Бухгалтерський облік звучить страшно, але насправді це система запису всього, що відбувається з грошима і майном бізнесу. Простіше — це «щоденник фінансів» компанії. Розберемо, навіщо він потрібен, як ведеться і чи можна обійтися без бухгалтера.
Що таке бухгалтерський облік простими словами?
Уявіть, що ви ведете сімейний бюджет: записуєте, скільки заробили, скільки витратили, скільки відклали. Бухоблік бізнесу — це той же бюджет, але детальніше і за офіційними правилами. Кожна копійка, кожен договір, кожен товар на складі — все відображається в обліку.
Навіщо це потрібно?
Три причини:
- Для держави — звітність, податки, перевірки.
- Для вас — розуміти, скільки реально заробляєте і де гроші тікають.
- Для бізнес-рішень — кредит, інвестори, продаж бізнесу — все базується на даних обліку.
Що ведеться в обліку?
- Доходи — всі надходження (від клієнтів, продажів, послуг).
- Витрати — оренда, зарплата, матеріали, послуги.
- Активи — обладнання, товари, запаси, гроші.
- Зобов’язання — кредити, заборгованість постачальникам, неоплачена зарплата.
- Капітал — власні кошти, прибуток, інвестиції власників.
Як вести облік ФОП vs ТОВ — велика різниця?
| Параметр | ФОП спрощена | ФОП загальна | ТОВ |
|---|---|---|---|
| Складність | Низька | Середня | Висока |
| Що вести | Облік доходів у довільній формі; Г3 з ПДВ — доходи і витрати (книгу скасовано з 2021) | Облік доходів і витрат за типовою формою | Повний бухоблік |
| Звітність | 1-4 декларації на рік | 4-12 звітів на рік | 10-50+ звітів на рік |
| Можна самостійно | Так, якщо є час | Складно | Майже неможливо без знань |
| Вартість бухгалтера (орієнтовно, залежить від обсягу документів) | від 2 500 грн/міс | від 3 500 грн/міс | від 7 500 грн/міс |
Основні поняття у бухгалтерії
- Дохід — гроші або вартість, які надійшли.
- Витрати — гроші, які пішли на діяльність.
- Прибуток = Дохід − Витрати.
- Баланс — звіт «що є» (активи) і «звідки» (капітал + борги). Завжди сходяться.
- Каса і рахунок — два «вмістилища» грошей бізнесу.
- Первинні документи — чеки, акти, накладні, що підтверджують операції.
Чи можна вести облік самостійно?
ФОП спрощена — так, якщо у вас прості операції (отримуєте гроші на рахунок, не маєте найманих, один-два КВЕД). Потрібно: контролювати дохід для ліміту, сплачувати ЄП + ЄСВ + ВЗ, подавати декларації.
ФОП на загальній — теоретично можливо, але складно. Облік витрат, чисті доходи, авансові платежі ПДФО — багато нюансів.
ТОВ — без бухгалтера або спеціальних знань майже неможливо. Подвійний запис, баланс, фінансова звітність — вимагає освіти або багатого досвіду.
У чому ведуть облік
- BAS Бухгалтерія — найпоширеніше рішення для ТОВ в Україні; це український продукт, що прийшов на зміну 1С. Історично ринок працював на 1С, але з 2018 року цей продукт під санкціями РНБО.
- Medoc — для подачі звітності в ДПС.
- Excel або Google Sheets — підходить для маленького ФОП.
- Mono для бізнесу, Privat24 Business — банки дають базовий облік безкоштовно.
Яких помилок уникати самостійного обліку?
- Прийом коштів на особисту картку замість підприємницького рахунку. ДПС кваліфікує такі надходження як дохід фізичної особи, а не підприємця: замість 5% єдиного податку — ПДФО 18% + військовий збір 5%, плюс ризик анулювання реєстрації платника єдиного податку. Технічно картка може бути тією самою — принциповим є рахунок, до якого вона прив’язана.
- Не відстеження ліміту доходу — раптом перевищили Г2 на 100 000 грн: до суми перевищення застосовується ЄП за ставкою 15% (15 000 грн) і з наступного кварталу — обов’язковий перехід на Г3 або на загальну систему (п. 293.4, 293.8 ПКУ).
- Втрата чеків і документів — нічим довести витрати ФОП на загальній.
- Несвоєчасна подача декларацій — штраф 340 грн для ФОП, а за повторне порушення протягом року — 1 020 грн (п. 120.1 ПКУ).
- Невірний КБК при сплаті — гроші «висять», числиться борг.
Часті питання
Чи обов’язково ФОП вести бухоблік?З 2021 року скасовано саму Книгу обліку доходів (наказ Мінфіну від 26.11.2020 №728) — реєструвати її в ДПС більше не треба. Але облік залишився обов’язковим: п. 296.1 ПКУ вимагає від ФОП 1–2 груп і 3 групи без ПДВ вести облік доходів у довільній формі з помісячним відображенням, а від ФОП 3 групи — платників ПДВ — облік доходів і витрат. Форма будь-яка: зошит, Excel, застосунок.
Скільки часу займає облік ФОП?Спрощена з найманим — 5-10 годин на місяць. Без найманих — 2-3 години. ТОВ — 20-40 годин залежно від оборотів.
Чи можна змінити бухгалтера в середині року?Так. Передача справ — 1-2 тижні. Я приймала клієнтів від інших бухгалтерів багато разів, процес стандартний.