Що таке 4ДФ і об'єднаний звіт за найманих

4ДФ — це об'єднана звітність ПДФО + військового збору + ЄСВ за найманих працівників. До 2021 року це були окремі звіти (форма 1ДФ, форма 1-ЄСВ). Тепер — один документ, який подають усі роботодавці. Розберемо що це, коли подавати і що в ньому пишуть.

Що таке 4ДФ простими словами

Це звіт, у якому роботодавець розповідає ДПС, скільки нарахував і сплатив за кожного працівника:

• ПДФО — 18% від зарплати.
• Військовий збір — 5% від зарплати.
• ЄСВ — 22% від нарахування (роботодавець платить, але показує тут).

Хто подає 4ДФ

Будь-хто, хто виплачує доходи фізособам:

• ФОП з найманими — за своїх працівників.
• ТОВ — за всіх найманих.
• ФОП без найманих, які виплачують гонорар фізособам — за ЦПХ-договорами.

ФОП без найманих, які не виплачують жодних доходів фізособам — 4ДФ не подають.

Коли подавати 4ДФ

Квартально — протягом 40 календарних днів після кварталу:

Що в звіті вказують

За кожного працівника окремо:

• ПІБ, ІПН, дата народження.
• Період виплати (місяць).
• Тип доходу (зарплата, відпускні, лікарняні, премії — кожен зі своїм кодом).
• Сума нарахованого і виплаченого.
• ПДФО і ВЗ — нараховано і утримано.
• ЄСВ — нарахування за рахунок роботодавця.

Коди доходів — найважливіше

У 4ДФ кожен вид доходу має свій код. Помилка в коді — це штраф 1 020 грн, навіть якщо суми правильні. Основні коди:

Як подавати

Виключно електронно:

• Електронний кабінет ДПС — з КЕП (електронним підписом).
• Medoc — програма обліку.
• Інші ПЗ — IFin, Sonata, тощо.

Штраф за помилки і прострочку

• Неподання — 1 020 грн перший раз, 2 040 грн повторно.
• Несвоєчасна подача — 340 грн перший раз, 1 020 грн повторно.
• Помилка в коді / сумі — 1 020 грн за кожне неправильне нарахування.
• Самовиправлення через уточнюючий звіт — 3% від донарахування.

Часті питання

Якщо в квартал не було виплат — подавати 4ДФ?Так, нульовий звіт обов'язковий. Без нього ДПС вважає, що ви забули звіт.

Чи треба подавати 4ДФ за договори ЦПХ з ФОП?Ні. Якщо платите іншому ФОП за послуги — він сам відповідає за свої податки. Тільки коли платите фізособі без ФОП.

Чи можна подавати 4ДФ помісячно?Ні. Звіт квартальний. Виняток — деякі категорії податкових агентів зі специфічними правилами.