Посуд і обладнання — це одна з найбільших статей капітальних вкладень для кейтерингера. Набір тарілок на 100 гостей, бокали, столові прибори, підноси, термоконтейнери — і це ще до шатер, мангалів та холодильників. Але саме облік цього майна найчастіше ведеться неправильно: одні списують все в поточні витрати, не замислюючись, інші, навпаки, ставлять на баланс кожну тарілку. Я веду бухгалтерію для кейтерингерів з 1999 року і точно знаю, де ховаються ризики. Межа, за якою посуд ділиться на витрати й основні засоби, у податковому обліку одна — 20 000 грн за одиницею (пп. 14.1.138 ПКУ), а вартісну ознаку МНМА в бухобліку підприємство встановлює самостійно наказом. Саме цю межу варто перевірити і виправити помилки до перевірки.
Чому облік посуду — окрема задача кейтерингу
На відміну від ресторану чи кафе, де посуд переважно стоїть на місці і зношується поступово, кейтерингер постійно транспортує майно — до місця проведення заходу і назад. Кожна поїздка — це ризик бою, пошкодження, втрати. Клієнт або його гості можуть щось розбити. Орендований посуд треба повернути в незміненому стані або відшкодувати вартість. Все це породжує унікальну облікову ситуацію, якої немає у стаціонарних закладах.
Крім того, КВЕД 56.21 (кейтеринг) передбачає постійне відновлення матеріальної бази. Кейтерингер щосезону докуповує і списує посуд — інтенсивніше, ніж будь-який ресторан. Тому правильна класифікація кожного предмета (поточні витрати чи основний засіб) безпосередньо впливає на фінансовий результат, базу оподаткування і коректність балансу.
Детальніше про загальну специфіку кейтерингового бізнесу та реєстрацію — на нашій сторінці бухгалтер для кейтерингу. Про відкриття кейтерингу з нуля читайте у статті як відкрити кейтеринг у 2026 році.
Поріг ОЗ і МНМА у 2026: 20 000 грн у податковому обліку, решту встановлює підприємство
Головне правило, яке визначає весь облік матеріальних активів кейтерингера, — межа, за якою предмет перестає бути «витратою» і стає активом. У податковому обліку ця межа одна і вона пряма: основний засіб — це матеріальний актив вартістю понад 20 000 грн з очікуваним строком корисного використання понад рік (пп. 14.1.138 ПКУ). Усе, що дешевше, — малоцінний необоротний матеріальний актив.
У бухгалтерському обліку вартісну ознаку МНМА встановлює саме підприємство наказом про облікову політику — НП(С)БО 7 «Основні засоби» п. 5. Жоден орган обов’язкової межі для бухобліку не встановлює, і до мінімальної зарплати вона не прив’язана. Найзручніше прирівняти її до податкових 20 000 грн, щоб не вести дві бази — саме цей поріг я беру далі в усіх прикладах.
| Вартість за одиницею | Класифікація | Як обліковувати | Строк корисного використання |
|---|---|---|---|
| До вартісної межі, встановленої вашим наказом (зручно — ті самі 20 000 грн) | Поточні витрати (малоцінні предмети) | Списання у витрати при передачі в експлуатацію | Не застосовується |
| Понад вашу межу, але до 20 000 грн (якщо межу встановлено нижчою) | ОЗ у бухобліку (у податковому обліку — не ОЗ) | Картка обліку, амортизація за рішенням підприємства (строк від 12 міс) | 12–60 міс (за рішенням) |
| Понад 20 000 грн | Основний засіб (ОЗ) | Картка ОЗ, інвентарний номер, амортизація | Відповідно до групи ОЗ |
Практичне значення: чим вищий поріг ви затвердите, тим більша частина активів списується як поточні витрати, а не тягне за собою картки ОЗ і амортизацію — це спрощує облік і зменшує адміністративне навантаження. Але поріг має бути саме затверджений наказом: без нього класифікація тримається на звичці, і при перевірці її нічим підтвердити. Якщо у вас ще не переглянуто облікову політику — саме час це зробити.
Посуд дешевший за поріг: МШП чи МНМА — залежить від строку служби
Більшість посуду в кейтерингу коштує значно менше за поріг. Але «дешевше порога» ще не означає «одразу у витрати»: далі все залежить від того, скільки цей посуд у вас реально живе. Розвилка проста — до року чи понад рік.
Гілка А — малоцінні швидкозношувані предмети, рахунок 22
Обираєте, якщо очікуваний строк служби не більший за рік: одноразовий посуд, дешеве скло, те, що зазвичай не доживає до наступного сезону.
- При купівлі: Дт 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» Кт 631 «Розрахунки з постачальниками».
- При видачі в експлуатацію: Кт 22 у кореспонденції з рахунком витрат за напрямом використання — Дт 23, якщо посуд бере участь у випуску власної продукції на кухні; Дт 91 — загальновиробничі витрати; Дт 92 — адміністративні; Дт 93 — обслуговування залу і виїзний кейтеринг.
Інструкція про застосування Плану рахунків (наказ Мінфіну від 30.11.1999 №291) описує кредит рахунка 22 дослівно так: «за кредитом — за обліковою вартістю відпуск малоцінних та швидкозношуваних предметів в експлуатацію із списанням на рахунки обліку витрат, а також списання нестач і втрат від псування таких предметів». Одночасно вартість виключається зі складу активів (НП(С)БО 9 п. 23), а сам посуд переходить на оперативний кількісний облік за матеріально відповідальними особами — інакше ви фізично не порахуєте, скільки тарілок ще в роботі.
Гілка Б — малоцінні необоротні матеріальні активи, субрахунок 112
Обираєте, якщо строк служби понад рік, а вартість нижча за вартісну ознаку з вашого наказу про облікову політику (НП(С)БО 7 п. 5). Для ресторанної порцеляни і товстого скла це типовий випадок. Об’єкт лишається на балансі, а знос нараховують одним із двох методів за НП(С)БО 7 п. 27: 50% при передачі в експлуатацію і решта 50% при списанні, або 100% у першому місяці використання.
Для ТОВ — платника ПДВ додається проведення по вхідному ПДВ при придбанні:
- Дт 641 «Розрахунки за ПДВ» Кт 631 — сума ПДВ (20%)
- Дт 22 (або Дт 112, якщо це гілка Б) Кт 631 — вартість без ПДВ
- Списання у витрати при видачі в експлуатацію — Кт 22 у кореспонденції з рахунком витрат за напрямом використання
Що не дотягує до порога ОЗ — приклади
Ця таблиця відповідає лише на перше питання — чи є предмет основним засобом за вартістю. Усе, що нижче порога, далі йде гілкою А або Б залежно від строку служби: до року — рахунок 22 і витрати за напрямом при видачі в експлуатацію, понад рік — МНМА на субрахунку 112 із зносом.
| Предмет | Типова ціна за одиницю | Класифікація за вартістю |
|---|---|---|
| Тарілка обідня фарфор | 80–450 грн | Нижче порога ОЗ |
| Бокал для вина | 50–350 грн | Нижче порога ОЗ |
| Скатертина | 200–600 грн | Нижче порога ОЗ |
| Серветки тканинні (набір) | 100–400 грн | Нижче порога ОЗ |
| Столові прибори (набір 6 шт.) | 300–1 500 грн | Нижче порога ОЗ |
| Піднос металевий | 350–1 800 грн | Нижче порога ОЗ |
| Термоконтейнер малий | 1 000–6 600 грн | Нижче порога ОЗ |
Важливий нюанс: поріг застосовується до кожної одиниці окремо. Якщо ви купуєте 150 тарілок по 200 грн — загальна сума 30 000 грн, але кожна тарілка коштує 200 грн, тобто далеко нижче порога, тому весь набір не є основним засобом — далі його класифікують за гілкою А або Б залежно від строку служби. Ключовий принцип закладено і в пп. 14.1.138 ПКУ, і в НП(С)БО 7 п. 5: критерій — вартість за одиницею, а не загальна сума придбання.
Посуд понад 20 000 грн: основний засіб з амортизацією
Дорогий ексклюзивний посуд, великогабаритні ємності, спеціалізоване обладнання вартістю понад 20 000 грн за одиницю зі строком використання понад рік — все це основні засоби (ОЗ) за пп. 14.1.138 ПКУ. Вони не списуються одразу, а амортизуються протягом строку корисного використання відповідно до НП(С)БО 7.
Порядок зарахування на баланс
- Оформлення акта введення в експлуатацію — за формою, яку затвердило саме підприємство. Типові форми ОЗ-1–ОЗ-16 втратили чинність 22.10.2021 (наказ Держстату від 22.10.2021 №266), тому бланк ви складаєте свій — з обов’язковими реквізитами первинного документа (ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV); стару форму ОЗ-1 зручно взяти за зразок. В акті: найменування, інвентарний номер, первісна вартість, метод і строк амортизації, ліквідаційна вартість.
- Присвоєння інвентарного номера — унікальний код для кожного об’єкта. Фізично наноситься маркером, наклейкою або гравіюванням на сам предмет.
- Нарахування амортизації щомісяця — починаючи з місяця, наступного за місяцем введення в експлуатацію.
Розрахунок амортизації — лінійний метод
Для посуду і обладнання кейтерингу найпростіший і найпоширеніший метод — лінійний (прямолінійний). Формула місячної амортизації:
Щомісячна амортизація = (Первісна вартість – Ліквідаційна вартість) ÷ Строк корисного використання (міс.)
Приклад: ексклюзивний порцеляновий сервіз на 40 персон за 28 000 грн. Ліквідаційна вартість — 0 (повністю зноситься). Строк — 48 місяців (4 роки). Щомісячна амортизація: 28 000 ÷ 48 = 583,33 грн/міс.
| Обладнання / посуд | Орієнтовна вартість | Рекомендований строк | Місячна амортизація |
|---|---|---|---|
| Порцеляновий сервіз ексклюзив | 25 000–50 000 грн | 48–72 міс | 347–1 042 грн |
| Мангал/гриль професійний | 22 000–35 000 грн | 60 міс | 367–583 грн |
| Шатро (тент) | 25 000–80 000 грн | 60–120 міс | 208–1 333 грн |
| Холодильник для страв | 22 000–45 000 грн | 60–84 міс | 262–750 грн |
| Термоконтейнер великий | 22 000–40 000 грн | 36–60 міс | 367–1 111 грн |
Строки в таблиці — галузевий орієнтир з практики, а не нормативні величини: законодавство строків корисного використання для посуду й обладнання кейтерингу не встановлює, їх затверджує саме підприємство наказом. Вартісні діапазони — орієнтовні ринкові ціни, встановлює постачальник.
При вибутті ОЗ (продаж, ліквідація, бій) складається акт списання або акт реалізації. Залишкова вартість відноситься на витрати або відшкодовується через продаж. Детальніше про ведення обліку ОЗ і складання облікової політики — консультуйтесь з бухгалтером. Повний спектр послуг — на сторінці товарного обліку.
Орендний посуд: як обліковувати у користувача
Оренда посуду — поширена практика в кейтерингу, особливо для великих заходів, де потрібен ексклюзивний або нестандартний посуд. Оператор кейтерингу (орендар) відображає орендні відносини суттєво інакше, ніж власне майно.
Правова основа: ЦКУ ст. 759–786
Договір оренди (найму) регулюється ЦКУ ст. 759–786. За договором оренди орендодавець передає орендарю майно у тимчасове платне користування. Орендований посуд: залишається активом орендодавця (не відображається на балансі орендаря як ОЗ); орендар відображає лише орендні платежі як видатки.
Що повинен містити договір оренди посуду
- Сторони — орендодавець і орендар, повні реквізити (ЦКУ ст. 759).
- Об’єкт оренди — детальний опис: найменування, матеріал, кількість, вартість кожного предмету (за цим визначається розмір відшкодування при бої).
- Ціна оренди — фіксована сума за захід або погодинна/поденна ставка.
- Строк оренди — дата видачі і дата повернення.
- Відповідальність за бій і пошкодження — вартість відшкодування за кожен предмет або за весь комплект.
- Порядок повернення — умови здачі (чистий, у тарі, тощо).
Проведення у орендаря (кейтерингера)
- При отриманні орендованого майна: облік на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи» — у сумі, зазначеній в договорі. Це не активний баланс, а облік відповідальності.
- При нарахуванні орендної плати: Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності» Кт 685 «Розрахунки з іншими кредиторами» — на суму орендної плати.
- При оплаті: Дт 685 Кт 311 «Банківські рахунки».
- При поверненні майна: списання з позабалансового рахунку 01.
Актуальні терміни сплати ЄСВ та ЄП — у бухгалтерському календарі 2026.
Бій, втрати, пропажа: норми списання
Бій посуду — невід’ємна частина кейтерингу. Вантажівка з посудом їде по бездоріжжю до шатра, сервіровані столи «живуть» кілька годин, а гості інколи забирають сувеніри. Як правильно обліковувати ці витрати? Загальний контекст бізнес-моделі — у статті як відкрити кейтеринг у 2026 році.
Норми природного списання
Законодавство України не встановлює обов’язкових відсотків природного бою для кейтерингу — норму затверджує саме підприємство наказом. Наведені 3–5% від вартості посуду на місяць — це галузевий орієнтир з практики, а не норматив. Для інтенсивного виїзного кейтерингу (5–10 заходів на місяць) ця норма виправдана практикою: під час транспортування, встановлення і збирання неминучий певний відсоток бою.
Як оформити списання в межах норми
- Наказ про затвердження норм — директор (або ФОП) видає наказ, в якому затверджує нормативний відсоток природного бою. Наприклад: «Встановити норму природного бою посуду у розмірі 4% від облікової вартості посуду за місяць».
- Акт списання — щомісячно або після кожного заходу (залежно від частоти). В акті: дата, перелік розбитих предметів (найменування, кількість, облікова вартість), підпис матеріально відповідальної особи, підпис керівника.
- Бухгалтерські проведення: Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» Кт 22 — якщо посуд ще на балансі, тобто лежить на складі і не переданий в експлуатацію. Якщо посуд уже видано в експлуатацію, його вартість з рахунка 22 списано раніше — бій знімається тільки з оперативного кількісного обліку актом, окремого проведення немає. Для основного засобу — Кт 10 «Основні засоби» з урахуванням залишкової вартості.
Понаднормовий бій і відшкодування
Бій, що перевищує встановлену норму, обліковується окремо і потребує обґрунтування:
- Встановлено винного (офіціант, помічник): Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» Кт 716 «Відшкодування раніше списаних активів». Після відшкодування: Дт 311 Кт 375.
- Винний не встановлений або звільнений від відшкодування: для запасів на балансі — Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» Кт 22; для основних засобів — Дт 976 «Списання необоротних активів» Кт 10 (залишкова вартість). Рахунку 99 «Надзвичайні витрати» у Плані рахунків більше немає — його виключено наказом Мінфіну від 27.06.2013 №627, тому такі втрати йдуть до складу інших витрат. Обов’язковий документ: пояснювальна записка і наказ керівника про списання без відшкодування.
- Бій з вини гостя клієнта: претензія до клієнта-замовника на підставі договору (якщо передбачена відповідальність) або депозит. Відшкодування аналогічне до «встановлено винного».
Інвентаризація посуду — щоквартально
Інвентаризація — обов’язкова процедура, що дозволяє звіряти фактичну наявність майна з даними обліку. Для кейтерингу, де посуд постійно в русі, це особливо важливо. Правова підстава: Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 №879 (зареєстр. у Мін’юсті 30.10.2014 за №1365/26142). Стара Інструкція №69 від 11.08.1994 більше не застосовується. Важливо: Положення №879 поширюється на юридичних осіб, тож для ФОП інвентаризація за ним не обов’язкова — це внутрішня управлінська процедура, але саме вона дає підставу для акту списання.
Чому кейтерингу — щоквартально, а не раз на рік?
Мінімальна частота інвентаризації за Положенням №879 для більшості підприємств — раз на рік (перед складанням річної звітності). Але для кейтерингу рекомендується проводити її щоквартально з кількох причин:
- Постійне переміщення посуду між заходами, складом і транспортом — висока ймовірність розходжень.
- Сезонність: після піку (літо, грудень) зазвичай є значний бій і втрати — краще виявити і задокументувати відразу.
- Орендований посуд: потрібно регулярно звіряти, що орендоване майно повернуте і в належному стані.
- Матеріально відповідальні особи: зміна персоналу вимагає передачі матеріальних цінностей з інвентаризацією.
Порядок проведення інвентаризації посуду
- Наказ про проведення — видається директором або ФОП. Вказується дата, склад комісії (не менше 2 осіб), перелік майна, що перевіряється.
- Інвентаризаційний опис — за власною формою підприємства (типова форма М-21 втратила чинність 22.10.2021 разом з рештою форм М-1–М-28а, наказ Держстату №266, але залишається зручним зразком). Перелічується фактична наявність посуду з кількістю, станом і обліковою вартістю. Складається у 2 примірниках.
- Звіряння з обліком — фактичні залишки порівнюються з даними бухгалтерського обліку (картки ОЗ, відомості по рахунку 22 і субрахунку 112, оперативний кількісний облік за матеріально відповідальними особами).
- Акт результатів інвентаризації — при виявленні нестачі або надлишку. Нестачі посуду, що ще на балансі, відображаються в обліку (Дт 947 Кт 22), надлишки — як доходи (Дт 22 Кт 719).
- Пояснення матеріально відповідальних осіб — при нестачах понад норму персонал надає пояснювальні записки.
Терміни подачі квартальної і річної звітності — у бухгалтерському календарі 2026. Про корпоративний документообіг кейтерингу — у статті корпоративні замовлення з ПДВ для кейтерингу.
5 типових помилок з обліком посуду
За роки роботи з кейтерингерами я бачила одні й ті самі помилки. Кожна з них — або зайві податки, або ризики при перевірці:
Помилка 1: Посуд і обладнання понад 20 000 грн одразу у витрати
Куплено холодильник за 32 000 грн і шатро за 45 000 грн, одразу списані у витрати першого місяця. При перевірці ДПС або аудиторі: ОЗ не поставлені на баланс, амортизація не нарахована, баланс некоректний. Ризик: донарахування і штрафи, а також неправильне відображення активів у фінансовій звітності. Важливо: це стосується юридичних осіб, які ведуть бухгалтерський облік. ФОП на єдиному податку бухоблік не веде і балансу не складає (п. 296.1 ПКУ), тож на нього ця помилка не поширюється.
Рішення: для кожного предмету понад 20 000 грн — окрема картка ОЗ з інвентарним номером і планом амортизації. Якщо ОЗ введені в 2023–2025 неправильно — я допоможу відновити правильний облік. Пишіть у Telegram +380981751506.
Помилка 2: Набір посуду оприбуткований як один об’єкт без розбивки
Накладна від постачальника: «Сервіз столовий, 1 комплект, 3 500 грн». В обліку — один предмет за 3 500 грн. При інвентаризації виявляється, що з 24 тарілок залишилося 19 — але «об’єкт» один, і списати 5 тарілок технічно неможливо без ліквідації всього «об’єкта».
Рішення: наполягайте на розбивці у накладній: «Тарілка обідня, 24 шт × 145,83 грн». Кожна одиниця — окремо, незалежно від загальної суми.
Помилка 3: Відсутній договір при оренді посуду
Орендували посуд «по знайомству» без письмового договору. Після заходу орендодавець стверджує, що розбито на 5 000 грн більше, ніж ви пам’ятаєте. Без акта прийому-передачі та договору — позиція у спорі слабка. Як правильно оформити документи з організаторами — у статті про договори з весільними та event-агентствами.
Рішення: завжди оформлюйте договір оренди і двосторонній акт приймання-передачі з переліком предметів і їх стану. Навіть для заходів «від постійного партнера».
Помилка 4: Бій понад норму без документів
Після заходу виявилося, що розбито посуду на суму, що вдвічі перевищує встановлену норму. Кейтерингер просто «забуває» про це, не складаючи акта і не відображаючи в обліку. При інвентаризації виникне нестача без документального пояснення — це підозрілий факт для перевіряючих.
Рішення: завжди документуйте бій після кожного заходу — навіть якщо він невеликий. Акт списання з підписами — ваш захист.
Помилка 5: ФОП Г3 5% не відстежує ПДВ у вартості посуду
ФОП Г3 на 5% купує посуд і обладнання у постачальника-платника ПДВ. Не усвідомлюючи, що ПДВ включене у вартість (він не повертається), ФОП встановлює ціну на послуги, не враховуючи цей 20%-й «тягар» у собівартості. Конкурент — ТОВ-платник ПДВ — купує аналогічний посуд і ставить ПДВ у податковий кредит, тобто реальна собівартість посуду для нього нижча на суму ПДВ: із ціни 12 000 грн з ПДВ у витратах залишається 10 000 грн — приблизно на 17% дешевше (ПДВ становить 1/6 ціни з податком).
Рішення: при ціноутворенні враховуйте, що ваша закупівельна ціна посуду «брудна» (з ПДВ, яке вам не повернуть). Або розглядайте реєстрацію платником ПДВ — якщо B2B-клієнти і обсяги виправдовують перехід. Детальніше — на сторінці бухгалтер для кейтерингу.