ФОП з найманим працівником — це вже не просто «я і моя справа». Як тільки ви підписуєте перший трудовий договір, ви стаєте роботодавцем з усіма зобов'язаннями перед державою: нараховуєте зарплату, сплачуєте податки, подаєте звітність. Хороша новина — це цілком реально навіть без юридичної освіти. Погана — штрафи за помилки тут значно більші, ніж для ФОП без працівників.
У цій статті пояснимо покроково: що змінюється, коли ви наймаєте людину, скільки це реально коштує, яку звітність здавати і як не отримати штраф під час перевірки.
Скільки працівників можна мати на кожній групі ЄП?
Не всі групи єдиного податку дозволяють наймати людей. Ось чітка таблиця:
| Група ЄП | Дозволено найм? | Ліміт працівників | Примітка |
|---|---|---|---|
| Група 1 | ❌ Ні | 0 | Тільки особиста праця |
| Група 2 | ✅ Так | До 10 осіб | Враховуються всі одночасно зайняті |
| Група 3 | ✅ Так | Без обмежень | Ліміт лише за доходом (10 091 049 грн/рік у 2026) |
| Загальна система | ✅ Так | Без обмежень | Але ПДВ при >1 млн грн доходу |
Як офіційно прийняти працівника: 5 кроків?
Прийом на роботу — це не просто домовленість «ти виходиш у понеділок». За законом потрібно пройти кілька обов'язкових кроків:
- Укласти трудовий договір. Це письмовий документ, де вказано посаду, оклад, режим роботи і строк. Може бути безстроковим або строковим (наприклад, на час декрету іншого працівника). Документ підписують обидві сторони.
- Видати наказ про прийом на роботу. Це внутрішній документ ФОП. Навіть якщо у вас немає відділу кадрів — наказ потрібен. Зберігається разом з договором. Наказ іде раніше за повідомлення до ДПС, і це не питання зручності: ч. 3 ст. 24 КЗпП прямо каже, що «працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення … про прийняття працівника на роботу». Практична причина та сама: у формі повідомлення зазначаються номер і дата наказу, тож подати його раніше за наказ технічно неможливо.
- Подати повідомлення до ДПС. Це обов'язково! Повідомлення подається до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором (постанова КМУ від 17.06.2015 №413) — через Кабінет платника або через бухгалтера, за формою згідно з додатком 1 до цієї постанови. Вимоги «за один день наперед» норма не містить: можна подати і в той самий день, але до моменту, коли людина фактично стала до роботи. Якщо наказ виданий, а повідомлення не подане або подане із запізненням — це «порушення інших вимог законодавства про працю»: 8 647 грн (1 мінімальна зарплата) за кожне таке порушення (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Якщо ж немає ні наказу, ні повідомлення, а людина вже працює — Держпраця кваліфікує це як фактичний допуск без оформлення: 86 470 грн; для юросіб і ФОП — платників ЄП 1–3 груп абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП передбачає за цей склад саме попередження (це самостійна санкція, а не пільга «за перше порушення»), а за повторне протягом двох років порушення діє абз. 3 ч. 2 ст. 265 — 259 410 грн, і попередження там уже немає.
- Ознайомити з правилами охорони праці. Підпис під журналом інструктажу — обов'язковий. Під час інспекції Держпраці це перше, що перевіряють.
- Відкрити особову справу (папку з документами: копія паспорта, ІПН, трудова книжка або відомості про неї).
Скільки насправді коштує один працівник: усі податки?
Мінімальна зарплата у 2026 році — 8 647 грн. Це сума «брудними» (до утримання податків), нижче якої ФОП платити не може. Але реальні витрати роботодавця більші: від нарахованої зарплати далі рахуються всі податки та внески. Розберемо на конкретному прикладі:
| Що платимо | Хто платить | Ставка | Сума (при зарплаті 15 000 грн) |
|---|---|---|---|
| ПДФО (податок з доходів фізичних осіб) | Утримуємо з зарплати працівника | 18% | 2 700 грн |
| Військовий збір (ВЗ) | Утримуємо з зарплати працівника | 5% | 750 грн |
| ЄСВ (єдиний соціальний внесок) | Платить роботодавець зверху | 22% | 3 300 грн |
| Разом витрат роботодавця | 18 300 грн | ||
| Працівник отримує на руки | 11 550 грн |
Яку звітність здавати за найманих працівників?
Наявність хоча б одного найманого працівника відразу збільшує кількість звітів:
| Звіт | Куди подавати | Коли | Що містить |
|---|---|---|---|
| Повідомлення про прийняття працівника на роботу (додаток 1 до постанови КМУ №413) | ДПС | До початку роботи за трудовим договором | ПІБ, ІПН, дата початку роботи |
| Об'єднана звітність (ПДФО + ВЗ + ЄСВ) | ДПС | Щоквартально, до 40-го дня після кварталу | Всі нарахування та утримання по кожному працівнику |
| Розрахункові листки | Працівнику | Щомісяця при виплаті зарплати | Нарахування, утримання, виплата |
Як працюють відпустка та лікарняний у ФОП?
Відпустка. Кожен працівник має право на 24 календарні дні щорічної оплачуваної відпустки. ФОП розраховує і виплачує відпускні самостійно. Формула: середньоденний заробіток × кількість днів відпустки. Виплатити потрібно не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки.
Лікарняний (перші 5 днів). Перші 5 днів хвороби оплачує роботодавець — тобто ви як ФОП. Починаючи з 6-го дня — за рахунок Пенсійного фонду України (ПФУ), який з 2023 року адмініструє виплати за лікарняними замість ліквідованого Фонду соцстрахування. Відсоток оплати залежить від стажу: до 3 років — 50% середнього заробітку, 3–5 років — 60%, 5–8 років — 70%, більше 8 років — 100%.
Які штрафи Держпраці — чого боятися?
У 2026 році діє мораторій на планові та (з винятками) позапланові заходи державного нагляду — постанова КМУ від 13.03.2022 №303. Але Держпрацю це не зупиняє: ст. 16 Закону №2136-IX прямо дозволяє позапланову перевірку за заявою працівника або профспілки, зокрема щодо неоформлених трудових відносин. Тобто ризик приходить не «за графіком», а від скарги. Найбільші штрафи — саме за неофіційне працевлаштування:
- Неоформлений працівник (фактичний допуск без трудового договору): 86 470 грн (10 МЗП) за кожного, абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП; для юросіб і ФОП — платників ЄП 1–3 груп той самий абзац передбачає замість штрафу попередження — це самостійна санкція, а не пільга «за перше порушення»; за повторне протягом двох років порушення діє абз. 3 ч. 2 ст. 265 — 259 410 грн (30 МЗП), і попередження там уже немає. На ФОП на загальній системі та на платників ЄП 4 групи попередження не поширюється
- Зарплата нижче МЗП при повній ставці: 17 294 грн (2 МЗП) за кожного працівника
- Несвоєчасна виплата зарплати понад один місяць: 25 941 грн (3 МЗП)
- Порушення режиму праці (понаднормові без дозволу) та інші порушення трудового законодавства: 8 647 грн (1 МЗП) за кожне порушення
- Неподання або несвоєчасне подання повідомлення до ДПС (коли наказ виданий і зарплата нараховується): 8 647 грн (1 МЗП), абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП