4ДФ — це додаток об’єднаної звітності (Податкового розрахунку) з ПДФО, військового збору та ЄСВ за найманих працівників. Сам додаток 4ДФ показує нарахований дохід, ПДФО і військовий збір; ЄСВ відображається в додатку Д1 того самого розрахунку. До 2021 року це були окремі звіти — форма №1ДФ і Звіт з ЄСВ (форма Д4). Тепер це один документ. Назви форм плутаються між собою частіше, ніж здається: якщо загальна картина ще не склалася, спершу подивіться, яку звітність здають ФОП і ТОВ — простою мовою, без жаргону. А тут розберемо що це, коли подавати і що в ньому пишуть.
Що таке 4ДФ простими словами?
Це звіт, у якому роботодавець розповідає ДПС, скільки нарахував і сплатив за кожного працівника:
- ПДФО — 18% від зарплати.
- Військовий збір — 5% від зарплати.
- ЄСВ — 22% від нарахування (роботодавець платить за свій рахунок; у самому 4ДФ його немає — він у додатку Д1 того самого розрахунку).
Хто подає 4ДФ?
Будь-хто, хто виплачує доходи фізособам:
- ФОП з найманими — за своїх працівників.
- ТОВ — за всіх найманих.
- ФОП без найманих, які виплачують доходи фізособам — за ЦПХ-договорами, за оренду приміщення чи авто у фізособи, а також за виплати іншим ФОП (ознака 157).
ФОП без найманих, які не виплачують жодних доходів фізособам — 4ДФ не подають.
Коли подавати 4ДФ?
Періодичність залежить від того, хто звітує. ФОП та особи з незалежною професійною діяльністю з 1 січня 2026 року подають розрахунок квартально — протягом 40 календарних днів після кварталу, з помісячною розбивкою показників. Юридичні особи звітують щомісяця — протягом 20 календарних днів після звітного місяця (Закон №4536-IX від 16.07.2025).
Квартальні строки для ФОП у 2026 році:
| Квартал | Період | Граничний строк подачі |
|---|---|---|
| I | Січень-березень | 11 травня |
| II | Квітень-червень | 10 серпня |
| III | Липень-вересень | 9 листопада |
| IV | Жовтень-грудень | 9 лютого наступного року |
Що в звіті вказують?
За кожного працівника окремо:
- ПІБ, ІПН, дата народження.
- Період виплати (місяць).
- Ознака доходу за довідником (зарплата, премії, відпускні й лікарняні у звичайного роботодавця йдуть однією ознакою — 101).
- Сума нарахованого і виплаченого.
- ПДФО і ВЗ — нараховано і утримано.
- ЄСВ — нарахування за рахунок роботодавця (у додатку Д1).
Які коди доходів — найважливіше?
У 4ДФ кожен дохід показують з ознакою за Довідником ознак доходів фізичних осіб (додаток 2 до Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4). Найпоширеніша помилка — «розкладати» зарплатні виплати по різних ознаках: відпускні, лікарняні та премії у звичайного роботодавця входять до складу заробітної плати, тому йдуть з ознакою 101. Основні ознаки:
| Ознака | Вид доходу |
|---|---|
| 101 | Заробітна плата — включно з преміями, відпускними та лікарняними (і за перші 5 днів від роботодавця, і з 6-го дня від ПФУ) |
| 102 | Виплати за цивільно-правовим договором фізособі-непідприємцю |
| 127 | Інші доходи — зокрема лікарняні гіг-спеціалістів Дія.City і зарплатні виплати, нараховані після звільнення |
| 128 | Державна і соціальна матеріальна допомога, зокрема допомога по вагітності та пологах |
| 109 | Дивіденди (крім дивідендів, що не змінюють пропорцій (часток) участі) |
| 157 | Дохід, виплачений самозайнятій особі — ФОП або особі з незалежною професійною діяльністю |
Як подавати?
Виключно електронно:
- Електронний кабінет ДПС — з КЕП (електронним підписом).
- Medoc — програма обліку.
- Інші ПЗ — IFin, Sonata, тощо.
Який штраф за помилки і прострочку?
- Неподання, несвоєчасне подання, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками — 1 020 грн, повторно протягом року —2 040 грн (п. 119.1 ПКУ). Штраф застосовується за умови, що помилка призвела до зменшення чи збільшення податкових зобов’язань або до зміни платника податку.
- За позицією ДПС (ЗІР, категорія 103.26) за кілька неподаних розрахунків накладаютьодин штраф 1 020 грн на загальну кількість порушень, а не за кожен період.
- Помилку в реєстраційному номері облікової картки, виправлену самостійно — у тому числі протягом 30 календарних днів з дня отримання повідомлення ДПС про помилку, — не штрафують (п. 119.3 ПКУ).
- Якщо через помилку недоплатили ПДФО чи ВЗ, при самостійному виправленні ви доплачуєте недоїмку. Самоштраф 3% за п. 50.1 ПКУ і пеня на період воєнного стану не нараховуються — п. 69.38 підрозділу 10 розділу XX ПКУ (діє з 01.08.2023 до припинення або скасування воєнного стану); на ЄСВ це звільнення не поширюється.
- Спірне: частина консультантів і судова практика вважають, що за «чисте» несвоєчасне подання, яке не вплинуло на суми податку, має застосовуватися п. 120.1 ПКУ — 340 грн (повторно 1 020 грн). Позиція ДПС домінує: вона застосовує саме п. 119.1.
Часті питання
Якщо в квартал не було виплат — подавати 4ДФ?Ні. Розрахунок подають лише за той період, у якому нараховували доходи фізособам — це прямо написано в пп. «б» п. 176.2 ПКУ і в абз. 3 п. 1 розділу II Порядку №4. Немає нарахувань — немає звіту; «порожній» додаток 4ДФ з 2025 року не формують. Складніший випадок — коли працівники в штаті є, але за квартал їм нічого не нарахували (відпустка за свій рахунок, призупинені трудові відносини). Тут єдиної позиції немає: частина податківців розрахунок усе одно чекає. У такій ситуації безпечніше подати — за зайво поданий розрахунок штрафу немає.
Чи треба показувати у 4ДФ виплати ФОП за договором?Так — але без утримання податків. За позицією ДПС дохід, виплачений самозайнятій особі, відображається у 4ДФ з ознакою 157: ПДФО і ВЗ ви не утримуєте і ЄСВ не нараховуєте (за наявності документів про держреєстрацію ФОП), проте сама виплата у звіті бути повинна. Винагорода фізособі без ФОП — це ознака 102, і з неї ПДФО та ВЗ утримуються, а ЄСВ нараховується.
Чи можна подавати 4ДФ помісячно?Для ФОП — ні, з 2026 року звіт квартальний. А от юридичні особи навпаки: вони подають Податковий розрахунок щомісяця, протягом 20 календарних днів після звітного місяця.