«Бухгалтер исчез», «я сам вёл учёт и теперь не понимаю, что там», «два года ничего не подавал» — это самые типичные ситуации, с которыми обращаются к нам по восстановлению учёта. Восстановление учёта (или восстановление бухгалтерии) — это процесс реконструкции финансовых записей, исправления ошибок и приведения вашей отчётности в соответствие с реальным состоянием дел.
В этой статье расскажем реальный кейс — как мы восстанавливали учёт ФОП на общей системе за 18 месяцев, и что грозило предпринимателю до обращения.
Кому нужно восстановление учёта?
Восстановление нужно тогда, когда между тем, что есть в базах ГНС, и тем, что есть на самом деле в вашем бизнесе — большое расхождение. Вот типичные ситуации:
- Бухгалтер уволился (или «исчез») и не передал дела
- ФОП сам вёл учёт, но не совсем правильно или не вёл вообще
- Перерыв в деятельности: болезнь, декрет, закрытие и повторное открытие ФОП
- Смена системы налогообложения (например, с ЕН Г3 на общую систему)
- Потеря документов из-за пожара, кражи, переезда или обстрела
- Предыдущий бухгалтер допускал ошибки, которые накопились за годы
Шаг 1 — Аудит текущего состояния: ФОП Алексей, 18 месяцев без учёта
К нам обратился Алексей — ФОП на общей системе налогообложения, разработчик программного обеспечения. Ситуация: бухгалтер, которая вела его дела, переехала за границу и просто перестала выходить на связь. Алексей продолжал получать оплаты от иностранных заказчиков (Upwork и прямые контракты), но 18 месяцев не подавал никаких отчётов.
Что выявили при аудите:
- Не подано 2 годовых декларации об имущественном состоянии и доходах
- Накопленный долг по ЕСВ — 34 242 грн (18 × 1 902,34 грн)
- Штрафы за неподанные декларации — 1 360 грн: 340 грн за первое и 1 020 грн за повторное нарушение в течение года (п. 120.1 НКУ)
- Пеня на долг по ЕСВ — 4 100 грн
Чего в этом кейсе не было и быть не могло — штрафов за неподанные Налоговые расчёты (4ДФ). Обязанность подавать их возникает только у налогового агента (п. 51.1 НКУ), то есть когда вы начисляете или выплачиваете доход наёмным работникам либо другим физлицам. Алексей работал сам и только с иностранными заказчиками — налоговым агентом он не был.
Аудит ситуации (1–3 дня). Бухгалтер получает доступ к Кабинету плательщика налогов, просматривает, что и за какие годы подано, что задолжал, какие штрафы уже начислены. Составляется «карта долгов и нарушений».
Шаг 2 — Сбор первичных документов
Сбор документов (3–14 дней). Нужны выписки банка за весь период, договоры, акты, инвойсы. Если документы потеряны — запрашиваем у банка (архив хранится 5 лет), у контрагентов — копии договоров и актов.
Шаг 3 — Исправление ошибок и подача отчётов
Восстановление учёта проходит в несколько этапов реконструкции и исправления:
- Реконструкция доходов и расходов. На основе банковских выписок формируется учёт доходов в произвольной форме с помесячным отражением (для ЕН групп 1–2 и группы 3 без НДС — п. 296.1 НКУ; типовая форма Книги учёта отменена с 01.01.2021) или учёт доходов и расходов по типовой форме приказа Минфина от 13.05.2021 № 261 (для общей системы и для ЕН группы 3 с НДС). Каждая транзакция идентифицируется: доход это или возвратная финансовая помощь, какая это услуга, есть ли подтверждающий документ.
- Составление и подача пропущенных отчётов.Отчёт, который не подавался вообще, подаётся как «Отчётный» за тот период; если отчёт уже подан, но с ошибками — как «Уточняющий». При этом подача после срока — это уже штраф: 340 грн за каждую неподанную декларацию, а повторно в течение года — 1 020 грн (п. 120.1 НКУ); за Налоговый расчёт по НДФЛ, ВС и ЕСВ — 1 020 грн, повторно в течение года 2 040 грн (п. 119.1 НКУ), причём по позиции ГНС (ЗІР, категория 103.26) на несколько неподанных расчётов накладывают один штраф, а не за каждый период. Отдельно считается штраф за несвоевременную уплату уже согласованной суммы: 5% при задержке до 30 календарных дней и 10% — свыше 30 дней (ст. 124 НКУ).
- Уплата долгов с приоритизацией. Не все долги одинаково срочны. ЕСВ и НДФЛ — приоритет, потому что на них накручивается пеня. Штрафы можно иногда обжаловать или получить рассрочку.
- Акт сверки и подтверждение нулевого баланса. Финальный шаг — получение в ГНС акта сверки, где подтверждено, что задолженности нет.
Сколько стоит восстановление учёта?
| Объём работы | Стоимость (ориентировочно) | Сроки |
|---|---|---|
| ФОП ЕН Г1–2, до 6 месяцев | 3 000–6 000 грн | 5–10 рабочих дней |
| ФОП ЕН Г3, до 12 месяцев | 6 000–12 000 грн | 10–20 рабочих дней |
| ФОП общая система, 12–24 месяца | 12 000–25 000 грн | 20–45 рабочих дней |
| ТОВ, любой срок | От 20 000 грн | От 30 рабочих дней |
В случае Алексея восстановление учёта обошлось в 14 000 грн — это ориентировочная стоимость, она зависит от объёма. Долг по ЕСВ пришлось уплатить полностью: его не списывают и не обжалуют. Но отчётность закрыта, начисление пени остановлено, и главное — ГНС больше не имеет претензий.
Подробное описание самой услуги есть на отдельной странице: восстановление учёта — что входит и цена.
Как избежать необходимости восстановления учёта?
- Подписывайте договор с бухгалтером, где есть пункт о передаче дел при увольнении
- Раз в квартал проверяйте Кабинет плательщика: поданы ли все отчёты, нет ли долгов
- Храните выписки банка (можно в облаке) — это ваш страховой архив
- Не закрывайте письма от ГНС, даже если они кажутся непонятными — обратитесь к бухгалтеру