ФОП 3 група і РРО — тема, де законодавство 2021-2026 років разів п’ять змінювалось. Тому навіть бухгалтери плутаються, кому реєстратор потрібен, а кому ні. У цій статті розкладу за станом на 2026 рік: коли ви як ФОП 3 групи зобов’язані мати РРО або ПРРО, а коли можете спокійно приймати оплату на рахунок без нього.
Яке базове правило РРО на 3 групі у 2026?
З 1 січня 2022 року ФОП на спрощеній системі (групи 1, 2, 3) при будь-яких готівкових розрахунках або платіжними картами в точці продажу зобов’язані застосовувати РРО або ПРРО. Єдине безумовне звільнення — 1 група: його дає сам статус платника Г1 (п. 296.10 ПКУ), а не поріг доходу. Кілька точкових винятків є ще у ст. 9 Закону №265/95-ВР — зокрема торгівля фізособою за готівку на ринках (п. 9) і місця, де готівкові розрахунки не проводяться, — склад, оптова торгівля (п. 12).
Тобто формула проста: якщо ви приймаєте гроші «тут і зараз» (готівкою, термінал, QR від еквайра) — потрібен РРО/ПРРО. Якщо клієнт переводить вам на ФОП-рахунок з власної картки/рахунка через інтернет-банк (Monobank, ПриватБанк, додатки) — РРО не потрібен.
Коли РРО/ПРРО обов’язково?
- Готівка в касі. Будь-який прийом готівкових грошей від фізособи — пробиваєте чек РРО. Виняток — торгівля фізособи за готівку на ринках (п. 9 ст. 9 Закону №265/95-ВР), крім технічно складних побутових товарів, ліків, виробів медпризначення та ювелірних виробів.
- Платіжний термінал (POS). Прийом оплати банківською карткою через термінал у вашій точці — РРО.
- Інтернет-еквайринг (LiqPay, Fondy, WayForPay, Portmone, Plata by Mono). Якщо клієнт оплачує товар/послугу через платіжну форму на сайті — РРО/ПРРО обов’язково.
- Динамічний QR від еквайра. Той самий інтернет-еквайринг у форматі QR — РРО.
Накладений платіж (післяплата) Нової пошти, Укрпошти — залежить від договору з перевізником. У списку «обов’язково» йому не місце. Розбір нижче.
Гілка 1 — кур’єр (перевізник) приймає післяплату від свого імені.Це те, що прописано в типових договорах, які перевізники самі пропонують бізнесу. ДПС у тому ж роз’ясненні: застосування РРО/ПРРО продавцем товарів «не є обов’язковим», бо розрахунковий документ покупцю видає працівник кур’єрської служби безпосередньо при передачі відправлення. Продавець кладе в посилку лише видаткову накладну — документ про походження товару.
Гілка 2 — експедитор (логістична компанія) без статусу кур’єра чи перевізника, який не є учасником купівлі-продажу і не бере участі в розрахунку за товар. Тоді чек ваш, і він має бути сформований до відправки товару та вкладений у коробку (або надісланий покупцю), з видом оплати «в кредит / відстрочення оплати» і формою оплати «безготівкова». Сформувати чек пізніше, ніж відправлено товар, — це вже порушення п. 2 ст. 3 ЗУ №265/95-ВР.
Що робити: відкрийте свій договір із перевізником і подивіться, чи приймає він післяплату від свого імені та чи видає покупцю розрахунковий документ. Від цієї відповіді, а не від назви способу оплати, залежить, чий чек. Незалежно від гілки, у передбачених законом випадках у посилку кладуть гарантійний талон або технічний паспорт.
Коли РРО НЕ потрібен на 3 групі?
- Безготівкові переведення на рахунок ФОП. Клієнт сам у своєму банку зробив платіж за реквізитами IBAN — без РРО: це банківська операція (п. 2 ст. 9 Закону №265/95-ВР), а для послуг діє ще й окремий п. 14 ст. 9. Це класична ситуація для B2B-послуг, фрілансу, IT, консалтингу.
- Платежі від ЮО на рахунок ФОП. Контрагент-ТОВ за договором переводить вам кошти — без РРО.
- Статичний QR-код без еквайра. Це окремий випадок: якщо ваш QR — це лише реквізити для платежу через банк клієнта (без переходу на платіжну сторінку еквайра), то РРО не потрібен. Але обережно з трактуваннями.
- Готівка для ФОП 1 групи. Так, 1 група і досі може без РРО.
Одразу застереження, щоб ви не спиралися на чуже роз’яснення як на індульгенцію: ІПК має індивідуальний характер і формально захищає лише того платника, якому надана (п. 52.2 ст. 52 ПКУ); норма-першоджерело — ст. 9 ЗУ № 265/95-ВР.
Чи потрібен РРО — чи ПРРО: що обрати у 2026?
У 2026 році для більшості ФОП 3 групи логічний вибір — ПРРО(програмний РРО). Це безкоштовний застосунок ДПС, який працює на смартфоні або планшеті. Для підакцизних товарів потрібна фіскалізація і облік акцизних марок; апаратний РРО і ПРРО тут рівноцінні — вибір залежить від того, чи підтримує ваше ПРРО-рішення акцизні реквізити. Норми, яка забороняла б ПРРО для підакцизних товарів, у Законі №265/95-ВР немає.
| Параметр | ПРРО (програмний) | РРО (касовий апарат) |
|---|---|---|
| Вартість | 0 грн (ДПС безкоштовно) або 100-500 грн/міс комерційний | 5 000-15 000 грн купівля + 200-500 грн/міс ЦСО |
| Реєстрація | Через Електронний кабінет, до 1 дня | Через ЦСО, 3-7 днів |
| Інтернет | Потрібен; офлайн — не більше 36 годин підряд і не більше 168 годин на місяць (ст. 5 ЗУ №265/95-ВР) | Постійний звʼязок не потрібен; без звʼязку — КОРО і розрахункові книжки, лімітів 36/168 годин немає |
| Хто підходить | Послуги, інтернет-торгівля, виїзна торгівля | Стаціонарна точка з великим потоком; підакцизні товари — лише якщо ваше ПРРО-рішення не підтримує акцизні реквізити |
| Технічна підтримка | Самостійно + ДПС | ЦСО |
Безкоштовний ПРРО від ДПС: застосунок «ПРРО ДПС» для Android/iOS і вебверсія для Windows. Комерційні: Checkbox, Vchasno.Каса, СОТА, «Каса 24/7». Я зазвичай рекомендую Checkbox клієнтам з потоком — він стабільніший і має нормальний особистий кабінет.
Які 5 практичних прикладів зі своєї практики?
Приклад 1: IT-фрілансер, клієнти зарубіжні
Дмитро — UX-дизайнер, працює з агенціями США. Оплати приходять через Payoneer на ФОП-рахунок Monobank. РРО НЕ потрібен. Це безготівковий переказ з рахунку на рахунок, ініційований клієнтом.
Приклад 2: інтернет-магазин косметики
Олена продає корейську косметику через Instagram, оплата через LiqPay і накладений платіж Нової пошти. ПРРО ОБОВ’ЯЗКОВО — через LiqPay: інтернет-еквайринг це розрахункова операція, чек видається покупцю електронно (e-mail/Telegram). Щодо накладеного платежу Нової пошти дивіться розбір вище — там чий чек, вирішує договір із перевізником.
Приклад 3: салон краси, фізична точка
Ірина — салон з 4 майстрами. Прийом готівки і термінал. РРО або ПРРО ОБОВ’ЯЗКОВО. Я раджу ПРРО на планшеті адміністратора — 0 грн і всі дані одразу в Електронному кабінеті.
Приклад 4: репетитор з англійської
Андрій — викладає онлайн, оплата приходить на ФОП-рахунок переказом з банку учня (батьки переводять зі свого ПриватБанку за реквізитами). РРО НЕ потрібен.
Приклад 5: майстер манікюру з домашнього кабінету
Юля — приймає клієнтів удома, оплата готівкою або переказом «на картку Mono». Якщо картка — особиста: грубе порушення (дохід ФОП на особистий рахунок). Якщо ФОП-картка Monobank і клієнт переводить сам — без РРО. Якщо Юля показує QR з Plata by Mono або еквайрингу — ПРРО ОБОВ’ЯЗКОВО.
Які штрафи за роботу без РРО у 2026?
Це той випадок, коли економія на ПРРО (0 грн) обертається катастрофічними збитками. Штрафи 2026 за роботу без РРО:
| Порушення | Штраф |
|---|---|
| Робота без РРО (перше порушення) | 100% від суми операції без РРО (п. 1 ст. 17 ЗУ №265/95-ВР) |
| Кожне наступне порушення | 150% від суми операції (п. 1 ст. 17 ЗУ №265/95-ВР) |
| Невидача чека або видача чека на меншу суму | 100% за перше і 150% за кожне наступне (п. 1 ст. 17 ЗУ №265/95-ВР) |
Як зареєструвати ПРРО за 1 день?
- Отримайте КЕП (кваліфікований електронний підпис) на ФОП у Дії або «Приват24 для бізнесу».
- Зайдіть в Електронний кабінет платника → розділ «РРО» → «Реєстрація ПРРО».
- Заповніть заяву Форма №1-ПРРО: дані ФОП, адреса господарської одиниці (можна вказати «виїзна торгівля»), назва ПРРО.
- Підпишіть КЕП і відправте. Фіскальний сервер ДПС присвоює ПРРО фіскальний номер автоматично; датою реєстрації є дата формування цього номера (Порядок, затв. наказом Мінфіну від 23.06.2020 №317). На практиці це швидко, але конкретного строку норма не встановлює.
- Завантажте застосунок «ПРРО ДПС» (безкоштовно) або реєструйтесь у Checkbox/Vchasno.Каса.
- Зробіть тестовий чек і службовий чек «Початок зміни». Працюєте.
Часті питання
Чи потрібен РРО, якщо я ФОП 3 групи і працюю з ТОВ?
Якщо ТОВ оплачує вам безготівково переказом на ФОП-рахунок — РРО не потрібен. Якщо ТОВ розраховується готівкою або карткою на терміналі — потрібен. У 99% випадків B2B-розрахунки безготівкові, тому РРО не треба.
Що з оплатами через Wise, PayPal, Payoneer?
Це міжнародні платіжні системи. Якщо кошти зрештою заходять на ФОП-рахунок у українському банку — це безготівковий переказ, РРО не потрібен. Але потрібен належний валютний контроль і відмітки в банку.
Чи треба пробивати чайові через ПРРО?
Окремої норми про чайові в ПКУ немає, тому позиція спірна. Домінантна і безпечніша:чайові за вашу власну послугу — це дохід платника ЄП (пп. 1 п. 292.1 ПКУ: дохід у грошовій формі за звітний період, а перелік винятків у цій нормі вичерпний і чайових у ньому немає). Тому суму показують в обліку і враховують у ліміті групи, а якщо ви на 2 чи 3 групі і зобовʼязані застосовувати РРО/ПРРО — проводять через чек складовою вартості послуги (рядок «послуги обслуговування»): п. 1 ст. 3 Закону №265/95-ВР вимагає проводити операцію на повну суму наданої послуги. ФОП 1 групи РРО не застосовує взагалі (п. 296.10 ПКУ).
Альтернативна позиція: добровільні чайові — не оплата за ціною, а отже й не розрахункова операція в розумінні ст. 2 Закону №265/95-ВР, тому окремий чек не потрібен; щодо чайових найманим офіціантам ДПС кваліфікує їх як інший дохід фізособи з ПДФО 18% + ВЗ 5% і самостійним декларуванням. Ризик цієї позиції для самозайнятого ФОП — заниження бази ЄП і санкції за ст. 123 ПКУ та п. 1 ст. 17 Закону №265/95-ВР.
Чи можна відкрити ПРРО на кілька точок?
Так. Для кожної господарської одиниці (адреси) реєструється окремий ПРРО з окремим фіскальним номером. На одному пристрої можна тримати кілька ПРРО.
Що буде, якщо інтернет вимкнули посеред дня?
ПРРО переходить в офлайн-режим. Чеки пробиваються з тимчасовими номерами, по відновленню інтернету автоматично передаються на сервер ДПС. Лімітів офлайну два: не більше 36 годин підряд і не більше 168 годин протягом календарного місяця (ст. 5 Закону №265/95-ВР) — після досягнення будь-якого з них ПРРО має припинити роботу офлайн. Класичний РРО працює інакше: без звʼязку розрахунки проводяться через книгу обліку розрахункових операцій (КОРО) і розрахункові книжки, лімітів 36/168 годин для нього не встановлено.
Якщо ви ще не вирішили — 5% чи 3% з ПДВ — і РРО — у мене є повний гід з 3 групи ФОП з порівняннями і калькуляторами.