Це найчастіша квартальна процедура для ФОП з найманими — і одночасно та, в якій ФОП помиляються найчастіше. Об'єднана звітність 4ДФ замінила з 2021 року три окремих звіти: 1ДФ (ПДФО), ЄСВ-форму Д4 і звіт по ВЗ. Тепер один файл, чотири розділи, один дедлайн — 10-го числа місяця після кварталу. За 26 років практики я подала тисячі таких звітів і знаю усі типові «грабки». Нижче — реальна покрокова інструкція 2026 року з кодами ознак, КБК і прикладами для ФОП з найманим за трудовим договором + одним контрагентом за ГПХ.
Що таке 4ДФ і коли подавати у 2026
4ДФ (повна назва — «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску») — це єдиний квартальний звіт, який подає кожний податковий агент: ФОП з найманими, ТОВ з персоналом, нотаріус, адвокат-самозайнятий. Базується на наказі Мінфіну №4 від 13.01.2015 у редакції від 15.12.2020.
Коли подавати — дедлайни 2026
| Квартал | Період даних | Дедлайн подачі | Дедлайн сплати утримань |
|---|---|---|---|
| Q1 2026 | січень-березень 2026 | 10 травня 2026 | під час виплати зарплати (щомісяця) |
| Q2 2026 | квітень-червень 2026 | 10 серпня 2026 | під час виплати зарплати |
| Q3 2026 | липень-вересень 2026 | 10 листопада 2026 | під час виплати зарплати |
| Q4 2026 | жовтень-грудень 2026 | 10 лютого 2027 | під час виплати зарплати |
Хто зобов'язаний подавати
- ФОП будь-якої групи (Г1, Г2, Г3, загальна) з щонайменше одним найманим за трудовим договором.
- ФОП, який протягом кварталу зробив виплату за договором ГПХ фізособі-непідприємцю (підряд, разові послуги, авторський договір).
- ФОП, який сплатив оренду майна фізособі (приміщення, авто) — це теж дохід фізособи, з якого ви як орендар утримуєте ПДФО+ВЗ.
Не подають: ФОП без найманих, без виплат фізособам за ГПХ і без оренди майна у фізосіб. Якщо ваш єдиний контрагент-виконавець — інший ФОП, у 4ДФ його не показуєте.
Базовий контекст про роботу з найманими — у моєму гіді ФОП з найманим працівником: повний посібник. Якщо вам спочатку потрібно розрахувати саму зарплату — починайте з Як ФОП розрахувати зарплату найманому 2026.
Крок 1: Дані працедавця (Розділ I)
Це найпростіший розділ — реквізити вашого ФОП як податкового агента. Заповнюється раз і потім тільки звіряється у наступних звітах.
Поля Розділу I
- Тип звіту: «Звітний» (перший звіт за період), «Звітний новий» (виправлення до граничного строку), «Уточнюючий» (виправлення після граничного строку).
- Звітний період: рік + квартал (наприклад, 2026 + 2 квартал).
- Найменування податкового агента: Прізвище Ім'я По-батькові ФОП повністю.
- Податковий номер (ІПН): 10-значний код фізособи.
- КОАТУУ / Кодифікатор адмінтер. одиниць: код за місцем реєстрації ФОП.
- Кількість працівників: середньооблікова кількість штатних працівників за квартал.
- Кількість працюючих за ГПХ: якщо є — окремо.
Крок 2: Реєстр найманих з кодами ознак ПДФО (Розділ II)
Це серце звіту. Тут ви розписуєте по кожній фізособі: скільки нарахували, скільки утримали ПДФО, скільки виплатили. Один рядок = одна виплата одного типу. Якщо найманому за квартал ви нарахували зарплату (код 101) і виплатили відпускні (код 128) — це два окремі рядки.
Таблиця кодів ознак доходу — найчастіші у 2026
| Код | Тип доходу | ПДФО | ВЗ | ЄСВ |
|---|---|---|---|---|
| 101 | Заробітна плата за трудовим договором | 18% | 5% | 22% (не нижче МЗП) |
| 127 | Лікарняні (за рахунок роботодавця перші 5 днів + ФСС) | 18% | 5% | 22% (на роботодавчу частину) |
| 128 | Відпускні (щорічна, додаткова, навчальна) | 18% | 5% | 22% |
| 157 | Винагорода за договором ГПХ (підряд, послуги) | 18% | 5% | 22% (без мінімуму МЗП) |
| 106 | Орендна плата фізособі за майно | 18% | 5% | — |
| 110 | Допомога на лікування | 0% (необкладається) | 0% | — |
| 117 | Матдопомога нецільова до 4 240 грн/рік | 0% у межах ліміту | 0% у межах | — |
| 126 | Додаткове благо (подарунки, цінні призи) | 18% з ¬-натурального коеф. | 5% | — |
Що заповнюємо у кожному рядку Розділу II
- № запису — наскрізна нумерація.
- Податковий номер (РНОКПП) — 10-значний код фізособи-одержувача.
- Сума нарахованого доходу — повна сума «брутто» (до утримань).
- Сума виплаченого доходу — фактично виплачено за квартал (може бути менше нарахованого — якщо у вас залишилась невиплачена зарплата).
- Сума утриманого ПДФО — 18% від нарахованого.
- Код ознаки доходу — з таблиці вище (101, 127, 128, 157 тощо).
- Дата прийняття на роботу — для коду 101.
- Дата звільнення — заповнюється тільки якщо найманий звільнився у звітному кварталі.
Крок 3: Військовий збір 5% (Розділ III)
З 1 грудня 2024 року ВЗ із зарплати виріс з 1,5% до 5%. Це найбільша зміна 2024–2026 у частині 4ДФ. У Розділі III ви показуєте загальні суми по всіх найманих:
- Загальна сума нарахованого доходу, з якого утримується ВЗ.
- Сума утриманого ВЗ — 5% від нарахованого.
- Сума виплаченого доходу.
- Сума перерахованого ВЗ до бюджету — за КБК 11011000.
Розрахунок ВЗ — приклад
Найманий з зарплатою 15 000 грн/міс. За квартал (3 місяці) нараховано 45 000 грн. ВЗ = 45 000 × 5% = 2 250 грн за квартал. Сплачується щомісячно при виплаті: січень 750 грн, лютий 750 грн, березень 750 грн. У Розділі III у графі «Утримано» — 2 250 грн.
Крок 4: ЄСВ 22% (Розділ IV)
Розділ IV — це колишній звіт ЄСВ-Д4, тепер інтегрований в 4ДФ. Показуються нарахування і сплата ЄСВ за квартал по всіх найманих, включно з виплатами за ГПХ.
Ключові правила ЄСВ 2026
- Ставка: 22% від нарахованого доходу (без утримання з працівника — це чисто навантаження роботодавця).
- Мінімум: ЄСВ не може бути менше ніж 1 902,34 грн/міс (22% × МЗП 8 647). Якщо зарплата нижче МЗП — ЄСВ доплачується до мінімуму.
- Виняток для ГПХ: на винагороду за договором ГПХ нараховується 22% без мінімального обмеження МЗП — на фактичну суму.
- КБК ЄСВ за робітників: 71010000 (не плутати з ЄСВ ФОП за себе — 71040000).
- Дедлайн сплати: до 20-го числа місяця, наступного за нарахуванням.
Що заповнюємо у Розділі IV
- Кількість застрахованих осіб — окремо штатні наймані і працюючі за ГПХ.
- Загальна сума нарахованого доходу для ЄСВ — база нарахування.
- Сума ЄСВ нарахованого — 22% від бази.
- Сума ЄСВ сплаченого — фактично перераховано до бюджету.
- Рядки по кожному застрахованому — РНОКПП, нарахування, ЄСВ окремо.
Крок 5: Подати через M.E.Doc / Vchasно / Електронний кабінет
4ДФ подається лише в електронному вигляді. Паперові звіти не приймаються з 2021 року. Потрібен КЕП (кваліфікований електронний підпис) ФОП.
| Канал | Вартість | Особливості |
|---|---|---|
| Електронний кабінет ДПС (cabinet.tax.gov.ua) | Безкоштовно | Форма J0500106. Усе заповнюється вручну. Без шаблонів і автозаповнення. |
| M.E.Doc | ~3 600 грн/рік | Інтеграція з обліком, автозаповнення з табелю, перевірка помилок. Стандарт для ТОВ. |
| Vchasno.Звіт | від 2 400 грн/рік | Хмарний сервіс, підходить ФОП з 1–5 найманими. |
| Соната | ~3 000 грн/рік | Десктопна, схожа на M.E.Doc, дешевша. |
| FREDO ДокМен | безкоштовно | Безкоштовний редактор XML-звітів, підпис і відправка вручну в кабінет ДПС. |
Послідовність подачі через Електронний кабінет
- Авторизуйтеся на cabinet.tax.gov.ua за КЕП.
- Розділ «Введення звітності» → «Створити документ» → форма J0500106.
- Заповніть Розділи I–IV згідно з вашими даними.
- Натисніть «Перевірити» — система покаже арифметичні і логічні помилки.
- Виправте помилки → «Підписати КЕП» → «Відправити».
- Збережіть квитанцію №1 (про отримання) і дочекайтеся квитанції №2 (про прийняття або відмову з причиною).
Усі дедлайни роботодавця і ФОП в одному календарі — бухгалтерський календар 2026. Контекст квартальних строків — у моєму огляді Податкові квартали в Україні 2026.
Типові помилки і штрафи
- Подача після 10 числа — штраф 1 020 грн (повторно 2 040 грн).
- Старий ВЗ 1,5% замість 5% — донарахування + 25% штрафу.
- Не показали ГПХ-винагороду — найчастіше при разових послугах. ДПС зіставляє ваш банк-витяг із 4ДФ. Якщо у банку платіж фізособі є, а в звіті ні — питання + донарахування.
- Зарплата нижче МЗП — порушення статті 31 ЗУ «Про оплату праці». Штраф 25 941 грн (3 МЗП) за кожного працівника. Якщо у вас працівник на 0,5 ставки і ЗП 6 000 грн — у звіті вкажіть нараховану 4 323,50 (0,5 МЗП) + доплату до повної ставки. Але ЄСВ нараховується мінімум 1 902,34 грн (на повну МЗП).
- Невірний код ознаки — наприклад, код 101 замість 157 для ГПХ. Технічно це різні податкові режими. ЄСВ для ГПХ нараховується без мінімуму, а для зарплати — з мінімумом МЗП.
- Не подали звіт «нульовий» — якщо у кварталі найманий працював, але не отримав виплат (відпустка без збереження ЗП), все одно треба подати звіт з нульовими нарахуваннями. Інакше — штраф 1 020 грн.
- Не вказали дату звільнення — якщо працівник звільнився у кварталі, обов'язково вкажіть дату у відповідній графі. Без цього ДПС вважає, що він і далі працює, і нараховує мінімальні зобов'язання.
Реальні приклади заповнення
Приклад 1: ФОП на 3 групі, 1 найманий-продавець, повний квартал
Ірина — ФОП Г3, магазин одягу, наймана Олена (продавець, ставка 12 000 грн/міс). За Q2 2026 (квітень-червень):
- Нараховано зарплати: 12 000 × 3 = 36 000 грн
- ПДФО утримано: 36 000 × 18% = 6 480 грн (КБК 11010100)
- ВЗ утримано: 36 000 × 5% = 1 800 грн (КБК 11011000)
- ЄСВ нараховано: 36 000 × 22% = 7 920 грн (КБК 71010000). Перевірка мінімуму: 12 000 ≥ МЗП 8 647 — ОК.
- «На руки» Олена за квартал: 36 000 − 6 480 − 1 800 = 27 720 грн
- Повна вартість для Ірини: 36 000 + 7 920 = 43 920 грн за квартал
У Розділі II — один рядок з кодом 101. У Розділі III — 1 800 грн ВЗ. У Розділі IV — 7 920 грн ЄСВ.
Приклад 2: ФОП на 2 групі, наймана + ГПХ-фрілансер
Олег — ФОП Г2, кав'ярня. Найманий бариста Тарас (МЗП 8 647 грн/міс) + одноразовий ГПХ-договір з фотографом Іваном на 5 000 грн у травні.
- Зарплата Тараса за квартал: 8 647 × 3 = 25 941 грн → ПДФО 4 669,38 + ВЗ 1 297,05 + ЄСВ 5 707,02 (мінімум дотримано). Код ознаки 101.
- ГПХ Івану: нараховано 5 000 грн → ПДФО 900 + ВЗ 250 + ЄСВ 1 100 (22% без мінімуму). «На руки» Івану 3 850. Код ознаки 157.
- У Розділі II — два рядки: Тарас (код 101), Іван (код 157).
- У Розділі III — загальний ВЗ 1 297,05 + 250 = 1 547,05 грн.
- У Розділі IV — загальний ЄСВ 5 707,02 + 1 100 = 6 807,02 грн.
Приклад 3: ФОП з найманим, який звільнився у середині кварталу
Андрій — ФОП на загальній системі. Найманий Петро з зарплатою 25 000 грн/міс звільнився 15 травня 2026. У травні відпрацював 11 робочих днів з 20, отримав компенсацію за 7 днів невикористаної відпустки.
- Квітень: повний місяць — 25 000 грн (ПДФО 4 500, ВЗ 1 250, ЄСВ 5 500).
- Травень: 25 000 × 11/20 = 13 750 грн зарплати + 5 700 грн компенсації за відпустку = 19 450 грн.
- ПДФО за травень: 19 450 × 18% = 3 501. ВЗ: 19 450 × 5% = 972,50. ЄСВ: 19 450 × 22% = 4 279.
- Червень: нуль (Петро вже звільнений).
- У Розділі II — рядок з нарахованим 25 000 + 19 450 = 44 450 грн, код 101, у графі «Дата звільнення» — 15.05.2026.
Якщо ви тільки плануєте взяти першого найманого — почніть з гіда по оформленню найманого працівника і паралельно з огляду ЄСВ 2026 для ФОП.