«У нас є договір» — цю фразу я чую від клієнтів найчастіше, коли питаю про документи. Договір — це добре, але він фіксує намір. Податкову цікавить факт: що саме зроблено, коли, на яку суму. Факт фіксує первинний документ. Без нього операції для обліку не існує, навіть якщо гроші реально прийшли на рахунок.
Що таке первинний документ
Визначення коротке до незручного. Ст. 1 ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 №996-XIV:
«первинний документ — документ, який містить відомості про господарську операцію».
І одразу головне правило, ч. 1 ст. 9: підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Не договір, не листування, не виписка з банку сама по собі — первинний документ.
На практиці це:
- акт наданих послуг / виконаних робіт;
- видаткова накладна;
- товарно-транспортна накладна;
- акт приймання-передачі;
- касовий чек, банківська квитанція, платіжна інструкція.
Рахунок-фактура (інвойс) сам по собі первинним документом не є — це запрошення оплатити. Первинним він стає лише тоді, коли водночас підтверджує факт операції й містить усі реквізити нижче.
Шість обов’язкових реквізитів
Ч. 2 ст. 9 ЗУ №996-XIV. Документ може бути паперовим або електронним, але мати мусить усе це:
| # | Реквізит | Що це означає на практиці |
|---|---|---|
| 1 | Назва документа (форми) | «Акт наданих послуг», а не безіменний аркуш |
| 2 | Дата складання | саме складання, не дата договору |
| 3 | Назва підприємства, від імені якого складено документ | для ФОП — прізвище, ім’я, по батькові |
| 4 | Зміст та обсяг операції, одиниця виміру | найслабше місце: «послуги за договором» — це не зміст |
| 5 | Посади і прізвища відповідальних осіб | хто здійснив операцію і хто відповідає за оформлення |
| 6 | Особистий підпис або інші дані для ідентифікації особи | підпис, КЕП або інший ідентифікатор |
Зверніть увагу, чого в переліку немає: печатки. Закон дозволяє додавати її як додатковий реквізит разом із номером документа й підставою для операції — «залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації». Обов’язковою вона не є.
Найчастіше документи «сипляться» на четвертому пункті. «Надано послуги згідно з договором №5 на суму 30 000 грн» — це не зміст і не обсяг. Має бути видно, що саме зроблено і скільки цього було: скільки годин консультацій, скільки сторінок перекладу, який період обслуговування.
Акт без підпису замовника — з 2026 можна
Найсвіжіша і найпрактичніша зміна в цій темі. Законом №4791-IX від 24.02.2026 ч. 2 ст. 9 доповнено новим абзацом. Дослівно:
«Якщо первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди), то відсутність передбачених абзацами шостим і сьомим цієї частини реквізитів із сторони замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря) не є порушенням вимог до оформлення первинного документа, за умови що такий порядок документування господарських операцій передбачено договором, укладеним у письмовій формі, і такі господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення.»
Простими словами: односторонній акт на послуги, роботи чи оренду тепер законний. Замовник може його не підписувати, і це не робить документ дефектним.
Але умови жорсткі, і їх три:
- такий порядок прописаний у письмовому договорі заздалегідь;
- у документі є дата або період надання послуг / робіт / оренди;
- операція відображена в обліку в періоді, коли її здійснено.
І є перелік, куди ця норма не дістає: операції, оплата за які йде за рахунок публічних коштів; найм (оренда) державного або комунального майна; договори будівельного підряду і проектно-вишукувальних робіт; договори про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.
Практичний висновок для фрілансерів, агенцій і орендодавців: якщо ви місяцями ловите підписи замовників — додайте відповідний пункт у договір, і проблема зникає легально. Але саме додайте в договір: без письмового договору з таким порядком норма не працює.
Неістотні недоліки не скасовують операцію
Ще одна норма з тієї ж ч. 2 ст. 9, повністю на боці платника:
«Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.»
Тобто описка в номері, відсутність печатки, дрібна неточність у назві — не привід знімати витрати чи податковий кредит. Але зверніть увагу на умову: мають лишитися ідентифікація сторони, дата, назва підприємства, зміст і обсяг. Забрали зміст і обсяг — це вже не «неістотний недолік», і норма не рятує.
Електронна первинка і КЕП
Закон не віддає переваги паперу. Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі — це просто написано в ч. 2 ст. 9. Електронні застосовуються в обліку за умови дотримання законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Окремо врегульовано автоматично згенеровані документи: ті, що створені програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються за умови накладеного електронного підпису чи печатки. Тобто акт, який система сформувала сама, без підпису лишається просто файлом.
І ще одна деталь, про яку згадують рідко: за ч. 6 ст. 9, якщо ви ведете первинку електронно, ви зобов’язані за свій рахунок виготовити паперові копії на вимогу іншого учасника операції, правоохоронних органів чи інших органів у межах їхніх повноважень.
Чи потрібна первинка ФОП на єдиному податку
Потрібна, хоч і в меншому обсязі, ніж юрособі. П. 44.1 ПКУ говорить про платників податків без винятків для спрощенців:
«Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників … на підставі первинних документів … Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності … на підставі даних, не підтверджених документами.»
ФОП на єдиному податку рахує дохід — і саме первинка підтверджує його склад і дату. Про те, що паперову книгу обліку скасували, а сам облік лишився, є окремий розбір: книга обліку доходів ФОП.
Окрема тема — документи на товар. Ст. 20 ЗУ №265/95-ВР встановлює санкцію за реалізацію необлікованих товарів у розмірі їхньої вартості за цінами реалізації, але не менше 10 неоподатковуваних мінімумів. І одразу виняток:
«Такі вимоги не поширюються на фізичних осіб — підприємців, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками податку на додану вартість(крім тих, які здійснюють діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння …).»
Тобто звичайний ФОП-єдинник без ПДВ під цю санкцію не підпадає. А от магазин побутової техніки, аптека чи ювелірна крамниця — підпадають, і документи на товар їм обов’язкові.
Скільки зберігати
Строки в п. 44.3 ПКУ, і вони не однакові:
| Строк | Для чого |
|---|---|
| 1095 днів | загальний строк для документів, на які не поширюються спеціальні правила |
| 1825 днів | первинка, регістри й фінзвітність осіб за п. 133.1, пп. 133.2.2, п. 133.4 ПКУ, а також юросіб на спрощеній системі |
| 2555 днів | документи для контролю за ст. 39, 39-2 та п. 141.4 ПКУ |
Строк рахується з дня подання звітності, для складення якої документ використовувався, а якщо звітність не подавалась — з граничного строку її подання.
І найжорсткіша норма всієї теми, п. 44.6 ПКУ: якщо до закінчення перевірки платник не надає документи, що підтверджують показники звітності (незалежно від причин, крім вилучення правоохоронними органами), вважається, що такі документи були відсутні у платника на час складення звітності. Не «знайдемо пізніше» — юридично їх не було.
Часті помилки
- «У нас є договір, акт не потрібен». Договір — намір, акт — факт. Підстава для обліку саме друге (ч. 1 ст. 9).
- Зміст операції одним рядком «послуги за договором». Реквізит №4 вимагає змісту і обсягу з одиницею виміру.
- Чекати підпис замовника місяцями. З 24.02.2026 це вирішується пунктом у договорі — але саме в договорі, заздалегідь.
- Вважати печатку обов’язковою. Її немає серед шести реквізитів.
- Автоматичний акт із системи без КЕП. Без накладеного підпису чи печатки він в обліку не застосовується.
- Складати акти «заднім числом» у наступному періоді. Ч. 5 ст. 9 вимагає відображати операції в тому звітному періоді, в якому вони здійснені — і нова норма про односторонній акт теж ставить це умовою.
- Донести документ після перевірки. П. 44.6 ПКУ закриває цю можливість.
Якщо коротко: первинка — це не бюрократія, а спосіб довести, що операція була саме такою, як ви її показали. Шість реквізитів, письмовий договір там, де ви хочете обійтися без підпису замовника, і зберігання весь строк, а не до кінця року.