«Бухгалтер зник», «я сам вів облік і тепер не розумію що там», «два роки нічого не подавав» — це найтиповіші ситуації, з якими звертаються до нас по відновлення обліку. Відновлення обліку (або відновлення бухгалтерії) — це процес реконструкції фінансових записів, виправлення помилок і приведення вашої звітності у відповідність до реального стану справ.
У цій статті розповімо реальний кейс — як ми відновлювали облік ФОП на загальній системі за 18 місяців, і що загрожувало підприємцю до звернення.
Хто потребує відновлення обліку?
Відновлення потрібне тоді, коли між тим, що є у базах ДПС, і тим, що є насправді у вашому бізнесі — велика розбіжність. Ось типові ситуації:
- Бухгалтер звільнився (або «зник») і не передав справи
- ФОП сам вів облік, але не зовсім правильно або не вів взагалі
- Перерва в діяльності: хвороба, декрет, закриття і повторне відкриття ФОП
- Зміна системи оподаткування (наприклад, з ЄП Г3 на загальну систему)
- Втрата документів через пожежу, крадіжку, переїзд або обстріл
- Попередній бухгалтер допускав помилки, які накопичились за роки
Який реальний кейс — ФОП Олексій, 18 місяців без обліку?
До нас звернувся Олексій — ФОП на загальній системі оподаткування, розробник програмного забезпечення. Ситуація: бухгалтер, яка вела його справи, переїхала за кордон і просто перестала виходити на зв'язок. Олексій продовжував отримувати оплати від іноземних замовників (Upwork та прямі контракти), але 18 місяців не подавав жодних звітів.
Що виявили при аудиті:
- Не подано 2 річних декларації про майновий стан і доходи
- Накопичений борг з ЄСВ — 34 242 грн (18 × 1 902,34 грн)
- Штрафи за неподані декларації — 1 360 грн: 340 грн за першу і 1 020 грн за повторне порушення протягом року (п. 120.1 ПКУ)
- Пеня на борг з ЄСВ — 4 100 грн
Чого в цьому кейсі не було і бути не могло — штрафів за неподані Податкові розрахунки (4ДФ). Обовʼязок подавати їх виникає лише у податкового агента (п. 51.1 ПКУ), тобто коли ви нараховуєте або виплачуєте дохід найманим працівникам чи іншим фізособам. Олексій працював сам і лише з іноземними замовниками — податковим агентом він не був.
Як проходить відновлення обліку: 6 етапів?
- Аудит ситуації (1–3 дні). Бухгалтер отримує доступ до Кабінету платника податків, переглядає що і за які роки подано, що заборгував, які штрафи вже нараховано. Складається «карта боргів і порушень».
- Збір документів (3–14 днів). Потрібні виписки банку за весь період, договори, акти, інвойси. Якщо документи втрачені — запитуємо у банку (архів зберігається 5 років), у контрагентів — копії договорів і актів.
- Реконструкція доходів і витрат. На основі банківських виписок формується облік доходів у довільній формі з помісячним відображенням (для ЄП груп 1–2 і групи 3 без ПДВ — п. 296.1 ПКУ; типова форма Книги обліку скасована з 01.01.2021) або облік доходів і витрат за типовою формою наказу Мінфіну від 13.05.2021 № 261 (для загальної системи і для ЄП групи 3 з ПДВ). Кожна транзакція ідентифікується: дохід це чи поворотна фінансова допомога, яка це послуга, чи є підтверджуючий документ.
- Складання та подача пропущених звітів.Звіт, який не подавався взагалі, подається як «Звітний» за той період; якщо звіт уже подано, але з помилками — як «Уточнюючий». При цьому подача після строку — це вже штраф: 340 грн за кожну неподану декларацію, а повторно протягом року — 1 020 грн (п. 120.1 ПКУ); за Податковий розрахунок з ПДФО, ВЗ та ЄСВ — 1 020 грн, повторно протягом року 2 040 грн (п. 119.1 ПКУ), причому за позицією ДПС (ЗІР, категорія 103.26) на кілька неподаних розрахунків накладають один штраф, а не за кожен період. Окремо рахується штраф за несвоєчасну сплату вже узгодженої суми: 5% при затримці до 30 календарних днів і 10% — понад 30 днів (ст. 124 ПКУ).
- Сплата боргів із пріоритизацією. Не всі борги однаково терміново. ЄСВ і ПДФО — пріоритет, бо на них накручується пеня. Штрафи можна іноді оскаржити або отримати розстрочку.
- Акт звірки і підтвердження нульового балансу. Фінальний крок — отримання в ДПС акту звірки, де підтверджено, що заборгованості немає.
Скільки коштує відновлення обліку?
| Обсяг роботи | Вартість (орієнтовно) | Строки |
|---|---|---|
| ФОП ЄП Г1–2, до 6 місяців | 3 000–6 000 грн | 5–10 робочих днів |
| ФОП ЄП Г3, до 12 місяців | 6 000–12 000 грн | 10–20 робочих днів |
| ФОП загальна система, 12–24 місяці | 12 000–25 000 грн | 20–45 робочих днів |
| ТОВ, будь-який строк | Від 20 000 грн | Від 30 робочих днів |
У випадку Олексія відновлення обліку обійшлось у 14 000 грн — це орієнтовна вартість, вона залежить від обсягу. Борг з ЄСВ довелося сплатити повністю: його не списують і не оскаржують. Але звітність закрито, нарахування пені зупинено, і головне — ДПС більше не має претензій.
Детальний опис самої послуги є на окремій сторінці: відновлення обліку — що входить і ціна.
Як уникнути необхідності відновлення обліку?
- Підписуйте договір з бухгалтером, де є пункт про передачу справ при звільненні
- Раз на квартал перевіряйте Кабінет платника: чи подані всі звіти, чи немає боргів
- Зберігайте виписки банку (можна в хмарі) — це ваш страховий архів
- Не закривайте листи від ДПС, навіть якщо вони здаються незрозумілими — зверніться до бухгалтера