Майже кожен проєкт із відновлення обліку починається однією фразою: «ми просто змінили бухгалтера». Не було катастрофи, пожежі чи перевірки — був звичайний перехід, під час якого ніхто не перевірив, у якому стані справи. Через рік з’ясувалося, що чотири квартали не закриті.
Приймання справ триває кілька годин і коштує нуль. Проєкт відновлення обліку, якому воно запобігає, коштує десятки тисяч гривень. Нижче — чек-лист із семи блоків.
Чому зміна бухгалтера — головна причина відновлень
Механіка завжди та сама. Виконавець, який іде, психологічно вже не відповідає за результат, а той, хто приходить, вважає, що до нього все було гаразд, — і починає з поточного періоду. Минуле не перевіряє ніхто. Розрив виявляється або при вимозі про сплату, або під час перевірки, або коли ви вирішуєте закрити ФОП. Як це виглядає, коли розрив знаходить не власник, а ДПС, — реальний кейс із двома роками помилок попереднього бухгалтера.
Єдина людина, зацікавлена перевірити стик, — власник бізнесу. Тому чек-лист нижче написаний для вас, а не для бухгалтера.
Блок 1. Доступи — забрати першими
- КЕП — кваліфікований підпис на ID-картку або Дія.Підпис, оформлений на вас. Якщо підпис був «у бухгалтера» — випускайте свій просто зараз, до всіх інших кроків.
- Електронний кабінет платника — вхід за вашим КЕП. Ніхто не може закрити власнику доступ до його податкових даних.
- Банк-клієнт — доступ до рахунку і архіву виписок, з вашими правами адміністратора.
- Облікова програма — база даних або вивантаження з неї. Якщо облік вівся у хмарному сервісі — зміна власника акаунта.
- ПРРО, якщо використовується, — доступ до каси і архіву чеків.
Блок 2. Звітність: що подано насправді
Перевіряється не за словами, а в кабінеті платника, за останні 1095 днів.
- Відкрийте розділ поданої звітності і випишіть усі періоди.
- Звірте з тим, що мало подаватися за вашою групою і системою: декларації з єдиного податку, об’єднана звітність за наявності найманих, декларації з ПДВ, фінансова звітність для ТОВ.
- Перевірте статус кожного звіту. Надісланий і прийнятий — це різні речі. Звіт із квитанцією про відмову формально не подано, і це знахідка, яка трапляється частіше, ніж здається.
Блок 3. Картка платника: борги і переплати
Інтегрована картка платника в кабінеті показує за кожним податком окремо: нараховано, сплачено, сальдо. Хвилина на перегляд дає більше, ніж година розмов.
- Борг — за яким податком і з якого періоду
- Переплата — трапляється не рідше; її можна зарахувати або повернути, але само це не станеться
- Відкриті податкові повідомлення-рішення і вимоги про сплату
- Призначені перевірки — якщо така є, приймання справ перестає бути рутиною і стає терміновим
Блок 4. Первинка й облікові регістри
Що має фізично або електронно перейти до вас:
- Договори з контрагентами, включно з чинними
- Акти, накладні, рахунки за періоди в межах строку зберігання: для ФОП — 1 095 днів (пп. 44.3.3 ПКУ), для юрособи, у тому числі на єдиному податку, — 1 825 днів (пп. 44.3.2 ПКУ); відлік — з дня подання звітності, для складення якої використано документ
- Книга обліку доходів (і витрат — на загальній системі)
- Банківські виписки, якщо вони зберігалися в бухгалтера
- Для платників ПДВ — реєстри отриманих і виданих податкових накладних
- Для ТОВ — облікові регістри, оборотно-сальдові відомості, документи за основними засобами, касові документи
Чого немає — не панікуйте: дохідна частина відновлюється від банку, податкові накладні тягнуться з Єдиного реєстру, реєстраційні дані — з ЄДР. Але знати, чого немає, треба до підписання договору з новим виконавцем, а не після.
Блок 5. Кадри і зарплата
Якщо є наймані — найвразливіший блок.
- Трудові договори, накази про прийняття і звільнення, штатний розпис
- Повідомлення про прийняття на роботу — вони видні в кабінеті платника, звірте з фактичним складом
- Відомості нарахування зарплати, табелі, накази на відпустку
- Особові справи і трудові книжки, якщо ведуться в паперовому вигляді
- Розрахунки за лікарняними і декретними, якщо були
Блок 6. Відкриті зобов’язання і претензії
- Незакриті аванси від клієнтів і постачальникам
- Дебіторська і кредиторська заборгованість — хоча б за великими контрагентами
- Заблоковані податкові накладні, якщо ви платник ПДВ
- Незавершене листування з ДПС: запити, на які не відповіли, подані, але не розглянуті заяви
- Для ЗЕД — операції, за якими йде строк розрахунків 180 днів
Блок 7. Акт приймання-передачі
Не бюрократія, а межа відповідальності. Що в ньому має бути:
- Дата, на яку передаються справи
- Опис переданих документів і регістрів — за групами, а не поштучно
- Перелік переданих доступів
- Стан звітності на дату передачі: за які періоди подана, за які ні
- Стан розрахунків із бюджетом за даними картки платника на дату
- Підписи обох сторін
Без акта будь-яка проблема, знайдена через півроку, зависає: старий виконавець каже, що передав усе, новий — що отримав не все. Акт закриває цей спір на старті.
Пункт у договір, який вартий дорожче за весь чек-лист
Додайте туди ж обов’язок повідомити про розірвання заздалегідь — за місяць, а не за день до квартального дедлайну.
Що зробити сьогодні
Навіть якщо ви не міняєте бухгалтера просто зараз: зайдіть у кабінет платника і подивіться два екрани — подану звітність та інтегровану картку. Двадцять хвилин. Якщо все сходиться, ви спокійно закрили питання. Якщо ні — ви дізналися про це зараз, а не через рік, коли сума зросте на пеню і санкції. Сумніваєтеся в тому, що бачите, — надішліть, подивлюся разом із вами.