Шеф-кухар у кейтерингу — це майже завжди ключова фігура: він приносить меню, репутацію, технологічні карти і нерідко частину клієнтів. Питання «як його оформити юридично і податково» виникає рано чи пізно у кожного власника кейтерингової компанії. В інтернеті часто гуляє порада «оформіть шефа як самозайнятого на 1% — це вдвічі дешевше за ФОП». Такого режиму в Україні не існує. «Самозайнята особа» за ПКУ ст. 14.1.226 — це не окремий податок, а парасольковий термін, і жодної ставки 1% для кухаря він не дає. У цій статті — чотири реальні легальні формати, порівняння на цифрах і нормативка.
Чотири формати для шеф-кухаря: ФОП Г2, Г3, ГПД, трудовий
Перш ніж рахувати податки, зафіксуємо правову різницю. Два формати — це коли шеф сам є суб'єктом господарювання (ФОП Г2 або Г3) і сам платить за себе. Два інші — коли податки за шефа сплачує кейтеринг (ГПД або трудовий договір).
| Параметр | ФОП Г2 | ФОП Г3 5% | ГПД | Трудовий |
|---|---|---|---|---|
| Хто платить податки | Сам ФОП | Сам ФОП | Кейтеринг (агент) | Кейтеринг (роботодавець) |
| Єдиний податок | 1 729,40 грн/міс (фікс.) | 5% від доходу | — | — |
| ПДФО | — | — | 18% (утримує кейтеринг) | 18% (утримує роботодавець) |
| Військовий збір | 864,70 грн/міс | 1% від доходу | 5% (утримує кейтеринг) | 5% (утримує роботодавець) |
| ЄСВ | 1 902,34 грн/міс | 1 902,34 грн/міс | 22% зверху (кейтеринг) | 22% зверху (роботодавець) |
| Річний ліміт доходу 2026 | 7 211 598 грн | 10 091 049 грн | — | — |
| Замовник-ТОВ на загальній | Заборонено | Дозволено | Дозволено | Дозволено |
| Соцзахист (відпустка, лікарняні) | Ні | Ні | Ні | Так |
| Найм помічників | До 10 осіб | До 10 осіб | Ні | Ні |
Ключова відмінність між ФОП-форматами і «зарплатними» (ГПД, трудовий) — у тому, хто несе адміністративний тягар і податки. ФОП сам реєструється, веде облік і платить за себе; кейтеринг просто оплачує рахунок. У ГПД і трудовому всі утримання та ЄСВ лягають на кейтеринг.
Детальну специфіку кейтерингового бізнесу і повний пакет налаштування обліку — на сторінці бухгалтер для кейтерингу. Якщо ви плануєте відкрити власний кейтеринг з нуля — стартовий чекліст у статті як відкрити кейтеринг у 2026 році.
ФОП Г2 — фіксований платіж, але не для ТОВ на загальній
Друга група спрощеної системи — це фіксовані щомісячні платежі незалежно від обсягу доходу (в межах ліміту). У 2026 році:
- Єдиний податок — 1 729,40 грн/міс (20% × МЗП 8 647).
- ЄСВ — 1 902,34 грн/міс (22% × МЗП).
- Військовий збір — 864,70 грн/міс (10% × МЗП).
- Разом — 4 496,44 грн/міс, або 53 957,28 грн/рік.
- Річний ліміт доходу — 7 211 598 грн (834 × МЗП за ПКУ ст. 291.4).
Переваги Г2 для шефа: передбачуваний платіж (знаєте суму наперед, незалежно від обороту), накопичення страхового стажу через ЄСВ, можливість найму до 10 помічників. Недолік — фіксований платіж треба сплачувати навіть у «порожній» місяць без замовлень, а коло замовників обмежене.
ФОП Г3 5% — будь-які замовники, у тому числі ТОВ
Третя група — найгнучкіший формат для шефа, який працює з кількома кейтерингами, серед яких є ТОВ. Параметри 2026:
- Єдиний податок — 5% від доходу (без ПДВ) або 3% (з ПДВ).
- Військовий збір — 1% від доходу.
- ЄСВ — 1 902,34 грн/міс (22 828,08 грн/рік).
- Річний ліміт доходу — 10 091 049 грн (1 167 × МЗП за ПКУ ст. 291.4).
Переваги Г3: можна обслуговувати будь-яких замовників, у тому числі ТОВ на загальній системі та платників ПДВ; великий ліміт обороту перекриває потреби майже будь-якого шефа; можна наймати помічників; як суб'єкт господарювання шеф може приймати оплату за ліцензію на авторське меню у свій виторг (про це нижче).
Обмеження Г3: 5% нараховується на весь оборот незалежно від витрат — якщо шеф сам закуповує продукти і це 60% ціни заходу, реальна маржа стискається; ЄСВ обов'язковий навіть без доходу; ПРРО при готівкових розрахунках. Облік на Г3 ведеться касовим методом — дохід визнається за датою надходження коштів.
ГПД і трудовий договір — коли ФОП не потрібен
Якщо шеф не хоче відкривати ФОП, кейтеринг може оформити його за цивільно-правовим договором (ГПД) або трудовим договором. У цих форматах податковим агентом є сам кейтеринг.
ГПД (цивільно-правовий договір, ЦКУ ст. 901)
Кейтеринг укладає з фізособою-шефом договір про надання послуг на конкретні події. З нарахованої винагороди кейтеринг:
- утримує ПДФО 18% (ПКУ ст. 167.1, 168);
- утримує ВЗ 5%;
- зверху сплачує ЄСВ 22% за власний рахунок.
Загальне навантаження понад чисту виплату шефу — близько +45%. ГПД не дає права на оплачувану відпустку та лікарняні, але час сплати ЄСВ зараховується до страхового стажу. Це зручний формат для разових і нерегулярних подій.
Трудовий договір
Шеф стає найманим працівником кейтерингу. Зарплата — не нижче МЗП 8 647 грн. Роботодавець нараховує ЄСВ 22% (мінімум 1 902,34 грн/міс), утримує ПДФО 18% і ВЗ 5%. На відміну від ГПД, трудовий дає повний соцзахист: оплачувану відпустку, лікарняні, страховий стаж, гарантії при звільненні. Це єдиний коректний формат, якщо шеф фактично працює лише на ваш кейтеринг із фіксованим графіком.
Авторське меню: хто може передати права кейтерингу
Шеф-кухар, який створює авторське меню — рецептури, поєднання смаків, унікальну подачу, авторські назви страв — є автором твору за ЦКУ ст. 433. Авторське право виникає автоматично з моменту створення, незалежно від реєстрації (ЦКУ ст. 437) і незалежно від того, чи шеф є ФОП.
Але автоматичне авторство і можливість передати майнові права кейтерингу — це різні речі. Уявіть кейтеринг, який запустив сезон банкетів із «фірмовим меню від шефа Х». Через рік шеф іде до конкурентів — і ті починають готувати ті ж страви під тими ж назвами. Без договору про права кейтеринг не має правових інструментів проти цього.
Хто може бути стороною договору про передання прав
За ЦКУ ст. 1113 автор може передати замовнику виключні майнові права на твір. На практиці кейтерингу потрібен контрагент, який виставить рахунок і акт та прийме оплату за ліцензію чи відчуження прав у свій облік:
- Шеф-ФОП Г3 з відповідним КВЕД може отримати цю виплату у свій виторг і сплатити з неї 5% ЄП + 1% ВЗ. Це найчистіший і найвигідніший варіант для авторського меню.
- Шеф — найманий працівник. Майнові права на службовий твір регулюються ЦКУ ст. 429 і трудовим договором — за замовчуванням вони належать спільно працівнику і роботодавцю. Тому умови щодо меню варто прописати в договорі прямо.
- Проста фізособа за ГПД. Виплата за права оподатковується як дохід фізособи — ПДФО 18% + ВЗ 5%, без оптимізації.
Розрахунок на реальному кейсі: 50 подій/рік по 5 000 грн
Розглянемо шефа, який проводить 50 подій на рік (≈1 раз на тиждень) за середнім чеком 5 000 грн — невеликі бенкети, домашні події, корпоративи. Базова сума — 250 000 грн/рік.
| Стаття | ФОП Г2 | ФОП Г3 5% | ГПД | Трудовий |
|---|---|---|---|---|
| База (дохід / нарахування) | 250 000 грн | 250 000 грн | 250 000 грн | 250 000 грн |
| Єдиний податок | 1 729,40 × 12 = 20 752,80 | 250 000 × 5% = 12 500 | — | — |
| ПДФО 18% | — | — | 45 000 | 45 000 |
| Військовий збір | 864,70 × 12 = 10 376,40 | 250 000 × 1% = 2 500 | 250 000 × 5% = 12 500 | 250 000 × 5% = 12 500 |
| ЄСВ | 1 902,34 × 12 = 22 828,08 | 1 902,34 × 12 = 22 828,08 | 250 000 × 22% = 55 000 | 250 000 × 22% = 55 000 |
| Шеф отримує на руки | ≈196 042,72 грн | ≈212 171,92 грн | 192 500 грн | 192 500 грн |
| Витрати кейтерингу | 250 000 (рахунок ФОП) | 250 000 (рахунок ФОП) | 305 000 грн | 305 000 грн |
| Соцзахист шефа | Стаж (ЄСВ) | Стаж (ЄСВ) | Стаж (ЄСВ) | Повний |
Що видно з кейсу. Для шефа найбільше «на руки» лишається на ФОП Г3 (≈212 тис) і ФОП Г2 (≈196 тис), бо він сам платить лише спрощений податок і ЄСВ, а не повну зарплатну «вилку». У ГПД і трудовому шеф отримує 192 500 грн — менше, бо з нарахування знімають ПДФО 18% + ВЗ 5%. Для кейтерингу найдешевший варіант — оплата рахунку ФОП (250 000 грн без додаткових нарахувань), а ГПД і трудовий дорожчі на ЄСВ 22% (305 000 грн).
Ризик прихованих трудових відносин
Незалежно від формату ФОП, головний ризик — перекваліфікація відносин у трудові. Держпраці і ДПС перевіряють ознаки трудового договору. За КЗпП ст. 265 штраф за приховані трудові відносини — 10 МЗП = 86 470 грн за кожну особу, плюс донарахування ПДФО, ВЗ і ЄСВ за весь період.
Ознаки, що насторожують перевіряючих:
- Шеф-ФОП працює лише з одним замовником протягом року+;
- Виплати щомісячно рівними сумами (як зарплата);
- Шеф дотримується внутрішнього розпорядку кейтерингу (графік на тиждень, обов'язкові наряди);
- Кейтеринг надає інвентар, посуд, форму, робоче місце;
- Немає актів за окремі події — лише «загальна сума за місяць».
Помилки при оформленні шеф-кухаря
За 27 років практики я зустріла десятки разів повторювані помилки в оформленні шефів. Ось найдорожчі:
1. Шеф працює без жодного оформлення
«Прийшов, наготував, заплатили в конверті». Це класичне приховане трудоустройство. При перевірці Держпраці — штраф 10 МЗП = 86 470 грн за КЗпП ст. 265 на кейтеринг, плюс донарахування ПДФО 18% + ВЗ 5% + ЄСВ 22% з усіх виплат за період.
2. Віра в «самозайнятого на 1%»
Найпоширеніша помилка — спроба оформити шефа за неіснуючим режимом «самозайнятий 1% від доходу». Такого режиму в Україні немає (ПКУ ст. 14.1.226 описує самозайнятих як ФОП або осіб незалежної професійної діяльності, до якої кухар не належить). Будь-який «договір самозайнятого на 1%» юридично порожній — реальні варіанти лише ФОП, ГПД або трудовий.
3. ФОП Г2 обслуговує ТОВ на загальній системі
Шеф на Г2 бере замовлення від кейтерингу-ТОВ на загальній системі. Це порушення умов другої групи (ПКУ ст. 291.4) — Г2 може працювати лише з населенням і платниками ЄП. Наслідок — анулювання реєстрації платником ЄП і перехід на загальну систему. Якщо серед замовників є ТОВ на загальній — потрібна Г3 з першого дня.
4. Шеф-ФОП працює лише з одним кейтерингом
Один шеф, одна агенція, щотижневі виплати рівними сумами — найвищий ризик перекваліфікації у приховані трудові. Як виправити: розширити коло замовників, оплата по актах за події, а не «місячна сума». Або, якщо робота фактично постійна — трудовий договір.
5. Проста фізособа «передає права» на меню
Кейтеринг просить шефа-фізособу підписати «договір про передачу прав на меню». Авторство у шефа є завжди (ЦКУ ст. 433), але повноцінно передати майнові права в комерційному обороті простій фізособі складно, а виплата їй оподатковується ПДФО 18% + ВЗ 5%. Для надійної передачі прав і оптимізації — шеф-ФОП Г3 з відповідним КВЕД, договір за ЦКУ ст. 1113.
6. Ігнорування ПРРО при готівкових розрахунках
Шеф-ФОП проводить домашню подію — клієнт платить готівкою на місці без ПРРО (Закон №265/95-ВР). Штраф — 100% від суми незареєстрованої виручки за першим випадком, 150% — за наступними. ФОП Г2 і Г3 зобов'язані застосовувати ПРРО при готівці, оплаті карткою та через платіжні сервіси. Виняток — лише прямий переказ на банківський рахунок ФОП.
7. ФОП без КВЕД 56.21
Для кейтерингової діяльності ФОП потрібен КВЕД 56.21 (постачання готових страв для подій) як основний або додатковий. Без нього надходження від кейтерингів — це доходи не за заявленим видом діяльності, ризик донарахування. Перевірте виписку з ЄДР і додайте 56.21 через Дію або ЦНАП — безкоштовно за 1 день. Деталі — у статті КВЕД 56.21 для кейтерингу — специфіка 2026.
8. ГПД замість трудового для постійної роботи
Якщо шеф щодня працює за графіком кейтерингу, але оформлений за ГПД — це ознака прихованих трудових. ГПД законний лише для разових/проектних робіт. Для постійної зайнятості — трудовий договір, інакше ризик штрафу 86 470 грн.