«А скільки реально коштує найманий, якщо я хочу платити йому 20 тисяч на руки?» — це питання я чую щотижня з 1999 року. Відповідь не складна, але потребує чіткої арифметики, бо «на руки», «нарахована» і «повна вартість для роботодавця» — це три різні цифри. Нижче — повний алгоритм: 23% утримання з зарплати працівника (ПДФО 18% + ВЗ 5%) + 22% ЄСВ зверху від роботодавця, мінімум МЗП 8 647 грн, КБК для платіжок і п'ять конкретних прикладів від мінімалки до 100 000 грн.
Скільки податків з зарплати — підсумок 2026
Зарплата найманого працівника у ФОП (і у ТОВ — однакові правила) обкладається трьома платежами:
| Платіж | Ставка | Хто платить | База | КБК |
|---|---|---|---|---|
| ПДФО | 18% | Утримується з працівника | Нарахована зарплата | 11010100 |
| ВЗ (військовий збір) | 5% | Утримується з працівника | Нарахована зарплата | 11011000 |
| ЄСВ | 22% | Нараховує роботодавець ЗВЕРХУ | Нарахована, але мінімум МЗП | 71010000 |
Запам'ятайте правило 23 + 22: 23% «знімається» з зарплати (ПДФО 18 + ВЗ 5), 22% «додається» зверху для роботодавця (ЄСВ). Тобто на руки працівнику йде 77% від нарахованого, а повна вартість для роботодавця — 122% від нарахованого.
Крок 1: Визначити нараховану зарплату (мінімум МЗП 8 647)
«Нарахована зарплата» (брутто) — це сума у трудовому договорі, наказі про прийняття на роботу і табелі обліку робочого часу. Це відправна точка усіх розрахунків.
Мінімум — 8 647 грн на повну ставку
З 1 січня 2026 МЗП в Україні становить 8 647 грн на місяць (ЗУ «Про Держбюджет 2026»). Менше платити можна тільки при неповній зайнятості:
- 0,5 ставки (20 годин/тиждень) — мінімум 4 323,50 грн
- 0,25 ставки (10 годин/тиждень) — мінімум 2 161,75 грн
- За погодинною оплатою — мінімум 52 грн/година (погодинна МЗП на 2026)
З яких складових складається нарахована зарплата
- Оклад/тарифна ставка — основна частина.
- Доплати — за нічну роботу, шкідливі умови, кваліфікацію.
- Надбавки — за стаж, інтенсивність праці.
- Премії — щомісячні, квартальні, річні.
- Відпускні і компенсації за невикористану відпустку — нараховуються як зарплата.
Крок 2: Розрахувати утримання ПДФО 18% + ВЗ 5%
Утримання — це те, що ви як роботодавець забираєте з нарахованої зарплати і перераховуєте до бюджету замість працівника. Сам працівник цих грошей «не бачить».
Формули
- ПДФО = Нарахована × 0,18
- ВЗ = Нарахована × 0,05
- На руки (нетто) = Нарахована − ПДФО − ВЗ = Нарахована × 0,77
Приклад розрахунку утримань
Нараховано 15 000 грн.
- ПДФО: 15 000 × 18% = 2 700 грн
- ВЗ: 15 000 × 5% = 750 грн
- На руки: 15 000 − 2 700 − 750 = 11 550 грн
Крок 3: Нарахувати ЄСВ 22% роботодавця
ЄСВ — це єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування. Його платить роботодавець ЗВЕРХУ зарплати, з власної кишені. Це не утримання з працівника. У страхових цілях ЄСВ формує майбутню пенсію працівника, лікарняні, декретні.
Формули
- ЄСВ = max(Нарахована × 0,22; 1 902,34)
- 1 902,34 грн = 22% × МЗП 8 647 = мінімум на повну ставку
Приклади ЄСВ
- Зарплата 15 000 → ЄСВ 15 000 × 22% = 3 300 грн (вище мінімуму)
- Зарплата 8 647 (МЗП) → ЄСВ 8 647 × 22% = 1 902,34 грн (рівно мінімум)
- Зарплата 5 000 (неповна ставка 0,6) → ЄСВ розраховується 5 000 × 22% = 1 100, але доплачується до мінімуму = 1 902,34 грн, бо за ч. 5 ст. 8 ЗУ №2464 базу порівнюють з МЗП, якщо це основне місце роботи і працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць (або відпрацював усі робочі дні за графіком). Для зовнішнього сумісника і для місяця прийняття/звільнення не з першого/останнього робочого дня мінімум не застосовується — ЄСВ 22% з фактичної суми
Крок 4: Порівняти брутто, нетто і повну вартість
Три цифри, які треба розуміти і вміти швидко рахувати у голові:
| Поняття | Формула | Хто бачить |
|---|---|---|
| Брутто (нарахована) | Сума у договорі | Бачать обидві сторони |
| Нетто (на руки) | Брутто × 0,77 | Бачить працівник |
| Повна вартість для роботодавця | Брутто × 1,22 | Бачить ФОП-роботодавець |
| Дельта брутто → повна | Брутто × 0,22 (ЄСВ) | Прихований податок з боку роботодавця |
| Дельта брутто → нетто | Брутто × 0,23 (ПДФО+ВЗ) | Прихований податок з боку працівника |
5 прикладів розрахунку від МЗП до 100 000 грн
Приклад 1 — мінімальна зарплата 8 647 грн
Найманий на повній ставці з зарплатою у розмірі МЗП.
- Нараховано: 8 647 грн
- ПДФО: 8 647 × 18% = 1 556,46 грн
- ВЗ: 8 647 × 5% = 432,35 грн
- На руки: 8 647 − 1 556,46 − 432,35 = 6 658,19 грн
- ЄСВ роботодавця: 8 647 × 22% = 1 902,34 грн (рівно мінімум)
- Повна вартість для ФОП: 8 647 + 1 902,34 = 10 549,34 грн
Тобто щоб «офіційно» оформити людину на МЗП, у бюджет ФОП треба закласти ~10 550 грн/міс. Із них працівник побачить лише 6 658 грн.
Приклад 2 — зарплата 15 000 грн
Типова зарплата касира, адміністратора, продавця у регіонах.
- Нараховано: 15 000 грн
- ПДФО: 15 000 × 18% = 2 700 грн
- ВЗ: 15 000 × 5% = 750 грн
- На руки: 15 000 − 2 700 − 750 = 11 550 грн
- ЄСВ: 15 000 × 22% = 3 300 грн
- Повна вартість: 15 000 + 3 300 = 18 300 грн
Приклад 3 — зарплата 25 000 грн
Менеджер, бухгалтер у малому бізнесі, кваліфікований продавець.
- Нараховано: 25 000 грн
- ПДФО: 25 000 × 18% = 4 500 грн
- ВЗ: 25 000 × 5% = 1 250 грн
- На руки: 25 000 − 4 500 − 1 250 = 19 250 грн
- ЄСВ: 25 000 × 22% = 5 500 грн
- Повна вартість: 25 000 + 5 500 = 30 500 грн
Приклад 4 — зарплата 50 000 грн
Junior/Middle розробник, керівник відділу.
- Нараховано: 50 000 грн
- ПДФО: 50 000 × 18% = 9 000 грн
- ВЗ: 50 000 × 5% = 2 500 грн
- На руки: 50 000 − 9 000 − 2 500 = 38 500 грн
- ЄСВ: 50 000 × 22% = 11 000 грн
- Повна вартість: 50 000 + 11 000 = 61 000 грн
Приклад 5 — зарплата 100 000 грн
Senior розробник, директор, рідкісний випадок для класичного ФОП-роботодавця.
- Нараховано: 100 000 грн
- ПДФО: 100 000 × 18% = 18 000 грн
- ВЗ: 100 000 × 5% = 5 000 грн
- На руки: 100 000 − 18 000 − 5 000 = 77 000 грн
- ЄСВ: 100 000 × 22% = 22 000 грн
- Повна вартість: 100 000 + 22 000 = 122 000 грн
Зведена порівняльна таблиця
| Брутто | ПДФО 18% | ВЗ 5% | На руки | ЄСВ 22% | Повна вартість |
|---|---|---|---|---|---|
| 8 647 | 1 556,46 | 432,35 | 6 658,19 | 1 902,34 | 10 549,34 |
| 15 000 | 2 700 | 750 | 11 550 | 3 300 | 18 300 |
| 25 000 | 4 500 | 1 250 | 19 250 | 5 500 | 30 500 |
| 50 000 | 9 000 | 2 500 | 38 500 | 11 000 | 61 000 |
| 100 000 | 18 000 | 5 000 | 77 000 | 22 000 | 122 000 |
КБК і строки сплати
Кожен платіж іде на окремий рахунок ДКСУ за своїм КБК. Помилка в КБК = гроші «зависають» на іншому рахунку, формується «борг» по правильному. Дедлайн «20 числа» — це строк ЄСВ, а не ПДФО і ВЗ: не переносьте його на податки із зарплати. З 01.07.2026 змінилися рахунки для сплати військового збору — реквізити звіряйте на день платежу в розділі «Бюджетні рахунки» на tax.gov.ua.
| Платіж | КБК | Строк сплати |
|---|---|---|
| ПДФО з зарплати | 11010100 | День виплати на картку (пп. 168.1.2 ПКУ); готівкою з каси — 3 банківські дні після дня виплати (пп. 168.1.4); нараховано, але не виплачено — 30 к.д. після закінчення місяця нарахування (пп. 168.1.5) |
| ВЗ з зарплати | 11011000 | Ті самі строки, що й для ПДФО (пп. 1.4 п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ — сплата в порядку ст. 168 ПКУ) |
| ЄСВ роботодавця | 71010000 | Під час кожної виплати, але в будь-якому разі не пізніше 20 числа наступного місяця (ч. 8 ст. 9 ЗУ №2464-VI) |
Усі дедлайни в одному календарі — бухгалтерський календар 2026. Деталі по об'єднаній звітності 4ДФ — у моєму гіді Як заповнити 4ДФ ФОП з найманими: інструкція 2026. Загальний контекст по найманим у ФОП — ФОП з найманим працівником.
Типові помилки при розрахунку зарплати
- Платять «на руки» суму без перерахунку у брутто. Найчастіша помилка ФОП-початківців: «домовились на 15 000» — а потім дивляться, що в звіті ця сума показана як нарахована, ПДФО+ВЗ зняли «зверху», працівник отримав 11 550 і обурився. Правильно: домовляйтесь у брутто або одразу перераховуйте назад: 15 000 на руки = 19 481 нарахована.
- Старий ВЗ 1,5% замість 5%. З 1 грудня 2024 року ставка зросла до 5%. Шаблони у 1С, M.E.Doc, Vchasno мали оновитись автоматично — перевірте.
- Зарплата нижче МЗП на повній ставці. 17 294 грн штрафу за кожного працівника + донарахування ПДФО+ВЗ+ЄСВ до МЗП.
- ЄСВ нараховують на «нетто», а не на «брутто». ЄСВ 22% — від нарахованої (брутто), не від виплаченої. Якщо в звіт йде нараховано 20 000 — ЄСВ 4 400, навіть якщо на руки видали 15 400.
- Сплатили ПДФО, але забули ВЗ. Це два різні платежі з різними КБК. ВЗ часто забувають, бо до 2014 його взагалі не було, а до 2024 він був 1,5% — невелика сума, яку «прощали».
- Дотягнули ЄСВ до мінімуму в місяці прийняття/звільнення. Якщо працівника прийнято не з першого робочого дня місяця або звільнено не останнім робочим днем, ЄСВ = 22% від фактично нарахованої зарплати, без дотягування до 1 902,34 грн. Приклад: у місяці 22 робочі дні, оклад 8 647 грн, відпрацьовано 10 днів → зарплата 8 647 ÷ 22 × 10 = 3 930,45 грн, ЄСВ = 864,70 грн. Нарахувати 1 902,34 грн — це переплата 1 037,64 грн за одного працівника.
- Не нарахували ЄСВ на лікарняні і відпускні. І лікарняні, і відпускні є складовими заробітної плати, тому в додатку 4ДФ ідуть з ознакою доходу 101 (а не 127 чи 128) і теж є базою ЄСВ. Ознака 128 — це державна і соціальна матеріальна допомога, зокрема допомога по вагітності та пологах: ПДФО і ВЗ з неї не утримують, але базою ЄСВ вона є — її розподіляють помісячно, і за позицією ДПС за «недотягнутий» повний місяць донараховують до 1 902,34 грн.
Якщо ви плануєте розширити команду — почніть з огляду єдиного податку 2026, щоб оцінити, на якій групі вам вигідніше працювати з найманими, і паралельно з ЄСВ 2026 для ФОП.