Это самая частая квартальная процедура для ФЛП с наёмными — и одновременно та, в которой ФЛП ошибаются чаще всего. Объединённая отчётность 4ДФ заменила с 2021 года три отдельных отчёта: 1ДФ (НДФЛ), ЕСВ-форму Д4 и отчёт по ВС. Теперь один файл, четыре раздела, один дедлайн — 10-е число месяца после квартала. За 26 лет практики я подала тысячи таких отчётов и знаю все типичные «грабли». Ниже — реальная пошаговая инструкция 2026 года с кодами признаков, КБК и примерами для ФЛП с наёмным по трудовому договору + одним подрядчиком по ГПХ.
Что такое 4ДФ и когда подавать в 2026
4ДФ (полное название — «Налоговый расчёт сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса») — это единый квартальный отчёт, который подаёт каждый налоговый агент: ФЛП с наёмными, ООО с персоналом, нотариус, адвокат-самозанятый. Базируется на приказе Минфина №4 от 13.01.2015 в редакции от 15.12.2020.
Когда подавать — дедлайны 2026
| Квартал | Период данных | Дедлайн подачи | Дедлайн оплаты удержаний |
|---|---|---|---|
| Q1 2026 | январь-март 2026 | 10 мая 2026 | при выплате зарплаты (ежемесячно) |
| Q2 2026 | апрель-июнь 2026 | 10 августа 2026 | при выплате зарплаты |
| Q3 2026 | июль-сентябрь 2026 | 10 ноября 2026 | при выплате зарплаты |
| Q4 2026 | октябрь-декабрь 2026 | 10 февраля 2027 | при выплате зарплаты |
Кто обязан подавать
- ФЛП любой группы (Г1, Г2, Г3, общая) с как минимум одним наёмным по трудовому договору.
- ФЛП, который в течение квартала сделал выплату по договору ГПХ физлицу-непредпринимателю (подряд, разовые услуги, авторский договор).
- ФЛП, который оплатил аренду имущества физлицу (помещение, авто) — это тоже доход физлица, с которого вы как арендатор удерживаете НДФЛ+ВС.
Не подают: ФЛП без наёмных, без выплат физлицам по ГПХ и без аренды имущества у физлиц. Если ваш единственный контрагент-исполнитель — другой ФЛП, в 4ДФ его не показываете.
Базовый контекст по работе с наёмными — в моём гиде ФЛП с наёмным работником: полное руководство. Если вам сначала нужно рассчитать саму зарплату — начинайте с Как ФЛП рассчитать зарплату наёмному 2026.
Шаг 1: Данные работодателя (Раздел I)
Это самый простой раздел — реквизиты вашего ФЛП как налогового агента. Заполняется один раз и потом только сверяется в следующих отчётах.
Поля Раздела I
- Тип отчёта: «Отчётный» (первый отчёт за период), «Отчётный новый» (исправление до предельного срока), «Уточняющий» (исправление после предельного срока).
- Отчётный период: год + квартал (например, 2026 + 2 квартал).
- Наименование налогового агента: Фамилия Имя Отчество ФЛП полностью.
- Налоговый номер (ИНН): 10-значный код физлица.
- КОАТУУ / Кодификатор адмтерр. единиц: код по месту регистрации ФЛП.
- Количество работников: среднеучётная численность штатных работников за квартал.
- Количество работающих по ГПХ: если есть — отдельно.
Шаг 2: Реестр наёмных с кодами признаков НДФЛ (Раздел II)
Это сердце отчёта. Здесь вы расписываете по каждому физлицу: сколько начислили, сколько удержали НДФЛ, сколько выплатили. Одна строка = одна выплата одного типа. Если наёмному за квартал вы начислили зарплату (код 101) и выплатили отпускные (код 128) — это две отдельные строки.
Таблица кодов признаков дохода — самые частые в 2026
| Код | Тип дохода | НДФЛ | ВС | ЕСВ |
|---|---|---|---|---|
| 101 | Заработная плата по трудовому договору | 18% | 5% | 22% (не ниже МЗП) |
| 127 | Больничные (за счёт работодателя первые 5 дней + ФСС) | 18% | 5% | 22% (на работодательскую часть) |
| 128 | Отпускные (ежегодные, дополнительные, учебные) | 18% | 5% | 22% |
| 157 | Вознаграждение по договору ГПХ (подряд, услуги) | 18% | 5% | 22% (без минимума МЗП) |
| 106 | Арендная плата физлицу за имущество | 18% | 5% | — |
| 110 | Помощь на лечение | 0% (не облагается) | 0% | — |
| 117 | Матпомощь нецелевая до 4 240 грн/год | 0% в пределах лимита | 0% в пределах | — |
| 126 | Дополнительное благо (подарки, ценные призы) | 18% с натуральным коэф. | 5% | — |
Что заполняем в каждой строке Раздела II
- № записи — сквозная нумерация.
- Налоговый номер (РНОКПП) — 10-значный код физлица-получателя.
- Сумма начисленного дохода — полная сумма «брутто» (до удержаний).
- Сумма выплаченного дохода — фактически выплачено за квартал (может быть меньше начисленного — если у вас осталась невыплаченная зарплата).
- Сумма удержанного НДФЛ — 18% от начисленного.
- Код признака дохода — из таблицы выше (101, 127, 128, 157 и т.д.).
- Дата принятия на работу — для кода 101.
- Дата увольнения — заполняется только если наёмный уволился в отчётном квартале.
Шаг 3: Военный сбор 5% (Раздел III)
С 1 декабря 2024 года ВС с зарплаты вырос с 1,5% до 5%. Это самое большое изменение 2024–2026 в части 4ДФ. В Разделе III вы показываете общие суммы по всем наёмным:
- Общая сумма начисленного дохода, с которого удерживается ВС.
- Сумма удержанного ВС — 5% от начисленного.
- Сумма выплаченного дохода.
- Сумма перечисленного ВС в бюджет — по КБК 11011000.
Расчёт ВС — пример
Наёмный с зарплатой 15 000 грн/мес. За квартал (3 месяца) начислено 45 000 грн. ВС = 45 000 × 5% = 2 250 грн за квартал. Платится ежемесячно при выплате: январь 750 грн, февраль 750 грн, март 750 грн. В Разделе III в графе «Удержано» — 2 250 грн.
Шаг 4: ЕСВ 22% (Раздел IV)
Раздел IV — это бывший отчёт ЕСВ-Д4, теперь интегрированный в 4ДФ. Показываются начисления и оплата ЕСВ за квартал по всем наёмным, включая выплаты по ГПХ.
Ключевые правила ЕСВ 2026
- Ставка: 22% от начисленного дохода (без удержания с работника — это чисто нагрузка работодателя).
- Минимум: ЕСВ не может быть меньше 1 902,34 грн/мес (22% × МЗП 8 647). Если зарплата ниже МЗП — ЕСВ доплачивается до минимума.
- Исключение для ГПХ: на вознаграждение по договору ГПХ начисляется 22% без минимального ограничения МЗП — на фактическую сумму.
- КБК ЕСВ за работников: 71010000 (не путать с ЕСВ ФЛП за себя — 71040000).
- Дедлайн оплаты: до 20-го числа месяца, следующего за начислением.
Что заполняем в Разделе IV
- Количество застрахованных лиц — отдельно штатные наёмные и работающие по ГПХ.
- Общая сумма начисленного дохода для ЕСВ — база начисления.
- Сумма ЕСВ начисленного — 22% от базы.
- Сумма ЕСВ оплаченного — фактически перечислено в бюджет.
- Строки по каждому застрахованному — РНОКПП, начисления, ЕСВ отдельно.
Шаг 5: Подать через M.E.Doc / Vchasno / Электронный кабинет
4ДФ подаётся только в электронном виде. Бумажные отчёты не принимаются с 2021 года. Нужен КЭП (квалифицированная электронная подпись) ФЛП.
| Канал | Стоимость | Особенности |
|---|---|---|
| Электронный кабинет ГНС (cabinet.tax.gov.ua) | Бесплатно | Форма J0500106. Всё заполняется вручную. Без шаблонов и автозаполнения. |
| M.E.Doc | ~3 600 грн/год | Интеграция с учётом, автозаполнение из табеля, проверка ошибок. Стандарт для ООО. |
| Vchasno.Отчёт | от 2 400 грн/год | Облачный сервис, подходит ФЛП с 1–5 наёмными. |
| Соната | ~3 000 грн/год | Десктопная, похожая на M.E.Doc, дешевле. |
| FREDO ДокМен | бесплатно | Бесплатный редактор XML-отчётов, подпись и отправка вручную в кабинет ГНС. |
Последовательность подачи через Электронный кабинет
- Авторизуйтесь на cabinet.tax.gov.ua по КЭП.
- Раздел «Ввод отчётности» → «Создать документ» → форма J0500106.
- Заполните Разделы I–IV согласно вашим данным.
- Нажмите «Проверить» — система покажет арифметические и логические ошибки.
- Исправьте ошибки → «Подписать КЭП» → «Отправить».
- Сохраните квитанцию №1 (о получении) и дождитесь квитанции №2 (о принятии или отказе с причиной).
Все дедлайны работодателя и ФЛП в одном календаре — бухгалтерский календарь 2026. Контекст квартальных сроков — в моём обзоре Налоговые кварталы в Украине 2026.
Типичные ошибки и штрафы
- Подача после 10 числа — штраф 1 020 грн (повторно 2 040 грн).
- Старый ВС 1,5% вместо 5% — доначисление + 25% штрафа.
- Не показали ГПХ-вознаграждение — чаще всего при разовых услугах. ГНС сопоставляет ваш банк-выписку с 4ДФ. Если в банке платёж физлицу есть, а в отчёте нет — вопрос + доначисление.
- Зарплата ниже МЗП — нарушение статьи 31 ЗУ «Об оплате труда». Штраф 25 941 грн (3 МЗП) за каждого работника. Если у вас работник на 0,5 ставки и ЗП 6 000 грн — в отчёте укажите начисленную 4 323,50 (0,5 МЗП) + доплату до полной ставки. Но ЕСВ начисляется минимум 1 902,34 грн (на полную МЗП).
- Неверный код признака — например, код 101 вместо 157 для ГПХ. Технически это разные налоговые режимы. ЕСВ для ГПХ начисляется без минимума, а для зарплаты — с минимумом МЗП.
- Не подали отчёт «нулевой» — если в квартале наёмный работал, но не получил выплат (отпуск без сохранения ЗП), всё равно надо подать отчёт с нулевыми начислениями. Иначе — штраф 1 020 грн.
- Не указали дату увольнения — если работник уволился в квартале, обязательно укажите дату в соответствующей графе. Без этого ГНС считает, что он и дальше работает, и начисляет минимальные обязательства.
Реальные примеры заполнения
Пример 1: ФЛП на 3 группе, 1 наёмный-продавец, полный квартал
Ирина — ФЛП Г3, магазин одежды, наёмная Елена (продавец, ставка 12 000 грн/мес). За Q2 2026 (апрель-июнь):
- Начислено зарплаты: 12 000 × 3 = 36 000 грн
- НДФЛ удержано: 36 000 × 18% = 6 480 грн (КБК 11010100)
- ВС удержано: 36 000 × 5% = 1 800 грн (КБК 11011000)
- ЕСВ начислено: 36 000 × 22% = 7 920 грн (КБК 71010000). Проверка минимума: 12 000 ≥ МЗП 8 647 — ОК.
- «На руки» Елена за квартал: 36 000 − 6 480 − 1 800 = 27 720 грн
- Полная стоимость для Ирины: 36 000 + 7 920 = 43 920 грн за квартал
В Разделе II — одна строка с кодом 101. В Разделе III — 1 800 грн ВС. В Разделе IV — 7 920 грн ЕСВ.
Пример 2: ФЛП на 2 группе, наёмная + ГПХ-фрилансер
Олег — ФЛП Г2, кофейня. Наёмный бариста Тарас (МЗП 8 647 грн/мес) + одноразовый ГПХ-договор с фотографом Иваном на 5 000 грн в мае.
- Зарплата Тараса за квартал: 8 647 × 3 = 25 941 грн → НДФЛ 4 669,38 + ВС 1 297,05 + ЕСВ 5 707,02 (минимум соблюдён). Код признака 101.
- ГПХ Ивану: начислено 5 000 грн → НДФЛ 900 + ВС 250 + ЕСВ 1 100 (22% без минимума). «На руки» Ивану 3 850. Код признака 157.
- В Разделе II — две строки: Тарас (код 101), Иван (код 157).
- В Разделе III — общий ВС 1 297,05 + 250 = 1 547,05 грн.
- В Разделе IV — общий ЕСВ 5 707,02 + 1 100 = 6 807,02 грн.
Пример 3: ФЛП с наёмным, который уволился в середине квартала
Андрей — ФЛП на общей системе. Наёмный Пётр с зарплатой 25 000 грн/мес уволился 15 мая 2026. В мае отработал 11 рабочих дней из 20, получил компенсацию за 7 дней неиспользованного отпуска.
- Апрель: полный месяц — 25 000 грн (НДФЛ 4 500, ВС 1 250, ЕСВ 5 500).
- Май: 25 000 × 11/20 = 13 750 грн зарплаты + 5 700 грн компенсации за отпуск = 19 450 грн.
- НДФЛ за май: 19 450 × 18% = 3 501. ВС: 19 450 × 5% = 972,50. ЕСВ: 19 450 × 22% = 4 279.
- Июнь: ноль (Пётр уже уволен).
- В Разделе II — строка с начисленным 25 000 + 19 450 = 44 450 грн, код 101, в графе «Дата увольнения» — 15.05.2026.
Если вы только планируете взять первого наёмного — начните с гида по оформлению наёмного работника и параллельно с обзора ЕСВ 2026 для ФЛП.