4ДФ — приложение объединённой отчётности (Налогового расчёта) по НДФЛ, военному сбору и ЕСВ за наёмных. Само приложение 4ДФ показывает начисленный доход, НДФЛ и ВС; ЕСВ отражается в приложении Д1 того же расчёта. До 2021 — отдельные отчёты: форма №1ДФ и Отчёт по ЕСВ (форма Д4). Теперь это один документ. Названия форм путаются между собой чаще, чем кажется: если общая картина ещё не сложилась, сначала посмотрите, какую отчётность сдают ФОП и ТОВ — простым языком, без жаргона.
Что такое 4ДФ простыми словами?
Отчёт, где работодатель сообщает ГНС за каждого работника:
- НДФЛ — 18% с зарплаты.
- ВС — 5% с зарплаты.
- ЕСВ — 22% от начисления (платит работодатель за свой счёт; в самом 4ДФ его нет — он в приложении Д1 того же расчёта).
Кто подаёт?
- ФОП с наёмными — за работников.
- ТОВ — за всех наёмных.
- ФОП без наёмных, выплачивающие доходы физлицам — по ГПХ, за аренду помещения или авто у физлица, а также по выплатам другим ФОП (признак 157).
ФОП без наёмных, не выплачивающие доходы физлицам — НЕ подают.
Какие сроки?
Периодичность зависит от того, кто отчитывается. ФОП и лица с независимой профессиональной деятельностью с 1 января 2026 года подают расчёт ежеквартально — в течение 40 календарных дней после квартала, с помесячной разбивкой показателей. Юридические лица отчитываются ежемесячно — в течение 20 календарных дней после отчётного месяца (Закон №4536-IX от 16.07.2025).
Квартальные сроки для ФОП в 2026 году:
| Квартал | Период | Предельный срок |
|---|---|---|
| I | Янв-Мар | 11 мая |
| II | Апр-Июн | 10 августа |
| III | Июл-Сен | 9 ноября |
| IV | Окт-Дек | 9 февраля следующего года |
Что указывается?
За каждого работника:
- ФИО, ИНН, дата рождения.
- Период выплаты.
- Признак дохода по справочнику (зарплата, премии, отпускные и больничные у обычного работодателя идут одним признаком — 101).
- Сумма начисленного и выплаченного.
- НДФЛ и ВС — начислено и удержано.
- ЕСВ — начисление работодателя (в приложении Д1).
Какие коды доходов?
Каждый доход показывают с признаком по Справочнику признаков доходов физических лиц (приложение 2 к Порядку, утверждённому приказом Минфина от 13.01.2015 №4). Самая частая ошибка — «раскладывать» зарплатные выплаты по разным признакам: отпускные, больничные и премии у обычного работодателя входят в состав заработной платы, поэтому идут с признаком 101. Основные признаки:
| Признак | Вид дохода |
|---|---|
| 101 | Заработная плата — включая премии, отпускные и больничные (и за первые 5 дней от работодателя, и с 6-го дня от ПФУ) |
| 102 | Выплаты по гражданско-правовому договору физлицу-непредпринимателю |
| 127 | Прочие доходы — в частности больничные гиг-специалистов Дія.City и зарплатные выплаты, начисленные после увольнения |
| 128 | Государственная и социальная материальная помощь, в том числе пособие по беременности и родам |
| 109 | Дивиденды (кроме дивидендов, не изменяющих пропорций (долей) участия) |
| 157 | Доход, выплаченный самозанятому лицу — ФОП или лицу с независимой профессиональной деятельностью |
Как подавать?
Только электронно: Электронный кабинет ГНС, Medoc, IFin, Sonata.
Какие штрафы предусмотрены за нарушения?
- Неподача, несвоевременная подача, подача не в полном объёме, с недостоверными сведениями или с ошибками — 1 020 грн, повторно в течение года —2 040 грн (п. 119.1 НКУ). Штраф применяется при условии, что ошибка привела к уменьшению или увеличению налоговых обязательств либо к смене плательщика налога.
- По позиции ГНС (ЗІР, категория 103.26) за несколько неподанных расчётов налагаютодин штраф 1 020 грн на общее количество нарушений, а не за каждый период.
- Ошибку в регистрационном номере учётной карточки, исправленную самостоятельно — в том числе в течение 30 календарных дней со дня получения уведомления ГНС об ошибке, — не штрафуют (п. 119.3 НКУ).
- Если из-за ошибки недоплатили НДФЛ или ВС, при самостоятельном исправлении вы доплачиваете недоимку. Самоштраф 3% по п. 50.1 НКУ и пеня на период военного положения не начисляются — п. 69.38 подраздела 10 раздела XX НКУ (действует с 01.08.2023 до прекращения или отмены военного положения); на ЕСВ это освобождение не распространяется.
- Спорное: часть консультантов и судебная практика считают, что за «чистую» несвоевременную подачу, не повлиявшую на суммы налога, должен применяться п. 120.1 НКУ — 340 грн (повторно 1 020 грн). Позиция ГНС доминирует: она применяет именно п. 119.1.
Частые вопросы
Если в квартал не было выплат? Расчёт не подаётся. Его подают только за тот период, в котором физлицам начисляли доходы — это прямо написано в пп. «б» п. 176.2 НКУ и в абз. 3 п. 1 раздела II Порядка №4. Нет начислений — нет отчёта; «пустое» приложение 4ДФ с 2025 года не формируют. Сложнее случай, когда работники в штате есть, но за квартал им ничего не начислили (отпуск за свой счёт, приостановленные трудовые отношения). Единой позиции здесь нет: часть налоговиков расчёт всё равно ждёт. В такой ситуации безопаснее подать — за лишний поданный расчёт штрафа нет.
Нужно ли показывать в 4ДФ выплаты ФОП по договору? Да — но без удержания налогов. По позиции ГНС доход, выплаченный самозанятому лицу, отражается в 4ДФ с признаком 157: НДФЛ и ВС вы не удерживаете и ЕСВ не начисляете (при наличии документов о госрегистрации ФОП), но сама выплата в отчёте быть должна. Вознаграждение физлицу без ФОП — это признак 102, с него НДФЛ и ВС удерживаются, а ЕСВ начисляется.
Помесячно? Для ФОП — нет, с 2026 года отчёт квартальный. А юридические лица наоборот: они подают Налоговый расчёт ежемесячно, в течение 20 календарных дней после отчётного месяца.