Облік товарів у ФОП та ТОВ: вимоги ДПС та ризики у 2026 році

Якщо ви ФОП і продаєте товари (одяг, електроніку, косметику, продукти, будматеріали — будь-що фізичне) — вам необхідний товарний облік. Це не просто «записувати що продав», а система, яка дозволяє знати: скільки товару є на складі зараз, скільки продано, скільки повернено, яка собівартість. Без цієї системи ФОП ризикує або переплатити податки, або отримати штраф від податкової за невідповідність даних.

Що таке товарний облік і навіщо він потрібний

Товарний облік — це система реєстрації всіх рухів товарів: надходження (закупівля, виробництво), вибуття (продаж, повернення постачальнику, псування, списання), залишки.

Навіщо ФОП це потрібно:

• Для правильного нарахування ЄП або ПДФО. Дохід ФОП — це надходження на рахунок або в касу, але витрати на закупівлю товарів зменшують оподатковуваний дохід (тільки для загальної системи). Без обліку закупівель ви не зможете підтвердити витрати.
• Для відповіді на запити ДПС. Якщо податкова запитає: «Чому на рахунок прийшло 500 тис. грн, а задекларовано тільки 400 тис.?» — пояснення «я повернув товар постачальнику» без документів не приймається.
• Для власного контролю. Без обліку неможливо знати реальний прибуток: можна думати, що заробили 100 тис., а насправді — мінус 20 тис., бо товар застрявся на складі.

РРО і товарний облік: зв'язок

З 2022 року ФОП на ЄП Г2 і Г3, які торгують товарами, зобов'язані застосовувати РРО або програмний ПРРО. Кожне продаж фізичного товару через касу — це фіскальний чек, який фіксується в системі ДПС.

Податкова порівнює: суму фіскальних чеків з РРО та суму доходів у декларації. Розбіжність — привід для перевірки. Тому облік товарів і дані РРО повинні збігатись.

Методи оцінки товарів: FIFO, середня ціна, ціна продажу

Коли ви купуєте однаковий товар за різними цінами (наприклад, тричі замовляли телефони — по 5 000, 5 200 і 4 800 грн), виникає питання: за якою ціною списувати проданий товар із запасів? Від цього залежить собівартість продажів і, відповідно, прибуток.

Для більшості малих ФОП рекомендується середньозважена ціна — вона найпростіша в розрахунку і прийнятна для більшості видів товарів.

Які документи потрібні для товарного обліку

Кожна операція з товаром повинна мати документальне підтвердження:

• Закупівля товару: видаткова накладна від постачальника, або товарний чек (якщо закуповуєте у ФОП-фізособи), або митна декларація (для імпорту).
• Продаж товару: фіскальний чек через РРО/ПРРО, або видаткова накладна (для B2B продажів — іншим підприємцям).
• Повернення від покупця: акт повернення, повернення коштів через РРО (сторнування чека).
• Списання зіпсованого товару: акт списання з причиною (прострочення, пошкодження, брак). Без акта — це вибуття товару без пояснення, що може бути розцінено як прихований дохід.
• Повернення постачальнику: повернена накладна, акт повернення.

Програми для товарного обліку ФОП

Інвентаризація для ФОП: обов'язок чи добровільно

Формально, ФОП на ЄП не зобов'язаний проводити інвентаризацію за законом — це вимога закону про бухгалтерський облік, який стосується юридичних осіб. Але на практиці:

• Якщо ДПС порівняє ваші фіскальні чеки і задекларований дохід — розбіжності пояснювати вам. «Не знаю де товар» — не пояснення.
• Якщо у вас є наймані працівники на складі — інвентаризація захищає вас від крадіжок.
• Щомісячна інвентаризація — це не законодавча вимога для ФОП, але стандартна бізнес-практика.