Як заповнити обʼєднану звітність 4ДФ ФОП з найманими — інструкція 2026

Це найчастіша квартальна процедура для ФОП з найманими — і одночасно та, в якій ФОП помиляються найчастіше. Об'єднана звітність 4ДФ замінила з 2021 року окремі звіти: 1ДФ (ПДФО і ВЗ) та звіт з ЄСВ (форма Д4). Тепер один файл, основна частина плюс додатки, один дедлайн — протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу. За 27 років практики я подала тисячі таких звітів і знаю усі типові «грабки». Нижче — реальна покрокова інструкція 2026 року з кодами ознак, КБК і прикладами для ФОП з найманим за трудовим договором + одним контрагентом за ГПХ.

Що таке 4ДФ і коли подавати у 2026

4ДФ (повна назва — «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску») — це звіт, який подає кожний податковий агент: ФОП з найманими, ТОВ з персоналом, нотаріус, адвокат-самозайнятий. Форма затверджена наказом Мінфіну №4 від 13.01.2015 — у редакції наказу Мінфіну №243 від 07.05.2026, чинній з 17.07.2026.

Коли подавати — дедлайни 2026

Хто зобов'язаний подавати

• ФОП будь-якої групи (Г1, Г2, Г3, загальна) з щонайменше одним найманим за трудовим договором.
• ФОП, який протягом кварталу зробив виплату за договором ГПХ фізособі-непідприємцю (підряд, разові послуги, авторський договір).
• ФОП, який сплатив оренду майна фізособі (приміщення, авто) — це теж дохід фізособи, з якого ви як орендар утримуєте ПДФО+ВЗ.

Не подають: ФОП без найманих, без виплат фізособам за ЦПД і без оренди майна у фізосіб. Якщо ваш контрагент-виконавець — інший ФОП, податки з нього ви не утримуєте, але за позицією ДПС таку виплату все одно показують у додатку 4ДФ з ознакою доходу 157 («Дохід, виплачений самозайнятій особі») — за умови, що він надав документи про держреєстрацію.

Базовий контекст про роботу з найманими — у моєму гіді ФОП з найманим працівником: повний посібник. Якщо вам спочатку потрібно розрахувати саму зарплату — починайте з Як ФОП розрахувати зарплату найманому 2026.

Крок 1: Дані працедавця (заголовна частина)

Це найпростіша частина — реквізити вашого ФОП як податкового агента. Заповнюється раз і потім тільки звіряється у наступних звітах.

Поля заголовної частини

• Тип звіту: «Звітний» (перший звіт за період), «Звітний новий» (виправлення до граничного строку), «Уточнюючий» (виправлення після граничного строку).
• Звітний період: рік + квартал (наприклад, 2026 + 2 квартал).
• Найменування податкового агента: Прізвище Ім'я По-батькові ФОП повністю.
• Податковий номер (ІПН): 10-значний код фізособи.
• КОАТУУ / Кодифікатор адмінтер. одиниць: код за місцем реєстрації ФОП.
• Кількість працівників: середньооблікова кількість штатних працівників за квартал.
• Кількість працюючих за ГПХ: якщо є — окремо.

Крок 2: Реєстр найманих з кодами ознак ПДФО (додаток 4ДФ)

Це серце звіту. Тут ви розписуєте по кожній фізособі: скільки нарахували, скільки утримали ПДФО і ВЗ, скільки виплатили. Один рядок = одна виплата з однією ознакою доходу. Якщо найманому за квартал ви нарахували зарплату і відпускні — це один рядок з ознакою 101, бо відпускні входять до складу заробітної плати; окремий рядок потрібен лише тоді, коли ознака доходу інша (наприклад, 102 за ЦПД або 128 за допомогою по вагітності та пологах).

Таблиця кодів ознак доходу — найчастіші у 2026

Що заповнюємо у кожному рядку додатка 4ДФ

1. № запису — наскрізна нумерація.
2. Податковий номер (РНОКПП) — 10-значний код фізособи-одержувача.
3. Сума нарахованого доходу (гр. 3а) — повна сума «брутто», без вирахування ПДФО, ВЗ і страхових внесків.
4. Сума виплаченого доходу (гр. 3) — фактично виплачений дохід, теж повною сумою, без вирахування податків. Менше за гр. 3а вона буває лише тоді, коли частину нарахованого ще не виплатили. Сума «на руки» у 4ДФ не показується взагалі.
5. Сума утриманого ПДФО (гр. 4а/4) — 18% від нарахованого.
6. Сума утриманого ВЗ (гр. 5а/5) — 5% від нарахованого.
7. Код ознаки доходу — з таблиці вище (101, 102, 128, 157 тощо).
8. Дата прийняття на роботу — для коду 101.
9. Дата звільнення — заповнюється тільки якщо найманий звільнився у звітному кварталі.

Крок 3: Військовий збір 5% (графи 5а/5 додатка 4ДФ)

З 1 грудня 2024 року ВЗ із зарплати виріс з 1,5% до 5%. Це найбільша зміна 2024–2026 у частині 4ДФ. Військовий збір показується по кожній фізособі в тому самому додатку 4ДФ:

• Сума нарахованого доходу, з якого утримується ВЗ (гр. 3а).
• Сума утриманого ВЗ — 5% від нарахованого (гр. 5а).
• Сума перерахованого ВЗ (гр. 5) — сплата за КБК 11011000.

Розрахунок ВЗ — приклад

Найманий з зарплатою 15 000 грн/міс. За квартал (3 місяці) нараховано 45 000 грн. ВЗ = 45 000 × 5% = 2 250 грн за квартал. Сплачується щомісячно при виплаті: січень 750 грн, лютий 750 грн, березень 750 грн. У графі «Утримано ВЗ» за квартал — 2 250 грн.

Крок 4: ЄСВ 22% (додаток Д1)

Додаток Д1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» — це колишній звіт з ЄСВ (форма Д4), тепер інтегрований у Податковий розрахунок. Показуються нарахування ЄСВ помісячно по кожній застрахованій особі, включно з виплатами за ЦПД.

Ключові правила ЄСВ 2026

• Ставка: 22% від нарахованого доходу (без утримання з працівника — це чисто навантаження роботодавця).
• Мінімум: 1 902,34 грн/міс (22% × МЗП 8 647) — донараховується, якщо це основне місце роботи, працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць (або відпрацював усі робочі дні за графіком) і нарахована зарплата менша за 8 647 грн (ч. 5 ст. 8 ЗУ №2464).
• Коли мінімум НЕ застосовується: зовнішній сумісник, місяць прийняття не з першого робочого дня чи звільнення не останнім робочим днем, повний місяць без нарахувань (тоді ЄСВ = 0), ставка 8,41% за працівника з інвалідністю.
• Виняток для ЦПД: на винагороду фізособі-непідприємцю за цивільно-правовим договором нараховується 22% без мінімального обмеження МЗП — на фактичну суму. На виплати ФОП (ознака 157) ЄСВ не нараховується взагалі — він сплачує його за себе сам.
• КБК ЄСВ за робітників: 71010000 (не плутати з ЄСВ ФОП за себе — 71040000).
• Дедлайн сплати: до 20-го числа місяця, наступного за нарахуванням.

Що заповнюємо у додатку Д1

1. Рядок на кожен місяць по кожній застрахованій особі — РНОКПП, місяць, база нарахування, сума ЄСВ.
2. Код категорії застрахованої особи — окремо для штатних найманих і для працюючих за ЦПД.
3. Кількість календарних днів перебування у трудових відносинах у звітному місяці.
4. Загальна база нарахування і сума нарахованого ЄСВ — підсумки, що переносяться в основну частину Розрахунку.

Крок 5: Подати через M.E.Doc / Vchasno / Електронний кабінет

4ДФ подається лише в електронному вигляді. Паперові звіти не приймаються з 2021 року. Потрібен КЕП (кваліфікований електронний підпис) ФОП.

Послідовність подачі через Електронний кабінет

1. Авторизуйтеся на cabinet.tax.gov.ua за КЕП.
2. Розділ «Введення звітності» → «Створити документ» → форма F0500111 (для ФОП; для юросіб — J0500111).
3. Заповніть заголовну частину і потрібні додатки (Д1, 4ДФ, за потреби Д5) згідно з вашими даними.
4. Натисніть «Перевірити» — система покаже арифметичні і логічні помилки.
5. Виправте помилки → «Підписати КЕП» → «Відправити».
6. Збережіть квитанцію №1 (про отримання) і дочекайтеся квитанції №2 (про прийняття або відмову з причиною).

Усі дедлайни роботодавця і ФОП в одному календарі — бухгалтерський календар 2026. Контекст квартальних строків — у моєму огляді Податкові квартали в Україні 2026.

Типові помилки і штрафи

1. Подача пізніше 40 календарних днів після кварталу (11 травня, 10 серпня, 9 листопада, 9 лютого) — штраф 1 020 грн (повторно 2 040 грн).
2. Старий ВЗ 1,5% замість 5% — донарахування + 10% штрафу (звичайне; 25% — за доведеного умислу, ст. 123 ПКУ).
3. Не показали ГПХ-винагороду — найчастіше при разових послугах. ДПС зіставляє ваш банк-витяг із 4ДФ. Якщо у банку платіж фізособі є, а в звіті ні — питання + донарахування.
4. Зарплата нижче МЗП — порушення статті 31 ЗУ «Про оплату праці». Штраф 17 294 грн (2 МЗП) за кожного працівника. Якщо у вас працівник на 0,5 ставки і ЗП 6 000 грн — у звіті вкажіть нараховану 4 323,50 (0,5 МЗП) + доплату до повної ставки. Але ЄСВ донараховується до мінімуму 1 902,34 грн (на повну МЗП) — якщо це основне місце роботи і працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць.
5. Невірний код ознаки — наприклад, код 101 замість 102 для ЦПД з фізособою або 157 замість 102. Технічно це різні податкові режими: ЄСВ за ЦПД нараховується без мінімуму, за зарплатою — з мінімумом МЗП, а на виплату ФОП (157) ЄСВ не нараховується взагалі.
6. Не подали звіт «нульовий» — якщо у кварталі найманий працював, але не отримав виплат (відпустка без збереження ЗП), все одно треба подати звіт з нульовими нарахуваннями. Інакше — штраф 1 020 грн.
7. Не вказали дату звільнення — якщо працівник звільнився у кварталі, обов'язково вкажіть дату у відповідній графі. Без цього ДПС вважає, що він і далі працює, і нараховує мінімальні зобов'язання.

Реальні приклади заповнення

Приклад 1: ФОП на 3 групі, 1 найманий-продавець, повний квартал

Ірина — ФОП Г3, магазин одягу, наймана Олена (продавець, ставка 12 000 грн/міс). За Q2 2026 (квітень-червень):

• Нараховано зарплати: 12 000 × 3 = 36 000 грн
• ПДФО утримано: 36 000 × 18% = 6 480 грн (КБК 11010100)
• ВЗ утримано: 36 000 × 5% = 1 800 грн (КБК 11011000)
• ЄСВ нараховано: 36 000 × 22% = 7 920 грн (КБК 71010000). Перевірка мінімуму: 12 000 ≥ МЗП 8 647 — ОК.
• «На руки» Олена за квартал: 36 000 − 6 480 − 1 800 = 27 720 грн
• Повна вартість для Ірини: 36 000 + 7 920 = 43 920 грн за квартал

У додатку 4ДФ — один рядок з ознакою 101: гр. 3а = 36 000,00 і гр. 3 = 36 000,00 (дохід показується повністю, без вирахування податків), гр. 4 = 6 480,00 ПДФО, гр. 5 = 1 800,00 ВЗ. У додатку Д1 — три помісячні рядки на загальну суму ЄСВ 7 920 грн.

Приклад 2: ФОП на 2 групі, наймана + ГПХ-фрілансер

Олег — ФОП Г2, кав'ярня. Найманий бариста Тарас (МЗП 8 647 грн/міс) + одноразовий ГПХ-договір з фотографом Іваном на 5 000 грн у травні.

• Зарплата Тараса за квартал: 8 647 × 3 = 25 941 грн → ПДФО 4 669,38 + ВЗ 1 297,05 + ЄСВ 5 707,02 (мінімум дотримано). Код ознаки 101.
• ЦПД з Іваном (фізособа-непідприємець): нараховано 5 000 грн → ПДФО 900 + ВЗ 250 + ЄСВ 1 100 (22% без мінімуму). «На руки» Івану 3 850. Ознака доходу 102. Якби фотограф був ФОП і надав документи про держреєстрацію — ознака 157, без утримання ПДФО/ВЗ і без ЄСВ.
• У додатку 4ДФ — два рядки: Тарас (ознака 101), Іван (ознака 102). У гр. 3а/3 по Івану — 5 000,00, а не 3 850.
• Разом утримано ВЗ 1 297,05 + 250 = 1 547,05 грн.
• У додатку Д1 — загальний ЄСВ 5 707,02 + 1 100 = 6 807,02 грн.

Приклад 3: ФОП з найманим, який звільнився у середині кварталу

Андрій — ФОП на загальній системі. Найманий Петро з зарплатою 25 000 грн/міс звільнився 15 травня 2026. У травні відпрацював 11 робочих днів з 20, отримав компенсацію за 7 днів невикористаної відпустки.

• Квітень: повний місяць — 25 000 грн (ПДФО 4 500, ВЗ 1 250, ЄСВ 5 500).
• Травень: 25 000 × 11/20 = 13 750 грн зарплати + 5 700 грн компенсації за відпустку = 19 450 грн.
• ПДФО за травень: 19 450 × 18% = 3 501. ВЗ: 19 450 × 5% = 972,50. ЄСВ: 19 450 × 22% = 4 279.
• Червень: нуль (Петро вже звільнений).
• У додатку 4ДФ — рядок з нарахованим 25 000 + 19 450 = 44 450 грн, ознака 101, у графі «Дата звільнення» — 15.05.2026. Дату звільнення дублюють у додатку Д5.

Якщо ви тільки плануєте взяти першого найманого — почніть з гіда по оформленню найманого працівника і паралельно з огляду ЄСВ 2026 для ФОП.