Шеф-кухар у кейтерингу — це майже завжди ключова фігура: він приносить меню, репутацію, технологічні карти і, нерідко, частину клієнтів. Питання «як його оформити юридично і податково» виникає рано чи пізно у кожного власника кейтерингової компанії. У 2026 році на столі два основних формати: ФОП Г3 на єдиному податку 5% і самозайнятий за Законом №265 на 1%. Виглядає, що самозайнятий — це «вдвічі дешевше і простіше». Але це справедливо лише на перший рік і за обсягу до 200–250к/рік. За 26 років я бачила, як шефи переходили в обидва боки, втрачали пенсійний стаж і дарували авторське меню кейтерингам безкоштовно. У цій статті — детальне порівняння на цифрах і нормативці.
Два формати для шеф-кухаря: ФОП vs самозайнятий
Перед тим як рахувати податки, потрібно зафіксувати правову різницю. Це два різні юридичні статуси з різним обсягом прав і обов'язків:
| Параметр | ФОП Г3 5% | Самозайнятий (Закон №265) |
|---|---|---|
| Юридичний статус | Суб'єкт господарювання — фізична особа-підприємець | Фізична особа без статусу СГ |
| Реєстрація | ЦНАП / Дія / онлайн ДПС | Заява до ДПС про обрання системи |
| Ставка єдиного податку | 5% від доходу | 1% від доходу (Закон №265) |
| Військовий збір | 1% від доходу (для ФОП Г3) | 5% від доходу (з 2024) |
| ЄСВ | 1 902,34 грн/міс обов'язково | Добровільно (за бажанням) |
| Річний ліміт доходу 2026 | 10 091 049 грн | 7 211 598 грн |
| Облік | Книга обліку доходів, ПРРО при готівці | Книга обліку доходів, ПРРО при готівці |
| Звітність | Квартальна декларація + річна ЄСВ | Квартальна декларація |
| Право відчуження ІВ | Так — як суб'єкт ЦП | Ні — фізособа без статусу СГ |
| Найм працівників | Так, до 10 осіб на Г3 | Ні — лише особиста праця |
Ключова відмінність — не в ставці податку, а в правовому статусі. ФОП є суб'єктом господарювання за ПКУ ст. 14.1.226, тобто повноцінним учасником цивільного обороту: може укладати ліцензійні договори, відчужувати інтелектуальну власність, наймати персонал. Самозайнятий — це фізична особа, яка веде діяльність на власний ризик, але не має статусу СГ. Для шеф-кухаря, який створює авторське меню, ця різниця критична — про неї нижче.
Детальну специфіку кейтерингового бізнесу і повний пакет налаштування обліку — на сторінці бухгалтер для кейтерингу. Якщо ви плануєте відкрити власний кейтеринг з нуля — стартовий чекліст у статті як відкрити кейтеринг у 2026 році.
ФОП Г3 5% для шефа: переваги і обмеження
Третя група спрощеної системи — найпопулярніший вибір серед шеф-кухарів, які працюють із кількома кейтерингами або мають великий обсяг. У 2026 році параметри такі: ставка єдиного податку 5% без ПДВ або 3% з ПДВ, річний ліміт 10 091 049 грн (1 167 × МЗП 8 647 грн за ПКУ ст. 291.4), ЄСВ 1 902,34 грн/міс (22% × МЗП за Законом №2464 ст. 7), ВЗ 864,70 грн/міс (1% × МЗП × 10).
Переваги ФОП Г3 для шефа:
- Великий ліміт обороту — 10 млн грн на рік перекриває потреби 95% шефів у кейтерингу. Один шеф може спокійно вести 100+ подій на рік.
- Накопичення пенсійного стажу — кожен сплачений місяць ЄСВ = один місяць страхового стажу. Це створює фундамент для майбутньої пенсії.
- Можливість найму помічників — ФОП Г3 може мати до 10 найманих працівників (за ПКУ ст. 291.4), що корисно при великих заходах.
- Право укладати ліцензійні договори на меню — як суб'єкт цивільного права за ЦКУ ст. 1113, ФОП може відчужити майнові авторські права замовнику.
- Кваліфіковані замовники з ПДВ можуть платити вам без проблем — їхня бухгалтерія розуміє формат «ФОП Г3» і коректно проводить документи.
Обмеження ФОП Г3, які стосуються шефа:
- Обов'язковий ЄСВ навіть без доходу — якщо у місяці немає замовлень, 1 902,34 грн все одно треба заплатити. Виняток — пенсіонери і особи з інвалідністю (Закон №2464 ст. 4).
- Заборонені види діяльності — ПКУ ст. 291.5 забороняє Г3 для торгівлі підакцизними товарами. Якщо шеф у договорі бере на себе постачання алкоголю — потрапляє під заборону.
- ПРРО при готівкових розрахунках — якщо клієнт платить готівкою на самому заході, потрібен ПРРО. Реалістично — більшість шефів отримують безготівку від кейтерингу, тому ПРРО не потрібен.
- 5% від обороту незалежно від витрат — якщо шеф сам закуповує продукти і це 60% від ціни заходу, реальна маржа стискається.
Самозайнятий (Закон №265) — окрема правова категорія
Самозайнятий — це фізична особа, яка веде самостійну професійну діяльність і обрала спрощений режим оподаткування за Законом №265 «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» в редакції 2024 року. Це окремий статус, не ФОП.
Основні параметри самозайнятого у 2026 році:
- Ставка єдиного податку — 1% від доходу. У 4–5 разів менше за ФОП Г3.
- Військовий збір — 5% від доходу (підвищено з 1,5% у 2024 році).
- ЄСВ — добровільний. Самозайнятий не є обов'язковим платником ЄСВ за Законом №2464 ст. 4.
- Річний ліміт доходу — 7 211 598 грн (≈834 × МЗП 8 647). Менший, ніж у ФОП Г3.
- Звітність — квартальна декларація про доходи в електронному кабінеті ДПС.
- Облік — Книга обліку доходів за встановленою формою.
Переваги статусу самозайнятого для шефа:
- Низьке поточне навантаження — 1% + 5% ВЗ = 6% від обороту. На 250к/рік це 15 000 грн проти 37 828 грн у ФОП.
- Немає обов'язкового ЄСВ — за «пустий» місяць без замовлень нічого платити не треба.
- Простіша реєстрація — без походу до ЦНАПу, заява до ДПС онлайн.
Серйозні обмеження самозайнятого:
- Немає страхового стажу — без ЄСВ пенсія в майбутньому не накопичується. Для шефа 25–30 років це 30+ років без стажу.
- Не може відчужувати ІВ — як фізособа без статусу СГ не укладає ліцензійні договори за ЦКУ ст. 1113.
- Не наймає працівників — лише особиста праця. Великий захід на 200 гостей одному не зробити.
- Не приймає ПДВ-замовників легко — деякі великі кейтеринги-ПДВшники ускладнено бачать самозайнятих у своїй бухгалтерії.
- ПРРО також обов'язковий при готівкових розрахунках (Закон №265 ст. 3) — жодних послаблень порівняно з ФОП.
Інтелектуальна власність на меню: тільки на ФОП
Це найменш обговорювана, але одна з найважливіших відмінностей між форматами. Шеф-кухар, який створює авторське меню — рецептури, поєднання смаків, унікальну подачу, авторські назви страв — є автором твору за ЦКУ ст. 433: «Об'єктами авторського права є твори, зокрема... літературні і художні твори... складені твори».
Авторське меню підпадає під авторсько-правовий захист — у частині оригінальної кулінарної концепції, авторських назв страв, поєднання компонентів і способу подачі. Авторське право виникає автоматично з моменту створення твору, незалежно від реєстрації (ЦКУ ст. 437).
Що дає кейтерингу-замовнику ліцензія на меню
Уявіть кейтеринг, який запустив сезон банкетів із «фірмовим меню від шефа Х». Через рік шеф іде до конкурентів — і конкуренти починають готувати ті ж страви під тими ж назвами. Без ліцензійного договору або договору про відчуження прав кейтеринг не має жодних правових інструментів проти цього.
За ЦКУ ст. 1113 «Договір про передання виключних майнових прав інтелектуальної власності»: автор може передати замовнику всі або частину виключних майнових прав на твір. Це може бути одноразова виплата або щорічна ліцензійна винагорода. Але є умова: сторонами договору повинні бути суб'єкти цивільного права з повною правоздатністю.
Чому самозайнятий не може передати ІВ
Самозайнятий є фізособою без статусу СГ. У теорії фізособа теж є суб'єктом цивільного права і може укладати авторські договори. На практиці у кейтеринговому контексті виникають дві проблеми:
- Кейтеринг-замовник (ТОВ на загальній системі) повинен буде утримати з виплати за ліцензію ПДФО 18% + ВЗ 5% = 23% як з виплати фізособі (ПКУ ст. 167.1 і 164.2.3). Жодного оптимізаційного ефекту через статус самозайнятого немає — статус «самозайнятий за Законом №265» стосується лише його основної діяльності, а доходи від роялті обкладаються окремо.
- На відміну від ФОП на ЄП, де роялті від замовника-юрособи можуть включатися у виторг ЄП за умови включення відповідного КВЕД, у самозайнятого окремий режим — і додатковий дохід від ліцензії виходить за межі його 1%.
Натомість ФОП Г3, який включив у свої КВЕДи 74.90 (інша професійна, наукова та технічна діяльність) або інший дотичний КВЕД, може отримати роялті за ліцензійним договором у свій виторг і сплатити з нього лише 5% ЄП. Як юридично коректно оформити рахунок і ПДВ-документи для кейтерингу-замовника — у статті про корпоративні замовлення з ПДВ для кейтерингу.
ЄСВ і пенсійні внески: ФОП платить, самозайнятий — добровільно
Стаття 4 Закону №2464 «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» розрізняє дві категорії: обов'язкові платники ЄСВ і добровільні учасники.
ФОП всіх груп — обов'язкові платники ЄСВ. Мінімальний внесок у 2026 році:
- 22% × МЗП 8 647 грн = 1 902,34 грн/міс
- За рік: 22 828,08 грн
- Сплачується щомісяця до 20 числа наступного місяця
- Один місяць сплати = один місяць страхового стажу
Самозайнятий не є обов'язковим платником ЄСВ. Він може приєднатися добровільно — для цього потрібно подати заяву до ПФУ і укласти договір добровільного страхування. Розмір добровільного ЄСВ — не менше мінімального обов'язкового, тобто ті самі 1 902,34 грн/міс.
Що означає «без стажу»
Без сплати ЄСВ страховий стаж не накопичується. Це впливає на три речі:
- Страхова пенсія — за чинним законодавством для отримання страхової пенсії потрібно мати мінімальний страховий стаж (на 2026 рік — 30 років для більшості випадків). Без стажу — лише соціальна пенсія, яка мінімальна.
- Лікарняні — самозайнятий не має права на страхові виплати по тимчасовій непрацездатності.
- Допомога по безробіттю та інші страхові виплати — недоступні.
Економіка вибору на 250к/рік
Розглянемо шефа з обсягом 250 000 грн/рік — 50 подій × 5 000 грн середній чек:
- ФОП Г3: 12 500 (ЄП 5%) + 22 828 (ЄСВ річний) + 2 500 (ВЗ 1%) = 37 828 грн = 15,1%
- Самозайнятий без добровільного ЄСВ: 2 500 (ЄП 1%) + 12 500 (ВЗ 5%) = 15 000 грн = 6%
- Самозайнятий з добровільним ЄСВ: 2 500 + 12 500 + 22 828 = 37 828 грн = 15,1% (те саме, що ФОП)
Висновок: якщо самозайнятий хоче зберегти стаж — економія зникає. Реальна різниця між ФОП і самозайнятим — це саме ЄСВ 22 828 грн/рік. Молодий шеф на старті заощаджує ці гроші, але через 30 років бачить дуже маленьку пенсію.
Договірна модель з кейтерингом (замовником)
Незалежно від формату, шеф працює з кейтерингом через цивільно-правовий договір. Але юридична структура відрізняється — особливо в питанні «хто платить податки з виплати».
Договір з ФОП Г3
Стандартний договір про надання послуг (ЦКУ ст. 901–907). Сторони: кейтеринг (замовник) і ФОП-шеф (виконавець). Предмет: надання кулінарних послуг — приготування страв за погодженим меню на події замовника. Платник податків: ФОП самостійно сплачує ЄП 5%, ВЗ 1%, ЄСВ. Кейтеринг не утримує нічого з виплати — оплачує повну суму на банківський рахунок ФОП.
Документообіг: ФОП виставляє акт виконаних робіт і рахунок-фактуру. Кейтеринг приймає акт, перераховує суму. Якщо в договорі є окрема ліцензійна частина за авторське меню — додатковий ліцензійний договір за ЦКУ ст. 1109 (ліцензійний договір) або ст. 1113 (договір про передання прав).
Договір з самозайнятим
Договір про надання послуг — аналогічний за структурою. Сторони: кейтеринг і фізособа-самозайнятий. Платник податків: самозайнятий сам сплачує 1% ЄП і 5% ВЗ. Кейтеринг також не утримує нічого з виплати — за умови, що в договорі вказано статус «самозайнятий за Законом №265» і шеф надав підтвердний документ із ДПС.
Важливий нюанс: якщо кейтеринг не має документа, що підтверджує статус самозайнятого, він юридично зобов'язаний утримати ПДФО 18% і ВЗ 5% як з виплати фізособі (ПКУ ст. 168). Тому шеф повинен надати кейтерингу: довідку з ДПС про обрану систему оподаткування, копію паспорта і РНОКПП, банківські реквізити.
Ризик прихованих трудових відносин
Незалежно від формату, головний ризик — перекваліфікація відносин у трудові. Держпраці і ДПС перевіряють ознаки трудового договору. За ст. 265 КЗпП штраф за приховані трудові відносини — 10 МЗП = 86 470 грн за кожну особу плюс донарахування ПДФО, ВЗ і ЄСВ за весь період.
Ознаки, що насторожують перевіряючих:
- Шеф працює лише з одним замовником протягом року+
- Виплати щомісячно рівними сумами (як зарплата)
- Шеф дотримується внутрішнього розпорядку кейтерингу (графік на тиждень, обов'язкові наряди)
- Кейтеринг надає інвентар, посуд, форму, місце роботи
- Немає актів за окремі події — лише «загальна сума за місяць»
Розрахунок на реальному кейсі: 50 подій/рік по 5 000 грн
Розглянемо реалістичний сценарій. Шеф проводить 50 подій на рік (≈1 раз на тиждень) за середнім чеком 5 000 грн — це невеликі бенкети, домашні події, корпоративи. Річний обсяг — 250 000 грн.
| Стаття | ФОП Г3 5% | Самозайнятий (без ЄСВ) | Самозайнятий (з добровільним ЄСВ) |
|---|---|---|---|
| Дохід за рік | 250 000 грн | 250 000 грн | 250 000 грн |
| Єдиний податок | 250 000 × 5% = 12 500 | 250 000 × 1% = 2 500 | 250 000 × 1% = 2 500 |
| Військовий збір | 250 000 × 1% = 2 500 | 250 000 × 5% = 12 500 | 250 000 × 5% = 12 500 |
| ЄСВ річний | 1 902,34 × 12 = 22 828 | 0 | 22 828 (добровільно) |
| Усього податків | 37 828 грн (15,1%) | 15 000 грн (6,0%) | 37 828 грн (15,1%) |
| Чистий дохід | 212 172 грн | 235 000 грн | 212 172 грн |
| Страховий стаж за рік | 12 місяців | 0 місяців | 12 місяців |
Різниця в чистих грошах — 22 828 грн/рік. Це саме та сума, що йде на ЄСВ. Самозайнятий без ЄСВ виграє ці 22 828 грн зараз, але втрачає 12 місяців стажу.
Точка перетину: коли ФОП стає вигіднішим
Розрахуємо для трьох рівнів доходу — і знайдемо точку, де самозайнятий перестає бути дешевшим:
| Річний дохід | ФОП Г3 — усього | Самозайнятий — усього | Різниця |
|---|---|---|---|
| 150 000 грн | 7 500 + 1 500 + 22 828 = 31 828 грн | 1 500 + 7 500 = 9 000 грн | +22 828 грн (ФОП дорожче) |
| 250 000 грн | 12 500 + 2 500 + 22 828 = 37 828 грн | 2 500 + 12 500 = 15 000 грн | +22 828 грн (ФОП дорожче) |
| 500 000 грн | 25 000 + 5 000 + 22 828 = 52 828 грн | 5 000 + 25 000 = 30 000 грн | +22 828 грн (ФОП дорожче) |
| 800 000 грн | 40 000 + 8 000 + 22 828 = 70 828 грн | 8 000 + 40 000 = 48 000 грн | +22 828 грн (ФОП дорожче) |
| 1 200 000 грн | 60 000 + 12 000 + 22 828 = 94 828 грн | 12 000 + 60 000 = 72 000 грн | +22 828 грн (ФОП дорожче) |
Парадокс: якщо порівнювати без добровільного ЄСВ — самозайнятий завжди дешевший на ту саму суму 22 828 грн. Чому? Бо у ФОП ВЗ 1%, а у самозайнятого ВЗ 5%. ВЗ-перевага самозайнятого (4% від обороту) при 250к = 10 000 грн на користь ФОП. Але ЄСВ 22 828 грн перекриває цю перевагу.
Точка, де добровільний ЄСВ перекриває різницю ВЗ — близько 570к/рік: 4% × 570 000 = 22 800 ≈ ЄСВ. При доході >570к/рік ФОП Г3 з обов'язковим ЄСВ і самозайнятий з добровільним ЄСВ — економічно еквівалентні. Вище — ФОП вигідніший, бо може наймати працівників, відчужувати ІВ, мати більший ліміт обороту. Загальна модель і вибір системи на старті — у статті як відкрити кейтеринг у 2026 році.
Помилки при оформленні шеф-кухаря
За 26 років практики я зустріла десятки разів повторювані помилки в оформленні шефів. Ось вісім найдорожчих:
1. Шеф працює без жодного оформлення
«Прийшов, наготував, заплатили в конверті». Це класичне приховане трудоустройство. При перевірці Держпраці — штраф 10 МЗП = 86 470 грн за ст. 265 КЗпП на кейтеринг, плюс донарахування ПДФО 18% + ВЗ 5% + ЄСВ 22% з усіх виплат за період. На 250к/рік виплат це додатково 45% = 112 500 грн донарахувань.
2. Самозайнятий працює лише з одним кейтерингом
Стаж самозайнятого з ознаками монозамовника — найвищий ризик перекваліфікації. ДПС бачить: один шеф, одна агенція, щотижневі виплати рівними сумами. Висновок — приховані трудові. Як виправити: розширити коло замовників до 2–3 кейтерингів, оплата по актах за події, а не «місячна сума».
3. ФОП Г3 з КВЕДом 56.21, але самозайнятий статус
Деякі шефи спочатку зареєстрували ФОП Г3 з КВЕДом 56.21 «Постачання готових страв для подій», а потім вирішили перейти у самозайнятого, не закривши ФОП. Це створює дублювання статусів — ви платите і ЄП 5%, і 1% самозайнятого з одного доходу. Закривайте один статус до того, як починаєте діяльність на іншому.
4. Перевищення ліміту самозайнятого
Ліміт самозайнятого — 7 211 598 грн/рік. Шеф, який вже працює на потужностях ≈600к/міс (7,2 млн/рік), легко може перевищити. При перевищенні автоматично «вилітає» зі статусу самозайнятого і потрапляє на загальну систему — ПДФО 18% + ВЗ 5% з усього перевищення. Якщо обсяг росте — переходьте на ФОП Г3 проактивно.
5. Самозайнятий «передає права» на меню без юридичних повноважень
Кейтеринг просить шефа підписати «договір про передачу прав на меню» — самозайнятий підписує. Юридично цей договір може бути визнаний недійсним, бо самозайнятий як фізособа без статусу СГ не передає виключні майнові права у комерційному обороті в тому ж форматі, що ФОП. Кейтеринг не отримує надійного захисту. Виправлення — перехід шефа у ФОП з відповідним КВЕД, а потім укладення договору за ЦКУ ст. 1113.
6. Ігнорування ПРРО при готівкових розрахунках
Шеф проводить домашню подію — клієнт платить готівкою на місці. Без ПРРО (Закон №265/95 «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій»). Штраф — 100% від суми незареєстрованої виручки за першим випадком, 150% — за наступними. Як ФОП, так і самозайнятий зобов'язані використовувати ПРРО при готівці. Виключення — лише отримання коштів на банківський рахунок.
7. Шеф на ФОП Г3 без КВЕД 56.21
ФОП Г3 може мати декілька КВЕДів, але для кейтерингової діяльності потрібен 56.21 (постачання готових страв для подій) як основний або додатковий. Без цього КВЕДу всі надходження від кейтерингів — це доходи не за заявленим видом діяльності, ризик донарахування ЄП за загальною ставкою. Перевірте свою виписку з ЄДР і додайте 56.21 через Дію або ЦНАП — безкоштовно за 1 день. Детальна специфіка КВЕД для кейтерингу — у статті КВЕД 56.21 для кейтерингу — специфіка 2026.
8. Ігнорування переходу між сезонами
Весільний сезон — травень–вересень. У ці місяці шеф може заробити 500к за 5 місяців. У зимові — 0 грн. Самозайнятий без ЄСВ зекономить ЄСВ за 7 «порожніх» місяців (13 318 грн). ФОП Г3 платить ЄСВ кожного місяця — навіть у січні без жодного замовлення. Це додатковий аргумент на користь самозайнятого для сезонних шефів. Виключення — пільга для ФОП на період відсутності діяльності (за заявою), але оформлювати її потрібно заздалегідь.