Майже кожен проєкт із відновлення обліку починається однією фразою: «ми просто змінили бухгалтера». Не було катастрофи, пожежі чи перевірки — був звичайний перехід, під час якого ніхто не перевірив, у якому стані справи. Через рік з’ясувалося, що чотири квартали не закриті.
Приймання справ триває кілька годин і коштує нуль. Проєкт відновлення, який воно запобігає, коштує десятки тисяч гривень. Нижче — чек-лист із семи блоків.
Чому зміна бухгалтера — головна причина відновлень
Механіка завжди та сама. Виконавець, який іде, психологічно вже не відповідає за результат, а той, хто приходить, вважає, що до нього все було гаразд, — і починає з поточного періоду. Минуле не перевіряє ніхто. Розрив виявляється або при вимозі про сплату, або під час перевірки, або коли ви вирішуєте закрити ФОП.
Єдина людина, зацікавлена перевірити стик, — власник бізнесу. Тому чек-лист нижче написаний для вас, а не для бухгалтера.
Блок 1. Доступи — забрати першими
- КЕП — кваліфікований підпис на ID-картку або Дія.Підпис, оформлений на вас. Якщо підпис був «у бухгалтера» — випускайте свій просто зараз, до всіх інших кроків.
- Електронний кабінет платника — вхід за вашим КЕП. Ніхто не може закрити власнику доступ до його податкових даних.
- Банк-клієнт — доступ до рахунку і архіву виписок, з вашими правами адміністратора.
- Облікова програма — база даних або вивантаження з неї. Якщо облік вівся у хмарному сервісі — зміна власника акаунта.
- ПРРО, якщо використовується, — доступ до каси і архіву чеків.
Блок 2. Звітність: що подано насправді
Перевіряється не за словами, а в кабінеті платника, за останні 1095 днів.
- Відкрийте розділ поданої звітності і випишіть усі періоди.
- Звірте з тим, що мало подаватися за вашою групою і системою: декларації з єдиного податку, об’єднана звітність за наявності найманих, декларації з ПДВ, фінансова звітність для ТОВ.
- Перевірте статус кожного звіту. Надісланий і прийнятий — це різні речі. Звіт із квитанцією про відмову формально не подано, і це знахідка, яка трапляється частіше, ніж здається.
Блок 3. Картка платника: борги і переплати
Інтегрована картка платника в кабінеті показує за кожним податком окремо: нараховано, сплачено, сальдо. Хвилина на перегляд дає більше, ніж година розмов.
- Борг — за яким податком і з якого періоду
- Переплата — трапляється не рідше; її можна зарахувати або повернути, але само це не станеться
- Відкриті податкові повідомлення-рішення і вимоги про сплату
- Призначені перевірки — якщо така є, приймання справ перестає бути рутиною і стає терміновим
Блок 4. Первинка й облікові регістри
Що має фізично або електронно перейти до вас:
- Договори з контрагентами, включно з чинними
- Акти, накладні, рахунки за періоди в межах строку зберігання — 1095 днів з дня подання звітності, в якій вони використані (ст. 44 ПКУ)
- Книга обліку доходів (і витрат — на загальній системі)
- Банківські виписки, якщо вони зберігалися в бухгалтера
- Для платників ПДВ — реєстри отриманих і виданих податкових накладних
- Для ТОВ — облікові регістри, оборотно-сальдові відомості, документи за основними засобами, касові документи
Чого немає — не панікуйте: дохідна частина відновлюється від банку, податкові накладні тягнуться з Єдиного реєстру, реєстраційні дані — з ЄДР. Але знати, чого немає, треба до підписання договору з новим виконавцем, а не після.
Блок 5. Кадри і зарплата
Якщо є наймані — найвразливіший блок.
- Трудові договори, накази про прийняття і звільнення, штатний розпис
- Повідомлення про прийняття на роботу — вони видні в кабінеті платника, звірте з фактичним складом
- Відомості нарахування зарплати, табелі, накази на відпустку
- Особові справи і трудові книжки, якщо ведуться в паперовому вигляді
- Розрахунки за лікарняними і декретними, якщо були
Блок 6. Відкриті зобов’язання і претензії
- Незакриті аванси від клієнтів і постачальникам
- Дебіторська і кредиторська заборгованість — хоча б за великими контрагентами
- Заблоковані податкові накладні, якщо ви платник ПДВ
- Незавершене листування з ДПС: запити, на які не відповіли, подані, але не розглянуті заяви
- Для ЗЕД — операції, за якими йде строк розрахунків 180 днів
Блок 7. Акт приймання-передачі
Не бюрократія, а межа відповідальності. Що в ньому має бути:
- Дата, на яку передаються справи
- Опис переданих документів і регістрів — за групами, а не поштучно
- Перелік переданих доступів
- Стан звітності на дату передачі: за які періоди подана, за які ні
- Стан розрахунків із бюджетом за даними картки платника на дату
- Підписи обох сторін
Без акта будь-яка проблема, знайдена через півроку, зависає: старий виконавець каже, що передав усе, новий — що отримав не все. Акт закриває цей спір на старті.
Пункт у договір, який вартий дорожче за весь чек-лист
Додайте туди ж обов’язок повідомити про розірвання заздалегідь — за місяць, а не за день до квартального дедлайну.
Що зробити сьогодні
Навіть якщо ви не міняєте бухгалтера просто зараз: зайдіть у кабінет платника і подивіться два екрани — подану звітність та інтегровану картку. Двадцять хвилин. Якщо все сходиться, ви спокійно закрили питання. Якщо ні — ви дізналися про це зараз, а не через рік, коли сума зросте на пеню і санкції. Сумніваєтеся в тому, що бачите, — надішліть, подивлюся разом із вами.