Якщо ви ФОП на групі 2 або 3 і працюєте з готівкою або продаєте товари — тема РРО/ПРРО для вас обов'язкова. Без правильно налаштованого касового апарату (фізичного або програмного) кожен ваш чек — це потенційний штраф у розмірі 100% від суми операції. Розраховувати на «не помітять» не варто: дані про кожен фіскальний чек ідуть до ДПС у режимі реального часу.
У цій статті я детально розкладу різницю між класичним РРО та програмним ПРРО, покажу, як влаштовані тарифи популярних рішень, проведу вас через покрокове налаштування ПРРО Checkbox і поясню, кому і коли можна обійтись без них взагалі.
Що таке РРО — фіскальний касовий апарат простими словами?
РРО — це реєстратор розрахункових операцій. Простими словами: це фізичний касовий апарат, який друкує чек на термопапері. Кожен такий апарат має фіскальний номер, реєструється в Державній податковій службі (ДПС) і має вбудований модуль зв'язку, який передає дані про кожен чек напряму до податкової у режимі реального часу.
Технічно РРО — це маленький комп'ютер з принтером, GPRS-модемом або Wi-Fi-модулем і фіскальною пам'яттю. Фіскальна пам'ять — це захищений чип, який зберігає всі чеки за весь термін експлуатації апарату і не може бути очищений навіть виробником. Саме через це РРО так дорого коштує: левова частка вартості — це сертифікація і захищене залізо.
Що таке ПРРО — програмний касовий апарат простими словами?
ПРРО — це програмний реєстратор розрахункових операцій. По суті, це звичайний мобільний застосунок або веб-сервіс, який виконує всі ті ж функції, що й фізичний РРО: формує чек, надсилає його у ДПС, зберігає копію. Різниця в тому, що ПРРО не потребує спеціального заліза — достатньо смартфона, планшета або комп'ютера з виходом в інтернет.
ПРРО з'явились в Україні з 2020 року і стали офіційною альтернативою класичним РРО. У 2026 році левова частка нових ФОП обирає саме ПРРО: дешевше, мобільніше, простіше у налаштуванні. Чек можна надіслати клієнту у месенджер, на email або просто показати на екрані з QR-кодом для перевірки.
Хто зобов'язаний застосовувати РРО/ПРРО у 2026?
Спершу про дату. Обов'язок діє з 1 січня 2022 року, а не з 2026-го: саме тоді закінчилося перехідне звільнення п. 61 підрозд. 10 розд. XX ПКУ, і стосувалося воно лише ФОП груп 2–4. Юридичні особи застосовували РРО і раніше — для них звільнення не було ніколи (п. 1 ст. 3 ЗУ №265/95-ВР). Жодних нових норм про обов'язковість РРО/ПРРО у 2026 році не з'явилося — діють ті самі правила.
Це найпоширеніше питання. Розкладу детально по групах:
ФОП Група 1
НЕ зобов'язані використовувати РРО/ПРРО ні за яких умов. Виписують товарний чек від руки або з блокноту. Втім, для зручності багато ФОП Г1 все одно встановлюють безкоштовний ПРРО від ДПС, щоб не возитись з паперовими чеками.
ФОП Група 2 і 3 (без ПДВ)
РРО/ПРРО обов'язковий у таких випадках:
- Будь-які готівкові розрахунки з фізичними особами
- Продаж товарів за готівку, карткою через POS-термінал або через платіжні сервіси (LiqPay, WayForPay, Fondy, NovaPay)
- Громадське харчування (кафе, ресторани)
- Продаж технічно складних побутових товарів з гарантією
- Продаж лікарських засобів і медичних виробів
- Продаж ювелірних виробів
ФОП Група 3 з ПДВ і загальна система
РРО/ПРРО обов'язковий у тих самих випадках, що й Г2-3 без ПДВ. Ніяких послаблень для ПДВ-ників немає.
Як виглядає порівняльна таблиця: РРО vs ПРРО?
| Параметр | РРО (фізичний) | ПРРО (програмний) |
|---|---|---|
| Стартова вартість | Купівля апарата — ринкова ціна вендора | Немає: ПРРО від ДПС безоплатний (ст. 2 ЗУ №265/95-ВР), комерційні — за прайсом |
| Місячна оплата | Сервісне обслуговування і зв'язок | ПРРО від ДПС — 0 грн; комерційні — тариф вендора |
| Що потрібно з обладнання | Сам апарат, термопапір | Смартфон / ПК |
| Інтернет | SIM-карта або Wi-Fi | Wi-Fi / 4G смартфона |
| Робота без інтернету | Так — через КОРО і розрахункові книжки (лімітів 36/168 годин немає) | Так, офлайн-режим: до 36 годин підряд і до 168 годин на місяць |
| Мобільність | Низька (стаціонарний) | Висока (у кишені) |
| Чеки клієнту | Тільки папір | Email, SMS, QR, папір |
| Оновлення ПЗ | Платно через сервіс-центр | Безкоштовно автоматично |
| Сертифікація | Реєстр РРО | Реєстр ПРРО |
| Підходить для | Магазин, ресторан, АЗС | Послуги, виїзд, кафе, доставка |
| Ризик поломки | Високий — потрібен ремонт | Низький — заміна телефону |
| Навчання персоналу | Складніше | Простіше |
Які популярні ПРРО в Україні 2026?
Базовий варіант — ПРРО від ДПС: він безоплатний, і це не акція, а вимога закону (ст. 2 ЗУ №265/95-ВР зобов'язує контролюючий орган забезпечити безоплатне програмне рішення). Завантажується на tax.gov.ua.
Комерційні ПРРО (Checkbox, Вчасно.Каса, iBox Каса, Poster POS, SoftPRO Каса та інші) зазвичай мають безкоштовний стартовий тариф з обмеженням за кількістю чеків і платні плани з інтеграціями. Конкретні ліміти й ціни вендори змінюють без жодних змін у законодавстві — актуальні умови дивіться на сайті обраного сервісу.
| Назва | Особливості |
|---|---|
| ПРРО від ДПС | Безоплатний за ст. 2 ЗУ №265/95-ВР. Базовий функціонал без інтеграцій. |
| Checkbox | Найпоширеніший серед дрібного бізнесу. Інтеграція з Vchasno, Poster. |
| Вчасно.Каса | Інтегрована з Vchasno (документообіг). Зручно, якщо ви вже на Vchasno. |
| iBox Каса | Простий мобільний застосунок. Інтеграція з банком iBox. |
| Poster POS | Повноцінна POS-система для кафе/ресторанів. ПРРО — лише частина. |
| SoftPRO Каса | Веб-версія для роботи з ПК. Хороше рішення для онлайн-магазину. |
Які популярні РРО (фізичні апарати) 2026?
Ціни нижче — орієнтовні ринкові станом на серпень 2026, а не норматив: вартість апаратів установлюють продавці й вона змінюється. Звіряйте у вендора.
| Модель | Ціна | Особливості |
|---|---|---|
| ЕККА Maria-301 МТМ | ~ 6 500 грн | Класика для кафе/магазинів. Надійна. |
| Datecs FP-700 | ~ 12 000 грн | Європейська якість. Швидкий друк. |
| MG V545T-ETH | ~ 8 500 грн | Підтримка Ethernet. Для магазинів. |
| MINI-FP82 | ~ 5 200 грн | Компактний, мобільний. Для виїзду. |
| Ukrainfor RRA-150 | ~ 9 800 грн | Український виробник. Локальний сервіс. |
Як покроково налаштувати ПРРО на прикладі Checkbox?
Покажу, як з нуля підключити ПРРО на прикладі Checkbox. Цей шлях — найпростіший і потребує близько 30 хвилин.
Крок 1: Реєстрація особистого кабінету
Відкрийте сайт checkbox.ua, натисніть «Зареєструватись», введіть email і номер телефону. Підтвердіть email через посилання у листі.
Крок 2: Підготуйте КЕП
Вам знадобиться кваліфікований електронний підпис (КЕП) на ФОП. Якщо немає — отримайте безкоштовно через додаток Дія або в АЦСК ПриватБанку.
Крок 3: Реєстрація господарської одиниці у ДПС
У кабінеті платника на cabinet.tax.gov.ua відкрийте розділ «Електронний кабінет» → «Реєстри» → «Господарські одиниці». Подайте форму №20-ОПП із зазначенням адреси вашої точки продажу (для онлайн — юридична адреса ФОП).
Крок 4: Реєстрація ПРРО у ДПС
У тому ж кабінеті податкової: «Реєстри» → «РРО» → «Заява на реєстрацію ПРРО» (форма №1-ПРРО). Заповнюєте назву (наприклад, «Каса 1»), обираєте господарську одиницю, підписуєте КЕП. Через декілька хвилин отримуєте фіскальний номер ПРРО.
Крок 5: Підключення в Checkbox
У кабінеті Checkbox: «Налаштування» → «Каси» → «Додати касу». Вкажіть фіскальний номер з попереднього кроку, завантажте файл КЕП, введіть пароль.
Крок 6: Реєстрація касирів
У кабінеті ДПС: «Реєстри» → «Касири» → подайте форму №5-ПРРО на себе як касира. Це обов'язково навіть якщо ви ФОП без працівників.
Крок 7: Перший чек
Завантажте мобільний застосунок Checkbox, увійдіть з даними кабінету. Натисніть «Відкрити зміну» → введіть позицію → «Сформувати чек» → виберіть форму оплати. Чек автоматично йде в ДПС, копію можна надіслати клієнту в Telegram, Viber, SMS або email.
Які штрафи за роботу без РРО/ПРРО у 2026?
| Порушення | Штраф |
|---|---|
| Перше непробиття чеку | 100% вартості товару/послуги (п. 1 ст. 17 ЗУ №265/95-ВР) |
| Кожне наступне непробиття чеку | 150% вартості (п. 1 ст. 17 ЗУ №265/95-ВР) |
| Невидача чеку клієнту | 100% вартості вперше, 150% за кожне наступне (п. 1 ст. 17 ЗУ №265/95-ВР) |
Які винятки — коли РРО/ПРРО не потрібний?
- ФОП групи 1 — «реєстратори розрахункових операцій та/або програмні реєстратори розрахункових операцій не застосовуються платниками єдиного податку першої групи» (п. 296.10 ПКУ). Звільнення дає сам статус платника Г1, у нормі про РРО жодного порогу доходу немає
- Торгівля фізособи за готівку на ринках — крім технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, лікарських засобів, виробів медичного призначення та ювелірних виробів (п. 9 ст. 9 ЗУ №265/95-ВР)
- Місце отримання товару, де готівкові розрахунки не здійснюються — склади, місця зберігання, оптова торгівля (п. 12 ст. 9 ЗУ №265/95-ВР)
- Послуги, оплачені виключно через банківські системи дистанційного обслуговування та/або сервіси переказу коштів (п. 14 ст. 9 ЗУ №265/95-ВР) — саме сюди потрапляє звична для ФОП Г2-Г3 оплата послуг переказом на рахунок
- Продаж преси у кіосках, з лотків та розносок — газет, журналів та інших видань, листівок, конвертів, знаків поштової оплати, якщо їх питома вага понад 50% загального товарообігу і немає продажу підакцизних товарів, технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, лікарських засобів та виробів медичного призначення (п. 10 ст. 9 ЗУ №265/95-ВР). У звичайному магазині цей виняток не працює
Окремо стоїть Перелік, затверджений постановою КМУ від 23.08.2000 №1336. Це незвільнення від фіскалізації: він дає право проводити розрахунки з розрахунковою книжкою і КОРО замість РРО, і лише в межах граничного річного обсягу — 167 МЗП на пункт продажу (роздріб у селі чи селищі), 500 тис. грн на суб'єкта господарювання або 250 тис. грн на пункт продажу залежно від пункту Переліку. На роздрібну торгівлю підакцизними товарами постанова №1336 не поширюється.