Питання «що саме треба вести в стоматології» я чую майже щотижня, і майже завжди в ньому змішані три різні речі. Власник каже «облік» і має на увазі декларацію. Бухгалтер каже «облік» і має на увазі проводки. А головний лікар каже «облік» і має на увазі медичну карту.
Це не синоніми. У клініці працюють три різні обліки — податковий, бухгалтерський і медичний. У них різні норми, різні строки зберігання й різні перевіряльники. І найдорожча помилка тут не в декларації: за відсутність третього обліку штрафує не ДПС, а орган ліцензування, і закінчується це не донарахуванням, а зупиненням дії ліцензії. Клініка може бути ідеальною для податкової і при цьому не мати права працювати.
Нижче — що саме веде ФОП-єдинник, чого він не веде (і за що дарма купує програми), що додається в ТОВ, як обліковують матеріали й імпланти і який шар документів взагалі не має стосунку до податків. Про гроші на старті — скільки коштує відкрити стоматологію; про ПДВ у кріслі — окремий розбір чотирьох режимів. Тут — про те, що ви ведете щодня після відкриття.
Три обліки, які плутають між собою
Почнемо з карти. Ось три шари, і в кожного свій господар.
| Облік | Чим встановлений | Хто перевіряє | Наслідок відсутності |
|---|---|---|---|
| Податковий — дохід, декларація, ЄСВ, зарплатні податки | Податковий кодекс України | ДПС | донарахування, штраф, пеня |
| Бухгалтерський — проводки, основні засоби, запаси, фінзвітність | ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV | ДПС — опосередковано, через показники звітності | для ФОП обов’язку немає взагалі; для ТОВ — зняті витрати, спотворена звітність |
| Медичний — первинна облікова медична документація, ЕСОЗ, згоди | Ліцензійні умови провадження господарської діяльності з медичної практики (постанова КМУ від 02.03.2016 № 285), накази МОЗ | орган ліцензування (МОЗ) | порушення умов ліцензування: 17 000–34 000 грн (ст. 164 ч. 1 КУпАП) і зупинення дії ліцензії (ст. 16 ч. 2 п. 2 ЗУ № 222-VIII) |
Тепер головне, заради чого ця таблиця. ФОП-стоматолог на єдиному податку не веде бухгалтерського обліку взагалі — ст. 2 Закону № 996-XIV поширює його на юридичних осіб, підприємець під нього не підпадає. Але медичний шар він веде повністю, нарівні з клінікою на 200 працівників: обов’язок покладено на ліцензіата, а не на форму власності.
Що веде ФОП-єдинник: повний список
Це весь перелік. Не «мінімальний», а весь.
- Облік доходів — у довільній формі, помісячно (п. 296.1 ПКУ). Excel, зошит, застосунок — байдуже. Типова форма Книги обліку скасована, реєструвати нічого не треба. Деталі — у пості про книгу обліку доходів ФОП. Виняток один: ФОП 3 групи, який є платником ПДВ, веде облік доходів і витрат за типовою формою (абз. 2 п. 296.1 ПКУ, форма затверджена наказом Мінфіну від 13.05.2021 № 261).
- ПРРО і Z-звіти. Готівка й еквайринг — це розрахункові операції, медична практика від них не звільнена. Коли РРО потрібен, а коли ні — окремий розбір по 3 групі.
- Декларація платника єдиного податку — щокварталу для 3 групи, наростаючим підсумком; військовий збір показується в тій самій декларації окремим рядком (абз. 3 пп. 1.11 п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ).
- ЄСВ «за себе» — 1 902,34 грн на місяць (22% мінімальної зарплати, ч. 5 ст. 8 ЗУ від 08.07.2010 № 2464-VI), сплата щокварталу до 20 числа місяця, наступного за кварталом (ч. 8 ст. 9).
- Якщо є наймані — трудові договори, табель, зарплата, ПДФО 18%, військовий збір 5%, ЄСВ роботодавця, об’єднана звітність, кадрові накази, військовий облік.
- Документи, що підтверджують дохід — зберігаються не менше 1 095 днів (пп. 44.3.3 п. 44.3 ст. 44 ПКУ). Про строки — окремий розділ нижче, бо саме тут найчастіше плутають.
- Увесь медичний шар — карти, згоди, ЕСОЗ. Розділ нижче.
Групу для клініки практично обирають між 2 і 3. Перша відпадає остаточно: до неї допускають лише роздрібний продаж з торговельних місць на ринках і побутові послуги населенню (пп. 1 п. 291.4 ПКУ), а перелік побутових послуг у п. 291.7 ПКУ вичерпний — медичної практики в ньому немає. Друга група обмежена в тому, кому можна надавати послуги: лише населенню та платникам єдиного податку (пп. 2 п. 291.4 ПКУ). Один договір із заводом на медогляди — і клініка вилітає зі своєї групи. Механіка груп детально розібрана в повному гіді по 3 групі.
Скільки клініка віддає щокварталу — на числах
Ірина, ФОП 3 групи, три крісла. Квартал закрито, виторг 900 000 грн брутто.
| Платіж | Розрахунок | Сума |
|---|---|---|
| Єдиний податок 5% | 900 000 × 5% | 45 000 грн |
| Військовий збір 1% | 900 000 × 1% | 9 000 грн |
| ЄСВ «за себе» | 1 902,34 × 3 | 5 707,02 грн |
| Разом за квартал | — | 59 707,02 грн |
Це 6,63% обороту, а не 6%. Дві ставки з обороту — ще не все, що клініка віддає, і в собівартість послуги закладати треба саме 6,63%.
Чого ФОП-єдинник не веде — і за що дарма платить
Половину дзвінків «підкажіть програму для обліку в клініці» можна закрити цим списком. Ось що ФОП на єдиному податку не зобов’язаний вести.
| Що не потрібно | Чому |
|---|---|
| Бухгалтерський облік, План рахунків, подвійний запис | ст. 2 Закону № 996-XIV — Закон поширюється на юридичних осіб |
| Наказ про облікову політику | похідний від бухобліку, якого підприємець не веде |
| Облік основних засобів і амортизація | НП(С)БО 7 застосовується підприємствами й іншими юридичними особами (п. 2 стандарту) |
| Інвентаризація за офіційним порядком | Положення про інвентаризацію (наказ Мінфіну від 02.09.2014 № 879) застосовується юридичними особами (п. 2 розділу I) |
| Фінансова звітність | складають юридичні особи |
| Документальний облік витрат «для податкової» | податок рахується з доходу (п. 292.1 ПКУ); витрати його не зменшують, тому перевіряти їх нікому |
| Облік товарних запасів для рецепції | обов’язок за п. 12 ст. 3 і санкція за ст. 20 ЗУ від 06.07.1995 № 265/95-ВР не поширюються на ФОП — платника ЄП, не зареєстрованого платником ПДВ |
Останній рядок вимагає уточнення, бо в стоматології він грає. Виняток із того звільнення — технічно складні побутові товари з гарантійним ремонтом, лікарські засоби, вироби медичного призначення та ювелірні вироби. Зубні щітки, пасти й іригатори до жодної з цих категорій не належать: у Переліку технічно складних побутових товарів (постанова КМУ від 16.03.2017 № 231) їх немає. Отже єдинник без ПДВ продає їх на рецепції без обліку запасів. А от якщо клініка почала торгувати лікарськими засобами або виробами медичного призначення — виняток спрацював і облік запасів обов’язковий. Загальні правила — у пості про облік товарів у ФОП.
Що додається, коли клініка — ТОВ
Щойно клініка стає юридичною особою, весь другий шар вмикається — і вмикається незалежно від системи оподаткування. ТОВ на єдиному податку веде повний бухоблік так само, як ТОВ на загальній.
| Напрям | ФОП — платник ЄП | ТОВ |
|---|---|---|
| Бухгалтерський облік | не веде | повний |
| Облік доходу | довільна форма, помісячно (п. 296.1 ПКУ) | у системі бухобліку |
| Наказ про облікову політику | — | обов’язковий: межа малоцінки, метод амортизації, метод вибуття запасів, норми списання, періодичність інвентаризації, власні форми первинки |
| Основні засоби й амортизація | для управління | обов’язково (НП(С)БО 7) |
| Інвентаризація | інструмент власника | за Положенням № 879, з обов’язковими випадками |
| Фінансова звітність | ні | так |
| Строк зберігання первинки | 1 095 днів (пп. 44.3.3 ПКУ) | 1 825 днів (пп. 44.3.2 ПКУ) — навіть на єдиному податку |
| Перевищення річного ліміту на 3 групі | 15% на суму перевищення (пп. 1 п. 293.4 ПКУ) | подвійна ставка — 10% замість 5% або 6% замість 3% (абз. 2 пп. 3 п. 293.8 ПКУ) |
Річну інвентаризацію ТОВ проводить до дати балансу, і строк тут не один, а два (п. 10 розділу I Положення № 879): три місяці — необоротні активи, запаси, заборгованість і зобов’язання, тобто з 1 жовтня; два місяці — незавершені капітальні інвестиції, фінансові інвестиції та грошові кошти, тобто з 1 листопада. Крім річної, інвентаризація обов’язкова при зміні матеріально відповідальної особи, виявленні крадіжки чи псування, після пожежі або заливу, за приписом уповноваженого органу і при припиненні підприємства.
Коли має сенс переходити з ФОП на ТОВ і що при цьому реально змінюється — окремий розбір переходу. Якщо сама фраза «бухгалтерський облік» досі звучить абстрактно, почніть з базового пояснення, що це таке.
Матеріали: три кошики й норма, якої немає в жодному наказі МОЗ
Це та частина, якою стоматологія відрізняється від будь-якого іншого малого бізнесу. Кожна покупка клініки потрапляє в один із трьох кошиків, і різниця не в тому, дорого це чи дешево, а в тому, коли вартість покупки стає витратою.
| Кошик | Що це в клініці | Критерій | Як списується |
|---|---|---|---|
| Основні засоби | установка, рентген, автоклав, компресор | служить понад рік і коштує понад 20 000 грн | поступово, через амортизацію |
| Малоцінні необоротні матеріальні активи | наконечники, скалер, лампа, меблі, комп’ютер | служить понад рік, коштує до 20 000 грн | 50%/50% або 100% у першому місяці |
| Запаси | бори, файли, ЗІЗ, пломбувальні матеріали, анестетики | служить менше року або витрачається | на витрати в момент передачі в роботу |
Межа 20 000 грн зі строком служби понад рік — це податкове визначення основного засобу, пп. 14.1.138 п. 14.1 ст. 14 ПКУ. У бухгалтерському обліку межу встановлює сама клініка: останній абзац п. 5 НП(С)БО 7 дозволяє підприємству встановлювати вартісні ознаки предметів, що входять до складу малоцінних необоротних матеріальних активів, і робиться це наказом про облікову політику. На практиці ставлять ті самі 20 000 грн, щоб не вести два обліки. Але поки рішення не записане наказом, межі у вас формально немає взагалі.
І окремо про бланки, бо це джерело зайвої паніки. Типові форми МШ-2, МШ-4, МШ-8 (малоцінка), М-11 і М-12 (переміщення й складський облік) скасовані наказом Державної служби статистики України від 22.10.2021 № 266. Обов’язкових бланків більше немає: форми клініка розробляє сама, а дійсність їм дає ч. 2 ст. 9 Закону № 996-XIV. Шість обов’язкових реквізитів розібрані в пості що таке первинний документ — не переказую їх тут. Скажу лише про дві дрібниці, на яких сиплються самороблені бланки: пишуть посаду й забувають прізвище відповідальної особи (саме через це акт визнають неналежно оформленим), і переносять зі старих зразків рядок «місце складання» як обов’язковий, хоча його прибрали з переліку реквізитів ще у 2017 році.
Норма на послугу: хто її встановлює
Питання власника завжди одне: «а хто мені скаже, скільки грамів композиту йде на пломбу?». Відповідь: ніхто ззовні. Держава норм витрачання матеріалів для приватної стоматології не встановлює — чинного акта МОЗ чи Кабінету Міністрів із такими нормами немає. Норму встановлює сама клініка наказом, у вигляді калькуляційної карти послуги, і збирає її з чотирьох джерел: документація виробника, фактичний вимір на 10–20 однакових процедурах, ресурс багаторазового інструмента (бор витримує 5 процедур — у карту йде 0,2 шт.) і дані медичної інформаційної системи.
Ось готова карта на лікування карієсу однієї поверхні:
| Матеріал | Од. | Норма | Ціна, грн | Сума, грн |
|---|---|---|---|---|
| Анестетик (карпула) | шт. | 1,0 | 38,00 | 38,00 |
| Голка одноразова | шт. | 1,0 | 9,00 | 9,00 |
| Композит | г | 0,3 | 120,00 | 36,00 |
| Бонд (адгезив) | мл | 0,1 | 90,00 | 9,00 |
| Матриця, клин | компл. | 1,0 | 14,00 | 14,00 |
| Бор (за ресурсом) | шт. | 0,2 | 65,00 | 13,00 |
| Одноразовий набір, ЗІЗ, серветки | компл. | 1,0 | 45,00 | 45,00 |
| Разом на одну послугу | 164,00 | |||
Ціни в карті — ринковий орієнтир на серпень 2026, а не норма: коли постачальник змінює прайс, карту перераховують. Для ТОВ наказ про норми — це підстава списати матеріали в бухобліку. Для ФОП-єдинника жодної податкової ролі карта не має, і фразу «карта захистить вас під час перевірки» я до підприємця не вживаю. Йому вона потрібна для іншого — щоб знати собівартість і не поставити ціну, яка не покриває матеріали.
Одне порівняння на місяць, яке показує шістдесят тисяч на рік
Клініка на два крісла, вересень: 120 лікувань карієсу, 34 пульпіти, 46 професійних гігієн. Норми з карт — 164,00, 415,00 і 96,00 грн.
- Нормативне списання: 120 × 164,00 = 19 680,00 · 34 × 415,00 = 14 110,00 · 46 × 96,00 = 4 416,00 → разом 38 206,00 грн
- Фактичний рух складу (залишок на початок + надходження − залишок на кінець): 43 500,00 грн
- Відхилення: 43 500,00 − 38 206,00 = 5 294,00 грн, або 13,9%
- За рік: 5 294,00 × 12 = 63 528,00 грн
Шістдесят три тисячі — це вартість третини стоматологічної установки, яка зникає непомітно, по п’ять тисяч на місяць. Ніхто нічого не крав: частина норм занижена (файлів на пульпіт іде більше, ніж записано в карті), частина матеріалу йде на переробки без запису в карті пацієнта. Але поки ці дві суми не поставили поруч, у клініки не було навіть питання. Відхилення в межах кількох відсотків — робоча похибка; стабільні 10–15% — сигнал.
Порівнювати треба по клініці в цілому, а не по одній послузі: склад не знає, на кого пішла карпула. І зберігати матеріал треба за правилом FEFO — first expired, first out: у роботу першим іде те, у чого раніше спливає строк придатності. Прострочене списують актом і утилізують як медичні відходи, а не «дотягують потихеньку», бо оплачуєте його ви, а не постачальник.
Імпланти: простежуваність, яка справді є вимогою
Через чотири роки після імплантації пацієнтка приходить із проблемою. Того року виробник відкликав одну партію — це буває в будь-якої системи. Питання одне: чи був її імплант із тієї партії. Відповідь є рівно тоді, коли хтось у день операції переписав номер партії з наліпки в її карту.
Тут треба чітко розділити два шари, бо їх постійно подають як один.
Шар перший — обов’язок за законом. Ліцензіат зобов’язаний вести первинну облікову медичну документацію і працювати з електронною системою охорони здоров’я (пп. 31 п. 13 Ліцензійних умов, постанова КМУ № 285). Основний документ у стоматології — медична карта стоматологічного хворого форми № 043/о (наказ МОЗ від 14.02.2012 № 110). Втручання описують так, щоб було зрозуміло, що саме зроблено пацієнту, — а для імплантації це означає систему, розмір, партію й серійний номер вживленого виробу. Запис партії в карту — це і є законна простежуваність, і вона однаково стосується ТОВ та підприємця.
Шар другий — практика, якої закон не вимагає. Окремий журнал обліку імплантів і «імплантологічний паспорт» пацієнту український нормативний акт не вимагає. Картка імплантованого виробу є в європейському Регламенті 2017/745, який в Україні поки не запроваджено; наш Технічний регламент щодо медичних виробів (постанова КМУ від 02.10.2013 № 753) адресований виробнику, імпортеру та уповноваженому представнику, а не клініці — він зобов’язує нанести номер партії або серійний номер на етикетку (п. 44), і не встановлює жодної вимоги до закладу, який виріб імплантує.
| Дата | Карта № | Система / розмір | Партія | Серійний номер | Зуб | Лікар |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 14.08.2026 | 1024 | XY 4,0 × 10 | LOT-77812 | SN-4410233 | 46 | Петров П. П. |
Порахуємо різницю. Клініка закупила партію LOT-77812: 10 імплантів по 9 500 грн. Шість установили, чотири лежать на складі. Виробник відкликає партію.
- З журналом: пошук за колонкою «Партія» — 10 хвилин. Шість номерів карт, шість адресних дзвінків. Чотири складські імпланти повертають постачальнику за актом: 4 × 9 500 = 38 000 грн.
- Без журналу: складські знайдуться (партія написана на коробці), а встановлені шість шукати ніде. Перебрати 640 медичних карт за 14 місяців по 3 хвилини — це 32 години роботи адміністратора. Адміністратор з нарахованою зарплатою 18 000 грн коштує клініці 18 000 × 1,22 = 21 960 грн на місяць разом з ЄСВ, тобто 21 960 ÷ 168 = 130,71 грн за годину; 32 × 130,71 = 4 182,72 грн.
- А якщо номерів немає і в картах — доведеться викликати всіх, кому ставили імпланти цієї системи: 23 людини замість шести. Сімнадцять зайвих оглядів по пів години крісла, приблизно 400 грн кожен — 6 800 грн.
Ціна відсутньої колонки: 4 182,72 + 6 800 = 10 982,72 грн прямих витрат за один день — і жодної гарантії, що знайшли всіх. Ціни імплантів і зарплатні орієнтири тут ринкові, станом на серпень 2026, а не норма.
Первинка: 1 095 днів для ФОП, 1 825 для юридичної особи
Строки зберігання встановлює п. 44.3 ст. 44 ПКУ, і їх чотири, а не один. Це місце, де помиляються найчастіше — і помилка коштує не штрафу, а знятих витрат.
| Група документів | Строк | Норма |
|---|---|---|
| Документи для контролю за ст. 39, 39-2 і п. 141.4 ПКУ | 2 555 днів | пп. 44.3.1 |
| Первинні документи, регістри бухобліку, фінансова звітність юридичних осіб, у тому числі на спрощеній системі | 1 825 днів | пп. 44.3.2 |
| Інші документи — сюди потрапляє ФОП | 1 095 днів | пп. 44.3.3 |
| Документи за іншим законодавством, включно з дозвільними | 1 095 днів | пп. 44.3.4 |
Читається це так: клініка-ТОВ зберігає первинку п’ять років навіть на єдиному податку; три роки — це строк для підприємця. Відлік іде з дня подання звітності, для складення якої використано документ, а якщо її не подано — з граничного строку подання.
Що буває, коли ці два числа переплутати:
- ТОВ на єдиному податку. Декларацію за I квартал 2026 подано 11.05.2026 (граничний день 10.05 — неділя, тому переноситься за п. 49.20 ПКУ).
- Строк за пп. 44.3.2 — 1 825 днів, тобто документи мають лежати до 10.05.2031.
- Директорка знищує їх у травні 2029 — «минуло три роки».
- Перевірка 2030 року: витрати на матеріали й зуботехніку за 2026 рік — 214 000 грн — підтвердити нічим. За п. 44.6 ПКУ вважається, що документів не було й на час складення звітності.
- Донараховано податок на прибуток 214 000 × 18% = 38 520 грн; штраф 10% за заниження зобов’язання (п. 123.1 ПКУ) = 3 852 грн; штраф за незабезпечення зберігання (п. 121.1 ПКУ) = 1 020 грн.
- Разом 43 392 грн — за папку, яку викинули на два роки раніше.
Штраф за дострокове знищення сам по собі невеликий — 1 020 грн, повторно протягом року 2 040 грн (п. 121.1 ПКУ). Дорога частина — саме п. 44.6.
Акт, чек і довідка: кому що видавати
Пацієнту-фізособі акт наданих послуг не потрібен: підтвердженням є договір, запис у картці й фіскальний чек — виконавець зобов’язаний видати розрахунковий документ, що засвідчує факт надання послуги (ст. 10 ч. 8 ЗУ від 12.05.1991 № 1023-XII). Юридичній особі акт обов’язковий — без нього компанія не має підстав ані для оплати, ані для витрат. Критичне в такому акті: жодних діагнозів і прізвищ пацієнтів, це лікарська таємниця; формулювання загальні — «профілактичний огляд», «санація порожнини рота», кількість і сума. Рядок «без ПДВ» має називати підставу, а не висіти без пояснення.
Медична документація: третій облік, за який штрафує не ДПС
Ось шар, з якого ми почали. Він не має жодного стосунку до податків, і саме тому його пропускають.
| Документ | Чим затверджений | Що важливо |
|---|---|---|
| Медична карта стоматологічного хворого, ф. № 043/о | наказ МОЗ від 14.02.2012 № 110 (пп. 1.18 п. 1) | форма чинна; електронний запис її не скасував. Зберігається 5 років у реєстратурі закладу |
| Медична карта ортодонтичного пацієнта, ф. № 043-1/о | наказ МОЗ від 29.05.2013 № 435 | це інший наказ; на руки пацієнту не видається взагалі |
| Інформована добровільна згода, ф. № 003-6/о | той самий наказ МОЗ № 110 (пп. 1.39 п. 1) у редакції наказу МОЗ від 09.12.2020 № 2837 | засвідчується підписами лікуючого лікаря і пацієнта, підшивається до медичної документації |
| Електронні медичні записи в ЕСОЗ | Порядок, затверджений наказом МОЗ від 28.02.2020 № 587 | вносяться в день надання послуги (п. 19), підписуються електронним підписом (п. 21), виправляються новим записом із відміткою про відміну попереднього (п. 23) |
Записи вносять у день прийому. Найдорожча помилка — порожній щоденник: «пацієнт прийшов, полікували» без опису для суду означає, що не робили нічого. Друга за поширеністю — не зібраний алергологічний анамнез: якщо станеться реакція на анестетик, це буде перше питання. Виправлення на папері роблять закресленням із написом «виправленому вірити», підписом і датою; коректором замазувати не можна. В електронній системі — тільки новим записом, початковий зміст зберігається й не підлягає видаленню.
ЕСОЗ — це ліцензійна умова, і не з 2026 року
Ліцензійні умови зобов’язують кожного ліцензіата — і ТОВ, і ФОП, із договором з НСЗУ чи без нього — зареєструватися в Реєстрі суб’єктів господарювання центральної бази даних електронної системи охорони здоров’я (пп. 30 п. 13) і забезпечити роботу з ЕСОЗ, зокрема внесення первинної облікової медичної документації (пп. 31 п. 13).
І це не «ще одна програма», а статус документа: медичні записи, внесені до Реєстру медичних записів, є первинною обліковою медичною документацією в електронній формі (п. 11 Порядку, наказ МОЗ № 587).
Що клініка зобов’язана вивісити — і чого не треба
Перелік короткий і фіксований: п. 19 Ліцензійних умов, за кожним місцем провадження практики, у доступному для споживача місці — три позиції: копія ліцензії (лише якщо її отримано на паперовому носії), інформація про режим роботи й про медичних працівників, перелік послуг із зазначенням вартості. Плюс вивіска або інформаційна табличка біля входу (пп. 1 п. 13). Паперову книгу скарг і пропозицій заводити не треба: обов’язкове ведення скасовано постановою КМУ від 06.03.2019 № 168.
Персональні дані: формальність, за яку реально штрафують
Дані про стан здоров’я — особлива категорія персональних даних, і з ними пов’язана одна дія, яку пропускають майже всі. Володілець зобов’язаний повідомити Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини про обробку, яка становить особливий ризик, — упродовж 30 робочих днів з дня початку такої обробки(ст. 9 ч. 1 ЗУ від 01.06.2010 № 2297-VI). Дані про стан здоров’я прямо названі в переліку такої обробки (п. 1.2 Порядку, затвердженого наказом Уповноваженого від 08.01.2014 № 1/02-14), і винятку для медичної практики там немає.
- ФОП з ліцензією окрему відповідальну особу не призначає: підприємці, у тому числі лікарі з ліцензією, особисто забезпечують захист персональних даних, якими володіють (ст. 24 ч. 4 ЗУ № 2297-VI).
- Юридична особа визначає структурний підрозділ або відповідальну особу й повідомляє про неї Уповноваженого — заявою упродовж 30 днів з дня призначення (ст. 24 ч. 2 ЗУ № 2297-VI; п. 5.2 Порядку).
- Про кожну зміну відомостей повідомляють упродовж 10 робочих днів (ст. 9 ч. 3).
Санкція за неповідомлення або несвоєчасне повідомлення — ст. 188-39 ч. 1 КУпАП: на громадян 1 700–3 400 грн, на посадових осіб і громадян — суб’єктів підприємницької діяльності 3 400–6 800 грн. Це, до речі, єдина формальність із усього «пакета персональних даних», за яку в цій сфері штрафують прямо.
Чим це закінчується, якщо медичного шару немає
Провадження медичної практики з порушенням умов ліцензування — це штраф 17 000–34 000 грн (ст. 164 ч. 1 КУпАП; при повторі протягом року 34 000–85 000 грн за ч. 2). Але дорожча частина не в грошах. Орган ліцензування видає розпорядження про усунення порушень, а за його невиконання — зупиняє дію ліцензії повністю або частково (ст. 16 ч. 2 п. 2 ЗУ від 02.03.2015 № 222-VIII); відновлення дії ліцензії вимагає документа про сплату штрафу за КУпАП (ст. 16 ч. 7). Наступний крок після зупинення — анулювання.
Місячний ритм: три цифри, які мають зійтися
Уся система вище тримається на одній щомісячній перевірці, яка ловить одразу три різні проблеми — крадіжку на рецепції, заниження доходу і помилку в декларації. Виторг у медичній інформаційній системі, сума Z-звітів і надходження на рахунок мають зійтися.
Жовтень: виторг у МІС — 418 000 грн, сума Z-звітів — 418 000 грн, надійшло на рахунок — 402 300 грн. Розбіжність 15 700 грн. Розбираємо до нуля:
- готівка за 30 і 31 жовтня, здана до банку 3 листопада — 8 200 грн;
- еквайринг за 31 жовтня, зарахований 3 листопада — 5 400 грн;
- комісія еквайра 1,5% від карткового обороту 140 000 грн — 2 100 грн.
8 200 + 5 400 + 2 100 = 15 700 грн, розбіжність закрита повністю. Якби зійшлося лише на 9 000, решта 6 700 грн означала б або гроші, які не пройшли через касу, або гроші, які не дійшли до банку — і розбиратися з ними треба до подання декларації, а не після.
| Коли | Що зробити |
|---|---|
| Щодня | закрити зміну Z-звітом, занести первинку в систему |
| До 5 числа | передати документи за минулий місяць, скласти акт списання матеріалів |
| У день виплати зарплати | перерахувати утримані ПДФО 18% і військовий збір 5% — це той самий день, а не 20 число (пп. 168.1.2 ПКУ); з готівки з каси — не пізніше трьох банківських днів (пп. 168.1.4 ПКУ) |
| До 20 числа | сплатити ЄСВ за працівників за минулий місяць (ч. 8 ст. 9 ЗУ № 2464-VI) |
| Щомісяця | звірити три цифри, порівняти нормативне списання з фактичним рухом складу |
| Щокварталу | декларація ЄП 3 групи з військовим збором окремим рядком, об’єднана звітність |
| Щороку | інвентаризація, фінансова звітність (ТОВ), перегляд норм і калькуляційних карт |
Плутанина між днем виплати зарплати і 20 числом — найдешевший спосіб отримати пеню. Як рахувати саму зарплату — у пості про розрахунок зарплати найманому працівнику.
Скільки коштує це вести
Три моделі, і вибирають між ними за числами, а не за відчуттям.
- Веду сам. Кабінет на одне крісло без працівників цілком може вести облік самостійно перші місяці. Коштує це вашого часу й ціни помилки.
- Штатний бухгалтер. Оклад 25 000 грн + ЄСВ 22% = 5 500 грн → 30 500 грн на місяць, тобто 366 000 грн на рік, і це без відпускних і заміни на час хвороби.
- Аутсорс. Фіксована плата за договором, із заміною й відповідальністю. У мене ФОП 3 групи — від 3 500 грн/міс, клініка-ТОВ — від 7 500 грн/міс. Точне число називаю після 30-хвилинної розмови, бо на нього впливають чотири речі: система оподаткування, кількість працівників, обсяг первинки на місяць і наявність ПДВ.
Клініка з найманими працівниками сама облік уже не веде — там зарплата, ЄСВ, ПДФО, військовий збір і строки, на яких одна помилка коштує дорожче за все річне обслуговування. Неоформлений працівник — це 86 470 грн штрафу за кожного (10 мінімальних зарплат, абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП; для єдинників груп 1–3 за перше порушення — попередження). Одна така помилка з’їдає і штатного бухгалтера, і аутсорс разом.