Это самая частая квартальная процедура для ФОП с наёмными — и одновременно та, в которой ФОП ошибаются чаще всего. Объединённая отчётность 4ДФ заменила с 2021 года отдельные отчёты: 1ДФ (НДФЛ и ВС) и отчёт по ЕСВ (форма Д4). Теперь один файл, основная часть плюс приложения, один дедлайн — в течение 40 календарных дней после окончания квартала. За 27 лет практики я подала тысячи таких отчётов и знаю все типичные «грабли». Ниже — реальная пошаговая инструкция 2026 года с кодами признаков, КБК и примерами для ФОП с наёмным по трудовому договору + одним подрядчиком по ГПХ.
Что такое 4ДФ и когда подавать в 2026
4ДФ (полное название — «Налоговый расчёт сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса») — это отчёт, который подаёт каждый налоговый агент: ФОП с наёмными, ТОВ с персоналом, нотариус, адвокат-самозанятый. Форма утверждена приказом Минфина №4 от 13.01.2015 — в редакции приказа Минфина №243 от 07.05.2026, действующей с 17.07.2026.
Когда подавать — дедлайны 2026
| Квартал | Период данных | Дедлайн подачи | Дедлайн оплаты удержаний |
|---|---|---|---|
| Q1 2026 | январь-март 2026 | 11 мая 2026 | при выплате зарплаты (ежемесячно) |
| Q2 2026 | апрель-июнь 2026 | 10 августа 2026 | при выплате зарплаты |
| Q3 2026 | июль-сентябрь 2026 | 9 ноября 2026 | при выплате зарплаты |
| Q4 2026 | октябрь-декабрь 2026 | 9 февраля 2027 | при выплате зарплаты |
Кто обязан подавать
- ФОП любой группы (Г1, Г2, Г3, общая) с как минимум одним наёмным по трудовому договору.
- ФОП, который в течение квартала сделал выплату по договору ГПХ физлицу-непредпринимателю (подряд, разовые услуги, авторский договор).
- ФОП, который оплатил аренду имущества физлицу (помещение, авто) — это тоже доход физлица, с которого вы как арендатор удерживаете НДФЛ+ВС.
Не подают: ФОП без наёмных, без выплат физлицам по ГПД и без аренды имущества у физлиц. Если ваш контрагент-исполнитель — другой ФОП, налоги с него вы не удерживаете, но по позиции ГНС такую выплату всё равно показывают в приложении 4ДФ с признаком дохода 157 («Доход, выплаченный самозанятому лицу») — при условии, что он предоставил документы о госрегистрации.
Базовый контекст по работе с наёмными — в моём гиде ФОП с наёмным работником: полное руководство. Если вам сначала нужно рассчитать саму зарплату — начинайте с Как ФОП рассчитать зарплату наёмному 2026.
Шаг 1: Данные работодателя (заглавная часть)
Это самая простая часть — реквизиты вашего ФОП как налогового агента. Заполняется один раз и потом только сверяется в следующих отчётах.
Поля заглавной части
- Тип отчёта: «Отчётный» (первый отчёт за период), «Отчётный новый» (исправление до предельного срока), «Уточняющий» (исправление после предельного срока).
- Отчётный период: год + квартал (например, 2026 + 2 квартал).
- Наименование налогового агента: Фамилия Имя Отчество ФОП полностью.
- Налоговый номер (ИНН): 10-значный код физлица.
- КОАТУУ / Кодификатор адмтерр. единиц: код по месту регистрации ФОП.
- Количество работников: среднеучётная численность штатных работников за квартал.
- Количество работающих по ГПХ: если есть — отдельно.
Шаг 2: Реестр наёмных с кодами признаков НДФЛ (приложение 4ДФ)
Это сердце отчёта. Здесь вы расписываете по каждому физлицу: сколько начислили, сколько удержали НДФЛ и ВС, сколько выплатили. Одна строка = одна выплата с одним признаком дохода. Если наёмному за квартал вы начислили зарплату и отпускные — это одна строка с признаком 101, потому что отпускные входят в состав заработной платы; отдельная строка нужна лишь тогда, когда признак дохода другой (например, 102 по ГПД или 128 по пособию по беременности и родам).
Таблица кодов признаков дохода — самые частые в 2026
| Код | Тип дохода | НДФЛ | ВС | ЕСВ |
|---|---|---|---|---|
| 101 | Заработная плата — включая отпускные и больничные у обычного работодателя (это составляющие зарплаты) | 18% | 5% | 22% (не ниже МЗП) |
| 102 | Выплаты по гражданско-правовому договору физлицу-непредпринимателю (подряд, услуги) | 18% | 5% | 22% (без минимума МЗП) |
| 157 | Доход, выплаченный самозанятому лицу — ФОП или лицу с независимой профдеятельностью | не удерживается (при наличии документов о госрегистрации) | не удерживается | — |
| 128 | Государственная и социальная материальная помощь — в частности пособие по беременности и родам | 0% (пп. 165.1.1 НКУ) | 0% | 22% (пособие по беременности и родам — база ЕСВ) |
| 127 | Прочие доходы — в частности больничные гиг-специалистов резидентов Дія.City и зарплатные выплаты, начисленные после увольнения | 18% | 5% | зависит от вида выплаты |
| 106 | Арендная плата физлицу за имущество | 18% | 5% | — |
| 110 | Помощь на лечение | 0% (не облагается) | 0% | — |
| 117 | Матпомощь нецелевая до 4 660 грн/год | 0% в пределах лимита | 0% в пределах | — |
| 126 | Дополнительное благо (подарки, ценные призы) | 18% с натуральным коэф. | 5% | — |
Что заполняем в каждой строке приложения 4ДФ
- № записи — сквозная нумерация.
- Налоговый номер (РНОКПП) — 10-значный код физлица-получателя.
- Сумма начисленного дохода (гр. 3а) — полная сумма «брутто», без вычета НДФЛ, ВС и страховых взносов.
- Сумма выплаченного дохода (гр. 3) — фактически выплаченный доход, тоже полной суммой, без вычета налогов. Меньше гр. 3а она бывает лишь тогда, когда часть начисленного ещё не выплатили. Сумма «на руки» в 4ДФ не показывается вообще.
- Сумма удержанного НДФЛ (гр. 4а/4) — 18% от начисленного.
- Сумма удержанного ВС (гр. 5а/5) — 5% от начисленного.
- Код признака дохода — из таблицы выше (101, 102, 128, 157 и т.д.).
- Дата принятия на работу — для кода 101.
- Дата увольнения — заполняется только если наёмный уволился в отчётном квартале.
Шаг 3: Военный сбор 5% (графы 5а/5 приложения 4ДФ)
С 1 декабря 2024 года ВС с зарплаты вырос с 1,5% до 5%. Это самое большое изменение 2024–2026 в части 4ДФ. Военный сбор показывается по каждому физлицу в том же приложении 4ДФ:
- Сумма начисленного дохода, с которого удерживается ВС (гр. 3а).
- Сумма удержанного ВС — 5% от начисленного (гр. 5а).
- Сумма перечисленного ВС (гр. 5) — уплата по КБК 11011000.
Расчёт ВС — пример
Наёмный с зарплатой 15 000 грн/мес. За квартал (3 месяца) начислено 45 000 грн. ВС = 45 000 × 5% = 2 250 грн за квартал. Платится ежемесячно при выплате: январь 750 грн, февраль 750 грн, март 750 грн. В графе «Удержано ВС» за квартал — 2 250 грн.
Шаг 4: ЕСВ 22% (приложение Д1)
Приложение Д1 «Сведения о начислении заработной платы (дохода, денежного обеспечения) застрахованным лицам» — это бывший отчёт по ЕСВ (форма Д4), теперь интегрированный в Налоговый расчёт. Показываются начисления ЕСВ помесячно по каждому застрахованному лицу, включая выплаты по ГПД.
Ключевые правила ЕСВ 2026
- Ставка: 22% от начисленного дохода (без удержания с работника — это чисто нагрузка работодателя).
- Минимум: 1 902,34 грн/мес (22% × МЗП 8 647) — доначисляется, если это основное место работы, работник состоял в трудовых отношениях полный календарный месяц (или отработал все рабочие дни по графику) и начисленная зарплата меньше 8 647 грн (ч. 5 ст. 8 ЗУ №2464).
- Когда минимум НЕ применяется: внешний совместитель, месяц приёма не с первого рабочего дня либо увольнения не последним рабочим днём, полный месяц без начислений (тогда ЕСВ = 0), ставка 8,41% за работника с инвалидностью.
- Исключение для ГПД: на вознаграждение физлицу-непредпринимателю по гражданско-правовому договору начисляется 22% без минимального ограничения МЗП — на фактическую сумму. На выплаты ФОП (признак 157) ЕСВ не начисляется вообще — он платит его за себя сам.
- КБК ЕСВ за работников: 71010000 (не путать с ЕСВ ФОП за себя — 71040000).
- Дедлайн оплаты: до 20-го числа месяца, следующего за начислением.
Что заполняем в приложении Д1
- Строка на каждый месяц по каждому застрахованному лицу — РНОКПП, месяц, база начисления, сумма ЕСВ.
- Код категории застрахованного лица — отдельно для штатных наёмных и для работающих по ГПД.
- Количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях в отчётном месяце.
- Общая база начисления и сумма начисленного ЕСВ — итоги, которые переносятся в основную часть Расчёта.
Шаг 5: Подать через M.E.Doc / Vchasno / Электронный кабинет
4ДФ подаётся только в электронном виде. Бумажные отчёты не принимаются с 2021 года. Нужен КЭП (квалифицированная электронная подпись) ФОП.
| Канал | Стоимость | Особенности |
|---|---|---|
| Электронный кабинет ГНС (cabinet.tax.gov.ua) | Бесплатно | Форма F0500111 (для ФОП). Всё заполняется вручную. Без шаблонов и автозаполнения. |
| M.E.Doc | ~3 600 грн/год | Интеграция с учётом, автозаполнение из табеля, проверка ошибок. Стандарт для ТОВ. |
| Vchasno.Отчёт | от 2 400 грн/год | Облачный сервис, подходит ФОП с 1–5 наёмными. |
| Соната | ~3 000 грн/год | Десктопная, похожая на M.E.Doc, дешевле. |
| FREDO ДокМен | бесплатно | Бесплатный редактор XML-отчётов, подпись и отправка вручную в кабинет ГНС. |
Последовательность подачи через Электронный кабинет
- Авторизуйтесь на cabinet.tax.gov.ua по КЭП.
- Раздел «Ввод отчётности» → «Создать документ» → форма F0500111 (для ФОП; для юрлиц — J0500111).
- Заполните заглавную часть и нужные приложения (Д1, 4ДФ, при необходимости Д5) согласно вашим данным.
- Нажмите «Проверить» — система покажет арифметические и логические ошибки.
- Исправьте ошибки → «Подписать КЭП» → «Отправить».
- Сохраните квитанцию №1 (о получении) и дождитесь квитанции №2 (о принятии или отказе с причиной).
Все дедлайны работодателя и ФОП в одном календаре — бухгалтерский календарь 2026. Контекст квартальных сроков — в моём обзоре Налоговые кварталы в Украине 2026.
Типичные ошибки и штрафы
- Подача позже 40 календарных дней после квартала (11 мая, 10 августа, 9 ноября, 9 февраля) — штраф 1 020 грн (повторно 2 040 грн).
- Старый ВС 1,5% вместо 5% — доначисление + 10% штрафа (обычное; 25% при доказанном умысле — ст. 123 НКУ).
- Не показали ГПХ-вознаграждение — чаще всего при разовых услугах. ГНС сопоставляет ваш банк-выписку с 4ДФ. Если в банке платёж физлицу есть, а в отчёте нет — вопрос + доначисление.
- Зарплата ниже МЗП — нарушение статьи 31 ЗУ «Об оплате труда». Штраф 17 294 грн (2 МЗП) за каждого работника. Если у вас работник на 0,5 ставки и ЗП 6 000 грн — в отчёте укажите начисленную 4 323,50 (0,5 МЗП) + доплату до полной ставки. Но ЕСВ доначисляется до минимума 1 902,34 грн (на полную МЗП) — если это основное место работы и работник состоял в трудовых отношениях полный календарный месяц.
- Неверный код признака — например, код 101 вместо 102 для ГПД с физлицом либо 157 вместо 102. Технически это разные налоговые режимы: ЕСВ по ГПД начисляется без минимума, по зарплате — с минимумом МЗП, а на выплату ФОП (157) ЕСВ не начисляется вовсе.
- Не подали отчёт «нулевой» — если в квартале наёмный работал, но не получил выплат (отпуск без сохранения ЗП), всё равно надо подать отчёт с нулевыми начислениями. Иначе — штраф 1 020 грн.
- Не указали дату увольнения — если работник уволился в квартале, обязательно укажите дату в соответствующей графе. Без этого ГНС считает, что он и дальше работает, и начисляет минимальные обязательства.
Реальные примеры заполнения
Пример 1: ФОП на 3 группе, 1 наёмный-продавец, полный квартал
Ирина — ФОП Г3, магазин одежды, наёмная Елена (продавец, ставка 12 000 грн/мес). За Q2 2026 (апрель-июнь):
- Начислено зарплаты: 12 000 × 3 = 36 000 грн
- НДФЛ удержано: 36 000 × 18% = 6 480 грн (КБК 11010100)
- ВС удержано: 36 000 × 5% = 1 800 грн (КБК 11011000)
- ЕСВ начислено: 36 000 × 22% = 7 920 грн (КБК 71010000). Проверка минимума: 12 000 ≥ МЗП 8 647 — ОК.
- «На руки» Елена за квартал: 36 000 − 6 480 − 1 800 = 27 720 грн
- Полная стоимость для Ирины: 36 000 + 7 920 = 43 920 грн за квартал
В приложении 4ДФ — одна строка с признаком 101: гр. 3а = 36 000,00 и гр. 3 = 36 000,00 (доход показывается полностью, без вычета налогов), гр. 4 = 6 480,00 НДФЛ, гр. 5 = 1 800,00 ВС. В приложении Д1 — три помесячные строки на общую сумму ЕСВ 7 920 грн.
Пример 2: ФОП на 2 группе, наёмная + ГПХ-фрилансер
Олег — ФОП Г2, кофейня. Наёмный бариста Тарас (МЗП 8 647 грн/мес) + одноразовый ГПХ-договор с фотографом Иваном на 5 000 грн в мае.
- Зарплата Тараса за квартал: 8 647 × 3 = 25 941 грн → НДФЛ 4 669,38 + ВС 1 297,05 + ЕСВ 5 707,02 (минимум соблюдён). Код признака 101.
- ГПД с Иваном (физлицо-непредприниматель): начислено 5 000 грн → НДФЛ 900 + ВС 250 + ЕСВ 1 100 (22% без минимума). «На руки» Ивану 3 850. Признак дохода 102. Если бы фотограф был ФОП и предоставил документы о госрегистрации — признак 157, без удержания НДФЛ/ВС и без ЕСВ.
- В приложении 4ДФ — две строки: Тарас (признак 101), Иван (признак 102). В гр. 3а/3 по Ивану — 5 000,00, а не 3 850.
- Всего удержано ВС 1 297,05 + 250 = 1 547,05 грн.
- В приложении Д1 — общий ЕСВ 5 707,02 + 1 100 = 6 807,02 грн.
Пример 3: ФОП с наёмным, который уволился в середине квартала
Андрей — ФОП на общей системе. Наёмный Пётр с зарплатой 25 000 грн/мес уволился 15 мая 2026. В мае отработал 11 рабочих дней из 20, получил компенсацию за 7 дней неиспользованного отпуска.
- Апрель: полный месяц — 25 000 грн (НДФЛ 4 500, ВС 1 250, ЕСВ 5 500).
- Май: 25 000 × 11/20 = 13 750 грн зарплаты + 5 700 грн компенсации за отпуск = 19 450 грн.
- НДФЛ за май: 19 450 × 18% = 3 501. ВС: 19 450 × 5% = 972,50. ЕСВ: 19 450 × 22% = 4 279.
- Июнь: ноль (Пётр уже уволен).
- В приложении 4ДФ — строка с начисленным 25 000 + 19 450 = 44 450 грн, признак 101, в графе «Дата увольнения» — 15.05.2026. Дату увольнения дублируют в приложении Д5.
Если вы только планируете взять первого наёмного — начните с гида по оформлению наёмного работника и параллельно с обзора ЕСВ 2026 для ФОП.