Если вы ФЛП и продаёте товары (одежду, электронику, косметику, продукты, стройматериалы — что угодно физическое) — вам необходим товарный учёт. Это не просто «записывать, что продал», а система, которая позволяет знать: сколько товара есть на складе сейчас, сколько продано, сколько возвращено, какова себестоимость. Без этой системы ФЛП рискует или переплатить налоги, или получить штраф от налоговой за несоответствие данных.
Что такое товарный учёт и зачем он нужен простыми словами?
Товарный учёт — это система регистрации всех движений товаров: поступление (закупка, производство), выбытие (продажа, возврат поставщику, порча, списание), остатки.
Зачем ФЛП это нужно:
- Для правильного начисления ЕН или НДФЛ. Доход ФЛП — это поступления на счёт или в кассу, но расходы на закупку товаров уменьшают облагаемый доход (только для общей системы). Без учёта закупок вы не сможете подтвердить расходы.
- Для ответа на запросы ГНС. Если налоговая спросит: «Почему на счёт пришло 500 тыс. грн, а задекларировано только 400 тыс.?» — объяснение «я вернул товар поставщику» без документов не принимается.
- Для собственного контроля. Без учёта невозможно знать реальную прибыль: можно думать, что заработали 100 тыс., а на самом деле — минус 20 тыс., потому что товар застрял на складе.
С 2022 года ФЛП на ЕН Г2 и Г3, торгующие товарами, обязаны применять РРО или программный ПРРО. Каждая продажа физического товара через кассу — это фискальный чек, который фиксируется в системе ГНС.
Налоговая сравнивает: сумму фискальных чеков с РРО и сумму доходов в декларации. Расхождение — повод для проверки. Поэтому учёт товаров и данные РРО должны совпадать.
Какие документы нужны для товарного учёта?
Каждая операция с товаром должна иметь документальное подтверждение:
- Закупка товара: расходная накладная от поставщика, или товарный чек (если закупаете у ФЛП-физлица), или таможенная декларация (для импорта).
- Продажа товара: фискальный чек через РРО/ПРРО, или расходная накладная (для B2B-продаж — другим предпринимателям).
- Возврат от покупателя: акт возврата, возврат средств через РРО (сторнирование чека).
- Списание испорченного товара: акт списания с причиной (просрочка, повреждение, брак). Без акта — это выбытие товара без объяснения, что может быть расценено как скрытый доход.
- Возврат поставщику: возвратная накладная, акт возврата.
Программы и методы оценки товаров
Когда вы покупаете одинаковый товар по разным ценам (например, трижды заказывали телефоны — по 5 000, 5 200 и 4 800 грн), возникает вопрос: по какой цене списывать проданный товар из запасов? От этого зависит себестоимость продаж и, соответственно, прибыль.
| Метод | Суть | Когда применять |
|---|---|---|
| FIFO (первый пришёл — первый ушёл) | Списываем по цене самой старой партии | Товары со сроком годности, модный ритейл |
| Средневзвешенная цена | Цена = общая стоимость всех остатков / количество | Однородные товары, где партии не различаются |
| Цена продажи (для розницы) | Учёт по цене продажи, с торговой наценкой | Супермаркеты, большой ассортимент |
Для большинства малых ФЛП рекомендуется средневзвешенная цена — она проще всего в расчёте и приемлема для большинства видов товаров.
| Программа | Стоимость | Особенности |
|---|---|---|
| Poster POS | От 0 грн/мес (базовый) | Учёт товаров + ПРРО + аналитика продаж |
| 1С:Підприємство | От 5 000 грн (лицензия) | Полный учёт, подходит для больших объёмов |
| Checkbox | От 0 грн/мес (ПРРО) | Основной акцент на ПРРО, базовый товарный учёт |
| Excel/Google Sheets | Бесплатно | Для очень малого оборота, всё вручную |
Инвентаризация и что проверяет ГНС
Формально ФЛП на ЕН не обязан проводить инвентаризацию по закону — это требование закона о бухгалтерском учёте, который касается юридических лиц. Но на практике:
- Если ГНС сравнит ваши фискальные чеки и задекларированный доход — расхождения объяснять вам. «Не знаю, где товар» — не объяснение.
- Если у вас есть наёмные работники на складе — инвентаризация защищает вас от краж.
- Ежемесячная инвентаризация — это не законодательное требование для ФЛП, но стандартная бизнес-практика.
Чем рискует ФЛП без товарного учёта
Отсутствие учёта товаров напрямую ведёт к финансовым потерям и претензиям налоговой:
- Если выбытие товара (возврат, списание, порча) не подтверждено документами — налоговая может расценить это как скрытый доход и доначислить налог.
- Расхождение между суммой фискальных чеков РРО и задекларированным доходом — повод для проверки и доначислений.
- Без учёта закупок ФЛП на общей системе не сможет подтвердить расходы, а значит — переплатит налог с завышенного дохода.