«Бухгалтер исчез», «я сам вёл учёт и теперь не понимаю, что там», «два года ничего не подавал» — это самые типичные ситуации, с которыми обращаются к нам по восстановлению учёта. Восстановление учёта (или восстановление бухгалтерии) — это процесс реконструкции финансовых записей, исправления ошибок и приведения вашей отчётности в соответствие с реальным состоянием дел.
В этой статье расскажем реальный кейс — как мы восстанавливали учёт ФЛП на общей системе за 18 месяцев, и что грозило предпринимателю до обращения.
Кому нужно восстановление учёта?
Восстановление нужно тогда, когда между тем, что есть в базах ГНС, и тем, что есть на самом деле в вашем бизнесе — большое расхождение. Вот типичные ситуации:
- Бухгалтер уволился (или «исчез») и не передал дела
- ФЛП сам вёл учёт, но не совсем правильно или не вёл вообще
- Перерыв в деятельности: болезнь, декрет, закрытие и повторное открытие ФЛП
- Смена системы налогообложения (например, с ЕН Г3 на общую систему)
- Потеря документов из-за пожара, кражи, переезда или обстрела
- Предыдущий бухгалтер допускал ошибки, которые накопились за годы
Шаг 1 — Аудит текущего состояния: ФЛП Алексей, 18 месяцев без учёта
К нам обратился Алексей — ФЛП на общей системе налогообложения, разработчик программного обеспечения. Ситуация: бухгалтер, которая вела его дела, переехала за границу и просто перестала выходить на связь. Алексей продолжал получать оплаты от иностранных заказчиков (Upwork и прямые контракты), но 18 месяцев не подавал никаких отчётов.
Что выявили при аудите:
- Не подано 6 ежеквартальных отчётов с НДФЛ и ВС (форма 1ДФ)
- Не подано 2 годовых декларации о доходах
- Накопленный долг по ЕСВ — 34 242 грн (18 × 1 902,34 грн)
- Штрафы за несвоевременную подачу — 18 700 грн
- Пеня на долг по ЕСВ — 4 100 грн
Аудит ситуации (1–3 дня). Бухгалтер получает доступ к Кабинету плательщика налогов, просматривает, что и за какие годы подано, что задолжал, какие штрафы уже начислены. Составляется «карта долгов и нарушений».
Шаг 2 — Сбор первичных документов
Сбор документов (3–14 дней). Нужны выписки банка за весь период, договоры, акты, инвойсы. Если документы потеряны — запрашиваем у банка (архив хранится 5 лет), у контрагентов — копии договоров и актов.
Шаг 3 — Исправление ошибок и подача отчётов
Восстановление учёта проходит в несколько этапов реконструкции и исправления:
- Реконструкция доходов и расходов. На основе банковских выписок формируется книга доходов (для ЕН) или реестр доходов и расходов (для общей системы). Каждая транзакция идентифицируется: доход это или возвратная финансовая помощь, какая это услуга, есть ли подтверждающий документ.
- Составление и подача пропущенных отчётов. Каждый пропущенный отчёт подаётся с пометкой «Уточняющий» или «Отчётный новый» с правильными данными. При этом подача после срока — это уже штраф (5% от суммы НДФЛ за каждый месяц просрочки, но не более 25%).
- Уплата долгов с приоритизацией. Не все долги одинаково срочны. ЕСВ и НДФЛ — приоритет, потому что на них накручивается пеня. Штрафы можно иногда обжаловать или получить рассрочку.
- Акт сверки и подтверждение нулевого баланса. Финальный шаг — получение в ГНС акта сверки, где подтверждено, что задолженности нет.
Сколько стоит восстановление учёта?
| Объём работы | Стоимость (ориентировочно) | Сроки |
|---|---|---|
| ФЛП ЕН Г1–2, до 6 месяцев | 3 000–6 000 грн | 5–10 рабочих дней |
| ФЛП ЕН Г3, до 12 месяцев | 6 000–12 000 грн | 10–20 рабочих дней |
| ФЛП общая система, 12–24 месяца | 12 000–25 000 грн | 20–45 рабочих дней |
| ООО, любой срок | От 20 000 грн | От 30 рабочих дней |
В случае Алексея восстановление учёта обошлось в 14 000 грн. Но это позволило уменьшить общую сумму к уплате в бюджет с ~57 000 до ~41 000 грн (часть штрафов удалось обжаловать из-за объективных обстоятельств), и главное — ГНС больше не имеет претензий.
Как избежать необходимости восстановления учёта?
- Подписывайте договор с бухгалтером, где есть пункт о передаче дел при увольнении
- Раз в квартал проверяйте Кабинет плательщика: поданы ли все отчёты, нет ли долгов
- Храните выписки банка (можно в облаке) — это ваш страховой архив
- Не закрывайте письма от ГНС, даже если они кажутся непонятными — обратитесь к бухгалтеру