Прийшов лист від ДПС: що це означає і як правильно відповісти

Перше правило: не ігнорувати

Будь-який лист від ДПС — це офіційна комунікація, яка вимагає або дії, або хоча б усвідомленого рішення «нічого не робити». Ігнорування листів від ДПС — одна з найбільш дорогих помилок підприємців: пропущені строки відповіді перетворюють вирішуваних проблему на серйозний борг або штраф.

Де ДПС надсилає листи

• Кабінет платника (cabinet.tax.gov.ua) — основний канал. Лист вважається отриманим з моменту появи в кабінеті, навіть якщо ви не заходили.
• Поштою рекомендованим листом — якщо ви не зареєстровані в кабінеті або обрали паперовий формат листування
• Особисто під підпис — при виїзних перевірках або особливо важливих повідомленнях

Тип 1 — Запит про надання пояснень і документів

Найпоширеніший тип листа. ДПС може запитати пояснення по будь-якій операції або звітному показнику. Це ще не перевірка і не звинувачення — це запит інформації.

Строк відповіді: 15 робочих днів з дати отримання (ст. 73.3 ПКУ). Пропущений строк = штраф 340 грн за перше порушення і 1 020 грн за повторне.

Структура відповіді на запит пояснень

1. Вступ: «У відповідь на запит від [дата] №[номер] про надання пояснень щодо [предмет]...»
2. Суть пояснення: чіткий і конкретний опис ситуації. Хто, що, коли, на якій підставі. Без зайвих деталей.
3. Посилання на норми: якщо є — вкажіть статті ПКУ або інших законів, що підтверджують вашу позицію
4. Перелік додатків: список документів що додаєте

Документи що додають до пояснень: договори, акти виконаних робіт, накладні, виписки з банку, платіжні доручення — все що підтверджує ваші слова. Краще надати більше ніж менше.

Способи подачі відповіді

• Через кабінет платника (рекомендований спосіб — є підтвердження і реєстраційний номер)
• Поштою рекомендованим листом з описом вкладення і повідомленням про вручення
• Особисто в ДПС під підпис на копії з датою і реєстраційним номером

Тип 2 — Податкове повідомлення-рішення (ППР)

ППР — це документ, яким ДПС нараховує вам додатковий податок або штраф. Наприклад: «за результатами аналізу виявлено недоплату ЄП в сумі 3 500 грн, нараховано штраф 875 грн (25%), пеню 430 грн». ППР — серйозний документ, що вимагає чіткої реакції.

Що перевірити в ППР

• Правильність суми: порахуйте самостійно або разом із бухгалтером
• Строк позовної давності: 1 095 днів (3 роки). ДПС не може перевіряти і донараховувати за більш ранні періоди.
• Підстава нарахування: посилання на норму закону має бути конкретним
• Дотримання процедури: чи надавали вам можливість надати пояснення до нарахування?

Строки оскарження ППР

Адміністративне оскарження: 10 робочих днів з дати узгодження ППР. «Узгодженим» ППР стає або після спливу строку оскарження, або якщо ви самі погодились з ним. До моменту узгодження — рішення не підлягає примусовому виконанню. Після — ДПС може стягнути борг через виконавчу службу або арешт рахунку.

• Погодились і сплачуєте: оплатіть у строк, зазначений у ППР
• Оскаржуєте адміністративно: подайте скаргу до вищестоящого органу ДПС у 10-денний строк
• Оскаржуєте судово: строк 1095 днів, але краще одночасно з адміністративним оскарженням

Тип 3 — Повідомлення про перевірку

Планова перевірка

ДПС зобов'язана повідомити вас за 10 робочих днів до початку планової перевірки. Повідомлення надсилається через кабінет платника або поштою. Планова перевірка включається до плану-графіку перевірок, який публікується на сайті ДПС.

Позапланова перевірка

Позапланова перевірка може початись з попередженням за 2 робочі дні або без попередження (у виняткових випадках, встановлених ПКУ). Підстави для позапланової перевірки: звернення третіх осіб, ваша декларація містить ознаки заниження доходів, закінчення строку дії відстрочення тощо.

Ваші права при перевірці

• Вимагати оригінальне направлення на перевірку та службові посвідчення перевіряючих
• Відмовити у проведенні перевірки якщо перевіряючі не пред'явили документи
• Бути присутнім при перевірці особисто або через представника
• Отримати копію акту перевірки і надати письмові заперечення у 10-денний строк

Інші типи листів і зведена таблиця строків

Інформаційні листи

ДПС регулярно надсилає листи-роз'яснення про зміни в законодавстві, нові форми декларацій, зміни КБК. Ці листи не потребують відповіді, але їх варто читати — там часто є важлива практична інформація.

Запрошення для надання пояснень (особисто)

Запрошення до ДПС для особистого надання пояснень — це не обов'язково, але краще прийти. Якщо ігнорувати запрошення, ДПС може призначити позапланову перевірку. Якщо прийдете — маєте право дізнатись предмет розмови заздалегідь і прийти з бухгалтером або юристом.

Типові помилки при реагуванні на листи ДПС

• Ігнорування через «мабуть само розсмокчеться» — ніколи не розсмокчеться
• Відповідь без документів — слова без доказів не переконують ДПС
• Надання зайвої інформації — відповідайте лише на те, що запитують
• Відсутність підтвердження відправки — не можете довести що відповіли
• Пропуск строків — найдорожча помилка