Зміст статті

1.Оформлення трудового договору
2.Нарахування зарплати
3.Податки з зарплати
4.Звітність по найманих у 2026
5.Реальна вартість найманого
6.Типові помилки

ФОП з найманим працівником — це вже не просто «я і моя справа». Як тільки ви підписуєте перший трудовий договір, ви стаєте роботодавцем з усіма зобов'язаннями перед державою: нараховуєте зарплату, сплачуєте податки, подаєте звітність. Хороша новина — це цілком реально навіть без юридичної освіти. Погана — штрафи за помилки тут значно більші, ніж для ФОП без працівників.

У цій статті пояснимо покроково: що змінюється, коли ви наймаєте людину, скільки це реально коштує, яку звітність здавати і як не отримати штраф під час перевірки.

Скільки працівників можна мати на кожній групі ЄП

Не всі групи єдиного податку дозволяють наймати людей. Ось чітка таблиця:

Група ЄП	Дозволено найм?	Ліміт працівників	Примітка
Група 1	❌ Ні	0	Тільки особиста праця
Група 2	✅ Так	До 10 осіб	Враховуються всі одночасно зайняті
Група 3	✅ Так	Без обмежень	Ліміт лише за доходом (8 млн грн/рік)
Загальна система	✅ Так	Без обмежень	Але ПДВ при >1 млн грн доходу

⚠️ Важливо: Якщо ви на Групі 2 і одночасно зайнято 11+ людей — ви автоматично порушуєте умови перебування на спрощеній системі. Податкова може перевести вас на загальну систему з нарахуванням штрафів.

Як офіційно прийняти працівника: 5 кроків

Прийом на роботу — це не просто домовленість «ти виходиш у понеділок». За законом потрібно пройти кілька обов'язкових кроків:

Укласти трудовий договір. Це письмовий документ, де вказано посаду, оклад, режим роботи і строк. Може бути безстроковим або строковим (наприклад, на час декрету іншого працівника). Документ підписують обидві сторони.
Подати повідомлення до ДПС. Це обов'язково! До першого робочого дня працівника потрібно повідомити Державну податкову службу через Кабінет платника або через бухгалтера. Повідомлення подається за типовою формою. Якщо не подати — штраф 8 647 грн (1 мінімальна зарплата) за кожного незареєстрованого працівника.
Видати наказ про прийом на роботу. Це внутрішній документ ФОП. Навіть якщо у вас немає відділу кадрів — наказ потрібен. Зберігається разом з договором.
Ознайомити з правилами охорони праці. Підпис під журналом інструктажу — обов'язковий. Під час інспекції Держпраці це перше, що перевіряють.
Відкрити особову справу (папку з документами: копія паспорта, ІПН, трудова книжка або відомості про неї).

Скільки насправді коштує один працівник: усі податки

Мінімальна зарплата у 2026 році — 8 647 грн. Але реальні витрати роботодавця більші. Розберемо на конкретному прикладі:

Що платимо	Хто платить	Ставка	Сума (при зарплаті 15 000 грн)
ПДФО (податок з доходів фізичних осіб)	Утримуємо з зарплати працівника	18%	2 700 грн
Військовий збір (ВЗ)	Утримуємо з зарплати працівника	5%	750 грн
ЄСВ (єдиний соціальний внесок)	Платить роботодавець зверху	22%	3 300 грн
Разом витрат роботодавця			18 300 грн
Працівник отримує на руки			11 550 грн

💡 Простими словами:При зарплаті 15 000 грн ви як ФОП витрачаєте 18 300 грн, а працівник отримує 11 550 грн. Різниця — це податки, які ви як роботодавець перераховуєте до бюджету і пенсійного фонду.

Яку звітність здавати за найманих працівників

Наявність хоча б одного найманого працівника відразу збільшує кількість звітів:

Звіт	Куди подавати	Коли	Що містить
Форма ОПП (повідомлення про прийом)	ДПС	До першого робочого дня	ПІБ, ІПН, дата початку роботи
Об'єднана звітність (ПДФО + ВЗ + ЄСВ)	ДПС	Щоквартально, до 40-го дня після кварталу	Всі нарахування та утримання по кожному працівнику
Розрахункові листки	Працівнику	Щомісяця при виплаті зарплати	Нарахування, утримання, виплата

Відпустка та лікарняний: як це працює для ФОП

Відпустка. Кожен працівник має право на 24 календарні дні щорічної оплачуваної відпустки. ФОП розраховує і виплачує відпускні самостійно. Формула: середньоденний заробіток × кількість днів відпустки. Виплатити потрібно не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки.

Лікарняний (перші 5 днів). Перші 5 днів хвороби оплачує роботодавець — тобто ви як ФОП. Починаючи з 6-го дня — Фонд соціального страхування. Відсоток оплати залежить від стажу: до 3 років — 50% середнього заробітку, 3–5 років — 60%, 5–8 років — 70%, більше 8 років — 100%.

⚠️ Декрет. Якщо працівниця йде у декретну відпустку, ФОП виплачує допомогу по вагітності та пологах. Кошти потім відшкодовує Фонд соціального страхування, але спочатку потрібно мати що виплатити. Тримайте резервний фонд.

Штрафи Держпраці: чого боятися

Державна служба України з питань праці (Держпраця) регулярно проводить перевірки. Найбільші штрафи — за неофіційне працевлаштування:

Неоформлений працівник: від 86 470 грн (10 мінзарплат) за кожного
Порушення умов оплати праці: від 8 647 грн
Порушення режиму праці (понаднормові без дозволу): від 8 647 грн
Відсутність трудового договору: від 8 647 грн

💡 Порада від Людмили:Найчастіша помилка ФОП — «він ще на випробувальному, тому не оформляємо». За законом випробувальний строк — це повноцінне трудове відношення. Повідомлення до ДПС потрібно подати до першого дня, навіть якщо ви не впевнені, чи залишите цю людину. Офіційно оформити і звільнити — значно дешевше, ніж штраф 86 470 грн.

ЛМ

Про автора

Людмила Мурашко

Головний бухгалтер з 26+ роками досвіду. Веду облік для ФОП і ТОВ по всій Україні дистанційно. Спеціалізація: ресторани, торгівля, ІТ, медтехніка, ЗЕД.

Написати →