтерингу. Про відкриття кейтерингу з нуля читайте у статті як відкрити кейтеринг у 2026 році.
Поріг малоцінних основних засобів 2026: 6 700 грн
Головне правило, яке визначає весь облік матеріальних активів кейтерингера, — це поріг малоцінних необоротних матеріальних активів (МНМА). З 1 січня 2026 року він становить 6 700 грн за одиницю.
Правова підстава: НП(С)БО 7 «Основні засоби» ст. 5 встановлює, що підприємство самостійно визначає вартісний поріг суттєвості для розмежування малоцінних необоротних матеріальних активів та основних засобів. Кабінет міністрів встановлює мінімальний поріг; на 2026 рік він становить 6 700 грн (що відповідає приблизно 20% мінімальної заробітної плати, тобто 20% × МЗП 8 647 грн ≈ 1 729 грн — ні, офіційний поріг не прив’язаний до МЗП безпосередньо; він встановлюється нормативно).
| Вартість за одиницею | Класифікація | Як обліковувати | Строк корисного використання |
|---|---|---|---|
| Менше 6 700 грн | Поточні витрати (малоцінні предмети) | Дт 947 Кт 28 — одразу при придбанні | Не застосовується |
| Від 6 700 грн до 20 000 грн | МНМА або ОЗ (за рішенням підприємства) | Картка ОЗ, амортизація (строк від 12 міс) | 12–60 міс (за рішенням) |
| Понад 20 000 грн | Основний засіб (ОЗ) | Картка ОЗ, інвентарний номер, амортизація | Відповідно до групи ОЗ |
Практичне значення: у 2026 порівняно з 2025 поріг МНМА збільшився. Це означає, що частина активів, які раніше обліковувались як ОЗ, тепер можуть списуватися як поточні витрати — що спрощує облік і зменшує адміністративне навантаження. Якщо у вас ще не переглянуто облікову політику — саме час це зробити.
Посуд <6 700 грн: поточні витрати (Дт 947 Кт 28)
Більшість посуду в кейтерингу потрапляє саме в цю категорію. Стандартна ціна на тарілки, бокали, столові прибори і більшість сервірувального посуду — значно нижча за 6 700 грн за штуку. Такий посуд не потрапляє на баланс як необоротний актив, а одразу списується у витрати.
Бухгалтерські проведення при придбанні
Типові проведення для підприємства-неплатника ПДВ (ФОП Г3 5%) при купівлі посуду:
- Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» або Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності» Кт 631 «Розрахунки з постачальниками» — оприбуткування і одночасне списання посуду у витрати на підставі видаткової накладної постачальника.
- Альтернатива: спочатку Дт 28 «Товари» Кт 631 (оприбуткування), потім Дт 947 Кт 28 (списання при видачі в експлуатацію).
Для ТОВ — платника ПДВ додається проведення по ПДВ при придбанні:
- Дт 641 «Розрахунки за ПДВ» Кт 631 — сума ПДВ (20%)
- Дт 28 Кт 631 — вартість без ПДВ
- Дт 947 Кт 28 — списання у витрати при видачі
Що відноситься до поточних витрат — приклади
| Предмет | Типова ціна за одиницю | Класифікація |
|---|---|---|
| Тарілка обідня фарфор | 80–450 грн | Поточні витрати |
| Бокал для вина | 50–350 грн | Поточні витрати |
| Скатертина | 200–600 грн | Поточні витрати |
| Серветки тканинні (набір) | 100–400 грн | Поточні витрати |
| Столові прибори (набір 6 шт.) | 300–1 500 грн | Поточні витрати |
| Піднос металевий | 350–1 800 грн | Поточні витрати |
| Термоконтейнер малий (до 6 700 грн) | 1 000–6 600 грн | Поточні витрати |
Важливий нюанс: поріг 6 700 грн застосовується до кожної одиниці окремо. Якщо ви купуєте 100 тарілок по 200 грн — загальна сума 20 000 грн, але кожна тарілка коштує 200 грн < 6 700 грн, тому весь набір — поточні витрати. Ключовий принцип закладено в НП(С)БО 7 ст. 5: критерій — вартість за одиницею, а не загальна сума придбання.
Посуд >6 700 грн: основний засіб з амортизацією
Дорогий ексклюзивний посуд, великогабаритні ємності, спеціалізоване обладнання вартістю від 6 700 грн за одиницю — все це основні засоби (ОЗ). Вони не списуються одразу, а амортизуються протягом строку корисного використання відповідно до НП(С)БО 7.
Порядок зарахування на баланс
- Оформлення акта введення в експлуатацію (типова форма ОЗ-1 або довільна). В акті: найменування, інвентарний номер, первісна вартість, метод і строк амортизації, ліквідаційна вартість.
- Присвоєння інвентарного номера — унікальний код для кожного об’єкта. Фізично наноситься маркером, наклейкою або гравіюванням на сам предмет.
- Нарахування амортизації щомісяця — починаючи з місяця, наступного за місяцем введення в експлуатацію.
Розрахунок амортизації — лінійний метод
Для посуду і обладнання кейтерингу найпростіший і найпоширеніший метод — лінійний (прямолінійний). Формула місячної амортизації:
Щомісячна амортизація = (Первісна вартість – Ліквідаційна вартість) ÷ Строк корисного використання (міс.)
Приклад: ексклюзивний порцеляновий сервіз на 40 персон за 28 000 грн. Ліквідаційна вартість — 0 (повністю зноситься). Строк — 48 місяців (4 роки). Щомісячна амортизація: 28 000 ÷ 48 = 583,33 грн/міс.
| Обладнання / посуд | Орієнтовна вартість | Рекомендований строк | Місячна амортизація |
|---|---|---|---|
| Порцеляновий сервіз ексклюзив | 25 000–50 000 грн | 48–72 міс | 347–1 042 грн |
| Мангал/гриль професійний | 12 000–35 000 грн | 60 міс | 200–583 грн |
| Шатро (тент) | 20 000–80 000 грн | 60–120 міс | 167–1 333 грн |
| Холодильник для страв | 15 000–45 000 грн | 60–84 міс | 179–750 грн |
| Термоконтейнер великий | 7 000–20 000 грн | 36–60 міс | 117–556 грн |
При вибутті ОЗ (продаж, ліквідація, бій) складається акт списання або акт реалізації. Залишкова вартість відноситься на витрати або відшкодовується через продаж. Детальніше про ведення обліку ОЗ і складання облікової політики — консультуйтесь з бухгалтером. Повний спектр послуг — на сторінці товарного обліку.
Орендний посуд: як обліковувати у користувача
Оренда посуду — поширена практика в кейтерингу, особливо для великих заходів, де потрібен ексклюзивний або нестандартний посуд. Оператор кейтерингу (орендар) відображає орендні відносини суттєво інакше, ніж власне майно.
Правова основа: ЦКУ ст. 759–786
Договір оренди (найму) регулюється ЦКУ ст. 759–786. За договором оренди орендодавець передає орендарю майно у тимчасове платне користування. Орендований посуд: залишається активом орендодавця (не відображається на балансі орендаря як ОЗ); орендар відображає лише орендні платежі як видатки.
Що повинен містити договір оренди посуду
- Сторони — орендодавець і орендар, повні реквізити (ЦКУ ст. 759).
- Об’єкт оренди — детальний опис: найменування, матеріал, кількість, вартість кожного предмету (за цим визначається розмір відшкодування при бої).
- Ціна оренди — фіксована сума за захід або погодинна/поденна ставка.
- Строк оренди — дата видачі і дата повернення.
- Відповідальність за бій і пошкодження — вартість відшкодування за кожен предмет або за весь комплект.
- Порядок повернення — умови здачі (чистий, у тарі, тощо).
Проведення у орендаря (кейтерингера)
- При отриманні орендованого майна: облік на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи» — у сумі, зазначеній в договорі. Це не активний баланс, а облік відповідальності.
- При нарахуванні орендної плати: Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності» Кт 685 «Розрахунки з іншими кредиторами» — на суму орендної плати.
- При оплаті: Дт 685 Кт 311 «Банківські рахунки».
- При поверненні майна: списання з позабалансового рахунку 01.
Актуальні терміни сплати ЄСВ та ЄП — у бухгалтерському календарі 2026.
Бій, втрати, пропажа: норми списання
Бій посуду — невід’ємна частина кейтерингу. Вантажівка з посудом їде по бездоріжжю до шатра, сервіровані столи «живуть» кілька годин, а гості інколи забирають сувеніри. Як правильно обліковувати ці витрати? Загальний контекст бізнес-моделі — у статті як відкрити кейтеринг у 2026 році.
Норми природного списання
Законодавство України не встановлює обов’язкових відсотків природного бою для кейтерингу — підприємство затверджує норми самостійно. Практика галузі: 3–5% від вартості посуду на місяць. Для інтенсивного виїзного кейтерингу (5–10 заходів на місяць) ця норма виправдана статистикою: серед транспортування, встановлення і збирання неминучий певний відсоток бою.
Як оформити списання в межах норми
- Наказ про затвердження норм — директор (або ФОП) видає наказ, в якому затверджує нормативний відсоток природного бою. Наприклад: «Встановити норму природного бою посуду у розмірі 4% від облікової вартості посуду за місяць».
- Акт списання — щомісячно або після кожного заходу (залежно від частоти). В акті: дата, перелік розбитих предметів (найменування, кількість, облікова вартість), підпис матеріально відповідальної особи, підпис керівника.
- Бухгалтерські проведення: Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» Кт 28 «Товари» (якщо посуд обліковувався в товарах) або Кт 10 «Основні засоби» (якщо ОЗ, з урахуванням залишкової вартості).
Понаднормовий бій і відшкодування
Бій, що перевищує встановлену норму, обліковується окремо і потребує обґрунтування:
- Встановлено винного (офіціант, помічник): Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» Кт 716 «Відшкодування раніше списаних активів». Після відшкодування: Дт 311 Кт 375.
- Винний не встановлений або звільнений від відшкодування: Дт 993 «Витрати від надзвичайних подій» Кт 28 або Кт 10 (залишкова вартість). Обов’язковий документ: пояснювальна записка і наказ керівника про списання без відшкодування.
- Бій з вини гостя клієнта: претензія до клієнта-замовника на підставі договору (якщо передбачена відповідальність) або депозит. Відшкодування аналогічне до «встановлено винного».
Інвентаризація посуду — щоквартально
Інвентаризація — обов’язкова процедура, що дозволяє звіряти фактичну наявність майна з даними обліку. Для кейтерингу, де посуд постійно в русі, це особливо важливо. Правова підстава: Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу №69 від 11.08.1994.
Чому кейтерингу — щоквартально, а не раз на рік?
Мінімальна частота інвентаризації за Інструкцією №69 для більшості підприємств — раз на рік (перед складанням річної звітності). Але для кейтерингу рекомендується проводити її щоквартально з кількох причин:
- Постійне переміщення посуду між заходами, складом і транспортом — висока ймовірність розходжень.
- Сезонність: після піку (літо, грудень) зазвичай є значний бій і втрати — краще виявити і задокументувати відразу.
- Орендований посуд: потрібно регулярно звіряти, що орендоване майно повернуте і в належному стані.
- Матеріально відповідальні особи: зміна персоналу вимагає передачі матеріальних цінностей з інвентаризацією.
Порядок проведення інвентаризації посуду
- Наказ про проведення — видається директором або ФОП. Вказується дата, склад комісії (не менше 2 осіб), перелік майна, що перевіряється.
- Інвентаризаційний опис (типова форма М-21 або довільна) — перелічується фактична наявність посуду з кількістю, станом і обліковою вартістю. Складається у 2 примірниках.
- Звіряння з обліком — фактичні залишки порівнюються з даними бухгалтерського обліку (картки ОЗ, відомості по рахунку 28).
- Акт результатів інвентаризації — при виявленні нестачі або надлишку. Нестачі відображаються в обліку (Дт 947 Кт 28), надлишки — як доходи (Дт 28 Кт 719).
- Пояснення матеріально відповідальних осіб — при нестачах понад норму персонал надає пояснювальні записки.
Терміни подачі квартальної і річної звітності — у бухгалтерському календарі 2026. Про корпоративний документообіг кейтерингу — у статті корпоративні замовлення з ПДВ для кейтерингу.
5 типових помилок з обліком посуду
За роки роботи з кейтерингерами я бачила одні й ті самі помилки. Кожна з них — або зайві податки, або ризики при перевірці:
Помилка 1: Посуд >6 700 грн одразу у витрати
Куплено мангал за 18 000 грн і шатро за 45 000 грн, одразу списані у витрати першого місяця. При перевірці ДПС або аудиторі: ОЗ не поставлені на баланс, амортизація не нарахована, баланс некоректний. Ризик: донарахування і штрафи, а також неправильне відображення активів у фінансовій звітності.
Рішення: для кожного предмету від 6 700 грн — окрема картка ОЗ з інвентарним номером і планом амортизації. Якщо ОЗ введені в 2023–2025 неправильно — я допоможу відновити правильний облік. Пишіть у Telegram +380981751506.
Помилка 2: Набір посуду оприбуткований як один об’єкт без розбивки
Накладна від постачальника: «Сервіз столовий, 1 комплект, 3 500 грн». В обліку — один предмет за 3 500 грн. При інвентаризації виявляється, що з 24 тарілок залишилося 19 — але «об’єкт» один, і списати 5 тарілок технічно неможливо без ліквідації всього «об’єкта».
Рішення: наполягайте на розбивці у накладній: «Тарілка обідня, 24 шт × 145,83 грн». Кожна одиниця — окремо, незалежно від загальної суми.
Помилка 3: Відсутній договір при оренді посуду
Орендували посуд «по знайомству» без письмового договору. Після заходу орендодавець стверджує, що розбито на 5 000 грн більше, ніж ви пам’ятаєте. Без акта прийому-передачі та договору — позиція у спорі слабка. Як правильно оформити документи з організаторами — у статті про договори з весільними та event-агентствами.
Рішення: завжди оформлюйте договір оренди і двосторонній акт приймання-передачі з переліком предметів і їх стану. Навіть для заходів «від постійного партнера».
Помилка 4: Бій понад норму без документів
Після заходу виявилося, що розбито посуду на суму, що вдвічі перевищує встановлену норму. Кейтерингер просто «забуває» про це, не складаючи акта і не відображаючи в обліку. При інвентаризації виникне нестача без документального пояснення — це підозрілий факт для перевіряючих.
Рішення: завжди документуйте бій після кожного заходу — навіть якщо він невеликий. Акт списання з підписами — ваш захист.
Помилка 5: ФОП Г3 5% не відстежує ПДВ у вартості посуду
ФОП Г3 на 5% купує посуд і обладнання у постачальника-платника ПДВ. Не усвідомлюючи, що ПДВ включене у вартість (він не повертається), ФОП встановлює ціну на послуги, не враховуючи цей 20%-й «тягар» у собівартості. Конкурент — ТОВ-платник ПДВ — купує аналогічний посуд і відшкодовує ПДВ, тобто реальна вартість для нього на 20% нижча.
Рішення: при ціноутворенні враховуйте, що ваша закупівельна ціна посуду «брудна» (з ПДВ, яке вам не повернуть). Або розглядайте реєстрацію платником ПДВ — якщо B2B-клієнти і обсяги виправдовують перехід. Детальніше — на сторінці бухгалтер для кейтерингу.