Власники dark kitchen рідко думають про упаковку як про окрему статтю бухгалтерського обліку. Замовили партію контейнерів, розклали по замовленнях — і все. А потім приходить бухгалтер і каже: «У вас на складі числиться 3 000 контейнерів, а фактично є 1 800. Де 1 200?» І починається пошук відповіді, якої ніхто не може дати, тому що ніхто нічого не рахував. Я веду dark kitchen-клієнтів з 2021 року і упаковка — стабільно одна з трьох найчастіших проблем в обліку поряд з комісіями агрегаторів і кур’єрами. Ця стаття — методичний гід: як правильно оприбуткувати, списати, проінвентаризувати і не отримати штраф 25-50% за некоректне відображення витрат.
Чому упаковка — окрема стаття витрат для dark kitchen
У традиційному ресторані упаковка — мінімальна стаття: лотки для виносу, вакова фольга. У dark kitchen упаковка — систематична виробнича витрата, без якої жодне замовлення не може бути відправлено. Кожне замовлення потребує контейнера для страви, пакета для транспортування, серветок, наборів столових приборів і наліпки з номером замовлення. При 2 000-3 000 замовленнях на місяць це десятки тисяч гривень, що проходять через ваш склад щомісяця.
Чому упаковку не можна «просто включити у витрати» без обліку залишків:
- Залишки на складі — актив балансу. Куплена, але ще не використана упаковка — це майно підприємства, яке повинно числитися на балансі (рахунок 28 або 20). Якщо вона «зникає» без документів — виникають питання.
- Понадпланові витрати потребують пояснень. Якщо за місяць у вас 2 000 замовлень, а упаковки списано на 30 000 грн (15 грн/замовлення) — бухгалтер або перевіряючий задасть питання, чому понад норму 5-12 грн.
- Штраф за некоректне списання — 25-50% (ст. 123 ПКУ). Якщо витрати завищені (тобто списано більше, ніж фактично використано) — це може кваліфікуватись як заниження бази оподаткування.
Упаковка для dark kitchen охоплює: одноразові контейнери для страв (пластик, картон, алюмінієва фольга), транспортні пакети, серветки та столові прибори, соусники і одноразові пакетики з соусами, наліпки з QR-кодом або штрихкодом замовлення, стікери з логотипом закладу. Термосумки і багаторазові контейнери — окремий облік (МНМА або ОЗ залежно від вартості), про це нижче.
Бухгалтерська категорія: поточні витрати (Дт 949 Кт 28)
Одноразова упаковка для доставки їжі в бухгалтерському обліку — це поточні операційні витрати, а не основні засоби і не виробничі запаси у вузькому сенсі. Відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку та Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» №996-XIV, такі витрати відображаються:
| Операція | Дебет | Кредит | Сума |
|---|---|---|---|
| Оприбуткування упаковки від постачальника (ТОВ без ПДВ) | 28 «Товари» | 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» | Сума накладної без ПДВ |
| ПДВ від постачальника (якщо ви платник ПДВ) | 641 «Розрахунки за ПДВ» | 631 | Сума ПДВ за накладною |
| Оплата постачальнику | 631 | 311 «Поточні рахунки в банках» | Повна сума з ПДВ |
| Списання упаковки у місячному акті | 949 «Інші витрати операційної діяльності» | 28 «Товари» | Вартість списаної кількості |
Чому Дт 949, а не 947 або 23? Рахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності» — стандартний вибір для витрат, що безпосередньо не включаються до собівартості реалізованої продукції, але є витратами основної операційної діяльності. Упаковка — супутня витрата до реалізації страв, тому 949 коректний. Деякі бухгалтери включають упаковку у собівартість через рахунок 23 (якщо є виробнича складова — наприклад, пакування страв є частиною технологічного процесу), але для dark kitchen класичний 949 або 93 (витрати на збут) є більш поширеними. Закріпіть обраний підхід в обліковій політиці підприємства.
Первинні документи, що обов’язково зберігаються: видаткова накладна від постачальника (або чек + фіскальний документ при купівлі в магазині), акт списання матеріалів (щомісячний), інвентаризаційний опис (щомісячний). Для платників ПДВ — зареєстрована в ЄРПН податкова накладна від постачальника. Якщо у вас 2+ кухні — окремо див. мульти-локацію dark kitchen без дроблення: облік залишків і списань ведеться по кожній локації окремо.
Норма витрат на упаковку: 5-12 грн на доставку
Нормативів для dark kitchen з боку ДПС або Мінфіну не існує — тобто немає офіційного наказу, що встановлює «норму 5 грн/замовлення». Натомість ринкова норма склалася практично на основі реальних закупівельних цін у 2025-2026 роках. Я аналізувала дані кількох десятків dark kitchen-клієнтів і ось що виходить:
| Тип замовлення | Типовий набір упаковки | Орієнтовна вартість |
|---|---|---|
| Піца (1 позиція) | Картонна коробка + поліетиленовий пакет + серветка | 5-8 грн |
| Бургер/сендвіч | Контейнер або фольга + пакет + серветка | 4-7 грн |
| Суп або рідка страва | Герметичний контейнер + термопакет + серветка + прибор | 8-13 грн |
| Комбо-замовлення (2-3 позиції) | Кілька контейнерів + пакет + серветки + прибори + соусники | 10-16 грн |
| Суші/роли | Пластиковий лоток + кришка + васабі/імбир + палички + пакет | 9-14 грн |
| Напій (окремо) | Стакан + кришка + соломинка | 2-4 грн |
При брендованій упаковці (коробки, пакети, стікери з логотипом) — вартість зростає на 30-50%. Тобто коробка для піци не 5, а 7-8 грн. Брендована упаковка підвищує впізнаваність, але суттєво впливає на собівартість — враховуйте це при встановленні цін на страви. Якщо ви тільки відкриваєте dark kitchen — спершу прочитайте повний гід з відкриття dark kitchen на Glovo 2026.
Як встановити власну норму для вашого закладу: 1) Беремо дані за повний місяць: загальні витрати на упаковку ÷ кількість замовлень = середній норматив. 2) Порівнюємо з наступним місяцем: якщо суттєво відрізняється — шукаємо причину (зміна меню, зміна постачальника, втрати). 3) Закріплюємо норму в обліковій політиці або внутрішньому розпорядженні — це буде базою для порівняння.
Деталі про загальну методику обліку витрат для доставки — на галузевій сторінці dark kitchen і доставки їжі.
Інвентаризація залишків — щомісяця
Відповідно до Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей №69 від 11.08.1994, підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей не рідше ніж раз на рік. Однак для dark kitchen з великим обігом упаковки я наполегливо рекомендую щомісячну інвентаризацію — і ось чому.
Навіщо щомісяця
- Точність балансу. Залишки упаковки — актив. Якщо числиться 5 000 контейнерів, а фактично є 3 200 — баланс хибний на різницю 1 800 × ціна.
- Контроль витрат. Щомісячне звірення дозволяє швидко виявити понаднормові витрати або втрати і прийняти управлінське рішення.
- Первинна документація. Інвентаризаційний опис — первинний документ, що підтверджує залишок на конкретну дату. Без нього немає підстав для акта списання.
Порядок проведення інвентаризації упаковки
- Наказ про проведення інвентаризації — видається керівником, призначає комісію (мінімум 2 особи) і терміни.
- Фактичний перерахунок — матеріально відповідальна особа (МВО, зазвичай завідуюча кухнею або комірник) рахує наявні залишки по кожному виду упаковки.
- Інвентаризаційний опис — заповнюється за фактом перерахунку: найменування, одиниця виміру, кількість за обліком, кількість фактична, різниця.
- Звірення з обліковими даними — бухгалтер порівнює фактичний опис з даними бухгалтерського обліку (рахунок 28).
- Відомість результатів — оформлюється підсумкова відомість: надлишки або нестачі по кожній позиції.
Критерії оцінки результатів:
- Відхилення <5% від облікових даних — у межах норми, пояснень не вимагається
- Відхилення >5% — підстава для службового розслідування і письмових пояснень МВО
- Нестача понад нормальний бій — оформлюється актом списання, за наявності винної особи — відшкодування
- Надлишок — оприбутковується за ринковою ціною (Дт 28 Кт 719 «Інші доходи від операційної діяльності»)
Гербо-кодирування і списання при втратах
«Гербо-кодирування» у контексті dark kitchen-обліку — це термін, що позначає систему маркування і ідентифікації одиниць упаковки, яка дозволяє відстежувати витрати і втрати по кожному виду. На практиці у невеликих dark kitchen до 1 000 замовлень/місяць це просто карточки складського обліку або електронна таблиця. У великих — інтеграція з системою замовлень (Poster, iiko).
Списання при втратах — правильний порядок
Втрати упаковки поділяються на:
- Нормативний природний убуток — бій, деформація при зберіганні, незначне псування. Норма — 1-3% за звітний період (Наказ Мінторгу №157 для аналогічних товарів). У межах цієї норми списання беззаперечне.
- Наднормативні втрати — все, що понад норму: намокання через прорив труби, пожежа, крадіжка, систематична необережність персоналу.
- Виробничі відходи — пошкодження при пакуванні (розірвав пакет, зламав кришку контейнера). У норми природного убутку зазвичай включені.
Відповідно до ПКУ ст. 138 і практики ДПС, витрати в межах норм природного убутку включаються до складу витрат без додаткового оподаткування. Витрати понад норму потребують пояснення і можуть не прийматися як витрати (якщо немає документального підтвердження причини).
Акт списання — обов’язкові реквізити
Кожна нестача або псування упаковки оформлюється Актом списання товарно-матеріальних цінностей. Обов’язкові реквізити (згідно з Законом «Про бухгалтерський облік» №996-XIV, ст. 9):
- Назва документа, дата складання
- Найменування підприємства
- Зміст господарської операції (що списується, причина)
- Кількість і вартість (за обліковими цінами)
- Підписи осіб, відповідальних за операцію (мінімум 2-3: МВО, адміністрація, бухгалтер)
- Особистий підпис або ЕЦП
Бухгалтерська проводка при списанні втрат: Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» Кт 28. Якщо встановлений винуватець — різниця між сумою збитку і нормативом відноситься на Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» Кт 716.
Більше про методику ведення обліку для dark kitchen — у статті як відкрити dark kitchen на Glovo 2026.
Брендована упаковка vs нейтральна: облікові відмінності
З точки зору бухгалтерського обліку і оподаткування — різниці немає: і брендована, і нейтральна упаковка обліковуються однаково (Дт 949 Кт 28). Але з точки зору економіки і фінансового планування — різниця суттєва.
| Параметр | Нейтральна упаковка | Брендована упаковка |
|---|---|---|
| Вартість | Базова (1 одиниця = 1×) | +30-50% до базової |
| Мінімальна партія замовлення | Від 100 шт., часто менше | Від 500-2 000 шт. (поліграфія) |
| Терміни виготовлення | 1-3 дні (зі складу постачальника) | 7-21 день (виготовлення на замовлення) |
| Залишки на балансі | Невеликі (можна замовляти часто) | Великі (замовляють рідко, зберігають місяцями) |
| Ризик застарівання | Низький | Середній (при ребрендингу — залишки стають відходами) |
Важливий облікований момент для брендованої упаковки: при замовленні великої партії (наприклад, 10 000 коробок за 60 000 грн) — це суттєвий актив на балансі, який списуватиметься протягом 3-6 місяців. У бухгалтерії він повинен правильно відображатися на рахунку 28 як залишок, а не «впасти» одразу у витрати в момент оплати. Якщо бухгалтер або підприємець «просто списав» всю партію при покупці — можливе заниження активів і завищення витрат звітного місяця.
Рекомендація: для брендованої упаковки з великою партією — вести картку складського обліку з щомісячним поновленням залишків. Це дозволяє точно знати «де ви стоїте» по упаковці і не мати сюрпризів при інвентаризації.
Огляд усіх фінансових аспектів dark kitchen — у статті Glovo і Bolt Food: як правильно обліковувати комісії.
ПДВ-нюанс при придбанні з ПДВ
Питання ПДВ при закупівлі упаковки залежить від того, яку систему оподаткування використовує ваш заклад. Це одна з ключових відмінностей між ФОП Г3 і ТОВ, що прямо впливає на реальну вартість упаковки.
ТОВ-платник ПДВ
Якщо ваше ТОВ зареєстроване платником ПДВ, то при купівлі упаковки у постачальника-платника ПДВ (більшість юридичних осіб) ви маєте право на податковий кредит (ПКУ ст. 198). Механізм: постачальник виставляє рахунок на 12 000 грн з ПДВ (у тому числі ПДВ 2 000 грн). Ви сплачуєте 12 000 грн. Але 2 000 грн ПДВ зараховується у ваш податковий кредит і зменшує ваше зобов’язання з ПДВ перед бюджетом. Фактично упаковка коштує вам 10 000 грн (без ПДВ).
Умови для отримання податкового кредиту:
- Постачальник зареєстрований платником ПДВ
- Податкова накладна зареєстрована в ЄРПН
- Закупівля пов’язана з господарською діяльністю (оподатковуваною ПДВ)
- Упаковка використана в рамках ПДВ-оподатковуваних операцій (продаж їжі)
ФОП Г3 5% без ПДВ
Більшість dark kitchen починають як ФОП Г3 5% і не є платниками ПДВ. Для них вхідний ПДВ при закупівлі упаковки не відшкодовується і просто включається у вартість упаковки. Практично: ті самі 12 000 грн упаковки — реальна вартість для ФОП 12 000 грн, а не 10 000 грн як для ТОВ-платника ПДВ. Тобто упаковка обходиться ФОП на 20% дорожче порівняно з ТОВ-платником ПДВ.
З 2027 року для ФОП з оборотом понад 1 млн грн/рік обов’язкова реєстрація платником ПДВ. Якщо ваш dark kitchen зростає — плануйте цей перехід заздалегідь, щоб отримати доступ до відшкодування ПДВ з упаковки та інших витрат.
Усі дедлайни і дати для ФОП — у бухгалтерському календарі. Детальніше про послуги з обліку — на сторінці товарний облік для ресторанів і доставки.
5 типових помилок з обліком упаковки
За три роки роботи з dark kitchen я зібрала типові помилки, що повторюються. Якщо ви впізнаєте себе в одному з пунктів — це привід поговорити з бухгалтером до того, як прийде перевірка.
Помилка 1: Весь рахунок за упаковку списується у витрати в момент оплати
Купили партію контейнерів на 30 000 грн — і одразу «списали у витрати». Але 30 000 грн упаковки, що лежить на складі, — це актив, не витрати. У витрати переходить тільки фактично використана кількість. Решта залишається на балансі (рахунок 28). При перевірці: заниження активів і завищення витрат — ризик донарахування і штраф 25-50% (ПКУ ст. 123).
Помилка 2: Відсутність актів списання — «просто порахував у голові»
Підприємець знає, що за місяць відправив 2 000 замовлень і впевнений, що по 8 грн упаковки = 16 000 грн витрат. Але без щомісячного акта списання ця сума — просто цифра без документального підтвердження. Витрати в бухгалтерському обліку повинні підтверджуватися первинними документами (Закон №996-XIV, ст. 9). Акт списання — і є цим документом.
Помилка 3: Упаковка взагалі не включена у облік витрат
Найпоширеніша ситуація у мікро-dark kitchen: купують упаковку за готівку в магазині, не зберігають чеки, нічого не оформлюють. При обороті 200 000 грн/міс упаковка може бути 8 000-12 000 грн/міс — це 10% від виторгу, яких просто немає у витратах. Фінансовий результат завищений. Якщо при цьому є ще й ПДВ-зобов’язання — ситуація ускладнюється.
Помилка 4: Брендована упаковка списана в одному місяці, хоча вистачить на пів року
Замовили 20 000 коробок з логотипом за 80 000 грн і в місяці замовлення «списали» всі 80 000 грн у витрати. Але якщо ці коробки використовуватимуться 6 місяців — у кожному місяці має бути списано 1/6 від партії. Це не тільки коректний облік, але й правильне відображення фінансового результату за кожен місяць.
Помилка 5: Інвентаризацію не проводять взагалі або роблять «для галочки»
«Куди вона дінеться, упаковка» — типова думка. Але дінеться — і немало. Системна нестача 5-15% від закуплених обсягів у dark kitchen — не рідкість. Без інвентаризації ви не знаєте: чи всі ці витрати реальні, чи є втрати/крадіжки, чи коректні ваші техкарти. Щомісячна інвентаризація — це 1-2 години роботи МВО і бухгалтера, що дають вам повну картину.
Дивіться також: повний перелік послуг для dark kitchen і доставки їжі, як відкрити dark kitchen на Glovo 2026. Дедлайни і звітність ФОП — у бухгалтерському календарі.