Бухгалтерський хаос після зміни бухгалтера: як відновити облік без паніки

«Бухгалтер зник», «я сам вів облік і тепер не розумію що там», «два роки нічого не подавав» — це найтиповіші ситуації, з якими звертаються до нас по відновлення обліку. Відновлення обліку (або відновлення бухгалтерії) — це процес реконструкції фінансових записів, виправлення помилок і приведення вашої звітності у відповідність до реального стану справ.

У цій статті розповімо реальний кейс — як ми відновлювали облік ФОП на загальній системі за 18 місяців, і що загрожувало підприємцю до звернення.

Хто потребує відновлення обліку

Відновлення потрібне тоді, коли між тим, що є у базах ДПС, і тим, що є насправді у вашому бізнесі — велика розбіжність. Ось типові ситуації:

• Бухгалтер звільнився (або «зник») і не передав справи
• ФОП сам вів облік, але не зовсім правильно або не вів взагалі
• Перерва в діяльності: хвороба, декрет, закриття і повторне відкриття ФОП
• Зміна системи оподаткування (наприклад, з ЄП Г3 на загальну систему)
• Втрата документів через пожежу, крадіжку, переїзд або обстріл
• Попередній бухгалтер допускав помилки, які накопичились за роки

Реальний кейс: ФОП Олексій, 18 місяців без обліку

До нас звернувся Олексій — ФОП на загальній системі оподаткування, розробник програмного забезпечення. Ситуація: бухгалтер, яка вела його справи, переїхала за кордон і просто перестала виходити на зв'язок. Олексій продовжував отримувати оплати від іноземних замовників (Upwork та прямі контракти), але 18 місяців не подавав жодних звітів.

Що виявили при аудиті:

• Не подано 6 щоквартальних звітів з ПДФО і ВЗ (форма 1ДФ)
• Не подано 2 річних декларації про доходи
• Накопичений борг з ЄСВ — 34 242 грн (18 × 1 902,34 грн)
• Штрафи за несвоєчасну подачу — 18 700 грн
• Пеня на борг з ЄСВ — 4 100 грн

Як проходить відновлення обліку: 6 етапів

1. Аудит ситуації (1–3 дні). Бухгалтер отримує доступ до Кабінету платника податків, переглядає що і за які роки подано, що заборгував, які штрафи вже нараховано. Складається «карта боргів і порушень».
2. Збір документів (3–14 днів). Потрібні виписки банку за весь період, договори, акти, інвойси. Якщо документи втрачені — запитуємо у банку (архів зберігається 5 років), у контрагентів — копії договорів і актів.
3. Реконструкція доходів і витрат. На основі банківських виписок формується книга доходів (для ЄП) або реєстр доходів і витрат (для загальної системи). Кожна транзакція ідентифікується: дохід це чи поворотна фінансова допомога, яка це послуга, чи є підтверджуючий документ.
4. Складання та подача пропущених звітів. Кожен пропущений звіт подається з позначкою «Уточнюючий» або «Звітний новий» з правильними даними. При цьому подача після строку — це вже штраф (5% від суми ПДФО за кожен місяць прострочення, але не більше 25%).
5. Сплата боргів із пріоритизацією. Не всі борги однаково терміново. ЄСВ і ПДФО — пріоритет, бо на них накручується пеня. Штрафи можна іноді оскаржити або отримати розстрочку.
6. Акт звірки і підтвердження нульового балансу. Фінальний крок — отримання в ДПС акту звірки, де підтверджено, що заборгованості немає.

Скільки коштує відновлення обліку

У випадку Олексія відновлення обліку обійшлось у 14 000 грн. Але це дозволило зменшити загальну суму до сплати в бюджет з ~57 000 до ~41 000 грн (частину штрафів вдалося оскаржити через об'єктивні обставини), і головне — ДПС більше не має претензій.

Як уникнути необхідності відновлення обліку

• Підписуйте договір з бухгалтером, де є пункт про передачу справ при звільненні
• Раз на квартал перевіряйте Кабінет платника: чи подані всі звіти, чи немає боргів
• Зберігайте виписки банку (можна в хмарі) — це ваш страховий архів
• Не закривайте листи від ДПС, навіть якщо вони здаються незрозумілими — зверніться до бухгалтера