«У нас есть договор» — эту фразу я слышу от клиентов чаще всего, когда спрашиваю о документах. Договор — это хорошо, но он фиксирует намерение. Налоговую интересует факт: что именно сделано, когда, на какую сумму. Факт фиксирует первичный документ. Без него операции для учёта не существует, даже если деньги реально пришли на счёт.
Что такое первичный документ
Определение короткое до неудобства. Ст. 1 ЗУ «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине» от 16.07.1999 №996-XIV:
«первичный документ — документ, который содержит сведения о хозяйственной операции».
И сразу главное правило, ч. 1 ст. 9: основанием для бухгалтерского учёта хозяйственных операций являются первичные документы. Не договор, не переписка, не выписка из банка сама по себе — первичный документ.
На практике это:
- акт оказанных услуг / выполненных работ;
- расходная накладная;
- товарно-транспортная накладная;
- акт приёма-передачи;
- кассовый чек, банковская квитанция, платёжная инструкция.
Счёт-фактура (инвойс) сам по себе первичным документом не является — это приглашение оплатить. Первичным он становится лишь тогда, когда одновременно подтверждает факт операции и содержит все реквизиты ниже.
Шесть обязательных реквизитов
Ч. 2 ст. 9 ЗУ №996-XIV. Документ может быть бумажным или электронным, но иметь обязан всё это:
| # | Реквизит | Что это значит на практике |
|---|---|---|
| 1 | Название документа (формы) | «Акт оказанных услуг», а не безымянный лист |
| 2 | Дата составления | именно составления, не дата договора |
| 3 | Название предприятия, от имени которого составлен документ | для ФОП — фамилия, имя, отчество |
| 4 | Содержание и объём операции, единица измерения | самое слабое место: «услуги по договору» — это не содержание |
| 5 | Должности и фамилии ответственных лиц | кто осуществил операцию и кто отвечает за оформление |
| 6 | Личная подпись или другие данные для идентификации лица | подпись, КЭП или другой идентификатор |
Обратите внимание, чего в перечне нет: печати. Закон разрешает добавлять её как дополнительный реквизит вместе с номером документа и основанием для операции — «в зависимости от характера хозяйственной операции и технологии обработки учётной информации». Обязательной она не является.
Чаще всего документы «сыпятся» на четвёртом пункте. «Оказаны услуги согласно договору №5 на сумму 30 000 грн» — это не содержание и не объём. Должно быть видно, что именно сделано и сколько этого было: сколько часов консультаций, сколько страниц перевода, какой период обслуживания.
Акт без подписи заказчика — с 2026 можно
Самое свежее и самое практичное изменение в этой теме. Законом №4791-IX от 24.02.2026 ч. 2 ст. 9 дополнена новым абзацем. Дословно:
«Если первичный документ содержит информацию о дате (периоде) предоставления услуг, выполнения работ или найма (аренды), то отсутствие предусмотренных абзацами шестым и седьмым этой части реквизитов со стороны заказчика услуг (работ) или нанимателя (арендатора) не является нарушением требований к оформлению первичного документа, при условии что такой порядок документирования хозяйственных операций предусмотрен договором, заключённым в письменной форме, и такие хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учёте в периоде их осуществления.»
Простыми словами: односторонний акт на услуги, работы или аренду теперь законен. Заказчик может его не подписывать, и это не делает документ дефектным.
Но условия жёсткие, и их три:
- такой порядок прописан в письменном договоре заранее;
- в документе есть дата или период оказания услуг / работ / аренды;
- операция отражена в учёте в периоде, когда она осуществлена.
И есть перечень, куда эта норма не достаёт: операции, оплата по которым идёт за счёт публичных средств; наём (аренда) государственного или коммунального имущества; договоры строительного подряда и проектно-изыскательских работ; договоры о пожертвовании, благотворительной или гуманитарной помощи.
Практический вывод для фрилансеров, агентств и арендодателей: если вы месяцами ловите подписи заказчиков — добавьте соответствующий пункт в договор, и проблема исчезает легально. Но именно добавьте в договор: без письменного договора с таким порядком норма не работает.
Несущественные недостатки не отменяют операцию
Ещё одна норма из той же ч. 2 ст. 9, полностью на стороне плательщика:
«Несущественные недостатки в документах, содержащих сведения о хозяйственной операции, не являются основанием для непризнания хозяйственной операции, при условии, что такие недостатки не мешают возможности идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции, и содержат сведения о дате составления документа, названии предприятия, от имени которого составлен документ, содержании и объёме хозяйственной операции и т. д.»
То есть описка в номере, отсутствие печати, мелкая неточность в названии — не повод снимать расходы или налоговый кредит. Но обратите внимание на условие: должны остаться идентификация стороны, дата, название предприятия, содержание и объём. Убрали содержание и объём — это уже не «несущественный недостаток», и норма не спасает.
Электронная первичка и КЭП
Закон не отдаёт предпочтения бумаге. Первичные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме — это просто написано в ч. 2 ст. 9. Электронные применяются в учёте при условии соблюдения законодательства об электронных документах и электронном документообороте.
Отдельно урегулированы автоматически сгенерированные документы: созданные программным обеспечением информационно-коммуникационной системы применяются при условии наложенной электронной подписи или печати. То есть акт, который система сформировала сама, без подписи остаётся просто файлом.
И ещё одна деталь, о которой вспоминают редко: по ч. 6 ст. 9, если вы ведёте первичку электронно, вы обязаны за свой счёт изготовить бумажные копии по требованию другого участника операции, правоохранительных органов или иных органов в пределах их полномочий.
Нужна ли первичка ФОП на едином налоге
Нужна, хоть и в меньшем объёме, чем юрлицу. П. 44.1 НКУ говорит о плательщиках налогов без исключений для упрощенцев:
«Для целей налогообложения плательщики налогов обязаны вести учёт доходов, расходов и других показателей … на основании первичных документов … Плательщикам налогов запрещается формирование показателей налоговой отчётности … на основании данных, не подтверждённых документами.»
ФОП на едином налоге считает доход — и именно первичка подтверждает его состав и дату. О том, что бумажную книгу учёта отменили, а сам учёт остался, есть отдельный разбор: книга учёта доходов ФОП.
Отдельная тема — документы на товар. Ст. 20 ЗУ №265/95-ВР устанавливает санкцию за реализацию неучтённых товаров в размере их стоимости по ценам реализации, но не менее 10 необлагаемых минимумов. И сразу исключение:
«Такие требования не распространяются на физических лиц — предпринимателей, которые являются плательщиками единого налога и не зарегистрированы плательщиками налога на добавленную стоимость (кроме тех, которые осуществляют деятельность по реализации технически сложных бытовых товаров, подлежащих гарантийному ремонту, а также лекарственных средств и изделий медицинского назначения, ювелирных и бытовых изделий из драгоценных металлов, драгоценных камней …).»
То есть обычный ФОП-единщик без НДС под эту санкцию не подпадает. А вот магазин бытовой техники, аптека или ювелирная лавка — подпадают, и документы на товар им обязательны.
Сколько хранить
Сроки в п. 44.3 НКУ, и они не одинаковы:
| Срок | Для чего |
|---|---|
| 1095 дней | общий срок для документов, на которые не распространяются специальные правила |
| 1825 дней | первичка, регистры и финотчётность лиц по п. 133.1, пп. 133.2.2, п. 133.4 НКУ, а также юрлиц на упрощённой системе |
| 2555 дней | документы для контроля по ст. 39, 39-2 и п. 141.4 НКУ |
Срок считается со дня подачи отчётности, для составления которой документ использовался, а если отчётность не подавалась — с предельного срока её подачи.
И самая жёсткая норма всей темы, п. 44.6 НКУ: если до окончания проверки плательщик не предоставляет документы, подтверждающие показатели отчётности (независимо от причин, кроме изъятия правоохранительными органами), считается, что такие документы отсутствовали у плательщика на момент составления отчётности. Не «найдём позже» — юридически их не было.
Частые ошибки
- «У нас есть договор, акт не нужен». Договор — намерение, акт — факт. Основание для учёта именно второе (ч. 1 ст. 9).
- Содержание операции одной строкой «услуги по договору». Реквизит №4 требует содержания и объёма с единицей измерения.
- Ждать подпись заказчика месяцами. С 24.02.2026 это решается пунктом в договоре — но именно в договоре, заранее.
- Считать печать обязательной. Её нет среди шести реквизитов.
- Автоматический акт из системы без КЭП. Без наложенной подписи или печати он в учёте не применяется.
- Составлять акты «задним числом» в следующем периоде. Ч. 5 ст. 9 требует отражать операции в том отчётном периоде, в котором они осуществлены — и новая норма об одностороннем акте тоже ставит это условием.
- Донести документ после проверки. П. 44.6 НКУ закрывает эту возможность.
Если коротко: первичка — это не бюрократия, а способ доказать, что операция была именно такой, как вы её показали. Шесть реквизитов, письменный договор там, где вы хотите обойтись без подписи заказчика, и хранение весь срок, а не до конца года.