«А где ваша книга учёта доходов?» — этот вопрос я слышу от предпринимателей каждую неделю. Кто-то ищет старую бумажную книгу, которую когда-то прошнуровывали в налоговой; кто-то решил, что учёт уже никому не нужен. Обе крайности ошибочны. За 27 лет практики скажу прямо: бумажная книга действительно осталась в прошлом, а вот учёт доходов — нет. И именно на нём чаще всего «сыплются» ФОП на проверке. Разберём, как вести учёт в 2026 году, чтобы у вас был ноль штрафов.
Обязательна ли бумажная книга в 2026
Короткий ответ: нет. Обязанность вести и регистрировать бумажную Книгу учёта доходов (а для плательщиков НДС — и Книгу учёта доходов и расходов) отменена с 2021 года. Прошнуровывать тетрадь, нумеровать страницы и нести её в ГНС на регистрацию больше не нужно. Если у вас с тех времён осталась заполненная книга — просто храните её, дозаполнять не надо.
Но важно понять, что именно отменили. Отменили форму — бумажную книгу конкретного образца. А вот обязанность учитывать доходы никуда не делась. Она просто стала гибче: государство сказало «ведите как вам удобно», но вести придётся.
Зачем вести учёт доходов
Доход — это база вашего налога. Без учёта вы физически не посчитаете ни единый налог, ни НДФЛ правильно. Но есть и вторая, более строгая сторона: ГНС видит движение средств по вашему счёту (банки подают данные о предпринимательских счетах) и суммы фискальных чеков ПРРО. Если задекларированное не сходится с поступлениями — объяснять придётся вам.
Чтобы учёт имел смысл, он должен быть привязан к датам. Когда платить аванс, когда подавать декларацию, когда — ЕСВ: всё это удобно держать перед глазами в налоговом календаре ФОП. Учёт без календаря — это половина дела.
Как фиксировать доходы: дата, сумма, форма
ФОП фиксирует доход кассовым методом — на дату фактического поступления денег на счёт или в кассу (п. 292.6 НКУ). Не на дату подписания акта, не на дату отгрузки товара — именно на дату, когда деньги зашли. Это ключевое отличие от бухгалтерского учёта юрлиц.
Пример 1 (группа 3, ставка 5%).За I квартал на счёт поступило 200 000 грн тремя платежами. Вы фиксируете каждое поступление помесячно. Единый налог: 200 000 × 5% = 10 000 грн, военный сбор: 200 000 × 1% = 2 000 грн. Именно учёт даёт ту сумму 200 000, с которой считаются оба платежа.
Пример 2 (валютное поступление).На счёт зашло $1 000, курс НБУ на дату зачисления — условно 41,50. Доход = 1 000 × 41,50 = 41 500 грн. Именно эти 41 500 грн идут в ваш учёт и в декларацию, независимо от того, по какому курсу вы потом продадите валюту.
Не забывайте о наличных лимитах НБУ (п. 6 разд. II Положения, утв. постановлением №148): между субъектами хозяйствования (ФОП и юрлица, в том числе ФОП с ФОП) — до 10 000 грн в день, с физлицами-потребителями — до 50 000 грн в день. Превышение — это уже админответственность, а не вопрос учёта, но фиксировать такие расчёты всё равно нужно.
Первичные документы, подтверждающие доход
Запись в таблице — это хорошо, но на проверке цифру нужно чем-то подтвердить. Каждое поступление должно опираться на первичный документ. Вот как это выглядит по способу оплаты:
| Как поступили деньги | Первичный документ |
|---|---|
| Наличные или карта через POS-терминал | Фискальный чек РРО/ПРРО, Z-отчёт за день |
| Перевод на IBAN (B2B) | Выписка банка + счёт, акт или расходная накладная |
| Оплата через посредника (LiqPay, WayForPay) | Чек ПРРО + отчёт платёжной системы |
| Валюта (ВЭД) | Инвойс, банковская выписка, курс НБУ на дату зачисления |
Первичку нужно хранить в течение всего срока давности — именно за эти периоды ГНС вправе назначить проверку. Выбрасывать договоры и акты «раз квартал закрыт» — типичная ошибка, которая потом стоит доначислений.
Разница для ЕН и общей системы
Здесь и кроется главное недоразумение. Единщик учитывает только доходы — расходы на сумму налога не влияют. А вот ФОП на общей системе ведёт учёт и доходов, и расходов, потому что налог считается с чистого дохода.
| Параметр | ЕН, группы 1–3 | Общая система |
|---|---|---|
| Что учитываем | Только доходы (Г3 — плательщик НДС: доходы и расходы) | Доходы и расходы |
| Форма учёта | Произвольная (таблица, тетрадь, программа); Г3 — плательщик НДС: по типовой форме (приказ Минфина от 30.11.2022 № 405) | По типовой форме (приказ Минфина от 13.05.2021 № 261) |
| Расходы | На налог не влияют | Только документально подтверждённые и связанные с хоздеятельностью (ст. 177.4 НКУ) |
| Налоги | Г1/Г2 — фиксированная ставка ЕН + ВС 864,70 грн/мес; Г3 — ЕН 5% (без НДС) или 3% (с НДС) + ВС 1% дохода. Плюс ЕСВ 22% (не ниже 1 902,34 грн/мес) | НДФЛ 18% + военный сбор 5% + ЕСВ 22% (не ниже 1 902,34 грн/мес) |
| Декларация | Г1/Г2 — в течение 60 к. дн. после года (до 1 марта); Г3 — в течение 40 к. дн. после квартала (пп. 49.18.2 НКУ): Q1 11.05, Q2 10.08, Q3 09.11.2026, Q4 09.02.2027 | Годовая — до 1 мая |
Пример 3 (общая система).За год доходы составили 600 000 грн, документально подтверждённые расходы — 400 000 грн. Чистый доход = 600 000 − 400 000 = 200 000 грн. С него: НДФЛ 200 000 × 18% = 36 000 грн, военный сбор 200 000 × 5% = 10 000 грн, ЕСВ 200 000 × 22% = 44 000 грн. А теперь представьте, что на расходы нет документов: налог пришлось бы считать со всех 600 000 грн. Вот почему на общей системе учёт и первичка расходов — это прямые деньги в вашем кармане.
И ещё нюанс: расходы должны соответствовать вашей деятельности. Если ваши КВЕДыне покрывают направление, по которому вы списываете расходы, ГНС такие расходы снимет. Поэтому учёт расходов всегда сверяйте со своим перечнем КВЕД.
Что показать на проверке ГНС
Когда приходит проверка, инспектор не хочет услышать «я всё помню». Он хочет увидеть документы, подтверждающие каждую цифру. Что стоит иметь наготове:
- Выписки банка за проверяемый период — по всем предпринимательским счетам.
- Ваш журнал или таблицу учёта доходов (и расходов — для общей системы).
- Чеки и Z-отчёты ПРРО, если вы применяете кассу.
- Договоры, счета, акты выполненных работ, расходные накладные.
- Для ВЭД — инвойсы и банковские выписки с датами зачисления.
Чтобы вообще не доводить дело до расхождений, держите сроки под контролем — все даты подачи и уплаты по вашей группе собраны в налоговом календаре.
Если хотите научиться вести учёт доходов и готовить отчётность самостоятельно — я собрала всю систему в курсе «Бухгалтер ФОП с нуля», от первой записи до готовой декларации.