Вопрос «что именно надо вести в стоматологии» я слышу почти каждую неделю, и почти всегда в нём смешаны три разные вещи. Владелец говорит «учёт» и имеет в виду декларацию. Бухгалтер говорит «учёт» и имеет в виду проводки. А главный врач говорит «учёт» и имеет в виду медицинскую карту.
Это не синонимы. В клинике работают три разных учёта — налоговый, бухгалтерский и медицинский. У них разные нормы, разные сроки хранения и разные проверяющие. И самая дорогая ошибка здесь не в декларации: за отсутствие третьего учёта штрафует не ГНС, а орган лицензирования, и заканчивается это не доначислением, а приостановлением действия лицензии. Клиника может быть идеальной для налоговой и при этом не иметь права работать.
Ниже — что именно ведёт ФОП-единщик, чего он не ведёт (и за что зря покупает программы), что добавляется в ТОВ, как учитывают материалы и импланты и какой слой документов вообще не имеет отношения к налогам. О деньгах на старте — сколько стоит открыть стоматологию; об НДС в кресле — отдельный разбор четырёх режимов. Здесь — о том, что вы ведёте каждый день после открытия.
Три учёта, которые путают между собой
Начнём с карты. Вот три слоя, и у каждого свой хозяин.
| Учёт | Чем установлен | Кто проверяет | Последствие отсутствия |
|---|---|---|---|
| Налоговый — доход, декларация, ЕСВ, зарплатные налоги | Налоговый кодекс Украины | ГНС | доначисление, штраф, пеня |
| Бухгалтерский — проводки, основные средства, запасы, финотчётность | ЗУ «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV | ГНС — опосредованно, через показатели отчётности | для ФОП обязанности нет вообще; для ТОВ — снятые расходы, искажённая отчётность |
| Медицинский — первичная учётная медицинская документация, ЭСЗ, согласия | Лицензионные условия осуществления хозяйственной деятельности по медицинской практике (постановление КМУ от 02.03.2016 № 285), приказы МОЗ | орган лицензирования (МОЗ) | нарушение условий лицензирования: 17 000–34 000 грн (ст. 164 ч. 1 КУоАП) и приостановление действия лицензии (ст. 16 ч. 2 п. 2 ЗУ № 222-VIII) |
Теперь главное, ради чего эта таблица. ФОП-стоматолог на едином налоге не ведёт бухгалтерского учёта вообще — ст. 2 Закона № 996-XIV распространяет его на юридических лиц, предприниматель под него не подпадает. Но медицинский слой он ведёт полностью, наравне с клиникой на 200 работников: обязанность возложена на лицензиата, а не на форму собственности.
Что ведёт ФОП-единщик: полный список
Это весь перечень. Не «минимальный», а весь.
- Учёт доходов — в произвольной форме, помесячно (п. 296.1 НКУ). Excel, тетрадь, приложение — неважно. Типовая форма Книги учёта отменена, регистрировать ничего не нужно. Детали — в посте о книге учёта доходов ФОП. Исключение одно: ФОП 3 группы, который является плательщиком НДС, ведёт учёт доходов и расходов по типовой форме (абз. 2 п. 296.1 НКУ, форма утверждена приказом Минфина от 13.05.2021 № 261).
- ПРРО и Z-отчёты. Наличные и эквайринг — это расчётные операции, медицинская практика от них не освобождена. Когда РРО нужен, а когда нет — отдельный разбор по 3 группе.
- Декларация плательщика единого налога — ежеквартально для 3 группы, нарастающим итогом; военный сбор показывается в той же декларации отдельной строкой (абз. 3 пп. 1.11 п. 16-1 подразд. 10 разд. XX НКУ).
- ЕСВ «за себя» — 1 902,34 грн в месяц (22% минимальной зарплаты, ч. 5 ст. 8 ЗУ от 08.07.2010 № 2464-VI), уплата ежеквартально до 20 числа месяца, следующего за кварталом (ч. 8 ст. 9).
- Если есть наёмные — трудовые договоры, табель, зарплата, НДФЛ 18%, военный сбор 5%, ЕСВ работодателя, объединённая отчётность, кадровые приказы, воинский учёт.
- Документы, подтверждающие доход — хранятся не менее 1 095 дней (пп. 44.3.3 п. 44.3 ст. 44 НКУ). О сроках — отдельный раздел ниже, потому что именно здесь чаще всего путают.
- Весь медицинский слой — карты, согласия, ЭСЗ. Раздел ниже.
Группу для клиники практически выбирают между 2 и 3. Первая отпадает окончательно: в неё допускают только розничную продажу с торговых мест на рынках и бытовые услуги населению (пп. 1 п. 291.4 НКУ), а перечень бытовых услуг в п. 291.7 НКУ исчерпывающий — медицинской практики в нём нет. Вторая группа ограничена в том, кому можно оказывать услуги: только населению и плательщикам единого налога (пп. 2 п. 291.4 НКУ). Один договор с заводом на медосмотры — и клиника вылетает из своей группы. Механика групп подробно разобрана в полном гиде по 3 группе.
Сколько клиника отдаёт ежеквартально — на числах
Ирина, ФОП 3 группы, три кресла. Квартал закрыт, выручка 900 000 грн брутто.
| Платёж | Расчёт | Сумма |
|---|---|---|
| Единый налог 5% | 900 000 × 5% | 45 000 грн |
| Военный сбор 1% | 900 000 × 1% | 9 000 грн |
| ЕСВ «за себя» | 1 902,34 × 3 | 5 707,02 грн |
| Итого за квартал | — | 59 707,02 грн |
Это 6,63% оборота, а не 6%. Две ставки с оборота — ещё не всё, что клиника отдаёт, и в себестоимость услуги закладывать надо именно 6,63%.
Чего ФОП-единщик не ведёт — и за что зря платит
Половину звонков «подскажите программу для учёта в клинике» можно закрыть этим списком. Вот что ФОП на едином налоге не обязан вести.
| Что не нужно | Почему |
|---|---|
| Бухгалтерский учёт, План счетов, двойная запись | ст. 2 Закона № 996-XIV — Закон распространяется на юридических лиц |
| Приказ об учётной политике | производный от бухучёта, которого предприниматель не ведёт |
| Учёт основных средств и амортизация | НП(С)БО 7 применяется предприятиями и другими юридическими лицами (п. 2 стандарта) |
| Инвентаризация по официальному порядку | Положение об инвентаризации (приказ Минфина от 02.09.2014 № 879) применяется юридическими лицами (п. 2 раздела I) |
| Финансовая отчётность | составляют юридические лица |
| Документальный учёт расходов «для налоговой» | налог считается с дохода (п. 292.1 НКУ); расходы его не уменьшают, поэтому проверять их некому |
| Учёт товарных запасов для ресепшена | обязанность по п. 12 ст. 3 и санкция по ст. 20 ЗУ от 06.07.1995 № 265/95-ВР не распространяются на ФОП — плательщика ЕН, не зарегистрированного плательщиком НДС |
Последняя строка требует уточнения, потому что в стоматологии она играет. Исключение из того освобождения — технически сложные бытовые товары с гарантийным ремонтом, лекарственные средства, изделия медицинского назначения и ювелирные изделия. Зубные щётки, пасты и ирригаторы ни к одной из этих категорий не относятся: в Перечне технически сложных бытовых товаров (постановление КМУ от 16.03.2017 № 231) их нет. Значит, единщик без НДС продаёт их на ресепшене без учёта запасов. А вот если клиника начала торговать лекарственными средствами или изделиями медицинского назначения — исключение сработало и учёт запасов обязателен. Общие правила — в посте об учёте товаров у ФОП.
Что добавляется, когда клиника — ТОВ
Как только клиника становится юридическим лицом, весь второй слой включается — и включается независимо от системы налогообложения. ТОВ на едином налоге ведёт полный бухучёт так же, как ТОВ на общей.
| Направление | ФОП — плательщик ЕН | ТОВ |
|---|---|---|
| Бухгалтерский учёт | не ведёт | полный |
| Учёт дохода | произвольная форма, помесячно (п. 296.1 НКУ) | в системе бухучёта |
| Приказ об учётной политике | — | обязателен: граница малоценки, метод амортизации, метод выбытия запасов, нормы списания, периодичность инвентаризации, собственные формы первички |
| Основные средства и амортизация | для управления | обязательно (НП(С)БО 7) |
| Инвентаризация | инструмент владельца | по Положению № 879, с обязательными случаями |
| Финансовая отчётность | нет | да |
| Срок хранения первички | 1 095 дней (пп. 44.3.3 НКУ) | 1 825 дней (пп. 44.3.2 НКУ) — даже на едином налоге |
| Превышение годового лимита на 3 группе | 15% на сумму превышения (пп. 1 п. 293.4 НКУ) | двойная ставка — 10% вместо 5% или 6% вместо 3% (абз. 2 пп. 3 п. 293.8 НКУ) |
Годовую инвентаризацию ТОВ проводит до даты баланса, и срок здесь не один, а два (п. 10 раздела I Положения № 879): три месяца — необоротные активы, запасы, задолженность и обязательства, то есть с 1 октября; два месяца — незавершённые капитальные инвестиции, финансовые инвестиции и денежные средства, то есть с 1 ноября. Кроме годовой, инвентаризация обязательна при смене материально ответственного лица, выявлении кражи или порчи, после пожара или залива, по предписанию уполномоченного органа и при прекращении предприятия.
Когда есть смысл переходить с ФОП на ТОВ и что при этом реально меняется — отдельный разбор перехода. Если сама фраза «бухгалтерский учёт» до сих пор звучит абстрактно, начните с базового объяснения, что это такое.
Материалы: три корзины и норма, которой нет ни в одном приказе МОЗ
Это та часть, которой стоматология отличается от любого другого малого бизнеса. Каждая покупка клиники попадает в одну из трёх корзин, и разница не в том, дорого это или дёшево, а в том, когда стоимость покупки становится расходом.
| Корзина | Что это в клинике | Критерий | Как списывается |
|---|---|---|---|
| Основные средства | установка, рентген, автоклав, компрессор | служит более года и стоит более 20 000 грн | постепенно, через амортизацию |
| Малоценные необоротные материальные активы | наконечники, скалер, лампа, мебель, компьютер | служит более года, стоит до 20 000 грн | 50%/50% или 100% в первом месяце |
| Запасы | боры, файлы, СИЗ, пломбировочные материалы, анестетики | служит менее года или расходуется | на расходы в момент передачи в работу |
Граница 20 000 грн со сроком службы более года — это налоговое определение основного средства, пп. 14.1.138 п. 14.1 ст. 14 НКУ. В бухгалтерском учёте границу устанавливает сама клиника: последний абзац п. 5 НП(С)БО 7 разрешает предприятию устанавливать стоимостные признаки предметов, входящих в состав малоценных необоротных материальных активов, и делается это приказом об учётной политике. На практике ставят те же 20 000 грн, чтобы не вести два учёта. Но пока решение не записано приказом, границы у вас формально нет вообще.
И отдельно о бланках, потому что это источник лишней паники. Типовые формы МШ-2, МШ-4, МШ-8 (малоценка), М-11 и М-12 (перемещение и складской учёт) отменены приказом Государственной службы статистики Украины от 22.10.2021 № 266. Обязательных бланков больше нет: формы клиника разрабатывает сама, а действительность им даёт ч. 2 ст. 9 Закона № 996-XIV. Шесть обязательных реквизитов разобраны в посте что такое первичный документ — не пересказываю их здесь. Скажу только о двух мелочах, на которых сыплются самодельные бланки: пишут должность и забывают фамилию ответственного лица (именно из-за этого акт признают ненадлежаще оформленным), и переносят со старых образцов строку «место составления» как обязательную, хотя её убрали из перечня реквизитов ещё в 2017 году.
Норма на услугу: кто её устанавливает
Вопрос владельца всегда один: «а кто мне скажет, сколько граммов композита идёт на пломбу?». Ответ: никто извне. Государство норм расходования материалов для частной стоматологии не устанавливает — действующего акта МОЗ или Кабинета Министров с такими нормами нет. Норму устанавливает сама клиника приказом, в виде калькуляционной карты услуги, и собирает её из четырёх источников: документация производителя, фактический замер на 10–20 одинаковых процедурах, ресурс многоразового инструмента (бор выдерживает 5 процедур — в карту идёт 0,2 шт.) и данные медицинской информационной системы.
Вот готовая карта на лечение кариеса одной поверхности:
| Материал | Ед. | Норма | Цена, грн | Сумма, грн |
|---|---|---|---|---|
| Анестетик (карпула) | шт. | 1,0 | 38,00 | 38,00 |
| Игла одноразовая | шт. | 1,0 | 9,00 | 9,00 |
| Композит | г | 0,3 | 120,00 | 36,00 |
| Бонд (адгезив) | мл | 0,1 | 90,00 | 9,00 |
| Матрица, клин | компл. | 1,0 | 14,00 | 14,00 |
| Бор (по ресурсу) | шт. | 0,2 | 65,00 | 13,00 |
| Одноразовый набор, СИЗ, салфетки | компл. | 1,0 | 45,00 | 45,00 |
| Итого на одну услугу | 164,00 | |||
Цены в карте — рыночный ориентир на август 2026, а не норма: когда поставщик меняет прайс, карту пересчитывают. Для ТОВ приказ о нормах — это основание списать материалы в бухучёте. Для ФОП-единщика никакой налоговой роли карта не имеет, и фразу «карта защитит вас во время проверки» я к предпринимателю не употребляю. Ему она нужна для другого — чтобы знать себестоимость и не поставить цену, которая не покрывает материалы.
Одно сравнение в месяц, которое показывает шестьдесят тысяч в год
Клиника на два кресла, сентябрь: 120 лечений кариеса, 34 пульпита, 46 профессиональных гигиен. Нормы из карт — 164,00, 415,00 и 96,00 грн.
- Нормативное списание: 120 × 164,00 = 19 680,00 · 34 × 415,00 = 14 110,00 · 46 × 96,00 = 4 416,00 → итого 38 206,00 грн
- Фактическое движение склада (остаток на начало + поступление − остаток на конец): 43 500,00 грн
- Отклонение: 43 500,00 − 38 206,00 = 5 294,00 грн, или 13,9%
- За год: 5 294,00 × 12 = 63 528,00 грн
Шестьдесят три тысячи — это стоимость трети стоматологической установки, которая исчезает незаметно, по пять тысяч в месяц. Никто ничего не крал: часть норм занижена (файлов на пульпит идёт больше, чем записано в карте), часть материала уходит на переделки без записи в карте пациента. Но пока эти две суммы не поставили рядом, у клиники не было даже вопроса. Отклонение в пределах нескольких процентов — рабочая погрешность; стабильные 10–15% — сигнал.
Сравнивать надо по клинике в целом, а не по одной услуге: склад не знает, на кого ушла карпула. И хранить материал надо по правилу FEFO — first expired, first out: в работу первым идёт то, у чего раньше истекает срок годности. Просроченное списывают актом и утилизируют как медицинские отходы, а не «дотягивают потихоньку», потому что оплачиваете его вы, а не поставщик.
Импланты: прослеживаемость, которая действительно является требованием
Через четыре года после имплантации пациентка приходит с проблемой. В том году производитель отозвал одну партию — это бывает у любой системы. Вопрос один: был ли её имплант из той партии. Ответ есть ровно тогда, когда кто-то в день операции переписал номер партии с наклейки в её карту.
Здесь надо чётко разделить два слоя, потому что их постоянно подают как один.
Слой первый — обязанность по закону. Лицензиат обязан вести первичную учётную медицинскую документацию и работать с электронной системой здравоохранения (пп. 31 п. 13 Лицензионных условий, постановление КМУ № 285). Основной документ в стоматологии — медицинская карта стоматологического больного формы № 043/о (приказ МОЗ от 14.02.2012 № 110). Вмешательство описывают так, чтобы было понятно, что именно сделано пациенту, — а для имплантации это означает систему, размер, партию и серийный номер вживлённого изделия. Запись партии в карту — это и есть законная прослеживаемость, и она одинаково касается ТОВ и предпринимателя.
Слой второй — практика, которой закон не требует. Отдельный журнал учёта имплантов и «имплантологический паспорт» пациенту украинский нормативный акт не требует. Карточка имплантированного изделия есть в европейском Регламенте 2017/745, который в Украине пока не введён; наш Технический регламент относительно медицинских изделий (постановление КМУ от 02.10.2013 № 753) адресован производителю, импортёру и уполномоченному представителю, а не клинике — он обязывает нанести номер партии или серийный номер на этикетку (п. 44) и не устанавливает никакого требования к учреждению, которое изделие имплантирует.
| Дата | Карта № | Система / размер | Партия | Серийный номер | Зуб | Врач |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 14.08.2026 | 1024 | XY 4,0 × 10 | LOT-77812 | SN-4410233 | 46 | Петров П. П. |
Посчитаем разницу. Клиника закупила партию LOT-77812: 10 имплантов по 9 500 грн. Шесть установили, четыре лежат на складе. Производитель отзывает партию.
- С журналом: поиск по колонке «Партия» — 10 минут. Шесть номеров карт, шесть адресных звонков. Четыре складских импланта возвращают поставщику по акту: 4 × 9 500 = 38 000 грн.
- Без журнала: складские найдутся (партия написана на коробке), а установленные шесть искать негде. Перебрать 640 медицинских карт за 14 месяцев по 3 минуты — это 32 часа работы администратора. Администратор с начисленной зарплатой 18 000 грн стоит клинике 18 000 × 1,22 = 21 960 грн в месяц вместе с ЕСВ, то есть 21 960 ÷ 168 = 130,71 грн за час; 32 × 130,71 = 4 182,72 грн.
- А если номеров нет и в картах — придётся вызвать всех, кому ставили импланты этой системы: 23 человека вместо шести. Семнадцать лишних осмотров по полчаса кресла, примерно 400 грн каждый — 6 800 грн.
Цена отсутствующей колонки: 4 182,72 + 6 800 = 10 982,72 грн прямых расходов за один день — и никакой гарантии, что нашли всех. Цены имплантов и зарплатные ориентиры здесь рыночные, по состоянию на август 2026, а не норма.
Первичка: 1 095 дней для ФОП, 1 825 для юридического лица
Сроки хранения устанавливает п. 44.3 ст. 44 НКУ, и их четыре, а не один. Это место, где ошибаются чаще всего — и ошибка стоит не штрафа, а снятых расходов.
| Группа документов | Срок | Норма |
|---|---|---|
| Документы для контроля по ст. 39, 39-2 и п. 141.4 НКУ | 2 555 дней | пп. 44.3.1 |
| Первичные документы, регистры бухучёта, финансовая отчётность юридических лиц, в том числе на упрощённой системе | 1 825 дней | пп. 44.3.2 |
| Прочие документы — сюда попадает ФОП | 1 095 дней | пп. 44.3.3 |
| Документы по другому законодательству, включая разрешительные | 1 095 дней | пп. 44.3.4 |
Читается это так: клиника-ТОВ хранит первичку пять лет даже на едином налоге; три года — это срок для предпринимателя. Отсчёт идёт со дня подачи отчётности, для составления которой использован документ, а если она не подана — с предельного срока подачи.
Что бывает, когда эти два числа перепутать:
- ТОВ на едином налоге. Декларацию за I квартал 2026 подали 11.05.2026 (предельный день 10.05 — воскресенье, поэтому переносится по п. 49.20 НКУ).
- Срок по пп. 44.3.2 — 1 825 дней, то есть документы должны лежать до 10.05.2031.
- Директор уничтожает их в мае 2029 — «прошло три года».
- Проверка 2030 года: расходы на материалы и зуботехнику за 2026 год — 214 000 грн — подтвердить нечем. По п. 44.6 НКУ считается, что документов не было и на время составления отчётности.
- Доначислен налог на прибыль 214 000 × 18% = 38 520 грн; штраф 10% за занижение обязательства (п. 123.1 НКУ) = 3 852 грн; штраф за необеспечение хранения (п. 121.1 НКУ) = 1 020 грн.
- Итого 43 392 грн — за папку, которую выбросили на два года раньше.
Штраф за досрочное уничтожение сам по себе небольшой — 1 020 грн, повторно в течение года 2 040 грн (п. 121.1 НКУ). Дорогая часть — именно п. 44.6.
Акт, чек и справка: кому что выдавать
Пациенту-физлицу акт оказанных услуг не нужен: подтверждением являются договор, запись в карточке и фискальный чек — исполнитель обязан выдать расчётный документ, удостоверяющий факт оказания услуги (ст. 10 ч. 8 ЗУ от 12.05.1991 № 1023-XII). Юридическому лицу акт обязателен — без него компания не имеет оснований ни для оплаты, ни для расходов. Критичное в таком акте: никаких диагнозов и фамилий пациентов, это врачебная тайна; формулировки общие — «профилактический осмотр», «санация полости рта», количество и сумма. Строка «без НДС» должна называть основание, а не висеть без объяснения.
Медицинская документация: третий учёт, за который штрафует не ГНС
Вот слой, с которого мы начали. Он не имеет никакого отношения к налогам, и именно поэтому его пропускают.
| Документ | Чем утверждён | Что важно |
|---|---|---|
| Медицинская карта стоматологического больного, ф. № 043/о | приказ МОЗ от 14.02.2012 № 110 (пп. 1.18 п. 1) | форма действующая; электронная запись её не отменила. Хранится 5 лет в регистратуре учреждения |
| Медицинская карта ортодонтического пациента, ф. № 043-1/о | приказ МОЗ от 29.05.2013 № 435 | это другой приказ; на руки пациенту не выдаётся вообще |
| Информированное добровольное согласие, ф. № 003-6/о | тот же приказ МОЗ № 110 (пп. 1.39 п. 1) в редакции приказа МОЗ от 09.12.2020 № 2837 | удостоверяется подписями лечащего врача и пациента, подшивается к медицинской документации |
| Электронные медицинские записи в ЭСЗ | Порядок, утверждённый приказом МОЗ от 28.02.2020 № 587 | вносятся в день оказания услуги (п. 19), подписываются электронной подписью (п. 21), исправляются новой записью с отметкой об отмене предыдущей (п. 23) |
Записи вносят в день приёма. Самая дорогая ошибка — пустой дневник: «пациент пришёл, полечили» без описания для суда означает, что не делали ничего. Вторая по распространённости — не собранный аллергологический анамнез: если случится реакция на анестетик, это будет первый вопрос. Исправления на бумаге делают зачёркиванием с надписью «исправленному верить», подписью и датой; корректором замазывать нельзя. В электронной системе — только новой записью, первоначальное содержание сохраняется и не подлежит удалению.
ЭСЗ — это лицензионное условие, и не с 2026 года
Лицензионные условия обязывают каждого лицензиата — и ТОВ, и ФОП, с договором с НСЗУ или без него — зарегистрироваться в Реестре субъектов хозяйствования центральной базы данных электронной системы здравоохранения (пп. 30 п. 13) и обеспечить работу с ЭСЗ, в том числе внесение первичной учётной медицинской документации (пп. 31 п. 13).
И это не «ещё одна программа», а статус документа: медицинские записи, внесённые в Реестр медицинских записей, являются первичной учётной медицинской документацией в электронной форме (п. 11 Порядка, приказ МОЗ № 587).
Что клиника обязана вывесить — и чего не надо
Перечень короткий и фиксированный: п. 19 Лицензионных условий, по каждому месту осуществления практики, в доступном для потребителя месте — три позиции: копия лицензии (только если она получена на бумажном носителе), информация о режиме работы и о медицинских работниках, перечень услуг с указанием стоимости. Плюс вывеска или информационная табличка у входа (пп. 1 п. 13). Бумажную книгу жалоб и предложений заводить не надо: обязательное ведение отменено постановлением КМУ от 06.03.2019 № 168.
Персональные данные: формальность, за которую реально штрафуют
Данные о состоянии здоровья — особая категория персональных данных, и с ними связано одно действие, которое пропускают почти все. Владелец обязан уведомить Уполномоченного Верховной Рады Украины по правам человека об обработке, которая представляет особый риск, — в течение 30 рабочих дней со дня начала такой обработки (ст. 9 ч. 1 ЗУ от 01.06.2010 № 2297-VI). Данные о состоянии здоровья прямо названы в перечне такой обработки (п. 1.2 Порядка, утверждённого приказом Уполномоченного от 08.01.2014 № 1/02-14), и исключения для медицинской практики там нет.
- ФОП с лицензией отдельное ответственное лицо не назначает: предприниматели, в том числе врачи с лицензией, лично обеспечивают защиту персональных данных, которыми владеют (ст. 24 ч. 4 ЗУ № 2297-VI).
- Юридическое лицо определяет структурное подразделение или ответственное лицо и уведомляет о нём Уполномоченного — заявлением в течение 30 дней со дня назначения (ст. 24 ч. 2 ЗУ № 2297-VI; п. 5.2 Порядка).
- О каждом изменении сведений уведомляют в течение 10 рабочих дней (ст. 9 ч. 3).
Санкция за неуведомление или несвоевременное уведомление — ст. 188-39 ч. 1 КУоАП: на граждан 1 700–3 400 грн, на должностных лиц и граждан — субъектов предпринимательской деятельности 3 400–6 800 грн. Это, кстати, единственная формальность из всего «пакета персональных данных», за которую в этой сфере штрафуют напрямую.
Чем это заканчивается, если медицинского слоя нет
Осуществление медицинской практики с нарушением условий лицензирования — это штраф 17 000–34 000 грн (ст. 164 ч. 1 КУоАП; при повторе в течение года 34 000–85 000 грн по ч. 2). Но дорогая часть не в деньгах. Орган лицензирования выдаёт распоряжение об устранении нарушений, а за его невыполнение — приостанавливает действие лицензии полностью или частично (ст. 16 ч. 2 п. 2 ЗУ от 02.03.2015 № 222-VIII); возобновление действия лицензии требует документа об уплате штрафа по КУоАП (ст. 16 ч. 7). Следующий шаг после приостановления — аннулирование.
Месячный ритм: три цифры, которые должны сойтись
Вся система выше держится на одной ежемесячной проверке, которая ловит сразу три разные проблемы — кражу на ресепшене, занижение дохода и ошибку в декларации. Выручка в медицинской информационной системе, сумма Z-отчётов и поступления на счёт должны сойтись.
Октябрь: выручка в МИС — 418 000 грн, сумма Z-отчётов — 418 000 грн, поступило на счёт — 402 300 грн. Расхождение 15 700 грн. Разбираем до нуля:
- наличные за 30 и 31 октября, сданные в банк 3 ноября — 8 200 грн;
- эквайринг за 31 октября, зачисленный 3 ноября — 5 400 грн;
- комиссия эквайра 1,5% от карточного оборота 140 000 грн — 2 100 грн.
8 200 + 5 400 + 2 100 = 15 700 грн, расхождение закрыто полностью. Если бы сошлось только на 9 000, остальные 6 700 грн означали бы или деньги, которые не прошли через кассу, или деньги, которые не дошли до банка — и разбираться с ними надо до подачи декларации, а не после.
| Когда | Что сделать |
|---|---|
| Ежедневно | закрыть смену Z-отчётом, занести первичку в систему |
| До 5 числа | передать документы за прошлый месяц, составить акт списания материалов |
| В день выплаты зарплаты | перечислить удержанные НДФЛ 18% и военный сбор 5% — это тот же день, а не 20 число (пп. 168.1.2 НКУ); с наличных из кассы — не позднее трёх банковских дней (пп. 168.1.4 НКУ) |
| До 20 числа | уплатить ЕСВ за работников за прошлый месяц (ч. 8 ст. 9 ЗУ № 2464-VI) |
| Ежемесячно | сверить три цифры, сравнить нормативное списание с фактическим движением склада |
| Ежеквартально | декларация ЕН 3 группы с военным сбором отдельной строкой, объединённая отчётность |
| Ежегодно | инвентаризация, финансовая отчётность (ТОВ), пересмотр норм и калькуляционных карт |
Путаница между днём выплаты зарплаты и 20 числом — самый дешёвый способ получить пеню. Как считать саму зарплату — в посте о расчёте зарплаты наёмному работнику.
Сколько стоит это вести
Три модели, и выбирают между ними по числам, а не по ощущению.
- Веду сам. Кабинет на одно кресло без работников вполне может вести учёт самостоятельно первые месяцы. Стоит это вашего времени и цены ошибки.
- Штатный бухгалтер. Оклад 25 000 грн + ЕСВ 22% = 5 500 грн → 30 500 грн в месяц, то есть 366 000 грн в год, и это без отпускных и замены на время болезни.
- Аутсорс. Фиксированная плата по договору, с заменой и ответственностью. У меня ФОП 3 группы — от 3 500 грн/мес, клиника-ТОВ — от 7 500 грн/мес. Точное число называю после 30-минутного разговора, потому что на него влияют четыре вещи: система налогообложения, количество работников, объём первички в месяц и наличие НДС.
Клиника с наёмными работниками сама учёт уже не ведёт — там зарплата, ЕСВ, НДФЛ, военный сбор и сроки, на которых одна ошибка стоит дороже всего годового обслуживания. Неоформленный работник — это 86 470 грн штрафа за каждого (10 минимальных зарплат, абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗоТ; для единщиков групп 1–3 за первое нарушение — предупреждение). Одна такая ошибка съедает и штатного бухгалтера, и аутсорс вместе.