«А де ваша книга обліку доходів?» — це запитання я чую від підприємців щотижня. Хтось шукає стару паперову книгу, яку колись прошнуровували в податковій; хтось вирішив, що облік уже нікому не потрібен. Обидві крайності помилкові. За 27 років практики скажу прямо: паперова книга справді залишилась у минулому, а от облік доходів — ні. І саме на ньому найчастіше «сипляться» ФОП на перевірці. Розберемо, як вести облік у 2026 році, щоб у вас був нуль штрафів.
Чи обовʼязкова паперова книга у 2026
Коротка відповідь: ні. Обовʼязок вести й реєструвати паперову Книгу обліку доходів (а для платників ПДВ — і Книгу обліку доходів та витрат) скасовано з 2021 року. Прошнуровувати зошит, нумерувати сторінки й нести його до ДПС на реєстрацію більше не треба. Якщо у вас з тих часів залишилася заповнена книга — просто зберігайте її, дозаповнювати не потрібно.
Але важливо зрозуміти, що саме скасували. Скасували форму — паперову книгу конкретного зразка. А от обовʼязок обліковувати доходи нікуди не зник. Він просто став гнучкішим: держава сказала «ведіть як вам зручно», але вести доведеться.
Чому облік доходів вести треба
Дохід — це база вашого податку. Без обліку ви фізично не порахуєте ані єдиний податок, ані ПДФО правильно. Але є й другий, суворіший бік: ДПС бачить рух коштів по вашому рахунку (банки подають дані про підприємницькі рахунки) і суми фіскальних чеків ПРРО. Якщо задеклароване не сходиться з надходженнями — пояснювати доведеться вам.
Щоб облік мав сенс, він має бути привʼязаний до дат. Коли платити аванс, коли подавати декларацію, коли — ЄСВ: усе це зручно тримати перед очима в податковому календарі ФОП. Облік без календаря — це половина справи.
Як фіксувати доходи: дата, сума, форма
ФОП фіксує дохід касовим методом — на дату фактичного надходження грошей на рахунок або в касу (ПКУ 292.1, 296.1.1). Не на дату підписання акта, не на дату відвантаження товару — саме на дату, коли гроші зайшли. Це ключова відмінність від бухгалтерського обліку юросіб.
Приклад 1 (група 3, ставка 5%).За I квартал на рахунок надійшло 200 000 грн трьома платежами. Ви фіксуєте кожне надходження помісячно. Єдиний податок: 200 000 × 5% = 10 000 грн. Саме облік дає ту суму 200 000, з якої рахується податок.
Приклад 2 (валютне надходження).На рахунок зайшло $1 000, курс НБУ на дату зарахування — умовно 41,50. Дохід = 1 000 × 41,50 = 41 500 грн. Саме ці 41 500 грн ідуть у ваш облік і в декларацію, незалежно від того, за яким курсом ви потім продасте валюту.
Не забувайте про готівкові ліміти НБУ (Постанова №148): між ФОП і юрособами — до 10 000 грн на день, з фізособами-споживачами — до 50 000 грн на день. Перевищення — це вже адмінвідповідальність, а не питання обліку, але фіксувати такі розрахунки все одно треба.
Первинні документи, що підтверджують дохід
Запис у таблиці — це добре, але на перевірці цифру треба чимось підтвердити. Кожне надходження має спиратися на первинний документ. Ось як це виглядає за способом оплати:
| Як надійшли гроші | Первинний документ |
|---|---|
| Готівка або картка через POS-термінал | Фіскальний чек РРО/ПРРО, Z-звіт за день |
| Переказ на IBAN (B2B) | Виписка банку + рахунок, акт або видаткова накладна |
| Оплата через посередника (LiqPay, WayForPay) | Чек ПРРО + звіт платіжної системи |
| Валюта (ЗЕД) | Інвойс, банківська виписка, курс НБУ на дату зарахування |
Первинку треба зберігати протягом усього строку давності — саме за ці періоди ДПС має право призначити перевірку. Викидати договори й акти «бо квартал закрито» — типова помилка, яка потім коштує донарахувань.
Різниця для ЄП і загальної системи
Тут і криється головне непорозуміння. Єдинник обліковує лише доходи — витрати на суму податку не впливають. А ось ФОП на загальній системі веде облік і доходів, і витрат, бо податок рахується з чистого доходу.
| Параметр | ЄП, групи 1–3 | Загальна система |
|---|---|---|
| Що обліковуємо | Тільки доходи | Доходи і витрати |
| Форма обліку | Довільна (таблиця, зошит, програма) | Облік доходів і витрат |
| Витрати | На податок не впливають | Лише документально підтверджені й повʼязані з госпдіяльністю (ст. 177.4 ПКУ) |
| Податки | Г1/Г2 — фіксована ставка; Г3 — 5% (без ПДВ) або 3% (з ПДВ) | ПДФО 18% + ВЗ 5% + ЄСВ 22% (не нижче 1 902,34 грн/міс) |
| Декларація | Г1/Г2 — до 1 березня; Г3 — квартально (Q1 11.05, Q2 10.08, Q3 09.11.2026) | Річна — до 1 травня |
Приклад 3 (загальна система).За рік доходи склали 600 000 грн, документально підтверджені витрати — 400 000 грн. Чистий дохід = 600 000 − 400 000 = 200 000 грн. З нього: ПДФО 200 000 × 18% = 36 000 грн, ВЗ 200 000 × 5% = 10 000 грн. А тепер уявіть, що на витрати немає документів: податок довелося б рахувати з усіх 600 000 грн. Ось чому на загальній системі облік і первинка витрат — це прямі гроші у вашій кишені.
І ще нюанс: витрати мають відповідати вашій діяльності. Якщо ваші КВЕДине покривають напрям, за яким ви списуєте витрати, ДПС такі витрати зніме. Тому облік витрат завжди звіряйте зі своїм переліком КВЕД.
Що показати на перевірці ДПС
Коли приходить перевірка, інспектор не хоче почути «я все памʼятаю». Він хоче побачити документи, які підтверджують кожну цифру. Що варто мати напоготові:
- Виписки банку за перевірюваний період — по всіх підприємницьких рахунках.
- Ваш журнал або таблицю обліку доходів (та витрат — для загальної системи).
- Чеки й Z-звіти ПРРО, якщо ви застосовуєте касу.
- Договори, рахунки, акти виконаних робіт, видаткові накладні.
- Для ЗЕД — інвойси й банківські виписки з датами зарахування.
Щоб узагалі не доводити справу до розбіжностей, тримайте строки під контролем — усі дати подання й сплати за вашою групою зібрані в податковому календарі.
Якщо хочете навчитися вести облік доходів і готувати звітність самостійно — я зібрала всю систему в курсі «Бухгалтер ФОП з нуля», від першого запису до готової декларації.